MBOを取り入れている企業は多数あります。しかし管理職になりたてなのにいきなりMBO面談をやれといわれても困るものです。そもそもMBO面談とは目標設定のための面談と評価のための面談の2つのタイプがあり、それぞれ役目が異なります。
本記事ではMBO面談とはどのようなものなのか、意識しておきたい注意点とは何なのかを詳しく紹介していきます。
1. MBO面談とは？
MBO面談のMBOは「Management By Objectives」の略で、「目標管理制度」と呼ばれています。MBO面談はMBO遂行の際に必要となる「目標設定」と「評価」を行うために必要です。
「目標設定」のMBO面談と「評価」のMBO面談とでは、内容が異なることは言うまでもありません。目標設定の面談は各従業員が目指す個人目標を定めるためのものです。評価の面談は設定目標に対しての達成度合いを評価します。
MBO面談は各従業員が自主的に目標を定め、評価に対して納得感を持ってもらうことが重要です。上司の一方的なノルマの押し付けになってしまい、従業員のモチベーションや生産性の低下を招かないよう細心の注意をはらって行う必要があります。
2. MBO面談の重要性
MBO面談はMBOを的確に遂行するために欠かせません。MBO面談の重要性はその目的にあります。目的ごとに確認していきましょう。
2-1. 評価結果を共有する
MBOの特徴として従業員自身で自己の仕事の目標を定め、決められた期間にどれだけ達成できるか努力していきます。上司は目標達成のために従業員がとったプロセスや結果に対しての評価を行い、評価内容を従業員と共有することがMBO面談の目的の1つです。
上司が従業員の評価をするときに目標や達成基準が曖昧だと、両者の評価にギャップが生じます。ギャップが生じたときには客観的事実や定量的数字をもとに話し合い、上司と従業員双方が納得できるまで話し合って評価を決めることが大切です。
2-2. 組織と従業員の足並みの調整
会社をはじめとした組織は従業員に期待している働きがあります。しかし各従業員の目標が必ずしも組織の要望と一致しているとは限りません。
MBO面談は組織が従業員に期待している役割を伝える機会でもあります。従業員の目指したい目標が必ずしも組織と一致しているとは限りません。しかしお互いにじっくりと話し合うことでよいパートナーシップを築き上げることは可能です。従業員の要望にあった部署への転属でより能力を発揮してもらえる機会も得る可能性があります。
2-3. 従業員の成長促進
MBO面談での評価を受けて次の目標を定めることになります。評価を分析し、よりよい目標を設定してプロセスを構築することもMBO面談の目標です。
前回結果を出せた部分と出せなかった部分、プロセスの成果などを振り返ることで従業員が今後どのように成長すればよいかもわかります。上司もサポートすべき部分を把握し、従業員の成長を促すためにすべきことがわかる点も重要です。
2-4. 従業員のモチベーション向上
MBO面談は評価の結果とそれに伴う処遇について伝えるだけではありません。評価がよかった従業員は来季に向けてさらに結果を出せるように、悪かった従業員は次に引きずらずに今度こそよい結果を出せるようにサポートすることが重要です。
管理職は部下である従業員をいかに育てられるかも重要視されます。MBO面談では業務分担や会社からの目標を伝達するだけですませないようにすることが重要です。従業員がやりたいこと、伸ばしたいと思っている能力のことを聞き出し、サポートする体制を作ってあげると信頼関係を築けます。従業員のモチベーション向上にもつながるため、面談の準備はしっかり整えておくことが重要です。
人事担当者も評価者向けの研修を行うなど、サポート体制を強化することでよりよい結果が期待できるようになります。
3. MBO面談の実施手順
MBO面談には目標を設定するためのものと、評価を行うためのものがあります。それぞれ目標別に手順を確認していきましょう。
3-1. 目標設定面談の手順
スムーズに話を進めるため、部下である従業員はあらかじめ目標を設定してMBOシートに書き込み、上司に提出して共有しておくとよいでしょう。従業員側は目標設定の動機や背景を説明できるよう準備しておくとよいです。
しかし実際に上司と向き合って話をするのは緊張するに違いありません。上司もリラックスできるようアイスブレイク（雑談）をはさみ、前向きな話し方をすることも大切です。
