管理職を降格する方法は?違法にならないためのポイントや注意点を解説 |HR NOTE

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管理職を降格する方法は?違法にならないためのポイントや注意点を解説

  • 組織
  • 人事評価

役職を下されて部署を追われる人

売上・業績・部下などの管理をおこなう管理職は、一般的に責任が大きくなりがちです。一般社員と比べると待遇も良くなっているものの、問題発生時には降格処分の対象になり得ます。

しかし、十分な根拠がなく降格処分をおこなうと職権濫用や違法だと判断されかねません。「違法にならないためにはどのような点に気をつければいいの?」と疑問に思う方もいるでしょう。

本記事では、管理職を降格する方法だけでなく、降格処分をおこなう際の注意点なども解説します。適切に管理職を降格させる方法について知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

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1. 管理職の降格処分は2種類

フィードバック面談をする上司と部下

 

管理職の降格処分には、「人事異動」「懲戒処分」の2種類があります。

  •  人事異動
  •  懲戒処分

人事異動に比べて懲戒処分は違法性のリスクが高い降格処分の方法となります。違いを詳しく見ていきましょう。

1-1. 人事異動

人事異動での降格処分は、管理職のスキル・実績を考慮しつつおこなうものです。また、人事異動での降格処分には「降職」と「降格」の2種類があります。

降職

降職とは現在の職位よりも下位の職位に人事異動をおこなう降格処分のことです。係長を平社員にする際や、部長を課長にする際などが当てはまります。

降職では職位を下げているだけのため、減給しないケースが多いです。降職ではなく解任といわれるケースもあります。

降格

降格とは給与の等級や職能資格などを引き下げる降格処分のことです。待遇を下げる処分のため、多くの場合で減給が伴います。

降格ではなく降級といわれることも多いです。

1-2. 懲戒処分

懲戒処分とは、就業規則の懲戒事由へ該当する行為をした社員に下される降格処分になります。コンプライアンス違反や横領などの問題以外にも、指導や注意を聞かない場合でも懲戒処分の対象です。

懲戒処分をおこなう理由は制裁が多くを占めており、違反行為の内容によって処分は違います。軽い違反行為であれば戒告やけん責程度で済みますが、重大な違反は減給や懲戒解雇につながることも多いです。

懲戒処分は会社の判断でできますが、処分内容は客観的に見て合理的でなければいけません。労働基準法に違反する降格処分や処分内容に正当性がない場合などは、職権濫用となり無効になることがあります。

2. 管理職の降格処分が違法になる3つのケース

バツ印のサインを出す男性

管理職の降格処分は以下のようなケースだと違法になることがあります。

  1.  降格の根拠を示せない
  2.  降格の根拠が不当
  3.  職位や賃金が極端に下がる

どのようなケースが違法になるのか、ひとつずつ確認していきましょう。

2-1. 降格の根拠を示せない

降格処分をおこなう場合は、降格の根拠を示さなければいけません。根拠を示せない場合は、処分の妥当性が明示できていないことになり認められないためです。

人事異動での降格で賃金の減額をともなう場合は、人事ではなく労働条件の変更になるため、就業規則上の規定がなければ根拠を示せません。

役職と減額する賃金の関連性を社内の規定として整備できていないと、降格の根拠を示せない可能性が高いです。

また懲戒処分での降格は、人事異動での降格より強力な根拠が必要になります。懲戒処分の場合は、根拠を揃えることが重要だと覚えておきましょう。

2-2. 降格の根拠が不当

降格処分の根拠を示した場合でも、根拠が不当であれば降格処分は違法になります。

人事異動での降格は、休暇取得や考え方の違いが理由では認められないことがほとんどです。懲戒処分は就業規則の規定や証拠が不十分だと認められません。

降格処分の根拠が不当だと判断されやすいものは以下のとおりです。

  •  妊娠・出産・育児の休暇を取得した
  •  有給休暇をまとめた取得した
  •  職位・給与の連動の規定がない
  •  経営方針・就業規則の変更に従っていない
  •  降格が目的になっている
  •  やめさせることが目的になっている

2-3. 職位や賃金が極端に下がる

降格処分をおこない職位や賃金が極端に下がり、社員の不利益が大きすぎると考えられる場合は不当だと判断されることがあります。

会社に極端な損失を与えたり重大な違反があったりしない限りは、極端に職位や賃金が下がる降格はまずありません。

また労働基準法第91条で、1回の処分で減給できる額は平均賃金1日分の平均を超えてはいけないと定められています。

参照:労働基準法|e-Gov法令検索

この基準を超える減給の場合も違法となるため、認められないと覚えておきましょう。

また職位に応じて「課長手当」「部長手当」などの役職手当が支給される場合、職位の降格で手当が支給されなくなります。手当の支給額が大きいほど、降格による経済的な不利益が大きくなるため注意が必要です。

3. 管理職の降格で違法と見なされないためのポイント5つ

人のシルエットがプリントされた積木

管理職の降格処分をおこなう際には、違法と見なされないよう、以下のポイントに気をつけましょう。

  1.  根拠規定が有るかを確認する
  2.  降格処分の根拠確認をおこなう
  3.  弁明の機会を用意する
  4.  降格処分をいきなりおこなわない
  5.  基本給の減額は慎重に判断する

 

