目標管理システムとは、目標管理に関する情報を一元管理し、目標達成を支援するシステムのことです。活用することで目標管理や達成までを効率化できます。
しかし「目標管理システムが気になるけど具体的な機能やメリットがわからない」と感じる方は多いでしょう。
本記事では目標管理システムの概要や主な機能、メリットなどを解説します。最後まで読むと目標管理システムの有用性を理解でき、自社に導入すべきかを判断できるでしょう。
目次
取り組みに向けたファーストステップを事例中心に解説！
上場企業における人的資本の情報開示が既に義務化された中、全ての企業において人的資本に関する情報開示を進めていく必要性が叫ばれ始めています。しかし、まだ具体的に何から始めたら良いかイメージできていない企業のご担当者の方も多いのではないでしょうか。本講演では、人的資本経営に関する多数の発信をおこなっているUnipos株式会社の田中氏に、「人的資本経営」に取り組むメリットや自社で実現するための方法に関してご紹介いただきます。
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1. 目標管理システムとは
目標管理システムとは目標管理に関連する情報をシステム上で管理した上で、さまざまな効率化をおこなうシステムのことです。クラウドタイプやオンプレミスタイプなど、システムによってさまざまなサービスがあります。
目標管理は適切におこなうことで従業員の成長を促進する特徴があります。ほかにもモチベーション管理や離職率の改善が可能です。
一方で目標管理するためには、目標管理シートの運用や集計など業務的な負担が大きいデメリットもあります。
目標管理システムを取り入れることで負担となる業務を最小限に抑え、従業員の目標達成を支援できます。
2. 目標管理システムの7つの機能
目標管理システムには代表的な機能として下記があります。
- データの一元管理
- データ集計・分析の自動化
- 評価分布の確認
- 評価データの活用
- 権限設定
- 帳票のシステム連携・入出力
- コミュニケーション機能
目標管理システムにはデータを管理する機能だけでなく、さまざまな機能が搭載されています。それぞれの機能を知っておきましょう。
2-1．データの一元管理
目標管理シートの進捗を一元管理できます。クラウド型のものを使うことで、シートを提出していない従業員への催促もシステム上で行なえます。
社員データへの紐づけも可能となっており、評価時期が来た際にデータを簡単に引き出すことも可能です。
一元管理することで進捗管理にかかっていた手間や時間を削減できるため、業務的な負担を減らせるでしょう。
また目標管理システムによっては、Excelや紙で管理していたシートの再現も可能です。システムを導入しても同じ制度を使い続けられるため、面倒な手間がかかることもありません。
2-2．データ集計・分析の自動化
集計したデータの集計・分析を自動化できます。システム上で自動で完結するため、人の手で集計や分析をする手間がいりません。
人的ミスなどを減らすことにもつながるメリットもあります。負担を減らしながら正確な管理が可能です。
2-3．評価分布の確認
評価分布の確認もシステム上で簡単に行なえます。主に相対評価をおこなう場合に便利な機能です。すぐに確認できるため負担軽減に役立ちます。
ほかにも、職種や所属ごとに評価のばらつきがないか、見方を変えて分布を見られる機能が搭載されていることもあります。
2-4．評価データの活用
集めた評価データを分析して活用することも可能です。例えば、職場別に評価データを分析することで環境ごとのパフォーマンス状況を把握できます。
クラウドタイプのシステムを導入する場合は、ほかの人事システムのデータと掛け合わせて集計することによる分析も可能です。
2-5．権限設定
閲覧や編集の権限を従業員ごとに設定可能です。従業員に合わせて権限を変更できるため、人事のみや全従業員向けなどデータを使い分けられます。
あらかじめ権限を設定することで、データが外部に漏れる心配も軽減できるでしょう。
2-6．帳票のシステム連携・入出力
帳票の入出力や連携などの機能が搭載されていることがあります。ExcelやCSV・紙媒体などに対応しており、入出力方法を自由に選択可能です。
API連携に対応した目標管理システムの場合は、人事評価システムをはじめとするほかのシステムにデータを移行できます。
複数のサービスと連携しやすいため、新たに導入してもスムーズに使い始められるでしょう。
2-7．コミュニケーション機能
コミュニケーション機能としてアンケート機能や掲示板機能が搭載されていることがあります。これらの機能を使うことで、従業員同士のコミュニケーションを活性化させられるでしょう。
アンケート機能や掲示板機能を使うことで、従業員の意見を聞き取りやすくなったり業務の効率化を考えたりする機会が増えます。
3. 目標管理システムの4つのメリット
