【入社前に最高の体験を】Welcome Boxの作成における8つの手順|ベーシック長田 華凜 |HR NOTE

【入社前に最高の体験を】Welcome Boxの作成における8つの手順|ベーシック長田 華凜 |HR NOTE

【入社前に最高の体験を】Welcome Boxの作成における8つの手順|ベーシック長田 華凜

株式会社ベーシックで人事広報部に所属している長田(@KARINattakarin)と申します。

HR NOTE さんでは、これまでに「組織を強固にする社内報のつくりかた」といったテーマで記事を寄稿させていただきました。

今回の記事では、入社前に最高の体験を届ける『Welcome Box』のつくりかたについて、具体的にご紹介したいと思います。

人事広報部としてEmployee Success(従業員体験、EX)に注力するための取り組みの1つに「Welcome Box」の運用がありました。これは、入社オンボーディング強化として、新入社員にノベルティやメッセージを当社オリジナルデザインの段ボールに入れて贈る施策です。

ありがたいことに最近は取材やイベントへの登壇の機会や、他社の人事・広報さんと情報交換をすることが増え、その中で「Welcome Boxはどのように企画したのですか?」「どの会社さんに発注しましたか?」など具体的なご相談をいただくことが増えてきました。そこで今回は、ベーシックが行ったWelcome Boxの取り組みに特化してご紹介していきたいと思います。

箱の中身に加えて、箱のサイズや個人情報を保護するための工夫も施していますので、ぜひご参照いただき、同じように取り組みをご検討中の方に、少しでも楽をしながら取り組んでいただけたらと思います。特に以下に当てはまる、人事、広報、総務の方にご覧いただけると幸いです。

・これからWelcome Boxを企画予定の方
・既にWelcome Boxに取り組んでいるものの、見直しを検討している方
・新たな入社オンボーディング施策を全般的に検討中の方

【執筆者】 株式会社ベーシック 人事広報部 広報グループ 長田 華凜(おさだ かりん)

新卒で株式会社ベーシックに入社し、フォーム作成管理サービス「formrun(フォームラン)」のカスタマーサクセス・マーケティングを経験。2021年5月より人事広報部に所属し、事業広報・採用広報・社内広報と広報機能全般を担う。「社内報アワード」ではWeb/アプリ社内報部門にて2期連続ブロンズ賞を受賞。採用広報としては100本のnoteを公開。広報活動に加えてEmployee Successにも注力し、社内オンボーディングの強化に取り組んでいる。

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Welcome Boxを作成した背景

Welcome Boxの作成は、新入社員のエンゲージメントを高めるために始めた施策です。

テレワークが浸透する前は「Welcome」と書かれた風船にメンバーで寄せ書きをしてオフィスに浮かばせるなど、新入社員を歓迎する施策ができていました。

しかし、コロナ禍以降は無地の段ボールにPCや名刺など業務に必要な最低限のものを入れて自宅に発送するだけ。非常に無機質で、入社を最大限歓迎できているとは言えない状態だったのです。

その結果、Welcome Boxを企画するに至りました。

Welcome Boxの作成手順

企画に際し、ベーシック自身は遠回りをしてしまった部分もあるのですが、それも踏まえ、「この手順で進めれば確実にスピーディに推進できるはず」と考えている手順を、1つずつご紹介します。

① ヒアリング

まず人事広報部内でディスカッションを重ねた後、直近で入社した新入社員10数名に「そもそもWelcome Boxが届くと嬉しいのか」「入社前後、どんなことに困ったのか」についてヒアリングを行いました。

その結果、

・Welcome Box自体は自宅に届くとワクワクすること
・入社前後の不安として以下を抱えたことがあること 
・入社後に本当に自分を受け入れてもらえるかわからない
・テレワークの環境では、組織の一員になったことを感じにくい
・組織風土を掴みにくい