それぞれのポイントを解説します。

3-1. 根拠規定が有るかを確認する

管理職の降格処分が違反にならないためにも、根拠規定の有無を確認してください。基本給の減給もおこなう際には、就業規則に根拠規定が必要であるためです。

また根拠規定がある場合でも、根拠規定があると知られていなければ無効とされることがあります。根拠規定が閲覧できる状態になっている必要や、社員の同意を得ずに付け加えると違法になるため注意しましょう。

3-2. 降格処分の根拠確認をおこなう

管理職の降格処分をおこなう際は根拠が必要です。根拠なく降格処分をおこなおうとしても社員が納得することがないため、訴訟問題に発展することがあります。

降格処分をおこなう場合は、妥当性を示す根拠と証拠を準備しておきましょう

3-3. 降格処分をいきなりおこなわない

降格処分をいきなりおこなうと違法と判断される可能性があります。社員がトラブルや問題を起こした場合でも、段階的に処分を進めなければいけません。

原則として指導や注意などの処分から開始して、改善が見られず繰り返される場合に降格処分をおこないましょう。

3-4. 弁明の機会を用意する

管理職の降格処分をおこなう際には、社員に弁明の機会を設けてください。ただし人事異動での降格処分の際には、必ずしも弁明の機会を与える必要はありません。

弁明の機会を与えることで降格処分の根拠を見直せるでしょう。また、社員の反省や改善を促すことにもつながります。

3-5. 基本給の減額は慎重に判断する

降格処分と同時に基本給の減額をする場合、違法と判断されることが多いため慎重に判断する必要があります。また、降格の際に以下3つのすべてを満たさないと基本給の減額が認められない特徴があります。

  • 就業規則に基本給が減額される際の規定がある
  • 基本給減額に合理性があり適切な手続きがおこなわれている
  • 人事評価に不合理や不公正がない

上記3つを満たしていない場合は、違法と判断されることが多いです。

降格は本人だけでなく周囲の従業員にも影響を及ぼすものであるため、慎重かつ納得感を得られるように根拠をもって実施しなければなりません。どのような評価を受けて降格だったのか客観性が必要です。そのためには体系だった人事評価制度がなくてはならない存在です。

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4. 管理職を降格させる5つの手順

CaseStudyと書かれた虫眼鏡

管理職の降格処分とする手順は以下のとおりです。

  1. 降格処分の根拠となる事実の調査・確認をする
  2. 社員本人に注意・指導をする
  3. 改善・反省しているか確認する
  4. 就業規則の確認・処分内容の検討をする
  5. 降格処分の内容を決定・通知・実施をする

降格処分をおこなう際に違法と判断されないためにも、手順をひとつずつ見ていきましょう。

4-1. 降格処分の根拠となる事実の調査・確認をする

降格処分をおこなう際は、降格処分の根拠の事実調査と確認をおこないます。理由なく降格処分をおこなうと違法になる可能性が高い上に、社内の納得を得られないことが多いでしょう。

降格処分を下すことで社内の雰囲気を悪化させないためにも、準備は事前におこないます

4-2. 社員本人に注意・指導をする

社員本人に問題がある場合は、降格処分をおこなう前に注意・指導をしてください。いきなり降格処分をおこなうと違法と判断される可能性があるためです。

具体的な注意・指導の方法としては、降格候補の社員の上司にあたる人や先輩社員など複数の社員から直接働きかけます。上司は日報へのコメントや定期的な面談をおこない、先輩社員は降格候補の社員の様子に気を配り、必要に応じて指摘することが役割です。

社員に問題がある場合でも注意・指導で改善する可能性があります。処分する前段階の対応として必ずおこないましょう。

4-3. 改善・反省しているか確認する

注意・指導をしたあとは、社員が改善・反省しているか確認してください。社員が変わったのか確認するためには、ある程度の期間をかけて様子を見る必要があります。

改善・反省が見られた場合は、降格処分を保留にするなどの判断も必要になるでしょう。反対に改善や反省が見られない場合は、繰り返し注意や指導をします。

繰り返しおこなっても状況が変わらないのであれば、降格処分を検討しましょう。

4-4. 就業規則の確認・処分内容の検討をする

降格処分をおこなう際は就業規則を確認してから処分内容を検討します。就業規則に規定がなければ、基本給を減額したり懲戒処分での降格をしたりすることはできないためです。

就業規則を確認したあとは、人事異動での降格か懲戒処分での降格かを選んでください。どちらを選んでも降格になりますが、懲戒処分での降格のほうが重たい処分になるでしょう。

懲戒処分による降格は厳格に判断されるため、酷いトラブルでない限りは人事異動での降格が選ばれることが多いです。

4-5. 降格処分の内容を決定・通知・実施をする

降格処分の内容が決定したあとは、弁明の機会を設けるためにも、処分対象者である社員に通知しましょう。弁明内容から処分に値しない、軽くできると判断できそうであれば、再検討する必要が出てきます。

弁明の機会を設けた結果、降格処分に影響がなければ、正式に実施して完了です。

5. 管理職を降格させる際の注意点

注意点

管理職の降格処分実施の際には、人事異動もしくは懲戒処分どちらでの降格なのか、種類を明確にしましょう。種類によって違法性の判断基準が変わるためです。

懲戒処分での降格の方が判断は厳格になり、根拠事由に対する処分の妥当性が重視されます。もし根拠が不十分な状態で懲戒処分を下すと、職権濫用と見なされるリスクが高いです。

そのため、重大な規定違反でない限り、多くの降格処分では人事異動での降格が選ばれます。

どちらの降格処分が適切であるか、種類を明確にして判断しましょう。

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