人事評価方法とは?制度の作り方や導入マニュアル・注意点を徹底解説 |HR NOTE

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人事評価方法とは?制度の作り方や導入マニュアル・注意点を徹底解説

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携帯で評価する男性

人事評価にはさまざまな方法がありますが、どの評価方法にもメリットとデメリットがあります。導入にも必要な手順があり、安易に決めてよいものでもありません。具体的な人事評価の手法と導入方法を詳しく解説します。

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
組織マネジメントに課題感をお持ちの方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

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1, 人事評価における具体的な評価手法

方法と手順

人事評価には3つの軸があります。
1つ目は定められた目標の達成度など会社への貢献度を評価する「業績評価」です。2つ目は業務を遂行するために必要となる能力を評価する「能力評価」で、企画力や実行力、計画力などが評価項目になります。3つ目は業務への取り組み姿勢や勤務態度を評価する「情意評価」です。具体的な評価手法について解説します。

1-1. 目標管理制度(MBO)

Management By Objectivesの略で、従業員個人や部署などで立てた目標の達成度合いで評価する手法です。目標が明確なため評価がしやすく、従業員や部署側も納得しやすいメリットがあります。個々のモチベーションを高めるだけでなく、従業員自身がより高いスキルを身につける効果が期待できる点もメリットです。
反面、業種によっては目標が設定しにくい場合や、目標の達成にばかり目が向いてしまうこともあります。結果として目標そのものが低くなりすぎる、会社の方向性と合致しなくなってしまうなどの問題が起こる点がデメリットです。目標が高すぎても従業員のモチベーションが下がってしまうため、目標の設定に注意することが求められます。

1-2. コンピテンシー評価

「コンピテンシー」とは「高い成果を上げるための行動特性」を意味します。業務遂行能力の高い従業員の考え方や行動傾向をモデル化して評価する手法です。理想像を明確化することで評価がしやすくなるだけでなく、従業員が足りない部分に気づきやすく成長を促せるメリットがあります。
デメリットとしては各部門ごとに目指すべきモデル像を設定する必要があることです。さらに評価の基準も明確にしないと従業員もそれぞれの目標が設定できません。状況に応じてモデル像や評価基準を変更するのにも時間がかかるため、運用の難易度は高いといえます。

1-3. 360度評価

360度評価とは評価される従業員に関わるさまざまな人たちから判断してもらう手法です。上司のほかにも同僚や部下、関係部署の従業員などが人事評価に参加します。多くの関係者が関わることで評価の精度が上がる点がメリットです。
一方で部下の評価が気になって指導しにくくなる、上司に忖度する、社員同士の関係が気まずくならないよう遠慮してしまうなど、評価がぶれやすいデメリットがあります。

2. 人事評価制度の導入方法

パソコンを見つめあう二人

 

人事評価制度を導入する流れは以下になります。

  1. 人事評価制度導入目的の設定
  2. 評価制度の検討と選定
  3. 評価基準と評価項目の検討と選定
  4. 処遇や待遇に関する規定の作成
  5. 人事評価システムの導入
  6. 従業員へ周知・運用開始

この流れにそって何をしていくべきかを解説していきます。

2-1. 人事評価制度導入目的の設定

会社によって理念や現状の課題は異なります。場合によっては部署ごとに問題が異なることも視野に入れて細かく分析することが重要です。自社にとっての理想の状態を明確な目的となるように設定します。

2-2. 評価制度の検討と選定

すべての評価制度にはメリットとデメリットがあります。それぞれをふまえた上で自社の理念や現状のほか、無理なく運用を続けられる内容かどうかも十分に検討することが重要です。

2-3. 評価基準と評価項目の検討と選定

評価制度が選定できたら評価基準と評価項目を明確化します。役職や職種ごとに求められる成果や能力は異なるため、従業員ごとに評価基準と評価項目を適切に定めることが重要です。モチベーション向上を目指して策定しましょう。

2-4. 処遇や待遇に関する規定の作成

評価結果を従業員に反映させる場合、給与や賞与、昇給などの処遇に関する規定としてマニュアル化します。評価結果と従業員の役職や給与、賞与などに明確な関連性が見られるようにすることが重要です。
就業規則や賃金規定の変更には監督署への届け出が必要になります。

2-5. 人事評価システムの導入

人事評価システムを導入するにあたり、まずは評価フォーマットを用意します。記入例を用意しておけば評価項目や基準も明確になるため、評価担当者ごとに違いが起きにくくなるため便利です。さらにシステムの見直しもしやすくなります。
また会社の規模によっては人事評価システムの導入も検討するとよいでしょう。人事評価のための情報収集や管理工数の削減にも便利です。その際には目的と予算、運用方法を明確にしたうえで複数のシステムの見積りを依頼します。後は見積りを参考に関係者全員で検討し、納得できるものを選ぶことが重要です。

2-6. 従業員へ周知・運用開始

人事評価制度の内容はそのまま従業員の処遇に反映されます。そのため運用を始める前にすべての従業員の理解を得ておくことが重要です。人事評価の内容をどのような目的のためにどう使うのか、従業員が制度に疑問を抱いたままになっていないかなど、説明会などを開いてしっかり解消しておきましょう。
もちろん評価を下す従業員への研修も欠かせません。人事評価システムを正しく理解し運用できなければ評価が不公平になる危険があります。人事評価の不公平さは従業員のモチベーションを下げるだけでなく、離職率増加による人材流出も招きかねない重要事項です。最悪の場合は訴訟となるケースも考えられます。
人事評価システムを実際に運用してみて初めて見えてくる課題への対処も重要です。こまめに問題点がないかを見直し、会社にあったシステムに作り直していくようにしましょう。

