ビジネスチャットは、コミュニケーションを円滑にし、業務を効率化するためのチャットツールです。ビジネスチャットにはさまざまな種類があり、大きくオンプレミス型とクラウド型の2種類に分けられます。この記事では、オンプレミス型のビジネスチャットについて詳しく紹介します。オンプレミス型のビジネスチャットのメリットや導入の注意点、を解説します。
目次
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ビジネスチャットとは？種類を解説！
ビジネスチャットはビジネスシーンでの利用に特化したチャットシステムです。チャットを利用することで、メールで必要な文章のルールや特有の言い回しを省略することができ、よりスピーディーなコミュニケーションをとることができます。
さらに、ビジネス用のチャットツールであるため、セキュリティ面でも安心して利用できるように設計されています。また、基本的なチャット機能をはじめ、ファイル共有機能やタスク管理機能、音声・ビデオ通話など業務に役立つツールが備わっていることが多く、情報共有を効率化することができます。
ビジネスチャットについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事でも詳しく解説しているため、こちらの記事も合わせてご覧ください。
ビジネスチャットにはさまざまなサービスがありますが、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つの種類に分けられます。自社のサーバーでシステムを構築する「オンプレミス型」に対して、社外のサーバーをインターネット回線を用いて利用するのが「クラウド型」です。
クラウド型は導入のしやすさやコストの低さなどの利点がある一方、オンプレミス型は情報セキュリティの強さやカスタマイズ性の高さがメリットとなっています。 どちらのタイプがよいかは導入する企業によって異なるため、ビジネスチャットを導入する際には、自社の状況を踏まえて提供形態を選ぶ必要があります。
オンプレミス型ビジネスチャットのメリット
今回は、オンプレミス型での運用について解説していきます。まずは、オンプレミス型を運用するメリットを2つ紹介します。
カスタマイズや拡張が柔軟である
オンプレミス型のシステムは、導入の際にサーバーやソフトウェアを自社内で設定して運用します。そのため、必要な機能を自由にカスタマイズすることができます。拡張性も高いため、自社の状況に合わせた運用がおこないやすいといったメリットがあります。
自社に合わせたセキュリティ管理ができる
ビジネスチャットは個人情報や社外秘の情報を取り扱うことが多いためセキュリティ対策も重要です。オンプレミス型のシステムは社内のネットワークを利用し、外部のネットワークは経由しないため、ウイルス感染や不正アクセスのリスクを軽減することができます。したがって、オンプレミス型のビジネスチャットであれば、セキュリティ面でも安心して運用することも可能です。
オンプレミス型のビジネスチャットを運用する際の注意点
ここまで、オンプレミス型のメリットを紹介しましたが、運用の際には注意点もあります。せっかく導入したツールが無駄になってしまわないよう、しっかりチェックしておきましょう。
初期費用が高くなる場合がある
オンプレミス型でシステムを導入する際には、サーバー環境を設定したり、パッケージソフトを購入してのダウンロードしたりする必要があり、それに伴う費用が発生します。 また、システムを自由にカスタマイズすることができる反面、カスタマイズする機能数によって初期費用が非常に高くなってしまうこともあります。
あらかじめ自社に必要な機能を備えたサービスを選ぶことで、カスタマイズを最小限に抑えることができ、予算に見合ったサービスを選ぶことができます。
導入後の運用について考える必要がある
オンプレミス型では直接システムを購入して利用するため、購入後の運用は基本的に自社でおこなわなければいけません。そのため、自社でITに詳しいシステム管理担当を配置して運用したり、保守・サポートサービスに加入してサービスを運用したりする必要があります。
ビジネスチャットを選ぶ際のポイント
自社の条件にマッチしたビジネスチャットを選ぶには、どういった点に着目すべきなのでしょうか。ここでは、ビジネスチャットを選ぶ際のポイントを3つ紹介します。
費用
ビジネスチャットを利用するには導入費用や運用費用がかかります。サービスやプランによって料金設定が異なり、利用できる機能やユーザー数、作成できるルーム数が異なります。サービスやプランの内容と予算を照らし合わせて選びましょう。
機能
ビジネスチャットはサービスやプランによって、利用できる機能は異なります。自社の導入目的に合わせて必要な機能が備わっているか確認することが大切です。また、多機能すぎるとかえって操作が煩雑になってしまうこともあります。必要な機能を吟味して選びましょう。
サポート体制
万が一のトラブルに備えてサポート体制を確認しておくことも大切です。オンプレミス型では基本的に自社でシステム管理していく必要がありますが、運用に困った際に相談できる環境があると安心して利用することができます。
自社に最適なビジネスチャットでコミュニケーションを活性化しよう！
今回はオンプレミス型のビジネスチャットについて紹介してきました。自社に最適なビジネスチャットは見つかりましたか？費用対効果の高いシステムを選び、社内外のコミュニュケーションを活性化しや業務の効率化を図りましょう。 今回紹介したツール以外にも、ビジネスチャットにはさまざまなものがあります。
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