「オフィス環境」から考える人事施策とワークエンゲージメントへの有効性|イトーキ二之湯 |HR NOTE

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「オフィス環境」から考える人事施策とワークエンゲージメントへの有効性|イトーキ二之湯

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本記事は、株式会社イトーキ 執行役員 中央研究所上席研究員 二之湯氏より寄稿いただいたものになります。

人事施策に対しオフィス環境が支援出来ることはないだろうか・・・。

重要かつ多岐に渡る人事施策に対し、オフィス環境の有効性が論じることを出来れば限られた施策にはなるが、支援になるのではないかと考えた。

リアルなオフィスは物理環境のため、効果に対する測定もしやすく修正も行いやすい。望む成果に効率良く効果的に達成できメリットが多い。全ての人事施策にでは無いが特に働き方に関する施策に対し有効と考える。

働き方は、人事施策という理念と実践する場であるオフィス環境を結ぶ活動であり、オフィスワーカーにとっては毎日の活動としても重要である。

働き方をめぐる直近の課題ではリモートワークの導入施策があるのではないだろうか。認める認めないという議論はありつつも希望するオフィスワーカーが多いことからワークエンゲージメントに影響する課題といえる。

本稿ではリモートワークの導入施策とエンゲージメントに対する影響を考察し、人事施策支援の有効性を論じたい。

【執筆者】二之湯 弘章 | 株式会社イトーキ 執行役員 中央研究所上席研究員

1990年イトーキ入社後、デザイン設計を中心に様々なオフィス・公共施設構築の業務に携わる。ワークショップ開催からプログラミング、コンセプト立案、デザイン設計、現場監理まで一貫して行うことで満足の高い施設作りを得意とする。入社当初はイトーキ中部支社にて勤務。東京勤務後は自社オフィスのSYNQA、XORKの企画・ 設計に携わる。日経ニューオフィス賞他、デザインアワード入賞多数。2023年より中央研究所所属。2024年より同社執行役員。

数ある人事施策からこの点を選択した観点としては離職防止にある。離職は生産年齢人口が激減する中どの企業にとっても大きな課題であるが、オフィス環境は支援有効性が高いと推察される点にある。

そのため、まずリモートワークに関する働き方の変化と、それに対し変化すべきオフィス環境をまとめ、双方の変化の相関が取れている重要性を考える。

この相関の良し悪しがエンゲージメントに多大な影響を与えることをデータにより確認しながら合わせ解決策について考えたい。

最後に顕著な例として、リモ-トワーク導入で必要となるWEBブース導入が働き方全体を変化させ、さらに効果的な施策を導き出す例示としてフリーアドレス導入について考察した。この点は一つのスペース導入からポジティブに働き方が変化し人事施策を変える好例と推察した。

1.働き方変化に対するオフィス環境の変化

リモートワークにまつわる課題で考えるオフィス変化と課題

人事施策に置いてリモートワークを実施するか否かは大きな課題なのではないだろうか。多くのオフィスワーカーがリモートワークを望んでいる 。

この状況は完全出社であれば離職に少なからず影響を与えるし、実施を決めても運用が出来ず成果が上がらなければ成長に影をおとすばかりでなくエンゲージメントの下がったオフィスワーカーの離職も生むだろう。

本章ではまずそれぞれのオフィス環境の役割を考察したい。 リモートワークを実践する場合、多くはハイブリットワーク(週の決められた日数のみ出社する)が選択される 。

この場合オフィスワーカーはオフィス外とオフィスで行う活動を分けて考える。

例えば集中を要する1人で行う活動は家で、コミュニケーションが必要な多人数の活動はオフィスでといった分け方が多い。

そうであればオフィス機能も大きく変化するはずである。コミュニケーション主体になればオフィスは自席で業務を行う場からコミュニケーションにより多くの価値を生み出す場となりオフィス機能も大きく変化する。

結果、自席スペースと会議等のコミュニケーションスペースの面積割合が変化するはずである。多くの企業が自席スペース:会議(コミュニケーション)スペース比は6:4 となっているがこの比率が変化する。

