オンボーディングツールとは?主な機能や選び方、5社のサービスを比較紹介! |HR NOTE

オンボーディングツールとは?主な機能や選び方、5社のサービスを比較紹介! |HR NOTE

オンボーディングツールとは?主な機能や選び方、5社のサービスを比較紹介!

  • 組織
  • タレントマネジメント

オンボーディングツールは、新しく入社したメンバーが、いち早く組織に溶け込めるように支援するツールのことです。

オンボーディングツールにはさまざまなメリットがあるものの、「オンボーディングツールを選ぶ際のポイントがわからない」「搭載されている機能が自社にニーズにマッチするかわからない」などの理由で導入に踏み切れない企業もあるでしょう。

そこで本記事では、オンボーディングツールの概要や導入するメリットについて解説します。

また、おすすめのオンボーディングツールを厳選して5社紹介するので、新しく入った社員の離職防止や早期戦力化を図りたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

1. オンボーディングツールとは

オンボーディングツールは、新しく企業に入ったメンバーが組織にいち早く適応できるようにサポートするツールのことです。

1-1. オンボーディングツールのニーズが高まっている背景

近年、オンボーディングが重視される傾向にあります。その理由は、社員の定着に課題を感じている企業が増えているためです。

転職が当たり前になりつつある現代において、生涯一つの企業で勤め上げる人が少なくなっています。入社後に職場や業務に馴染めないと社員のモチベーションが下がり、早期離職につながってしまうでしょう。

また入社した社員がすぐに離職する状況は、企業のイメージ低下につながります。入社後の社員が働きやすい環境を作るためにも、オンボーディングツールの導入は有効と言えるでしょう。

1-2. オンボーディングとOJT・Off-JTとの違い

オンボーディングはOJTと同様に人材育成に該当しますが、両者はその目的が異なります。

OJTは、仕事を通して業務に必要な知識を得てスキルアップし、即戦力として実務にあたることが目的です。一方、オンボーディングは、組織に馴染ませることを目的としています。

そのため、オンボーディングでは業務に関する知識以外にも、企業の文化やルールなど組織に馴染むために幅広いサポートを実施することが必要です。

また、Off-JTは、仕事とは別に時間や場所を取っておこなう教育・学習のことです。業務に必要な知識やスキルの習得を目的としする点がオンボーディングとは異なります。

2. オンボーディングツールを導入する3つの目的

ここではオンボーディングツールを導入する3つの目的について解説します。

  1. 社員の早期戦力化
  2. 離職防止
  3. 教育の均一化

導入する目的を把握してから、自社に必要なツールかどうか検討しましょう。

2-1. 社員の早期戦力化

オンボーディングツールは、社員の早期戦力化を目指して導入します。新入社員は、職場でのルールやマナーなど覚えることが多いため、本質的な業務に注力できないことが課題となるケースも少なくありません。

そこでオンボーディングツールを使い、社員の成長スピードを上げます。組織の仕組みをいち早く理解してもらえれば、ストレスなく仕事ができます。成長が早ければ早いほどできる仕事も増えるので、生産性アップにつながるでしょう。

2-2. 離職防止

離職防止のためにオンボーディングツールを導入する場合もあります。新入社員が離職する主な原因は、人間関係や仕事内容が合わなかったことなどです。

しかし実際には、業務内容のやりがいを知らないまま辞めるケースが少なくありません。また職場でのコミュニケーションが不足していたケースもあります。

新入社員との面談の場を設けたら、達成すべき個人の目標を一緒に考えてあげましょう。目標が決まれば業務に対するモチベーションが上がり、やりがいを感じてくれるはずです。

もし、面談ですでに人間関係の悩みがあるとわかったら、別の部署に異動させるなどの対策も立てられます。

オンボーディングツールで新入社員を適切に支援できれば、離職防止につながるでしょう。

2-3. 教育の均一化

新入社員の教育の均一化を図るためにも、オンボーディングツールは活用できます。各部署や個人間で教育格差が生まれると、業務について知っている人と知らない人が出てきてしまい業務に支障をきたすためです。

教育を均一化することで、組織のルールやマナーについて全社員が共通で認識できている状態を実現できます。

教育格差が生まれないための対策として、オンボーディングツールの導入は非常に有効は方法と言えるでしょう。

3. オンボーディングツールの主な機能3選

ここではオンボーディングツールの3つの主な機能について解説します。

  1. アンケート機能
  2. 面談支援機能
  3. タスク管理機能

どのような機能が搭載されているかを確認してから、導入を検討しましょう。

3-1. アンケート機能

オンボーディングツールに搭載されている主な機能の一つがアンケート機能です。アンケート機能を活用すれば、社員のメンタルの状態や、組織に対する不満やストレスを調査できます。

