従業員の給与や昇進を左右する人事考課は、公平性が求められます。納得感のない人事考課をおこなった場合、従業員が不満を感じ、モチベーションの低下や早期退職につながる恐れがあります。人事考課の正しい書き方を知り、従業員の成長につながる評価をしましょう。
本記事では、人事考課の職種別の書き方や、人事考課を書くときのポイントや注意点を例文を交えて解説します。
目次
人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。
しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。
本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
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1. 人事考課とは
人事考課の書き方を確認する前に、人事考課の制度内容や目的などについて確認しておきましょう。
1-1. 人事考課は従業員を公平に評価する制度
人事考課とは、従業員の能力や成績、仕事に取り組む姿勢などを評価する制度です。一般的には半年～1年に1度のペースで実施され、公平性を保つことが非常に重要とされています。というのも、人事考課は従業員の昇給・昇格を検討する際のデータとなり、企業にとっても適切な人員配置やモチベーション維持に不可欠な情報だからです。
例えば、評価の基準を明確にしたり、フィードバックの機会を設けたりすると納得感の高い評価となるでしょう。従業員の納得が得られれば、仕事に対するモチベーション向上にもつながります。
しかし、公平性を欠く評価となった場合はモチベーションを下げるだけでなく、離職などの事態を招きかねません。人事担当者にとって、人事考課制度の確立と適切な運用は重大な任務と言えるでしょう。
1-2. 人事考課の3つの評価基準
人事考課には3つの評価基準があります。
| 種類 | 概要やメリット・デメリット |
| 業績考課 |
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| 能力考課 |
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| 情意考課 |
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1-3. 人事考課表の目的と役割
人事考課を実施する際は、人事考課表を用いるのが一般的です。人事考課表とは、人事考課の内容を記入する表のことで、先ほど解説した3つの評価や従業員・評価者の所見などを記入します。
人事考課表には3つの目的があります。
- 評価結果をもとに、適切な待遇に反映させるため
- 従業員の成長を確認し、今後のさらなる育成につなげるため
- 評価結果が適切かどうか、従業員・上司で双方で確認するため
人事考課表を用いなければ、評価が適切におこなわれているのか確認することができません。評価の結果は従業員の待遇に影響し、さらなる成長を促すうえで必要な従業員の能力・スキルを確認するためにも必要な書類です。公平性の担保という観点からも欠かせないため、人事考課表を用いた評価を実施しましょう。
これまでの人事考課表は、紙やエクセルでの保管が一般的でした。しかし、近年では便利なオンラインツールを使用する企業も増えています。人事評価に関する業務は膨大な業務を効率化できるため、評価制度を見直すタイミングで導入を検討してみてはいかがでしょうか。
2. 【職種別】人事考課の書き方と例文
職種によって、人事考課で注目すべきポイントが異なります。ここでは、営業職、事務職、販売職、介護職、看護職の5つの職種を取り上げ、従業員と上司（評価者）それぞれの人事考課の書き方を紹介します。
2-1. 営業職の書き方と例文
営業職の場合、売上や顧客単価、新規顧客数、案件獲得数、成約率、解約率など、成果を数字で表すことができます。営業職の人事考課では、従業員に合った目標を設定し、その達成率をベースに評価することが一般的です。
以下は営業職の人事考課の書き方例です。
既存顧客の解約率削減を目標に、問い合わせ対応を改善し、前期比10%削減を達成した。一方、新規契約数は目標200件に対し実績140件と未達に終わった。来期は1日あたりのテレアポの件数を20件増やし、目標達成を目指すとともに、目標設定に無理がないかを上司に相談したい。
今回の売上目標○○円に対し、達成率が120%だったため、評価は5段階とする。営業チームと積極的にコミュニケーションをとり、リーダーシップを発揮した点も評価できる。一方、解約率が前回より10%減少しており、先輩社員のノウハウを参考にしながら、既存顧客のケアをおこなってほしい。
2-2. 事務職の書き方と例文
営業職と違って、事務職は定量的な評価が難しい職種です。そのため、数字やデータで表せない定性的な評価がメインとなります。人事考課の客観性を損なわないよう、従業員にとってわかりやすい表現を意識しましょう。
