経費精算の手間が一気に短縮!「スマートなBtoB決済」で人事はどう変わる?【paild×LAPRAS対談】 |HR NOTE

経費精算の手間が一気に短縮!「スマートなBtoB決済」で人事はどう変わる?【paild×LAPRAS対談】 |HR NOTE

経費精算の手間が一気に短縮!「スマートなBtoB決済」で人事はどう変わる?【paild×LAPRAS対談】

法人カードを5秒で発行・差し止めができ、何枚でもつくれる。企業の決済がスピーディーにできる決済サービス『paild(ペイルド)』。

同サービスは利用上限金額をカードごとに設定でき、社員・事業部・使用用途別に何枚でもカードが発行可能となります。

今回は、paildが企業にもたらすメリットや実際の活用事例をご紹介。

AI×マッチングを軸にしたサービスを展開しているLAPRAS社でも、paildを導入しており、事業部予算の配分、日々の経費精算に関して効率性が増したとのこと。

本記事では、

  • paildを運営する株式会社Handii代表の柳さんに聞く「paildが法人の経費精算にもたらすメリット」
  • 柳さんとLAPRASの太田さんとの対談から学ぶ、ホラクラシー型組織の特徴と、paild活用事例やその効果

などをまとめており、次世代の予算管理・経費精算のあり方についてお届けします。

【人物紹介】柳 志明|株式会社Handii 代表取締役社長兼CEO

2009年東京大学工学部応用化学科卒業、2011年東京大学大学院新領域創成科学研究科物質系専攻修士課程を卒業後、JPモルガン証券投資銀行部に入社。電機メーカーを中心にM&Aや資金調達のアドバイザリー業務のほか、同部門の国内新卒採用なども担当。2017年に退職後、高校の同級生であった森と株式会社Handiiを共同創業し、代表取締役社長兼CEOに就任。

【人物紹介】太田 拓人 |LAPRAS株式会社 執行役員 CSO

早稲田大学政治経済学部を卒業後、株式会社リクルートに入社。新商圏の開拓・新組織の立ち上げなどを経験。その後、株式会社Tryfundsにて、コンサルティングや市場調査に従事。その後、自社新規事業であるWebサービスのビジネスサイドの責任者として戦略策定や営業組織立ち上げ、地方銀行、大手旅行会社などとの提携をリード。2019年8月LAPRASにジョイン。2020年10月、執行役員CSOに就任。

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経費精算の手間をなくす。法人カードのクラウド発行・管理サービス「paild」とは?

ー本日はよろしくお願いします。まずは柳さんに、paildを立ち上げたきっかけについて伺えればと思います。

「お金があるのに何で決済できないんだろう?」という原体験が、サービス立ち上げのきっかけです。

Handiiの立ち上げ当時、学生の頃から馴染みがあった某カード会社で法人用のクレジットカードを作って、事業の広告費の決済をしようとしたんです。

そしたら、銀行にはキャッシュ(現金)があるのにも関わらず、決済ができなかったんです。その理由は、クレジットカードの上限金額が低かったからです。

法人用のクレジットカードなのに、上限額は個人向けと変わらず30万円だったんですよ。

すでに別の用途で20万円分の決済をしていたため、使用残額はたったの10万円。

そこで、「上限額を300万円まで上げてくれませんか?」とカード会社に問い合わせをしました。

結局、審査結果に2~3週間ほど待たされ、上限額は60万円までしか上がりませんでした。

「銀行口座に資金があるのに、クレジットカードが使えない」という体験があって、そこから「法人決済の仕組みを変えたい」と考え、paildをつくるきっかけになりました。