リアルなオフィスではWEB上では実現できない偶然の出会いからの雑談を目的としたコミュニケーション活性化や、より深い対面コミュニケーションとしての1on1等を行うことを実現する新しいスペース、またWEB会議システムの設置や遮音ブースの設置も必要となるだろう。

その分、家で出来る1人作業を行う自席スペースは縮小が可能となる。全員がオフィス出社しなくなるためだ。

またこういった機能面だけでなく、デザインも大きな課題となる。社員が出社したくなる、モチベーションが上がる空間品質の高いデザインや企業・組織への帰属意識を高める企業文化を発現するデザインも重要となる。

課題はリモートワークを部分的にも導入しようとするのであれば「働き方」が変化するため、それに対応する環境を作らなければ十分な成果が上げられないということだ。

一方、完全出社であればオフィスワーカーに希望の多いリモートワークとひけを取らない出社したいと思うオフィス環境の構築が必要になる。

現状、81.9%のオフィスワーカーがリモートワークを望んでいる中この点は決してスルーは出来ない。離職傾向の拡大につながる可能性がある。

機能面ではオフィス外で仕事をする場合よりもオフィスが生産性高く活動できる設計であることが重要で、通勤時間を使ったとしてもより効果的に業務が出来る、とオフィスワーカーが感じる必要がある。

さらに品質面では「その気」にさせ業務にポジティブになるようなデザインが必要になる。オフィスで受けられる福利厚生も必要だろう。

グーグルの新オフィスiv に代表されるようにコロナ以降のオフィスデザインの高度化はこうした背景が見受けられる。コロナによって強制的にリモートワークは実施され多くの企業で実現できた。(コロナ前の実施率16.8%→コロナ禍の実施率41.6%) 働き方はこの経験により変化出来ることが明らかになった。

働き方はもう変えられるフェーズにあるがオフィスはまだ変わり切れていない。オフィスの再構築には大きなコストを要するがリモートワークの是非には明確な答えがないからだ。

リモートに関し施策を明確にしても環境が変わらなければその乖離によりいずれ課題がでてくるだろう。働き方とオフィスがあっていないからだ。

WEB会議増加によるオフィスの騒音問題や、オフィスに人が戻らず、いつも空いているスペースがオフィスにないだろうか。各施策とそれを実践するオフィスとの関係性は重要だと考えられる。

2.働き方とオフィス環境の相関が重要

相関しないとエンゲージメントに影響がでる

人事施策をオフィス環境が支援するためには「働き方」を通し相関することが重要であると述べた。相関出来ていないデメリットは生産性の悪化である。

オフィスワーカーにとって環境起因で毎日が生産性高く働けないことはワークエンゲージメントを著しく悪化させる可能性がある。この検証を「働き方」と「オフィス」の相関の調査データ から行いたい。

働き方とオフィス環境が合致しているかの調査結果では全体の54.8%が合致していると答えているが、生産性実感(自分で生産性高く働いていると感じている割合)が高いオフィスワーカーではその合致しているが83%まであがり、逆に生産性実感が低いと答えているオフィスワーカーは31.5%まで数値が下がってしまう。

施策が決まっても実践するオフィス環境が十分でなく、活動が出来ないと生産性は上がらないといえる。これは組織にとってマイナスともいえるが個人でも、生産性を上げ貢献したいが十分に活動が出来ないということであればエンゲージメントのマイナスが大きく離職につながる危険もある。

参考までだが先の調査では現状、オフィスワーカーが特に働きづらいと感じている点は、

①1人での集中作業:37.2%

②相談する:21.4%

③1人で休憩する:20.7%

となっている。これらスぺースを新設、改善すると相関が上がる可能性が高い。

3.オフィス環境は施策支援になるのか 人事施策とオフィスの関係性

「離職」を通しての検証

現在の日本では採用・離職は大きな課題となっている。2030年では644万人 の労働人口が不足するとされている日本にとって労働生産年齢人口減少に伴う採用・離職課題は今後重要な観点である。