といった内容がわかり、「Welcome Boxを通じて入社前後の不安を解消し、入社に向けてワクワクしてもらうこと」をゴールにおいて企画することにしました。

企画側の思い込みで施策を進め、結果として誰も求めていないものを作ってしまう事態を防ぐために、新入社員のリアルな声を聞くことが必要だと思っています。

箱の中身の検討

ベーシックのWelcome Boxでは、下記のものを同封しています。

<これまでも送っていたもの>
・アカウント設定シート
・PC
・電源ケーブル
・セキュリティカード
・名刺
・社用携帯
・充電器

<新しく企画したもの>
・Welcome Letter
・各種ノベルティ
・Welcome サイト

ここからは特に「新しく企画したもの」について、詳しくご説明します。

Welcome Letter

「Welcome Letter」はベーシック社員から入社の歓迎の意を伝えるレターです。入社後に本当に自分を受け入れてもらえるかわからない不安を解消するために、Welcome Box送付時に同封しています。(※2022年8月現在は、内定を出したタイミングで送付しています。)

特にこだわった点は、役員をはじめ、選考中に面談を担当したメンバーがメッセージを伝えることです。

もちろん、同じ部署に所属するメンバーからメッセージを送ることも新入社員にとっては嬉しいものではあるかと思います。

しかし、面談・面接の過程で人柄や思考性を熟知したメンバーからメッセージを送った方が、より深みのあるメッセージを届けられると考え、あえて「選考中に面談したメンバー」がメッセージを送ることにしています。

入社後、仮に不安になったとしても”お守り”として作用することも狙っています

各種ノベルティ

ベーシックが働く上で大事にしたい行動特性を記載したコンピテンシーカードやノベルティを作成し、同封しています。入社前にワクワクを感じてもらうことはもちろん、「テレワークで組織の一員になったことを感じにくい」という新入社員の悩みを解消するためのものです。

「ノベルティ」と言うと、その企業らしさが表れたグッズを作ることを想起しがちです。しかし、その人の趣味嗜好に合わないものや、かさばるものであれば、逆に物の置き場に困ってしまうと考えました。

そのため、ベーシック”らしさ”を感じられるもの、かつ、大半の人がもらったら使いそうなものを企画し、届けるようにしています。

(左)オリジナルミネラルウォーター、(中央)ferret Oneコースター・付箋・ボールペン・コンピテンシーカード(右)formrun オリジナルキャンディ

Welcome サイト

組織風土を掴みにくいという不安を解消するために、新入社員だからこそ最初に知りたいであろう情報を集めた「Welcome サイト」を企画することにしました。Welcome Box送付時に、Welcome サイトへのアクセス方法も共有することで、新入社員が入社前に組織風土を掴み、不安を解消できる状態を狙っています。

特に、入社後に困ったことがあったらとりあえずサイトを見れば解決方法がわかるといった”駆け込みサイト”にすることにこだわり、下記の目次にある構成で進めることを決めました。

Welcome サイトは、原則、既存の資料のURLを案内したものです。しかし「組織や仲間のこと」、「Slackでのコミュニケーションのこと」の一部は、そもそも資料化されていませんでした。

そのため、新しく情報整理から始め、コンテンツ化することにしました。

③社内情報の整理

①で新入社員にヒアリングを行った際に、「メンバーの顔と本名、Slackネームが一致しない」「メンバーの顔と本名、Slackネームが一致しない」「Slackチャンネルが多すぎて、どこで発信すればいいかわからない」などの不安や煩わしさを抱いていることがわかりました。

そのため、Welcome サイトの目次としてある「組織や仲間のこと」では、既存資料である組織図に加え、社員の顔がわかるような自己紹介スライドを作成しました。

また、「Slackコミュニケーションのこと」では、Slackのプロフィール表記ルールを見直し、全社的に案内するのに加え、Slack主要チャンネルを可視化した資料を新規で作成することにしました。

<組織や仲間のこと>
・組織図(既存資料)
・社員の顔(新規施策:「自己紹介スライド」を作成 )

<Slackコミュニケーションのこと>
・ルール(新規施策:Slackのプロフィール表記ルールの見直し)
・Slack主要チャンネル(新規施策:Slack主要チャンネルを可視化)

自己紹介スライド

これは基本情報である、名前・ニックネーム・Slackネーム・所属グループに加え、初対面でも話のネタとなりそうな内容である入社歴・入社理由・好きなものを、社員に1人1スライドにまとめてもらったものです。

ベーシックには組織図こそあるものの、あだ名や趣味などが確認できる資料がなく、「メンバーの顔と本名、Slackネームが一致しない!」などの悩みを新入社員が抱えていました。実際、ベーシックにはあだ名で呼ばれているメンバーも多かったです。