「与信」が事業のネックとなり得ることもある

クレジットカードの支払いの仕組みは、与信取引がベースになっています。

「信用をしているから今すぐ支払いをしなくても大丈夫」
「信頼が確認できた人は後からまとめて支払ってもOKだよ」

というのが、与信の考え方です。

“信頼貯金”があれば、お金の支払いが便利になる与信取引ですが、一方で「与信の考え方がネックとなり、自由に決済ができなくなっている」というペインもあります。

そもそも法人の決済と個人では、支払いシーンや使用用途がまったく異なります。

法人の場合は社員の入退社が発生するので、その都度、貸与したカードを止めたり追加したりという手間が発生します。

一方、個人でクレジットカードを持つ場合は、1回カードを作ったらそのまま1枚のカードを使い続けるだけですよね。

クレジットカードを何枚も追加発行したり、使用を止める手続きなんてないはずです。

そう考えていくと、法人クレジットカードと個人クレジットカードは、まったく思想が違うプロダクトなのです。

それなのに、与信や取引の仕組みが法人と個人が一緒になっているのが現状です。

このような背景や思想のもと、paildは「完全法人向けカード」として開発しています。

paildでは、社員にカードを配ることを想定しており「5秒で発行、ボタン一つでカード使用をストップできる」といった柔軟な設計が特徴のサービスとなっています。

経費精算の面倒が一気に解決

ー具体的に、paildのユースケースを教えていただけますか?

たとえば、社員が立て替え精算をおこなうときに、こんな課題が発生することがあります。

  • 海外出張時の換金が面倒
  • 立て替え払いをしたら、現金がなくなって困る
  • 個人の与信が足りずカードを作れない

まず、海外出張の例です。社員が海外出張をするとき、支払いはカードを切った時の現地通貨のレートの価格になりますよね。

帰国後に経費精算をおこなう際、たとえばドルを円に換算するとき、当時のドルと円のレートを確認してから経費申請をする必要があります。

海外出張が多い会社では、この再計算がかなりの手間になります。

しかし、paildを使えばそもそも立て替え払いをする必要がなく、プリペイドで支払った日時の価格で引き落とされるので、経費精算がスムーズになります。

また、若手の社員であまり貯金がなく、「そもそも立て替え精算をする現金がなくて困った」という話もたまに聞きます。

「じゃあクレジットカードを作って立て替えておいてよ」と伝えるものの、与信の問題でクレジットカードを作れない方も一定数存在するんですよね。

この立て替え精算時の面倒やトラブルを解決できるというのが、paildの代表的なユースケースだと思います。

「誰が・いつ・何に」カードを使ったかリアルタイムでわかる

続いて、社員にpaildカードを使用してもらうまでの流れについてお話します。

こちらの管理画面を開いていただいて、経理担当者が「カード名・使用用途・金額」を入力しボタンを押すと、カード発行は5秒程度で完了します。

カード配布後も、この管理画面上にある入出金明細を見れば「誰がいつ、何にいくら使ったか?」を確認することができます。

また、今までは、1枚の法人クレジットカードを複数の社員で使いまわしていたので、「誰が」使ったのかという詳細を追うことが難しかったと思います。

それが個人単位で簡単に発行でき、さらに個人ごとに上限金額の設定も可能です。

ですので、paildを使えば

「この20万円はA事業部の広告運用費だ」
「この5,000円はBさんが使ったランチ代だから、福利厚生費だな」

と、勘定科目を確認するのもスムーズになるのがメリットです。

リモートワーク下の経費精算もスムーズに

また最近は、コロナ禍でリモートワークを導入している会社が多いため、「物理的」なカードの運用が難しいという声も聞いています。

とある会社では、クレジットカードを管理部の金庫にしまっておいて、社員から購買の声掛けをされたら都度、金庫を開けにいく、という運用をしているそうです。

この運用方法では、管理部の人がクレジットカードを持って社員のデスクまで歩いていき、社員に見られないようにカード番号を代わりに入力をして、決済をする流れとなります。

