人事評価の基準は?作り方・項目一覧をわかりやすく徹底解説! |HR NOTE

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人事評価の基準は?作り方・項目一覧をわかりやすく徹底解説!

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人事を虫眼鏡でのぞく

人事評価制度の代表的な基準は3つあります。人事担当者だけでなく、1人1人の社員が納得できる評価制度を作るには、それぞれの具体的内容を理解したうえでバランスよく評価制度に含めることが不可欠です。

本記事では、人事評価の代表的な3つの基準や具体的な内容をお伝えし、公平性を保つ制度を作るうえで重要となる、人事評価の基準を決めるときの注意点を解説します。

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
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1. 人事評価基準を作る目的・メリット

基準を形作る

人事評価基準とは、社員やチーム、部署、部門がどのくらい目標を達成できたかを評価する基準のことです。

評価の項目は多岐にわたりますが、大きく分類すると、売上などの業績を基準にする業績評価、社員やチームの能力を基準にする能力評価、業務における行動を基準にする行動評価などがあります。

人事評価基準が明確に定まっていないと、社員やチーム等を評価する基準が曖昧になり、不公平感が生じます。人事評価の結果は昇給や昇進、報酬などに反映されるため、すべての社員が公平に評価されなければなりません。

人事評価基準をきちんと定めて、適正な評価を行えば、社員やチームの士気やモチベーションが上がり、業務効率の向上や業績アップを期待できるようになります。

2. 人事評価の代表的な3つの基準

3つのパズルのピース 

人事評価の代表的な3つの基準について、1つずつ説明していきます。

2-1. 成果に関する評価

1つ目の成果に関する評価は、業績考課と呼ばれるものです。

売上や利益額など、主に数値で評価しやすいものが基準に含まれます。また、目標達成のためのプロセスや業務量なども当てはまります。

2-2. 能力に関する評価

2つ目の能力に関する評価は、能力考課と呼ばれるものです。

成果に関する評価と比べて、数値で評価しづらい基準が多いです。仕事を行ううえでのスキルや、社内環境をよくするための取り組みなどが当てはまります。

2-3. 勤務態度に関する評価

3つ目の勤務態度に関する評価は、情意考課と呼ばれるものです。

会社のルールはもちろん、社会人としてのマナーを守れているかといった点が、評価基準に当てはまります。いわば、人間性を評価するものです。

3. 人事評価基準の作り方

人事評価基準を作成する際の基本的な流れは以下のとおりです。

  1. 評価の項目を決める
  2. 評価点の決め方や集計方法を決定する
  3. 評価者を選ぶ
  4. 評価期間を決定する
  5. 評価結果の反映先を決める

まず、何を評価の対象とするのか、具体的な評価の項目を決定します。

たとえば業績評価なら今期の売り上げ、能力評価なら企画力や計画力などです。

評価の対象が決まったら、何を基準にしてどのように点数をつけるのか、点数をどのように集計するのかを決定します。

5段階評価を採用する企業が多いですが、6や7段階など細分化するところもあります。

次に、評価を行う担当者を決定します。直属の上司が担当するのが一般的ですが、公平性を保つために、他部署・部門の社員からの評価を取り入れるところもあります。

合わせて、評価期間の決定も行います。人事評価は給与や賞与、報酬などに反映されるので、毎月または半期に1回を評価期間にするケースが多く見られます。

最後に、評価結果の反映先を決めます。給与や賞与、報酬のほか、役職への昇進やグレード(等級)アップなど複数の反映先が考えられますので、慎重に検討しましょう。

4. 各基準の具体的な評価項目一覧

木のチェックマーク 5つ

この章では、さきほど述べた3つの基準の具体的な評価項目について、1つずつ解説していきます。

4-1. 成果に関する評価項目

成果に関する具体的な評価項目は、主に8つです。

① 目標達成率

会社から与えられた目標や、社員が決めた目標に対する達成率を評価します。多くの社員の達成率が極端に高い(低い)状態にならないように設定するのがポイントです。

② 売上・利益額

部署や店舗の売上・利益額を評価します。個人で評価するケースと、店舗ごとに評価するケースがあります。

③ 新規契約件数

一定の期間で新規のお客様と結んだ契約件数が評価基準です。

④ 既存の契約継続率

これまで契約を結んだお客様の継続率が評価基準です。

⑤ アポイント数や訪問件数

実際に成約につながったかどうかは別として、成果につながるための行動量やプロセスを評価するために用います。

⑥ コストの削減額

ムダな経費の削減額や、前年と比べて経費を削減できたかどうかが評価基準です。

⑦ 業務スピード

目標達成までにかかった日数を評価します。日数が少なければ、そのぶん評価が上がります。

⑧ クレーム件数

実際のクレーム件数や、以前と比べて減らせているかどうかが評価基準です。

