人事評価コメントに書くべき内容や避けるべき内容を紹介 |HR NOTE

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人事評価コメントに書くべき内容や避けるべき内容を紹介

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コメントの作成
上司の人事評価コメントは部下のモチベーションも左右するため、適切な内容でなければいけません。しかし、上司や管理職の中には、毎回何をどのように書けばよいか悩んでいる方も多いでしょう。

人事評価コメントでは、具体的な成果と、良い点・改善点の明記が必要です。さらに、部下の人格を否定するなど、書いてはいけない内容もあります。

本記事では、上司が人事評価コメントに書くべき内容や避けるべきことを具体例と合わせて紹介します。

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

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1. 人事評価コメントに書くべき内容

評価の作成中

人事評価コメントでは、評価に至った具体的な成果の記載が必要です。さらに、良い点と改善点、双方をバランスよく記載し、部下のモチベーションを高められると理想的です。

1-1. 具体的な成果と過程

上司が記入する人事評価コメントでは、何を基準に部下を評価しているのか分かるように明記します。最終的な評価の結論に至った具体的な内容を書きましょう。

また、成果に至った経緯も合わせて記入すると、部下は「日頃の仕事ぶりも評価されている」と感じるでしょう。

1-2. 良い点

仮に目標が未達成の部下へのコメントでも、良い点を探し記入しましょう。人事評価が全て指摘で終わってしまうと、部下の自信喪失やモチベーション低下の原因になります。

また、部下の成績が振るわなかったときは、先に改善点を挙げ、その後にフォローとして良い点を記載するとよいでしょう。

1-3. 改善点

成績優秀な部下も褒めるだけでなく、改善点の記載は必要です。良い内容ばかりでは社交辞令のように映り、部下の成長を考えていないとも取られかねません。

今後のキャリアも念頭に置いて、どのような改善点があるか明記します。

2. 人事評価コメントが重要な理由

黒板の企業文化

人事評価には、企業の進む方向を社員と共有する(企業文化の醸成)、社員を公平に評価する、社員の成長を促すなどの役割があります。

中でも上司の人事評価コメントは、良くも悪くも部下に影響を与えます。

適切なコメントであれば、部下のモチベーションを高め、成長を促し、生産性を向上させることもできるでしょう。

しかし、不適切なコメントであれば、上司への信頼が低下し、部下のやる気を失わせます。場合によっては、移動や離職につながるかもしれません。

そのため、必要な内容だけでなく、コメントで避けるべき内容や注意点もよく理解した上で書く必要があります。

3. 人事評価コメントで避けるべき内容

見るのを避ける女性

人事評価コメントは社員の成長を促す役割もあります。そのため、先入観に基づいた内容や、他の社員との比較、社員の人格否定などを書いてはいけません。

3-1. 先入観でコメントする

社員の性別や年齢など、業務とは関係のない要素や先入観でコメントを書いてはいけません。とはいえ、人事評価における主観や思い込みは「人事評価エラー」と呼ばれるほど一般的です。

コメントを記入したら時間を置いて読み返す、二次評価者を設置するなど、思い込みを防止する方法の導入も必要です。

3-2. 他の社員と比較したコメント

良くても悪くても、他の社員と比較したコメントは適切ではありません。特に、他の社員と比較し欠点や問題点を指摘すれば、社員の自尊心を傷つける可能性もあります。

コメントでは他者は出さず、該当する社員のみに向けて書きましょう。

3-3. 社員の人格を否定するコメント

人事評価はあくまでも業績のみを評価するものです。合わせて従業員の成長を促す役割もあるため、人格や能力などを否定するようなコメントは不適切です。

また、人格否定などはパワーハラスメントに該当する恐れもあります。人事評価シートは労働基準法上、3年間の保管も義務付けられているため、特に記載する内容には注意が必要です。

