ビジネスチャットで社外とやりとりする際の注意点は? |HR NOTE

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ビジネスチャットで社外とやりとりする際の注意点は?

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働いていると、毎日のように仕事上で社外の人と連絡をとる機会があります。その時の手段として、ビジネスチャットを検討している、もしくはすでに利用しているという人も多いのではないでしょうか。ビジネスチャットは効率よく連絡を取る手段として、非常に使いやすくおすすめのツールです。この記事では、ビジネスチャットのメリットや使用する際の注意点などを解説していきます。

ビジネスチャットとは?

ビジネスチャットは、効率良くコミュニケーションを取るうえでは非常に役立つツールです。基本的には社内でのやりとりで使われることが多いですが、社外とやりとりする際に使うこともできます。下記では、ビジネスチャットの特徴を紹介します。

メールより情報伝達が早く、誤送信を防げる

ビジネスチャットは、メールを使用するよりもすばやく情報伝達ができます。メールの場合は挨拶などの決まった文章を送る必要があるうえに、やり取りしている人以外の人が途中からコミュニケーションの中に入ることが難しいという問題がありました。

しかし、ビジネスチャットの場合はメールのような決まった文章は必要なく、途中からでもコミュニケーションに参加しやすいです。さらに、社外に対して誤った情報を送ってしまっても、送信取り消しができたり編集機能を使って修正することができるといったメリットもあります。

過去のやりとりを簡単に調べることができる

ビジネスチャットの場合、メールと比べて過去のやりとりを調べやすいという特徴があります。メールではスレッドごとに分かれているため、過去のやりとりを調べるのに時間がかかってしまいます。

一方、ビジネスチャットでは、メールほどの手間をかけずに検索できます。それにより、無駄な時間を使わず、知りたい情報をすぐに調べられるため、仕事の効率化にもつながります。

打ち合わせの際に集まる必要がない

ビジネスチャットの種類によっては、テレビ電話機能がついてるものがあるため、オンライン上での打ち合わせをおこなうことができます。

この機能を利用すれば、お互いのいる場所に関わらずいつでも連絡を取り合うことができると同時に、特定の場所に移動する必要がないため、移動に関わる経費を減らすこともできます。また、打ち合わせの議事録もメールではなくビジネスチャットで送れば問題ありません。

ビジネスチャットを社外とのやりとりに使うメリット

ビジネスチャットを社外との連絡手段に利用するメリットについて解説していきます。連絡手段には、電話やメール、手紙、チャットなどさまざまですがビジネスに特化したチャットは何が良いのでしょうか。見ていきましょう。

メリット①:メールよりも手軽に複数の人とコミュニケーションがとれる

ビジネスチャットのメリットとして、一度に複数の人とコミュニケーションを取ることができるメリットがあります。プロジェクトにかかわる社外の人も、グループチャットを作成して、その中に最初に登録をしておくだけでやりとりを見ておくことができます。

メールであれば、関係者を毎回「CC」のリストに入れて送信をおこなわなければいけないですが、グループチャットであればそのグループに所属しているだけで把握ができます。また、メールよりもチャット感覚で手軽に複数の人とコミュニケーションを取ることができるのもメリットといえるでしょう。

メリット②:送信後に文章の編集ができる

ビジネスチャットであれば、送信後に文章を編集できるというメリットがあります。メールは、一度送ってしまうとなかなか融通が利かず、文章を編集することができません。もし、誤送信などのミスをしてしまった場合でも、簡単に編集できるところがメリットです。

メリット③:情報共有がスムーズにおこなえる

情報共有がスムーズおこなえることもビジネスチャットのメリットといえるでしょう。先ほども述べたように、グループチャットを作成すると一人ではなく、一度のやりとりで複数の人宛に送信することができたり、グループに登録をしているだけでやりとりを見ることができたりするので、スムーズに情報共有ができるでしょう。

また、過去の履歴の検索機能などもついているので、情報をスムーズに見返すこともできます。

メリット④:セキュリティ面の安全性が高い

法人間でやりとりをする目的でつくられているビジネスチャットは、セキュリティ対策も充実しており、安全性が高くなっています。社外の人とやりとりをする際は、グループチャットであれば管理者権限をつける機能や端末認証やログ確認など、安心できる機能がたくさんついているのもメリットでしょう。

ビジネスチャットで社外とやりとりする際の注意点

社外ともスピーディーで効率の良いコミュニケーションが取れるビジネスチャットですが、いくつか押さえておくべき注意点も存在します。

ここでは、ビジネスチャットを利用する際に意識しておくべき2つの注意点について紹介します。

仕事に関係ない過度な雑談は控えよう

ビジネスチャットはメールよりも簡単にコミュニケーションが取れるということもあり、仕事に関係ない雑談が生まれやすいというデメリットがあります。

ちょっとした雑談であれば、お互いの関係強化につながるかもしれませんが、あまりにも長すぎる雑談をビジネスチャット上でおこなうのは好ましくないでしょう。

あくまでもビジネス上のチャットであることを認識し、無駄な雑談は控えて利用することが大切です。

ツール導入前に社内で利用ルールの確認をしておこう

ビジネスチャットは場所を問わず利用でき、メールよりも簡易的に連絡ができます。しかし、それゆえに社員のなかには、社外の人に対して適切ではない表現を使ってしまったり、非常識だと思われえる時間でも連絡をしてしまったりしてしまう可能性が考えられます。

ビジネスチャットといえど、社外の人とのコミュニケーションということは忘れてはいけないということを社内の共通認識にしておくことが大切です。また、そのような事案の防止策として、ビジネスチャットを利用する時間を社内で決めるといったことも有効でしょう。

ビジネスチャットを使って社外とのコミュニケーションを円滑に

ビジネスチャットは社内だけではなく、社外との連絡にも使えます。もし、今まで以上に社外とのやりとりを活発化させたいのであれば、ぜひビジネスチャットを使ったやりとりをしてみましょう。

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