そのため、これまで全社的には作成したことのなかった自己紹介スライドを全事業部に作成してもらっています。

Slackのプロフィール表記の見直し

Slackのプロフィール表記に関するルールがないことが原因で、新入社員が「本名orあだ名をSlackでメンションしようとしてもメンバーがヒットしない!」「メンバーの顔と本名、Slackネームが一致しない!」と戸惑っていたため、ルールの制定と全社周知を行いました。

日常的にSlackをご利用の方は想像がつくかと思いますが、Slackのプロフィール表記にルールがないと、半角英字の@を入力後、一部の人にメンションをする時だけ日本語入力に切り替えないとメンションできないこともあります。

自分のいつものやり方でメンションができないと、ちょっとしたストレスも溜まってしまうため、Slackの「氏名」 欄にはフルネームを「漢字+ローマ字で」入力するルールにしています。

また、なるべく早く、顔と名前を一致してもらうためにも、可能な限り顔写真を設定するよう呼びかけています。ちなみにベーシックでは入社初日はオフィスに出社してもらい、そこで社内のシンボルでもある「青壁」の前でプロフィール写真を撮影するため、それをプロフィールに設定している社員も多いです。

Slack主要チャンネルの可視化

これは「全社員に関連するチャンネル(全体アナウンスや人事・総務へのお問合せチャンネル)」と「事業部ごとに使用する主要チャンネル」を1つのスプレッドシートで確認できるようにしたものです。

「Slackチャンネルが多すぎて、どこで発言すればいいかわからない!」といった新入社員ならではの悩みを解消するため、その部署に所属する新入社員がこのシートを見て投稿チャンネルを迷わないようにすることを目的に作成しています。

そしてこれら3つ「自己紹介スライド」「Slackのプロフィール表記に関するルール」「Slackの主要チャンネルをまとめたシート」をWelcome サイトに掲載するようにしています。

余談にはなりますが、Welcome サイトはWeb社内報の1コンテンツとしています。Welcome サイトのアクセス方法やリンクを記載した紙をWelcome Boxと一緒に送付することで、新入社員が入社前にその他の社内報記事も閲覧し、よりカルチャーやメンバー理解を進められる状態を目指しています。

④制作会社の決定

同封物を決めた段階で、Welcome Boxの外箱自体を印刷してくれる制作会社を選定しました。何社か候補は出たものの、ベーシックでは「ダンボールワン」さんを利用することに決めています。

ダンボールワンさんを選んだ理由は ・高クオリティであると期待できたこと ・スピーディなデザイン作成・発注ができること ・大量発注しなくても安いこと の3つでした。

1点目について、ダンボールワンさんは「ラクスル」さんの関連会社(現在は完全子会社)です。ベーシックでは以前、ラクスルを利用して販促用のパンフレットなどを発注したことがあり、その際にとても迅速にクオリティの高い対応をしていただきました。 そのラクスルさんの関連会社が運営しているサービスであれば、初めての発注であってもクオリティの高いダンボールに仕上げてくれるはずだ、と期待を寄せることができました。

2点目について、ダンボールワンのサイト上にデータをアップロードするだけで簡単に完成図をシミュレーションできることから、デザイナーや制作会社に頼らずにデザインを作成できます。 それに加え、ダンボールに印刷する場合でも最短当日出荷できることから、スピーディに施策を進行できることも決め手の1つでした。

最後の3点目について、無地ダンボールや印刷ダンボールについては最小ロット数が1でした。数十箱単位でロット数が決まっているサービスもありますが、ベーシックの場合は新入社員の数に合わせて少数発注したいと考えていたため、ダンボールワンさんの柔軟性の高さに惹かれていました。 実際に注文する個数でオンライン見積もりを作成しても、予算を超えない範囲で対応できることがわかりました。

これらの3つが決め手となり、ダンボールワンさんに発注することにしました。

⑤発送方法の検討

Welcome Boxには「Welcome to basic」と記載されており、宅配時に必要以上の個人情報がわかってしまうことを防ぐため、Welcome Boxに伝票を貼るのではなく、Welcome Boxをさらに外箱で覆い、その外箱に伝票を貼って発送することにしました。

また、配送時にPCが故障することなく安全に届けるため、「パソコン用発送BOX(ノートパソコン・大)内フレーム」も使用しています。

(左)PCを守る箱 (中央)Welcome Box (右)外箱

⑥サイズ検討

ダンボールワンを利用した場合、デザインデータの入稿後にサイズ変更はできないため、この段階でサイズを決定します。(ベーシックは先にデザインに取り掛かってしまい、手戻りが発生したので、皆さんは注意してください!)