4-2. 能力に関する評価項目

能力に関する具体的な評価項目は、主に5つです。

① 知識量・理解力

会社の商品や業務内容の理解度、質問を受けたときにわかりやすく説明できるかどうかを評価します。とくに、年数の浅い社員の評価を行うときに必要な項目です。

② 企画力・提案力

会社の売上や利益につながる内容や社員の定着率を高めるためのアイデアなど、会社をよくするために提案した企画数によって評価します。

③ 改善力

コストカットにつながる行動やアポイント率を高めるための方法など、提案内容を実行した中で、成果が出たものを評価に含めます。

④ リーダーシップ

主な基準は、以下の内容です。

  • 部下や後輩をまとめる能力
  • 部下の成長への貢献度
  • 部下に信頼されているか(高圧的な態度をとっていないか)

管理職を評価するうえで大切な項目です。

⑤ コミュニケーション能力

社内だけでなく、社外でも適切に意思疎通を図れているかを評価します。上司や他部署からの評価だけでなく、クライアント先やお客様からの信頼度を測る項目です。

4-3. 勤務態度に関する評価

勤務態度に関する具体的な評価項目は、主に4つです。

① 規律性

会社のルールをきちんと守っているかを評価します。また、社会人として守るべきルールをわきまえているかという点も評価基準です。以下の6つが具体的な内容です。

  • 上司の指示に従って行動しているか
  • 勝手な判断や我流で仕事を進めていないか
  • 上司の許可を得たうえで残業をしているか
  • 遅刻をしていないか
  • 私語をつつしんで集中して仕事に取り組めているか
  • 報連相を徹底しているか

② 協調性

チームと協力しながら仕事を進めようとしているのかを評価します。具体的な内容は以下のとおりです。

  • 上司や先輩の意見のアドバイスを受け入れているか
  • 部下の悩みや意見に耳を傾けているか
  • 他部署の方とうまく連携して仕事ができているか
  • 困っている社員がいたら、フォローしているか

③ 積極性

受動的ではなく、能動的に仕事に取り組めているかを評価します。主な評価内容は、以下の3つです。

  • 指示がなくても自ら考えて行動できているか
  • 自ら進んで業務の改善案を見つけられているか
  • 上司に仕事を頼まれたときに進んで引き受けているか

④ 責任感

与えられた仕事を最後まで責任をもって取り組めているかを評価します。以下の内容が、責任感に含まれます。

  • 成長しようとする意思が見られるか
  • お客様の意見やクレームに対して誠実に対応できているか
  • 締め切りを守れているか

とはいえ、どのような評価制度を導入すれば良いかわからず、お悩みの方もいらっしゃるでしょう。
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5. 人事評価の基準を決めるときのポイントや注意点

注意点

人事評価の基準を決めるときのポイントや、意識すべきことは5つあります。

5-1. 評価項目や基準は、複数のメンバーで決める

評価項目や基準を設定するときに、1人で決めるのは避けるべきです。

なぜなら、1人で決めると客観性が損なわれるからです。あなたにとって重要だと感じたポイントがそれほど重要でなかったり、逆に見落としていたポイントが重要だと気づいたりすることもあります。

複数のメンバーで話し合って決めることで、より公平な人事評価制度ができあがります。

5-2. 複数の評価項目を設定する

評価項目を複数設定することは、社員を公平に評価するうえで重要です。

もし、評価基準が売上のみであれば、コストカットに貢献した社員は一切評価されません。また、勤務態度だけで評価が決まると、売上に貢献している社員のモチベーションが下がります。

さまざまな観点で評価することで、1人1人の社員の強みや課題点が明確になります。

5-3. 業務内容や役職によって評価基準を変える

評価基準を部署や立場によって変えることも、意識すべきポイントです。

同じ会社でも、売上や利益を上げる役割を担う部署がある一方で、社内環境を円滑にするための部署もあります。また、新入社員と入社10年目の係長の果たすべき役割は異なります。

そのため、特定の部署や役職の方だけが評価されやすいという状況を防いでください。

5-4. 評価方法を社員に通達する

評価方法を社員に通達することも大切です。「自分が評価されているように思えない」と感じる社員が多い主な要因には、以下のものが挙げられます。

  • 会社が評価基準を明確にしていない
  • 何をどのようにすれば評価されるのか、社員が把握していない
  • 社長の印象のみで評価が決まる

評価方法を社員に伝えることで、社員は何をどうすれば評価されるのかを理解したうえで仕事に取り組めます。

5-5. 評価に対するフィードバックを行う

評価基準や項目を用意するのは、評価を下すためだけではありません。評価をもとにフィードバックを行うことで、社員は自身の課題を把握できます。

1人1人の社員が課題を克服すれば、会社の利益につながります。せっかく手間と時間をかけて評価制度を作ったにもかかわらず、評価を下して終わりにするのは非常にもったいないです。それぞれの社員は貴重な人材ですから、人事担当者や直属の上司からアドバイスをすることも大切です。