雰囲気がよくなって会話もしやすくなったら、従業員が立てた目標を改めて共有します。なぜその目標にしたのか理由や根拠を聞きつつ、必要であれば深堀して明確化していきましょう。
同時にフィードバックも行います。従業員が立てた目標そのものに対してではなく、目標設定の仕方に対して助言することが大切です。
フィードバックの内容としては後々評価する際に明確に判断できる具体性があるかや、会社など組織の営業目的などとかけ離れていないかなどが該当します。フィードバックを通して、上司と従業員双方が納得できる目標を設定しましょう。
そして、従業員は必要に応じて目標を調整・変更します。時間がかかりそうなら上司はあえて質問をすることでヒントを与えたり、一度切り上げて別に面談の時間を取ったりすることも重要です。
従業員が納得できる目標を設定できたら、再度上司と確認しあいます。双方納得できる目標を従業員がたてることができたら目標設定面談は終了です。
3-2. 評価面談の手順
目標設定面談と同様に、スムーズに話を進めるために上司はあらかじめ自分の考えをまとめておくのがおすすめです。
部下である従業員も目標に対しての自己評価をMBOシートに書き込んで提出し、上司と共有しておくとよいでしょう。
評価面談の際は、雰囲気作りも兼ねてアイスブレイク（雑談）から入ります。
まずは、従業員側から自己評価を聞きましょう。話を聞いている間も相槌を打つなどして話しやすい雰囲気づくりを心掛けます。先に上司が評価を話してしまうと従業員が話しづらくなるので、順番を間違えないことが重要です。
従業員の話を聞いている間は上司は口を挟むのを避け、後々質問したいことはメモに取っておきます。
従業員の話が終わったら、今度は上司が評価を伝えましょう。まず、良い点を先に伝えることで話しやすい雰囲気をつくります。
その後、従業員の自己評価と共通しているマイナス評価から伝えます。最後に従業員の自己評価とギャップのあるマイナス評価を伝えるのです。
マイナス評価を伝えるときは客観的事実や定量的数字などを根拠として提示して、従業員が納得できるよう心がけましょう。
評価面談をまとめるときには、必ず従業員が納得するかたちで終わらせます。もし話がまとまらないようなら、必要に応じて改めて面談を設定します。
そして、評価結果をもとに、次回の課題を明確にしましょう。課題のクリアに必要なものや、次回定める目標には何が適しているのかを上司と従業員が一緒に考え話し合います。上司のサポートが必要になることもあるでしょう。
上司は従業員がどのような成長目標を持っているのかを理解し、会社や組織の方向性とを調整し、必要な気付きを与えるアドバイスをするといったことも求められます。
4. MBO面談を実施するときの注意点
MBO面談では上司は従業員に対して常に客観的な姿勢を心掛ける必要があります。人間関係から主観を持ち込んだり忖度したりしてはいけません。
MBO面談は評価を確定させる重要な役割を持つため、客観的で定量的根拠で説明し、上司と従業員、双方が納得できる形でまとめましょう。両者が納得するためには本音で話す必要があります。上司と2人きりの面談ということで緊張する従業員も珍しくありません。話しやすい雰囲気作りが大切です。
ただし、たとえ雰囲気よく話せていても、一言で台無しになってしまうこともあります。絶対に避けたいのは他の従業員と比べることです。自信を喪失させ、モチベーションを低下させてしまったり、場合によっては人格否定ととらえられたりして信頼関係が崩れてしまうこともあります。MBO面接ではあくまで1対1で向き合い、他者を含めた話はしてはいけません。
また、目標設定面談・評価面談では従業員の意思を尊重することが大切です。考えややる気を認めることで、従業員のモチベーションや成果に良い影響を与えます。上司が従業員をコントロールするのではなく、一緒に成長していくことを目標にしてMBO面談を実施しましょう。
5. MBO面談は上司・従業員双方にとって良いシステムにしていくことが大切
MBO面談は上司が従業員を理解し、認め、ともに成長していけるシステムです。従業員の自主性やモチベーションに良い影響があります。
しかしどんなに優れたシステムでも、使い方によっては全てを台無しにしてしまうこともあるものです。MBO面談の目的と意味、効果を正しく理解し、人間関係が良好な職場にしてください。
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