なお、ベーシックが実際に発注した箱の種類とサイズは以下の通りです。 ダンボールワンの利用がはじめてだった私は、どの箱をどのサイズで注文すれば理想の箱ができるかわからず、先方のカスタマーサポートの方と20通ほどメールで相談し、上記の商品・サイズに辿り着きました。

そのため、よほどのこだわりがなければ、これを真似してもらうといいかと思っています。

輸送時の衝撃からPCを守る箱:
パソコン用 梱包BOX(ノートPC・大)  → 内寸長さ 443 × 幅 359 × 深さ 150 mm

Welcome Box:オーダーメイドダンボール A式(みかん箱)(印刷付き/フルカラー)  → 内寸長さ 449 × 幅 365 × 深さ 202 mm

Welcome Boxの外箱:オーダーメイドダンボール A式(みかん箱)  → 内寸長さ 470 × 幅 386 × 深さ 231 mm

⑦デザイン検討

ダンボールワンさんを選定した理由でもお伝えしましたが、ダンボールワンのサイト上にデータをアップロードするだけで簡単に完成図(立体イメージ)をシミュレーションできます。

ベーシックの場合は、ロゴ然り、ベーシックらしさが感じられるようなデザインデータを既に持っていたため、デザイナーや制作会社に頼らずに、私が主体となってデザインを作成しました。

「どこにどのデータを入れるか」「どこに何の文字を入れるか」をイメージを固めた後、ダンボールワンにデータをアップロードをしてシュミレーションを行い、全体のバランス感を何度もチームで確認してデザインしていきました。

納得いくデザインができたら、発注個数を入力して注文します。

⑧オペレーション決め

Welcome Boxをせっかく作成しても、「オペレーションに不備があり、一部のノベルティを送り忘れた」などのミスが発生しては、目的を達成できなくなってしまいます。特にベーシックの場合、梱包〜発送は外部の会社に委託しているため、不備なく運用するためのオペレーションも設計しました。

熟考した結果、以下の案内を作成・印刷し、Welcome Boxに同封することで担当者も新入社員も内容物の不備がないかを確認できるようにしています。

さらに現在は、入退社に特化したWorQというタスク管理システムを用いて、入社2週間前にはWelcome Boxが手元に届くようにスケジューリングしています。

新入社員が早期に定着し、成果を出しながら楽しく働ける状態をつくりたい

これらの施策を講じた結果、新入社員から「入社前からモチベーションが上がった」「何よりWelcome Letterが嬉しかった」「ノベルティがかっこいいので、自宅にインテリアとして飾っています」など、多くの喜びの声をいただくことができ、ゴールであった「Welcome Boxを通じて入社前後の不安を解消し、入社に向けてワクワクしてもらうこと」は達成できているのかなと思います。

新型コロナウイルスをきっかけに多くの企業がテレワークに移行し、以前よりもコミュニケーション機会が減ったり、新入社員の不安を軽減できていないケースは、基本的には相対的に多くなっているかと思います。それにより、会社のミッション・ビジョンに共感してくれた仲間が入社しても、組織になかなか馴染めず早期退職に至ってしまうなどのリスクもあると考えています。

最近は「Employee Experienceを向上させ、エンゲージメントを高めること」の重要性も唱えられていますが、新入社員が早期に組織に馴染み、成果を出し、楽しく働ける状態をつくるためにも、人事が新入社員をオンボーディングすることの重要性はますます高まっていると感じています。

ベーシックでも、今後さらなる成長のためにオンボーディングの強化、ならびに、既存社員のエンゲージメントの強化をはかっていきたいと思っています。 皆さんの中にも、入社オンボーディングを強化するための施策の1つとして「Welcome Box」の運用を検討している方がいらっしゃれば、今回ご紹介した内容をぜひ参考にしてみてください。

今回の内容が、人事や広報、総務の皆様の日々の活動に少しでもお役に立っていれば幸いです。

 

 

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