セキュリティ対策を考えると、クレジットカード番号を社員のPCに記録させたくはないですからね。

ただ、この運用方法でリモートワークに移行した場合はどうなるでしょうか。

在宅の社員のもとにカードを持参して、管理部の人が入力するという運用は、非現実的ですよね。

この、従来の運用方法に対する課題には、以下のような解決策もあります。

  1. カード番号を社員に教えてしまう
  2. 購買用のURLなどを管理部に送ってもらい、管理部が社員のアカウントにログインして、カード番号を設定して戻す

しかし、残念ながら1の方法だと、社員が不正購買に走る可能性もゼロではないので、おすすめできません。

また、2の方法では「社員のアカウントに別の人がログインするのはどうなの?」というが問題が発生します。

そこで役に立つのがpaildの仕組みです。

先にご紹介した通り、paildは管理画面で社員個別のカード番号を何回でも作成できます。

ワンクリックでカード発行をしたら、オンライン上でカード番号のみ社員に伝えればOKなので、リモートワーク中も運用がスムーズです。

リスクが心配な方は、社員ごとに使用額を少なめに設定することもできます。

またカード配布後も、「どのカードが何の用途で発行されて、どの社員がいつ何に支払ったのか」というデータが詳細に管理できるので、不正利用のリスクは低いといえます。

もちろん、「物理的」なカードを発行することもできます。

管理画面で発行ボタンを押してから約1週間ほどでお手元に届くので、持ち歩いて使用することも可能です。

また、社員の退職があった際は、管理画面からアカウント削除すれば手続きがあっという間に完了します。

このように、非常に柔軟にカードの発行・停止ができるので、社員個々に「決済権限」をわたすこともできます。

決済の金額上限も自由に決めてリスクをおさえることもできるというのがpaildで、これが法人カードの新しい形です。

LAPRAS社に聞く、新しい決済の形が組織にもたらした効果とは?

ーここからは、実際にpaildを導入したLAPRAS社の太田さんを迎えて、対談という形で進めさせていただきます。

よろしくお願いします。


ーpaildを導入した背景を聞く前に、そもそもLAPRASさんは「ホラクラシー型組織」で運営されていますが、その詳細について教えてください。

ホラクラシー型組織とは、簡単にいうと上司や部下という上下関係や肩書きを使わない組織構造のことです。

メンバー全員が対等で自立した立場となり、個人やチーム単位で素早い意思決定をおこなうことが可能な組織を指します。

社員の自立型組織という点から、

  • サークルリーダー(※)に事業の決済権を渡していること、
  • クオーター単位で組織の形がどんどん変化していくこと

これが、大きな特徴となります。

※サークルとは、いわゆるチームのことを指す。

LAPRASは、ホラクラシー型組織のもとで、社員ごとに使える予算を決めて配分をしていました。

しかし、予算を使う決済権限はあっても、実際の決済(支払い行為)は自分一人で完結していないという矛盾が生まれていたんです。

LAPRASは、極力ペーパーレスにして、無駄な人的タスクをなくしたいという思想の中で、積極的に「自動化」を意識した組織運営をしてきました。

その流れで、経費精算に関する問題も解決したいと考え、柳さんに相談して、paildの導入に踏み切ったという流れです。

LAPRASさんでは、paild導入前はどのような予算配分や経費精算の運営をされていたのですか?

paild導入前は、サークルリーダーに予算の決済権を渡して、彼らがそこからメンバー層に予算を渡して自由に決済ができる手法をとっていました。

弊社では一般的なピラミッド型の組織図ではなく、このような円状の組織図になっています。

HRを見ると、その中に採用・新入社員オンボーディングなどの機能が入っているイメージですね。

そして、サークルリーダーに予算の決済金額が割り振られていて、実際に予算を使うのはメンバーという形になっていました。

たとえば、メンバー個人が「広告費に〇〇円の予算を使いたい」となったとき、その金額はメンバー本人が決めることができます。

しかし、実際に決済をおこなうときには経理担当に依頼をして、PCのログイン情報を渡して、クレジットカードでの支払手続きをしてもらう流れになっていました。

それがpaild導入後は、決済を頻繁にするメンバーに個々に対し、上限金額を設定した上でカードを発行できるようになったので、経理担当者を介さずとも、個人単位でスピーディに決済する流れに変更できました。

その運用方法に変えて、具体的にどのような変化がありましたか?