目標管理システムを導入するメリットは大きく分けて4つあります。
- 工数削減・業務効率アップを実現できる
- 目標管理の質を向上できる
- 従業員のエンゲージメントが向上しやすい
- 人材マネジメントへ活用できる
Excelや紙媒体で管理するときと比べてどのようなメリットがあるのか、ひとつずつご覧ください。
3-1．工数削減・業務効率アップを実現できる
目標管理システムを使うことで、目標管理に関する業務の工数を減らせます。
対象者の選定や通知・進捗管理などがシステム上で一元管理できるためです。これまで紙ベースで管理していた場合にかかっていた書類の用意や共有などの手間を削減できます。
さらにシステムで管理することで人的ミスやトラブルも減らせるでしょう。
工数が減った分、ほかの業務をおこなう時間が増えて業務効率の向上も見込めます。
3-2．目標管理の質を向上できる
目標管理システムの効率化に成功した場合は、目標管理の質の向上ができます。
アンケート機能などを活用することで手軽にフィードバックが可能となり、従業員の意見を取り入れやすくなるためです。
権限さえ付与していれば評価や面談の内容をいつでも閲覧できるため、過去の履歴を確認した上で新たに目標を設定できます。
3-3．従業員のエンゲージメントが向上しやすい
目標管理システムを活用することで従業員のエンゲージメント向上が見込めます。
目標管理システムは評価や面談履歴をいつでも見られるため、普段の業務において目標を意識しやすくなる効果があります。
履歴を参照して従業員とのコミュニケーションに反映すれば、従業員との信頼構築に役立つでしょう。
3-4．人材マネジメントへ活用できる
従業員のデータを一元管理できるため、人材マネジメントへ活用できます。
社員が異動する際にも評価内容が保存されたままのため、引き継ぎがスムーズに行えるメリットもあります。
適切な人材配置や抜擢などもしやすくなるため、人材マネジメントも円滑になるでしょう。
4. 目標管理システムの2つの注意点
業務効率化に使用可能な目標管理システムですが、注意点が2つあります。
- 目標達成のための目標を掲げることがある
- 評価者の業務が増える可能性がある
目標管理システムを導入する前に注意点を知っていきましょう。
4-1．目標達成のための目標を掲げることがある
目標管理システムを導入すると、目標を達成するための目標を掲げてしまうことがあります。
目標が達成できたのかだけを見ていると、過程をおろそかにしてしまうこともあります。例えば、達成しやすい目標を立てるケースです。
目標の達成だけでなく、目標を通して実現したいことや過程を評価し、目標管理システムを適切に活用することが大切です。
4-2．評価者の業務が増える可能性がある
目標管理システムを導入することで、目標設定や進捗状況確認・目標設定の評価の頻度が上がることがあり、評価者の業務が増える可能性があります。
目標管理システムを使う頻度が増える際に起こりうることのため、評価者の業務などを事前に見直しておくと良いでしょう。
5. 目標管理システムを選ぶ際の3つのポイント
目標管理システムを導入する際は3つのポイントに注意して選ぶ必要があります。
- 企業規模に適しているか
- コストパフォーマンスは十分か
- 既存のツール・システムと被った機能があるか
それぞれのポイントを解説します。
5-1．企業規模に適しているか
目標管理システムは、自社の企業規模に合わせて選ぶ必要があります。
数万人規模でも簡単に管理できるシステムから、小さい組織で運用しやすいシステムの目標管理システムがあるためです。
自社の規模に合わせたシステムを選ぶことで効率よく運用できるでしょう。
合わせて導入する目的も事前に把握して、最適な目標管理システムを選ぶと良いでしょう。
5-2．コストパフォーマンスは十分か
目標管理システムを導入する際には、発生するコストも確認しましょう。
現在の企業規模に合わせることも大切ですが、事業拡大や新規採用時に負担が大きくならないか試算することも大切です。
導入する前には無料トライアルを使って、自社での活用方法を事前に試しておくと良いでしょう。
5-3．既存のツール・システムと被った機能がないか
目標管理システムを導入する際には、自社で導入しているツール・システムと被った機能がないか確認してください。
目標管理システムの中には社内SNSや掲示板機能などがあるため、似たような機能があると混乱を招く要因にもなりかねません。
不要な機能であればない方がコストも抑えられるため、事前に確認しておきましょう。
6. 目標管理システムで効果的な組織運営を！
いかがでしたでしょうか。
組織運営において、目標管理は欠かすことのできないものです。
目標管理システムを選ぶ際は、ぜひ本記事を参考にしていただければ幸いです。
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