人事評価制度を適切に運用するためには専用の人事評価マニュアルが必要です。評価者が公平に人事評価できるようなマニュアル作成のコツと運用上の注意点を解説します。
1. 人事評価マニュアルとは？
従業員が理解し、納得しやすい公平な人事評価の実現に欠かせないものが人事評価マニュアルです。
人事評価制度では常に従業員の評価への不公平感が問題になります。被評価者である従業員が不公平感を抱えたままでは、単に能力や成果を正確に可視化できなくなるだけでは済みません。従業員のモチベーションの低下にともなう作業効率の低下や、人材の離職率の増加も起こり得ます。
人事評価マニュアルを作成することで、評価の基準やルールをまとめることは重要です。被評価者の人事評価の公平性を実現して、問題の発生を未然に防ぐことにもつながります。人事評価マニュアルができることで、被評価者の従業員が評価内容に納得しやすくなる点も重要です。
1-1. 人事評価マニュアル作成の目的
改めて、人事評価マニュアル作成の目的を確認していきましょう。人事評価マニュアルの作成理由は、評価基準を明確化することで印象よりも客観的に人事評価を行うためです。そのため、評価者が迷うような内容では意味がありません。
評価の基準には数字やデータで表せる「定量評価」と、モチベーションや勤務態度など数値化が難しい「定性評価」の2種類があります。定量評価は数値化しやすいため客観性を持たせやすいですが、定性評価は印象や主観に左右されやすい部分です。そのため、人事評価マニュアルで明確な基準を定めることが求められます。
また、人事評価マニュアルを作成することで、評価者に責任を自覚させることも重要です。マニュアルを通して、人事評価の仕組みやルールを熟知することもできます。評価者の心理的要因で、不公平な人事評価が行われることを防いでいける点もメリットです。
人事評価マニュアルの作成は従業員への人事評価基準を周知することにも役立ちます。求められる能力や従業員像が明白になれば、人事評価への納得感も増すことは間違いありません。評価者だけでなく、被評価者である従業員も手に取りやすいようにしておきましょう。
2. 人事評価マニュアルを作成するときのコツ
人事評価マニュアルは評価者が迷わないようにするためのものです。つまり明確であるだけでなく、シンプルさとわかりやすさをあわせ持つ必要があります。作成段階ごとにコツをまとめてみました。
2-1. 人事評価マニュアルを作る目的を明確にする
まずは人事評価の目的を明確にしておくことが大切です。人事評価制度の目的は、人事評価の基準を明確化するだけではありません。人材の育成や従業員の能力開発へとつなげて、会社を発展させることにも貢献します。
従業員を公正に評価することが会社の未来につながる事実を、評価者に強く意識させておくことが大切です。
2-2. 業務プロセスの明確化と評価制度の全体像をまとめる
目的をはっきりさせたら業務プロセスの明示に取り掛かりましょう。マニュアルを作ろうとするとわかることですが、いざまとめようとすると不明確な細かいルールがたくさん出てきます。なぜなら人事評価には多くの役職者や従業員が携わるためです。
そこでまずは「いつ」「誰が」「何をするのか」を整理して、評価制度の全体像をわかりやすくまとめます。最初から最後まで流れをわかりやすく明示することで、評価者がどのように情報をやり取りすればよいのか正しく理解できるようにしましょう。
2-3. 評価基準やルールを明確化する
人事評価のプロセスの全体像をはっきりさせたら、評価基準も明確化します。マニュアルが複雑で長すぎると、評価者に理解されにくくなったり、拾い読みしかしてもらえず本来の意図が伝わらなかったりすることもあります。ひどい場合には読まずに、すべて人事部などに問い合わせをする評価者も現れるかもしれません。
これらの問題が起こらないようにするためには、シンプルでわかりやすく要点をおさえたマニュアルにすることが重要です。評価者はもちろん、従業員が読んでもわかりやすく、欲しい情報がすぐ見つかるように作りましょう。
3. 人事評価マニュアルの運用上の注意点
人事評価マニュアルが完成したらいよいよ運用です。しかし実際に運用を始めたら問題が発生することも珍しくありません。問題点に気付いたらすぐに修正することも大切ですが、問題の発生を少しでも防ぐことも重要です。
人事評価マニュアル作成時の注意点をまとめてみました。
3-1. 評価者が迷いやすい部分には具体性を持たせる
人事評価マニュアルの中には、数値で評価するのが難しい項目があることも事実です。しかしあまりにも不明瞭な部分が多いと評価者が迷ってしまいます。
とくにモチベーションや勤務態度などの「定性評価」の基準は、評価者の心理的要因に左右されやすい部分です。具体性を持たせて設定することで評価者が迷わずに済むようにしましょう。
3-2. 人事評価マニュアルはシンプルでわかりやすくする
マニュアルに人事評価のプロセスやルールなどが事細かに記載されていると逆効果です。評価基準が多すぎると、読むだけでも大変になって理解しにくくなってしまいます。
記載内容が多すぎるということは無駄が多いということです。人事評価のプロセスやルールの内容を確認し、必要なもの以外は削除していきましょう。
同様の理由で人事評価マニュアルの見やすさも重要です。ルールはルールでまとめる、人事評価の際に気を付けるべき留意点は独立して明記するといったことなどがあげられます。読みやすさやわかりやすさを意識して記述されていないと、ルールがぼやけて認識されなくなってしまうこともあるため要注意です。
人事評価マニュアルは運用しながらも会社の状況にあわせて常に見直す必要があります。マニュアルが見やすくわかりやすいものであれば、変更するときにも手間を最小限に抑えることが可能です。逆に見直しのたびに苦労するのであれば、その人事評価マニュアルは根本から修正する必要があります。従業員にも見てもらい、評価を聞くこともおすすめです。
3-3. 人事評価の際は面談も行う
面接を行うことで評価者の人事評価と被評価者の自己評価の差を埋め、信頼関係と評価結果への納得感を高めることができます。
重要なことは評価者が一方的に話すのではなく、被評価者の意見をくみ上げることです。とくに被評価者が話せないようでは不信感が増してしまい、納得感も得られなくなってしまいます。
また評価者は評価結果に関してわかりやすく説明できるよう準備することも必要です。被評価者に評価結果を理解してもらうとともに、自分が成長するための場でもあるということを忘れてはいけません。
面接を適切に行うためにも、面接官用のマニュアルを用意しましょう。面接官ごとに結果に差が出ないよう、心構えや注意点などをまとめておきます。面接官が役割や心得を実感できるものを作り上げることが大切です。
4. 公平な評価ができるよう人事評価マニュアルを作成しよう
人事評価マニュアルは公平な人事評価には欠かせません。評価基準やルールが明確化されることで、評価者も責任感を持ってより的確で公平な人事評価を行えます。
また人事評価マニュアルは、評価者はもちろん被評価者にもわかりやすいシンプルなものであることも大切です。人事評価マニュアルを作成するときは、無駄を省きつつも重要なポイントはしっかり押さえるよう心がけてください。
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