組織編成など社員の入れ替え時に、決済権限者の変更対応が非常にスムーズになりましたね。

組織体制の変化が激しいホラクラシー型組織に柔軟に合わせた運用が可能になったことは大きなメリットですね。

paildは管理画面上で、入社したメンバーの新規カード発行や、退社した人のカード無効化がワンクリックで完結するので、スタートアップに適していると感じています。

通常のクレジットカードだと、ここまでスピーディにカードの入れ替えはできません。

また、ホラクラシーならではの話になりますが、私たちはメンバーから「こういう組織構造のほうが良いのでは?」と声があがる都度、どんどん組織図を変化させていきます。

たとえばHRが広報と同じチームになったり、それぞれ別チームとして動けるよう分割したり、という具合です。

この変化のスピード感に、決済の面でスムーズに対応できるのは、paildの良さだと実感をしています。

paildの柔軟さを実感いただけて嬉しいです。

ちなみにLAPRASさんでは、カード名の付け方も工夫されていると聞きましたが、どのように運用しているんですか?

paildにはカードごとに名前をつけられるので、弊社では「サークル名」をつけて運用しています。

カード名を使い分けつつ使用明細を閲覧できるので、

  • 「これはマーケティングチームで使っているAmazonギフト券の経費精算だな」
  • 「HRで候補者と会食したときの費用だな」

と、予算使用状況がチーム単位で可視化できるのはかなり良い点だなと思います。

ありがとうございます。

LAPRASさんのようにサークル、チームなどの組織ごとにカード配布をする方法と、社員個人に割り振るケースがありますよね。

チームごとに名前をつけて、

  • 「マーケティング事業部」
  • 「人事部」

と配布してもいいですし、さらに細かく

  • 「マーケティング・広告費」
  • 「人事部・候補者との会食費」

と、名前をつけてカード配布もできるので、そこは好みで活用いただければと。

また、社員個人に「立替精算用」とカードを渡したり、月々の書籍購入費用など福利厚生費として渡していくのもありだと思っています。

LAPRASさんのように複数枚のカードを発行していけば、複数事業部のお金の動きが見えてくるので、事業部全体の予算管理がリアルタイムでできるようになるのがメリットだと思っています。

柳さんがおっしゃる通り、私たちのような組織変化が多いスタートアップでは、何度もクレジットカードを申し込むのは大変です。

paildはカード発行がとても早く、セットアップが簡単なのが気に入っています。

カード配布も手間がかからないのでいいですよね。

また、従来のカード運用のときは、メンバーが「決済お願いします!」と申請をしてきた都度、経理担当者がメンバーの席に行って、支払いをするというコミュニケーションが生まれていました。

1回あたり数分のやり取りかもしれませんが、積み重なればけっこうな時間になります。

paildのおかげで大幅な業務効率化ができたと実感してます。

そのほかにも、会食などで物理的なカードを使えるのもいいですよね。今までは役員陣が会食費を立て替えするケースが多かったので。

個人の財布で立て替えて、後から会社から支払ってもらうという業務もカットすることで、時間を生み出せていると思います。

paildなら、経理上の処理がわかりやすくなるだけでなく、経費精算の無駄な時間がカットできて効率的になるという点は、当初から非常に意識していました。

paildを入れた結果、作業が増えては意味がないですからね。

お客様の声でよく聞くのは、

「上司が忙しそうにしていて経費精算の申請や、決済依頼をしにくくて困った」
「上司が捕まらなくて決済に時間がかかってしまった」

というものです。

paildを通せばコミュニケーションがスムーズになり、決済までのスピード感が出るという点も、導入いただける要素だと思っています。

太田さんにたくさん褒めていただけて大変嬉しいのですが、逆にpaildに「あと一歩のポイント」があればお聞かせいただけますか?