以下は事務職の人事考課の書き方例です。
今期はファイルの整理や、処理手順のマニュアル化に取り組んだ。結果として、月次処理に関する作業効率が向上し、残業時間が前年度の月平均20時間から15時間に短縮できた。
来期は新入従業員への教育指導係を担当するため、個人の仕事のペースを崩さず、新たな取り組みにチャレンジしたい。
今回は作業効率の改善が見られ、前年度より残業時間が10%削減した。また、電子契約サービスの導入を提案し、バックオフィスのIT化に貢献した点も評価できる。一方、消耗品の発注ミスが3件あり、今後はダブルチェックをおこなうなど改善してほしい。
2-3. 販売職の書き方と例文
販売職の人事考課では、売上などの成績だけでなく、お客様とのコミュニケーションのとり方が評価項目となります。お客様とのエピソードや体験談も交えながら、従業員の成果を多角的に評価しましょう。
個人の売上目標を前年比110％達成できた点はよかった。お客様の悩みや要望を把握したうえで複数の提案をするように心掛けていたのがよかったのではないか。中には、まとめて購入してくれるケースもあったので、単価向上にもつながった。
しかし、店としての売上目標が90％で未達成となってしまった。自分の経験やスキルを共有し、来期には目標達成できるようカバーしていきたい。
今回も販売ノルマをクリアし、3年連続で目標を達成して継続性を示した。また、顧客対応を改善できており、クレームの際にお客様の意見をしっかりと傾聴できていた。一方、店舗側への提案が見られず、売り場で気づいたことなどを積極的に発信してほしい。
2-4. 介護職の書き方と例文
社内研修に参加し、身体介護の安全性確保に関する知識を深めた。今後は生活援助に関する研修や勉強会への参加回数を増やし、総合的にサポートできるようスキルアップを図りたい。
また、通常業務においてはレクリエーションを担当していたので、コミュニケーション活性化を目的に新しいクイズ大会を提案し、利用者の方からも「楽しかった」と声をかけていただき励みになった。
移乗介助での事故防止のため、機器類の安全確認を積極的に実施していた。また、入浴介助では細やかなサービスを提供し、利用者さんとそのご家族も喜んでいただいていた。
今後は、現場でプロとして、管理職への昇格を目指して欲しい。若手への指導や介護福祉士の資格取得などに取り組み、組織を牽引してくれることを期待する。
2-5. 看護職の書き方と例文
社内規定の遵守と若手への指導を通じて、事故防止・安全な看護の実施に努めた。
専門知識をさらに深めるため、業務の正確性や患者対応の質の向上に役立つ勉強会に可能な限り、最低でも年4回は参加するようにしたい。
院内の状況や周囲の人に常に目を配り、患者やその家族に積極的な声がけができている。また、院内の安全規定にもとづいた声出し・指差し確認を若手にも指導するなど、診療科全体での安全な看護に努め、模範的な指導をおこなっている。
患者の様子で気になる点などあれば記録し、ほかの看護師や医師と共有したうえで対応しているためミスがなく信頼感がある。
3. 【上司評価】人事考課の書き方のポイント
評価者が人事考課を書くときのポイントは3つあります。
- 数字やデータを交えて客観的に書く
- 簡潔さを意識して書く
- 弱点と改善点を書く
人事考課に納得してもらうためには、必要に応じて数字やデータを交えつつ、客観的に評価することが大切です。人事考課に書く文章は抽象的な表現を避け、簡潔さやわかりやすさを意識しましょう。また、従業員の成長を促すため、弱点と改善点を書くことも大切です。
3-1. 数字やデータを交えて客観的に書く
従業員の成果について言及する場合は、数字やデータを交えて、客観的に記入することが大切です。数字やデータは、従業員がどの程度うまくやれたか（あるいは、改善が必要か）を具体的に説明するうえで役に立ちます。逆に、「よかった」「すばらしかった」といった抽象的な表現が並んでいると、人事考課の根拠がわからず、従業員が不満に感じる恐れがあります。
数字で表す定量的な評価が難しい場合でも、基準に基づいて評価点をつけるなど、客観的な記述を心掛けましょう。また、人事考課では「感じられる」「思われる」「考えられる」といったあいまいな言葉遣いは避け、なるべく断定的な口調を用いるのが基本です。
3-2. 簡潔さを意識して書く
人事考課の文章は、できるだけ簡潔に書くことが大切です。必要に応じて、箇条書きや体言止めなどを使用し、シンプルでわかりやすい文章を意識しましょう。
文章があまりに長すぎると、評価の要点がわからず、人事考課の意図が従業員に伝わりません。考課者（評価者）によっては、起承転結やストーリーを意識して、時系列順に評価を記入する人もいるかもしれません。人事考課では、まず結論から先に書き、その根拠を簡潔に述べていくスタイルの方が意図が伝わりやすいでしょう。
3-3. 弱点と改善点を書く
人事考課では、従業員の強みや長所だけでなく、弱点を書くことも大切です。本人が気づいていない弱点を指摘すれば、従業員の気づきを促し、さらなる成長に導くことができます。