オフィス環境が満足していると離職は防止できるのであろうか。イトーキが行った「2021年12月実施 ワークスタイル実態調査」で考察したい。

この調査は離職に対し、

①総合的にみて現在のオフィスに満足しているか

②今の職場で今後も働きたいか

の2点で聞いており、調査結果では②から離職傾向のあるオフィスワーカーは41.5%とされている 。

これにオフィス環境の満足度を合わせてみると、オフィス環境に満足度の高いオフィスワーカーの離職傾向は22%満足していないオフィスワーカーは67%となり、オフィス環境に満足していると離職傾向が少なくなる

ただしこの数値は様々な要因(待遇・給与等)が加味されていないため、この精度を上げるために

①従業員数

②給与レンジ

③評価・給与の納得感

で条件を絞り結果に出している。

例として①と②の条件を同じにし③を納得感なしのグループでの結果は全体で離職傾向が73%となり非常に高くなるがオフィス環境に満足していると40%まで改善し、一方満足していないと離職傾向は85%となる。

GAPは45%で条件が厳しくなるとオフィス環境はよりポジティブに働く傾向があるようだ。

なお、この調査では満足度が低いオフィスワーカーが望むスペースも調査しており、

①仕事から離れて心身のリフレッシュが自分のペースでできること

②適度に体を動かし、姿勢を変えながら仕事ができること

③周囲の音・声に邪魔されず、一人で集中できる場所があること

等があげられる。

先に挙げた働きにくいと感じている点にも2点で同じ結果がでていることから、オフィスにこれらスペースを構築することで満足度が上がり結果、離職を防ぐ支援になると考えられる。

機能の充実も重要であるがその仕様も重要である。例えば1on1に代表されるように深いコミュニケーションをとる実践する部屋として十分にプライバシーの配慮はされているだろうか。会議室のような無味乾燥とした空間で良いのだろうか。

部内の伝達事項を共有する部屋と1on1の部屋の機能は違っているはずである。そこで行われるコミュニケーションに差を与えるはずである。

各施策と実践する環境の重要性をのべたが単純にスペースを作ればいいかと言うと決してそうではない

4.現在の事象から考えるオフィス環境変化が人事施策に与える影響 

何故フリーアドレスオフィスの採用が増えているか?

一つとはいえ必要となるオフィス機能を加えることでオフィス全体に影響を及ぼすこともある。 例えば現在、リモート会議の増加による音が課題になっている。簡単には防音されたWEBブースを必要数設置すれば良いという解決策もあるが、簡単ではない。

日本のオフィスは効率化され余白スペースはほとんどない。必要数を設置しようとすると恐らく面積は足りなくなるし、必要数に足りなければ根本的に解決策にはならないだろう。そのため設置にはどこかのオフィス面積を削らざるを得ないケースが多い

しかし、会議室はもとより福利厚生スペースも従業員の満足度を考えると縮小しづらい。その様な流れの中、増加傾向にあるオフィス形態がフリーアドレス型のオフィスである。

データではコロナ前では採用率が7.9%であったがコロナ後(5類移行後)では13.1%まで上がっている 。これまで採用が進まなかったフリーアドレスが採用されるのはなぜだろうか。

フリーアドレスはレイアウト手法でなく大きく働き方を変える側面がある。自席が無くなるためだ。経験上は必要席数の3割ほどを削減し、出来た面積を他スペースに割り振る。

しかし導入企業を悩せる点として席を自由にしても固定的に座る人が常態化し、結果用意した自席見合いの席が足りなくなりオフィスワーカーからの苦情がでるケースが多かった。

これは働き方(自由に席を選ぶこと)と実際の業務に乖離がおきて起こる。たとえば紙書類が多い業務などはペーパレスで改善できると見込み、採用する場合が多い。

しかし実際には改善できなく運用できず、朝多くの書類を抱えフリー席スペースのどこかに座るがその書類の多さで二度と動かず、結局は席が固定化され席がたりなくなる。先に述べた働き方とオフィス環境を相関することが出来なくなると折角の施策も暗礁に乗り上げる。