そうですね。強いて言えば…の話ですが、1か月単位ではなくクオーター単位で予算設定ができたら嬉しいなと思います。

現在は1か月ごとに予算配分して運用していますが、事業部の予算使用の進捗に応じて、先々のクオーター分の予算設定もできたらいいなと感じています。

ありがとうございます。今おっしゃっていただいた点は、まさしく個人と法人の違いですよね。

個人がカードを使用する場合、給料が月1回支払われることが多いため、1か月ごとの支払いになるのだと思います。

しかし、法人は必ずしも1か月ごとではなくて、クオーターや半期、1年間のスパンで予算配分をするケースも多いですよね。

実際、Handiiでも福利厚生費を月6,000円ずつメンバーに渡しているのですが、とあるメンバーから「月6,000円ではなくて、3か月分まとめて1.8万円分の物を購入していいですか?」と聞かれたこともあります。

そういう変化に対応するために、paildも3か月ごとや半期ごとの決済運用を実現できるよう、開発を進めていきたいと思います。

SaaSサービスも決済が1年単位になっていることが多いですよね。

そうなると、「毎月いくら」と設定するのではなく、「年に1度、3月に10万円の予算」みたいに、先々の予定を設定できると理想的だなと思います。

今教えていただいたようなユースケースに寄り添って開発を進めれば、法人カード市場はもっと可能性が広がると感じてわくわくしますね。

今回LAPRASさんがお話くださったように、paildを導入していただき、今まで見えていなかった現場の課題をたくさん発見できています。

たとえば、福利厚生の一環で書籍購入費をメンバーに付与していた企業様がpaildを導入したところ、書籍購入の利用率があがったというお話があります。

これは、「本を買うたびに上司に決済申請をする煩わしさ」という課題が、paildの利用で浮き彫りになった良い事例だと考えています。

福利厚生の利用率があがることで、「メンバーに自己研鑽をしてほしい」という経営陣の想いと、「もっと自由に書籍購入をしたい」というメンバーの思いの実現につながっていくと感じています。

paild×LAPRASと考える、バックオフィスの今後

ー最後にお二人から、今後の展望や人事担当者にメッセージなどをいただけますでしょうか。

LAPRASは、従業員数の増加に合わせてバックオフィスも増やすのではなく、最小限の人員で対応できるコーポレート体制を作っていきたいと考えています。

そのために、人事・経理・法務などバックオフィス部門の業務は、極力デジタル化をして、効率的に動いていきたいですね。

他社様では、バックオフィスが少人数体制で人手が足りないという方も多いと思います。

paild導入をはじめ、LAPRASではさまざまなデジタルサービスを使い倒して業務効率化にチャレンジしているので、困っている方がいたらお気軽にお問い合わせください。

一緒に、強いバックオフィスを作っていければと思います。

情報化社会となった現在、さまざまな情報の流れ方がスピードを増してきました。

勤怠管理一つを例にとっても、紙の出席簿で確認していた時代から勤怠管理システムでリアルタイムに出勤状況を可視化、データ取得できる時代へと変化しています。

私たちは、さまざまな情報がデータ化・デジタル化する中で、「お金と情報」に着目し、決済に関する世の中のペインを改善していきます。

デジタル技術を駆使すれば、お金に関する情報はもっともっと速いスピードで流通させることができて、もっと柔軟で便利な仕組みを提供できると信じています。

「お金」の領域に関しては、正直まったくスピード感がない点が気がかりでした。

これは、技術が発達していないためスピードが出ていないのではなく、誰もがお金の領域のデジタル化にリスクを感じ、足踏みしていたためです。

今日本にあるデジタル技術を使えば、お金の情報、なかでも法人決済の運用方法はもっともっと便利になります。

未着手だったこの課題に、株式会社Handiiは真っ正面から向き合い、取り組んでいるので、ぜひ期待していてください。

少子高齢化の中で、企業そして社会をスムーズに回していくために、デジタルで効率化し、コーポレート部門から企業の生産性を上げ、労働人口減少を乗り越えていきたい。

そして、私たちがおじいちゃん、おばあちゃんになったときに「日本に住んでいてよかったね」と言えるような社会を作るため、まい進していきたいと考えています。

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