ただし、弱点のみを指摘するのではなく、考課者の視点で改善案も記入しましょう。さらに「弱点を克服した結果、どのようなことができるようになるのか」「弱点を克服すれば、企業にとってどのような価値があるのか」を記載することで、従業員のやる気やモチベーションを引き出せます。
また、例え弱点であっても、できるだけ前向きな表現を心がけましょう。「○○できていない」「良くない」などの否定的な表現を避けるようにしてください。
4. 【従業員の自己評価】人事考課の書き方のポイント
従業員が自身の人事考課を書くときのポイントは、評価者のそれとほぼ変わりません。
- 数字やデータを交えて客観的に書く
- 簡潔さを意識して書く
- 弱点と改善点を書く
この3つに加え、1つ追加するポイントは「過小評価にならないこと」です。自己評価においては自分を正当に評価できず、特に自分の評価を下げてしまうケースが多いため、客観的な数字やデータを積極的に用いて評価しましょう。
また、評価後の面談では、「○○はできているよ」などの言葉がけをおこない、従業員が自信を持って業務に取り組めるように配慮しましょう。
5. 人事考課を書くときの注意点
人事考課制度は、運用の仕方によって従業員のモチベーションを高めたり、不満の原因になったりします。人事考課の担当者は、以下の3つの注意点を守りましょう。
- 否定的な表現を使用しないようにする
- 一時的な評価をしないようにする
- 生成AIを用いたチャットツールの使用に注意する
5-1. 否定的な表現を使用しないようにする
先程も少し触れましたが、人事考課で否定的な表現を使用すると、従業員のモチベーションを低下させる恐れがあります。とくに相手の人格を否定するような表現は、パワーハラスメント（パワハラ）として受け取られる可能性があるため、なるべく使わないようにしましょう。考課者の私情を交えず、従業員を客観的に評価することが大切です。
5-2. 一時的な評価にならないようにする
人事考課は1年に1回、半年に1回、四半期に1回など、評価対象の期間を決めて定期的におこないます。考課者は、対象期間の一部ではなく、全体の行動や成果を評価することが大切です。
人事考課でよくある失敗事例として、対象期間の終わり頃の印象に引っ張られ、正しい評価ができないケースです。人事労務管理システムなど、従業員の情報を蓄積できるツールを活用すれば、対象期間の全体を通じて従業員を評価できるため、より公平な人事考課をおこなえるようになります。
5-3. 生成AIを用いたチャットツールの使用に注意する
OpenAI社が提供するChatGPTなど、生成AIを用いたチャットツールを業務に使用する人事担当者が増えています。生成AIは業務効率化の強力な味方ですが、チャットに入力した情報は、AIの学習データに利用される可能性があります。そのため、人事考課のように従業員の個人情報を取り扱う業務において、生成AIを利用するのは推奨されません。
生成AIを導入する場合は、あくまでも業務の補助的な使用にとどめ、個人情報を入力しないように注意しましょう。
5-4. 評価の公平性を保ちながら考課業務の負担を減らす方法を検討する
人事考課は従業員の昇給・昇格に関わる重要な業務であると同時に、煩雑で工数のかかる業務でもあるため、担当者の負担は計り知れません。公平な人事考課をスムーズに進めるために、タレントマネジメントシステムのようなツールの導入を検討することも大切です。
人事考課の書き方に悩む方もすくなくありませんが、そもそも体系だった人事評価制度を確立できていないというお悩みを抱えている方もいらっしゃるかもしれません。当サイトではそのような方へ向けて、一般的な人事評価制度の種類や導入の流れについてまとめた「人事評価の手引き」を無料で配布しています。
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6. 人事考課の書き方を知り、従業員の成長につながる評価をしよう！
人事考課制度は、従業員の給与や昇進を査定するだけの制度ではありません。人事考課を正しくおこなえば、従業員の成長やスキルアップにもつながります。
人事考課の適切な書き方を知り、従業員の成長につながる評価をしましょう。従業員が納得できるような人事考課にするためには、「客観的に書く」「簡潔に書く」「改善点を書く」の3つのポイントを実践することが大切です。職種別の例を参考にして、人事考課の書き方を見直しましょう。
また、人事考課を根本的に見直すにはツールの導入がおすすめです。公平性を確保しつつ効率的な評価が可能なため、人事担当者の負担を削減することができます。これを機に、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。
しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。
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