6. 人事評価基準に関してよくある質問

成績とコメント

ここからは、人事評価基準に関してよく生じる疑問について解説します。
評価基準5段階・7段階の例や、人事評価の基準が点数化であることの問題性・ノーレイティングの概要、人事評価エラーについて紹介します。

6-1. 評価基準5段階・7段階の例は?国家公務員は6段階?

5段階評価では、1~5までの評価点を用いた加点方式を採用するのが一般的です。

具体的には、人事評価基準を上回ったか下回ったかによって、以下のように評価します。

  • 5:基準を非常に大きく上回った
  • 4:基準を大きく上回った
  • 3:基準通りに遂行できた
  • 2:基準を下回った
  • 1:基準を大きく下回った

一方、より細分化した例として、7段階評価を取り入れる企業もあります。

7段階評価では単純に1~7までの評価点を用いるのではなく、3.5や2.5など、5段階評価の一部の点の基準をより細かく分類するのが一般的です。

たとえば上記の場合、3は「基準通り」、4は「基準を大きく上回った」とありますが、この間に「基準をやや上回った」とする3.5を設けると、より緻密な評価を行うことができます。

同様に、3の「基準通り」と2の「基準を下回った」の間に2.5として「基準をやや下回った」という評価基準を設定すれば、基準を下回った場合でも、一定の面で評価するといった細かな評価を行えます。

なお、民間の人事評価基準は会社が自由に定めてかまいませんが、国家公務員の人事評価制度は国家公務員法によって定められています。

従来はSABCDの5段階評価でしたが、2021年10月よりBを「優良」と「良好」の2つに分けた6段階評価が採用されています。

6-2. 人事評価の基準が点数化であることの問題性・ノーレイティングとは?

上記のように、日本の企業では5、6、7段階評価を用いるのが一般的ですが、評価の点数化(レイティング)は、評価基準から外れた部分を評価できなかったり、レイティングそのものが目的になってしまったりするリスクをはらんでいます。

そのため、近年ではあえてレイティングを行わない「ノーレイティング」を採用しているところが増えています。

ノーレイティングでは、都度目標を設定し、その成果について上司からフィードバックをもらって評価される仕組みになっています。

フィードバックや評価を行う際は、上司(評価者)と部下が1対1で話し合うため、部下の指導・育成にもつながりやすいという利点があります。

従来のレイティングに比べるとやや手間はかかりますが、細かな要素に対する評価も給与や賞与に反映できるため、社員のモチベーションアップに役立つ方式として注目されています。

6-3. 人事評価エラーとは?起こさないためには?

人事評価エラーとは、評価が偏ったり、適正な評価を下せなかったりする状態を指します。

人事評価は常に公正でなければなりませんが、評価者も人間ですので、無意識のうちに自身の感情や心理状態に評価が左右されてしまうことがあります。

具体的な人事評価エラーには以下のようなものがあります。

ハロー効果

出身校や過去の実績が評価に影響を及ぼす現象

寛大・厳格化傾向

部下に対する私情によって評価が甘いor厳しくなる現象

中心化傾向

自分をよく見せたいという心理が評価に影響を及ぼす現象

論理誤差

評価基準や項目を無視し、自身の憶測や推測で評価する現象

対比誤差

評価基準や項目を無視し、自身の基準と比較して評価する現象

近隣誤差

期末の業績や能力などを見るだけで評価する現象

こうした人事評価エラーを起こさないためには、評価基準をより明確にすること、具体的な事実に基づいて評価すること、公私混同しないことなどが大切です。

適正な評価を行う評価者を育成するために、評価者同士で基準のすりあわせを行う機会を設けたり、評価者研修を実施したりする工夫を採り入れるとよいでしょう。

7. 試行錯誤を重ねることでよりよい人事評価を行える

人事評価

人事評価制度は、1度作って終わりではありません。実際に運用してみてはじめて、課題や改善点に気づくことが多いです。

ときには評価基準を見直したり、新たに項目を追加したりすることが大切になります。試行錯誤を重ねることで、客観性が高く社員が納得できる評価制度を作れます。

ときには人事担当者だけでなく評価を受ける社員の意見も取り入れながら、評価基準をブラッシュアップしてみてください。

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

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