アンケート結果をもとに社員一人ひとりに合わせた対策も実施可能です。項目を選ぶだけのアンケートなら、社員の負担にもなりません。

3-2. 面談支援機能

オンボーディングツールには、面談支援機能も搭載されています。

例えば、以下のように面談を支援してくれる機能です。

  • 社員とどのようなことを話せばいいのか事前にわかるレポートの準備
  • 面談内容を記録するためのメモ

面談支援機能は、1対1で面談をおこなうときに役立つでしょう。

3-3. タスク管理機能

どこまで組織や業務について理解しているのかを確認する「タスク管理機能」が搭載されているオンボーディングツールもあります。

タスク管理機能を活用すれば、社員が現在どの程度まで組織について理解しているかの確認が可能です。

また理解できていないところを丁寧に説明したり、取り組んでいない項目の学習を促したりと、新入社員のサポートもできます。

タスク管理機能で進捗状況を把握できれば、効率よく社員の成長を促せるでしょう。

4. オンボーディングツールを導入する2つのメリット

オンボーディングツールを導入する2つのメリットを解説します。

  1. 人材コストを削減できる
  2. 社員満足度が向上する

オンボーディングツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

4-1. 人材コストを削減できる

オンボーディングツールを導入すれば、人材コストを削減できます。新入社員がいち早く組織に馴染めたら、戦力として活躍してくれるだけでなく、離職される可能性も下がるでしょう。

新入社員の採用や戦力になるまでの期間は企業にとって投資期間です。コストをかけて育成した人材が離職すると、企業にとって大きな損失になるでしょう。

オンボーディングツールによって新入社員が組織にいち早く馴染めれば、早期離職を防ぎ、定着率アップにつながります。

長く働いてくれる社員を増やすことで、人材コストの削減が実現できるでしょう。

4-2. 社員満足度が向上する

オンボーディングツールを導入して、新入社員をサポートすることで、社員満足度が向上するでしょう。

社員満足度は、仕事へのやりがいや人間関係など、さまざまな要素で構成されます。組織に馴染めていない状態で仕事へのやりがいを感じたり、人間関係を良好だと感じたりするのは難しいでしょう。

オンボーディングツールを利用して、組織にいち早く馴染めれば「組織の一員として認められた」と感じ、社員満足度が向上します。

5. オンボーディングツールの導入手順

オンボーディングツールをスムーズに導入する手順を紹介します。

5-1. オンボーディングツールの導入目的を明確にする

まずは、新しく入社した社員に「何ができるようになってほしいか」「どのような人材に成長してほしいか」など、オンボーディングツールを導入する目的を明らかにしましょう。

具体的な目的は以下の通りです。

  • 営業担当者として、3か月後に新規受注を1件獲得できるようになる
  • 自分の組織や部署、チームについて理解し、ミーティングで自分の意見・考えを発信できるようになる

具体的な目的・目標を掲げることで、自社にとってどのようなオンボーディングツールが必要か検討することができます。

5-2. 自社に合うオンボーディングツールを選び、関係者に周知する

オンボーディングツールにはさまざまな種類があります。ツールによって機能が異なるため、自社のニーズに合うツールを選びましょう。

導入するツールが決まったら、関係者に周知します。オンボーディングツールを用いた人材育成を実施する目的や意味、効果などを説明し、しっかりと理解してもらうことが大切です。オンボーディングの実施によって従業員にどのようなメリットがあるかを伝えると、意欲的に取り組むことができます。

また、人材育成をおこなう側の人事担当者などは、ツールの操作方法や効果的な実施方法などを確認し、スムーズな導入につなげましょう。

5-3. オンボーディングを実施して定期的な振り返りをおこなう

オンボーディングの実施する際は新入社員に任せきりにするのではなく、コミュニケーションを取りながら確実な学習を進めていきます。オンボーディングの目的は組織に馴染ませることなので、インプットする情報が多すぎるなど負担がかかるものは避けましょう。

オンボーディング実施後には、定期的な振り返りをおこないます。振り返りの際はツールだけでなく、直接面談する機会を設け、今後のオンボーディングの実施に向けた改善点を把握しましょう。

6. オンボーディングツールを導入する際の注意点

オンボーディングツールを用いて人材育成をおこなう際に気をつけるべき注意点を紹介します。

6-1. ツールに頼りすぎず、コミュニケーションも大切にする

オンボーディングツールを導入すると、対面によるコミュニケーションが不足しがちです。どんなに便利なツールを利用しても、新入社員が不安を感じたり、上司として直接指導したりするシーンが出てきます。