この様な事例はこれまで数多くあったが今回、採用が大きく伸びている理由はなんだろうか。それは紙書類の電子化とモバイル端末の採用にある。

強制的なリモートワークを実現するにはこの2点を強力に推し進める必要があり、調査では紙の電子化・端末のモバイル化すすみ約50%ⅺii のオフィスワーカーがその進捗を実感している。

今までハードルなっていたPCと紙の課題が解決される方向に向かい導入ハードルが下がっている。多くはオフィス面積の合理化という面で採用が進むと思われるが、現状はもっと戦略的な側面も見て取れる。固定自席から解放されるということは何を意味するのだろうか。

固定席はどの仕事も同じサイズ・仕様のデスクで行うということであり、組織的にはいつも廻りに同じ課のメンバーが座っている。

日本で現在、自席での業務はおよそ7割であり1日の多くを過ごす。しかし1日の中で同じ業務といったことは無いはずだ。

書類を大きく広げたい業務、組織とは別のPJメンバーとしたい業務、逆にノートパソコンさえあれば良い業務、誰からも話しかけられたくない業務。これまでは全て同じデスクで行うことが必要であったわけだが、フリーアドレスになれば席を変えれば解決することが多い。

また席の作り方の仕様をクローズの集中用とミーティング兼作業のオープンのコワーク用と分ければより様々な業務に適する。1日を通し生産性を落とさないという観点でもフリーアドレスは有効だ。

今までは面積を効率化する目的が多かったフリーアドレスであるが現在は導入目的がもっと戦略的に変化してきている。

こういった施策で生産性が向上すればエンゲージメントに影響し離職課題にも好影響が出ると推察する。働くに関係する人事施策とオフィス環境との相関が強いことが考察を行ってきた。物理環境として変化しづらいオフィスであったが、ハードルになっていたIT・紙に代表される業務インフラの変化により流動化が促進された。流動化されたことは柔軟に人事施策を支援できる環境を作りやすくなるということになる。

働き方が生産性に影響するならば、その企業の重要な活動を行うことが働き方になる。市場の変化や世代の変化等を十分加味し働き方を柔軟に変化させ、実現すべきオフィスを設えていく。

環境がめざす理念と相関することでだれもが生産性高く働ける様になる。

参照
  • ⅰ パーソル総合研究所「第八回・テレワークに関する調査/就業時マスク調査」 
  • ⅱ イトーキ中央研研究所「コロナの影響を受けオフィスづくりはどう変わるか」 P9オフィスの出社人数より
  • ⅲ 株式会社イトーキ「WORKPLACE DATA BOOK 2024」
  • iv Google:Bay View and Gradient Canopy 
  • ⅴ イトーキ中央研研究所「コロナの影響を受けオフィスづくりはどう変わるか」 P9現状(2023年6月)でのリモートワーク実施者のオフィス出社日数
  • ⅵ イトーキ中央研研究所「コロナの影響を受けオフィスづくりはどう変わるか」 P19現状のオフィスと働き方は合致しているか/ P31生産性実感別:働き方とオフィスの合致について
  • ⅶ イトーキ中央研研究所「コロナの影響を受けオフィスづくりはどう変わるか」 P21 現在、働きにくいと感じているオフィスでの活動の場は何ですか
  • ⅷ パーソル総合研究所・中央大学「労働市場の未来推計2030
  • ⅸ イトーキ ワークスタイル実態調査 (全国の10,000人のホワイトカラー対象)
  • ⅹ イトーキ ワークスタイル実態調査 (全国の10,000人のホワイトカラー対象)
  • ⅺ イトーキ ワークスタイル実態調査 (全国の10,000人のホワイトカラー対象)
  • ⅻ イトーキ中央研研究所「コロナの影響を受けオフィスづくりはどう変わるか」 P10 コロナ以前・コロナ禍・コロナ5類以降のオフィス形態の変化について
  • ⅻi イトーキ中央研研究所「コロナの影響を受けオフィスづくりはどう変わるか P13 現在の書類デジタル化・モバイルPC導入について

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