4. 人事評価コメントを書くときの注意点

笑顔が大事

人事評価コメントは読みやすく、部下が納得できることが必要です。また、コメントをポジティブに終わらせ、部下のモチベーションを上げられるようにしましょう。

4-1. 簡潔に書く

人事評価コメントは誰が読んでも理解できるよう、できるだけ簡潔に分かりやすく書きましょう。分かりづらければ、フィードバックが有効に活用されません。

4-2. 言葉選びの配慮も必要

部下が年上であったり、入社社歴上は先輩であったりするときは、言葉遣いの配慮も必要です。指摘している内容が正しくても、傲慢な印象を与えると反発される恐れもあります。

4-3. ポジティブに終わらせる

人事評価コメントはポジティブに終わらせましょう。今後の成長や活躍を期待する内容で終わらせれば、部下のモチベーションを上げる効果が期待できます。

また、問題点の記載が必要なときは、合わせて改善方法の例を示し、部下自身にも考えさせるとよいでしょう。

5. 【評価基準別】上司のコメントの良い例・悪い例

グッドとバッドの標識

最後に、今までの内容を踏まえ、評価基準別の上司の良いコメントと悪いコメントの例を紹介します。

5-1. 成果評価

成果評価では、具体的な成果や業績に基づき評価します。多くの場合、数値目標を設定するため、具体的な数値に基づいたコメントが必要です。

また、数値化が難しい職種では、定性目標を設定し、その達成状況や具体的な改善方法をコメントします。

■良いコメント例

売上の個人目標の90%を達成した。今期は苦手としていた新規顧客の開拓にも力を入れた点を大いに評価したい。来期は、既存顧客のニーズを汲み取り、フォローに力をいれれば目標達成は十分可能と考える。

■悪いコメント例

売上目標はそれなりに達成できているものの、目標には到達していない。新規顧客の開拓より既存顧客のフォローが優先だろう。なぜ達成できなかったか原因を考え、来期はさらに努力してほしい。

5-2. 能力評価

能力評価では、社員が自身のスキルをどのように業務で発揮したか、また、業務を通して身に着けた能力を評価します。数値化が困難なため、事前に達成基準を設定し共有しましょう。

■良いコメント例

業務改善案を6回提出し今期の目標を達成した。特に消耗品の使用量のような細かな部分にも着目し、経費が1割削減された。来期は、ムダやムラを見逃さない細かな観察力を業務全体の効率化にもぜひ活かしてほしい。

■悪いコメント例

業務改善案を目標通り提出した。女性らしい事務処理能力を活かして、来期は事務所全体の業務効率化も検討してほしい。

5-3. 情意評価

情意評価では、仕事に対する姿勢や態度を評価します。数値化が難しいだけでなく、日頃から部下の仕事ぶりを観察する必要もあります。また、主観が入りやすい評価のため、可能であれば二次評価者を設定したり、360度評価を導入したりするとよいでしょう。

■良いコメント例

勤務態度に問題はなく、業務にも積極的で常に改善方法も検討している。また、チームリーダーとして他の社員をまとめ、問題があればすぐにサポートする姿勢は安心できる。しかし、一人で問題を抱え込む部分も見受けられるため、来期は周囲を頼るとより成長できるだろう。

■悪いコメント例

業務にも積極的でチームリーダーとしての素質も十分にある。しかし、同期の〇〇に比べ、会議での発言などで見劣りする。また、入社当時から頑張り過ぎると周りが見えなくなり、業務に支障を来たす点の改善が必要。

しかし、そもそもの人事評価設計や人事評価シートが自社にあっていなければ、根本的な改善にはつながりません。当サイトで無料配布している「人事評価の手引き」という資料には、人事評価マニュアルや人事評価シートを実際に策定する手順や、策定する際に必要な人事評価の基礎知識を網羅的に解説しており、を人事評価を再度策定する際に大変役立つ資料となっております。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

6. 人事評価のコメントは部下のモチベーションも左右する

バランスを取る男性

上司の人事評価のコメントは、実績や良い点・悪い点(改善点)などの記載が必要です。また、コメントを書くときは、他者と比較しない、ポジティブに終わらせるなど注意点もあります。

上司のコメントは部下のモチベーションも左右します。適切な内容か確認し、成長を促せるようにしましょう。

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