人事評価の運用にあたって上司と部下の間で行われる面談は、コミュニケーションの貴重な機会となります。
しかし、せっかく人事評価面談の機会を設けても、内容がよくなければ十分な効果を得られません。
評価面談の目的や方法を十分に理解し、意義のある話し合いを行いましょう。
本記事では、人事評価の際に行われる面談について、方法やコツを詳しく説明します。
1. 人事評価面談とは？
人事評価面談は上司と部下の間で行う面談で、一定のサイクルで実施されます。
人事評価面談のタイミングは会社によって異なりますが、半期に1回や年に1回といったスパンで行われるのが一般的です。
目標設定面談や中期面談、1on1ミーティングなど、まめに面談を実施するケースもあります。
面談は直属の上司と部下の1対1で行われることがほとんどですが、なかには複数人の評価者が同席するタイプの人事評価面談もあります。
人事評価面談の大きな目的は人事考課のための査定です。
面談の内容をもとに、上司や評価者は従業員の昇給や昇格、賞与などを決定していきます。
人事評価面談には人材育成や生産性向上といった目的もあります。
面談でフィードバックを行うことで、部下は業務の現状を詳しく把握し、効率的に働けるようになります。
モチベーションアップにつなげやすいのも人事評価面談の特徴です。
部下との面談で十分なコミュニケーションを取って信頼関係を構築し、部下の意欲を引き出していきましょう。
2. 人事評価面談の進め方
面談で部下から十分に話を引き出すためにも、事前の準備を怠らないようにしましょう。
また、適切な環境を作ることや質問内容を厳選することも大切なポイントです。
ここからは、人事評価面談の適切な進め方について考えていきましょう。
2-1. 面談の準備をする
人事面談の前には、従業員に伝える評価や質問についてまとめておきましょう。
評価のフィードバックの際には、従業員が評価に納得できるような根拠を示したいものです。
部下が話す内容を想定しておき、それに対する回答をシミュレーションしておくことも大切です。
2-2. 面談に集中できる環境で行う
人事評価面談を実施する際には、落ち着いて話せる静かな個室を用意しましょう。
ほかの従業員がいる場所や大きな音がする場所では、部下は落ち着いて話をすることができません。
伝えたいことがあるにもかかわらず、話をするのをためらってしまう可能性も考えられます。
面談の内容は人事評価に反映されるため、ほかの人に話を聞かれないような配慮が必要です。
また、個室で実施する面談には、人事評価の重要性を認識させるという意図もあります。
2-3. 緊張を和らげる雰囲気を作る
面談の際に部下が萎縮してしまい、話せないケースもあります。
面談を有機義なものにするためにも、まずは雑談をし、部下の緊張をほぐしていきましょう。
面談の冒頭で部下を褒めるのも有効な方法です。
良かった点を先に伝えれば、部下の警戒心が和らぎやすくなります。
十分に場が和んだところで改善点や指摘などを行えば、スムーズに評価を聞いてもらえる可能性が高まります。
2-4. 部下の話を十分に聞く
人事評価面談で評価する項目が多い場合、つい説明が長くなってしまうこともあると思います。
しかし面談では、上司が話しっぱなしにならないよう注意したいものです。
面談では、部下の話をよく聞く姿勢が求められます。
部下が話しているときには途中で話をさえぎったり否定したりしないよう配慮しましょう。
2-5. 今後のビジョンについて話す
人事評価面談では過去の業務の振り返りを行う必要があります。
しかし、面談の内容が過去のことに終始してしまうのは大きな問題です。
人事評価面談を行う際には、これまでの業務における課題や問題を今後どのように改善していくのかに着目しましょう。
部下に対して今後の期待を伝えることも重要なポイントです。
人事評価面談をこれからのビジョン構築につなげる意識を持つことが大切です。
2-6. 人事評価面談における質問事項
人事評価面談を実りあるものにするためには、あらかじめ質問事項を定めておくことが大切です。
イエスやノーで答えられる質問ではなく、従業員が課題や改善点、本音を話せるような形式の質問を選びましょう。
ここからは、人事評価面談におすすめの質問事項について紹介します。
2-7. 現状の業務における課題に関する質問
人事評価面談では、部下が現状の業務にどのような課題を抱えているのかという点を質問しましょう。
この質問では、従業員が業務のどのポイントに着目しているのか、何を重視しているのかを知ることができます。
思ったように目標を達成できないケースでは、課題を明らかにして改善を意識することが大切です。
部下の分析が適切でないときには、別の視点を提示するなどの工夫をしましょう。
2-8. 業務目標と設定した理由
部下が設定する業務目標について質問するときには、その目標を設定した理由についても話してもらいましょう。
容易に達成できる目標を設定しても部下の成長にはつながりません。
一方で、達成が難しい目標を立てるのも不適切です。
部下が目標に対してどのような思いを抱いているのかを把握すれば、適切な目標のレベルを見極めやすくなります。
2-9. 担当している仕事に対する思い
現在の仕事にどのような思いを抱いているのかを率直に語ってもらうのもおすすめです。
もしかすると部下は現在の仕事に不満を抱えたり、ミスマッチを感じたりしているかもしれません。
大きな問題が生じているときには、業務内容を改善したり別の部署に配置したりといったフォローが必要となります。
2-10. キャリア形成に関する質問
部下のキャリア形成に対する考え方についてもぜひ聞いておきましょう。
この質問をすることで、部下の向上心やモチベーションを把握できます。
なかには、特にキャリアのビジョンを持たずに働いている従業員もいるものです。
一方で、転職を見据えて仕事をしている従業員もいるかもしれません。
キャリアアップにつながりにくいと判断された場合、人材が流出してしまうリスクが高まります。
キャリア形成に関する質問内容を参考に、キャリアアップしやすい環境を構築していきましょう。
2-11. 部署への貢献に関する質問
部下がチームにどのように貢献したのかは人事評価を行う上での大きな判断基準となります。
人事評価面談では、従業員自身にどのような貢献ができたのかを説明してもらい、判断に役立てましょう。
上司の評価と従業員本人の評価が異なっているケースもあるものです。
自己評価にぶれがあるときには、現状を十分に把握してもらえるよう丁寧なフォローを行いたいものです。
3. 人事評価面談は今後につなげるための貴重な機会
人事評価面談は人事考課を行う上でも、人材の育成を行う上でも貴重な機会です。
面談の際には十分な準備をし、丁寧に部下の話を聞くことを心がけましょう。
部下の取り組みを評価したり、今後につながる話をしたりと工夫すれば、部下のモチベーションは向上しやすくなります。
人事面談を通して部下と綿密なコミュニケーションを取り、組織改善に役立てていきましょう。
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