ツールに頼りすぎず、必要に応じて適切なコミュニケーションを図るように配慮しましょう。

また、組織に馴染むことを目的としたオンボーディングは、上司と新入社員だけでは完結しません。組織全体で、さまざまな部署や役職の人が関わることで効果的なオンボーディングが実現できます。

このように、オンボーディングツールの活用とコミュニケーションを両立し、新入社員をしっかりとフォローしていきましょう。

6-2. スモールステップを心がける

オンボーディングツールを用いると、「新入社員はいつまでに何をできるようになっているか」をある程度イメージすることができます。しかし、必ずしも予定通りに学習が進むとは限りません。

大きな目標を設定しまうと新入社員がプレッシャーを感じ、ストレスになってしまう可能性があります。そこで、目標を細分化し、小さな達成感を味わうことで自信をつけ、確実に成長できる環境を作ることが大切です。常に新入社員のモチベーションを意識したオンボーディングを心がけましょう。

7. オンボーディングツールを選ぶ際の3つのポイント

オンボーディングツールを選ぶポイントを3つ紹介します。

  1. 長期で運用できる価格設定になっているか
  2. 利用方法は難しくないか
  3. 目的に沿った機能が備わっているか

これらのポイントを意識して、自社の目的に合ったオンボーディングツールを選択しましょう。

7-1.長期で運用できる価格設定になっているか

オンボーディングツールを選択するときは、長期で運用できる価格設定になっているか確かめましょう。ツールによっては、導入費とは別に維持費が発生する場合があります。

中途で入社する社員がいたり、毎年新入社員を採用したりしている場合は、更新費や月額費を払いながらの運用が必要です。

初期費用が安くても月額費が高ければ、長期的な運用には向いていません。ツールの導入コストが無駄にならないように、慎重な判断が必要です。

7-2. 利用方法が難しくないか

オンボーディングツールは、利用方法が簡単なものを選びましょう。たくさんの機能が搭載されていても、使いこなせる社員が限られてしまうと導入の効果が薄れるためです。

例えば、操作にITの専門的な知識が必要な場合、ITの分野に詳しくない社員はツールを使いこなせません。機能がシンプルで、全社員が利用可能なオンボーディングツールを選べば、費用対効果も高まるでしょう。

7-3.目的に沿った機能が備わっているか

オンボーディングツールを導入しても、自社の目的に沿った機能が備わっていなければ、導入コストが無駄になります。

オンボーディングツールは、複数の機能を備えたツールから、オンボーディングに特化したツールまでさまざまです。そのため、自社の目的に沿ったツールを導入しないと、搭載されている機能が充実していても、持て余す可能性があります。

逆に必要な機能が足りずに、運用に使えない状況にもなりかねません。

「導入している企業が多いから」「大企業も使っているから」などの理由で、ツールを選ばないようにしましょう。

8. 【厳選5社を比較】おすすめのオンボーディングツールを紹介

最後に、おすすめのオンボーディングツールを5つ紹介します。それぞれの特徴や料金を比較しているので、ツール選びの参考としてご覧ください。

サービス名 特徴 料金
Stock
  • テキスト情報や画像、ファイルなどのあらゆるデータをストックできる
  • ITの専門知識がなくても簡単に操作できる
  • タスクの管理も可能

無料~(フリープランの場合)

Asana
  • プロジェクトに参加するメンバーの仕事量を数値化できる
  • Googleカレンダーなど、外部のアプリとも連携できるので使いやすい
  • メッセージ機能やタスク機能など、無料で利用できる機能が豊富
無料~(Personalの場合)
Trello
  • カンバン方式でプロジェクトを管理するツールで、オンボーディングのプロジェクト管理に利用可能
  • 3つの機能で構成されているためカスタマイズが可能
無料~(フリーの場合)
Co:TEAM
  • 個人と会社の成長を促す「パフォーマンス・マネジメント」ツール
  • オンボーディングでは1on1に活用できる
  • 目標と評価を一元管理できる
要問い合わせ
MotifyHR
  • エンゲージメントサーベイツール
  • 90日間のオンボーディングコースがある
  • 社内文化に関する情報を発信できる

1か月220円/1ID

(スタンダードプランの場合)

9. オンボーディングツールで離職防止や早期戦力化を実現しよう

いかがでしたでしょうか。多くの企業にとって、入社後の社員をいかにケアするかは、非常に重要な課題になっているのではないかと思います。

ぜひ、オンボーディングツールを用いて、社員の離職防止や早期戦力化につなげていただければと思います。

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