3. 人事評価制度の導入を成功させるための方法|4つのポイント

ポイントと電球

人事評価制度を導入しても成功しなければ意味がありません。成功させるためのポイントをまとめてみました。

3-1. 誰でも理解できる内容になっている

人事評価制度の導入を成功させるためには従業員の理解が必要です。制度の内容が誰にでもわかりやすく、基準が明確になっていることでメリットがあります。
まずは従業員にとって評価内容が納得しやすいことです。とくに評価基準が行動の指針としやすい内容になっていれば目標が立てやすくなるだけでなく、モチベーション向上も期待できます。
また明確な基準は評価する側の主観も入りにくくなるものです。複数人で行えばより公平な評価となるため従業員の信用も増します。

3-2. 人事評価と給与の関係が明確である

人事評価制度の導入において、従業員が待遇の指標として人事評価制度に期待を抱いているという点も見落とせません。そのため人事評価が高くても他の従業員と給与額が変わらない場合、会社に対して不満を持つ可能性が高いです。
対策としては役職や職場などでも従業員の基本給に幅を設定しておくとよいでしょう。人事評価の良し悪しで評価と給与の関係を明確に示すことが可能です。人事評価によって給与差が出ることが伝わりやすくなります。

3-3. 評価基準は会社の成果に結びつく内容にする

人事評価の基準はあくまで「会社にとって求める人材かどうか」が前提です。業種が異なれば求める人材も当然変わってきます。会社が目指す方向性にあった成果が出るよう評価基準を設定しましょう。

とはいえ、どのような評価制度を導入すれば良いかわからず、お悩みの方もいらっしゃるでしょう。当サイトで無料配布している「人事評価の手引き」では、人事評価の種類と各評価指標のメリット・デメリット、また実際に導入する際の評価点数の例なども紹介しており、人事評価を導入する際に、必要な情報をこの資料一つでまとめて確認できます。自社に最適な人事評価を選定するのに大変参考になる資料となっておりますので、こちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

4. そもそも人事評価制度の目的は?

理由を掲げる
人事評価制度を導入する目的は、大きく分けて3つあります。

まず1つ目は、会社が従業員に求める行動・能力を明確にすることです。

従業員は会社が提示した人材像をもとに、行動を起こしたり、スキルアップを目指したりするようになるため、組織力の向上に繋がります。

2つ目は、会社の目標を周知させることです。

人事評価制度を導入するにあたって、あらためて企業の理念や会社の目標を従業員に理解してもらい、その上で人事評価制度に則った個々の目標を設定することで、会社全体が同じ方向に向かって歩めるようになります。

3つ目は、従業員のモチベーションを高めることです。

従業員の能力や成果を適正に評価する体制を整えることで、努力すれば年齢や勤続年数にかかわらず、正当な評価を得られるという認識を持ってもらうことで、従業員のモチベーションをアップさせることができます。

4-1.バリュー評価

バリュー評価とは、企業が設定する行動規範(バリュー)の達成度をもとに従業員を評価する手法です。

会社の行動規範を理解した上で、自発的に行動し、新たな成果を生み出した従業員は、バリュー評価によって正当に評価されます。

バリュー評価の特徴は、仕事で成果を出したか否かだけに限らず、そこに至るまでのプロセスできちんと行動規範に則った活動を行っていたかどうかが重視されるところです。

いくら仕事で成果を出しても、その過程で会社が設定した行動規範を無視した活動を行っていた場合、プラス評価の対象にはなりません。

そのため、会社がバリュー評価を導入する場合は、明確な行動規範を提示し、従業員に周知させる必要があります。

4-2.フィードバックをおこない成長促進のためのフォローをおこなう

人事評価制度では、従業員ごとに人事評価シートを作成しますが、その内容は評価の際だけでなく、従業員へのフィードバックにも活用することが大切です。

人事評価シートをもとに、今回評価したところ、評価できなかったところなどをきちんと従業員に説明すれば、従業員も自分の良い部分、悪い部分を把握できるようになり、今後の成長に繋がります。

フィードバックする際は、曖昧な表現は避け、できるだけわかりやすい説明を心掛けましょう。

特筆して評価すべき点がなかった場合でも、悪い部分のみを伝えるとモチベーションが低下しやすくなりますので、良い部分を積極的に探して伝えるのも人事評価制度で意識したいポイントのひとつです。

 

5. 人事評価制度導入における注意ポイント

クエスチョンを持つ人たち

ここからは、人事評価制度導入における注意ポイントを解説します。
制度をより効果的に運用させるには、以下の3つの点を意識して取り組むとよいでしょう。

5-1.評価者の研修をしっかりおこなう

人事評価の基準は会社が定めますが、その基準に照らし合わせて実際に従業員を評価するのは管理職の仕事です。

これまで人事評価制度を導入してこなかった会社の場合、年齢や勤続年数、あるいは仕事の結果のみが重視されて管理職に任命されるケースも少なくありません。

そうして管理職になった人は、新たな人事評価制度に疎く、従業員に対して適正な評価を行えない可能性があります。

評価者に問題があると人事評価制度を導入した本来の目的や意義が損なわれてしまいますので、きちんと研修を行い、評価者としての適性を身に付ける機会を設けましょう。

社内に人事評価の指導・教育に適した人間がいない場合は、外部から講師を呼んで講習を実施するのも一つの方法です。

 

5-2.人事評価制度自体も定期的な見直しが必要

事業の拡大や従業員の増減、時代の流れなどによって企業の在り方が変化すると、当初に定めたルールでは対応しきれなくなる可能性があります。

人事評価制度を導入する場合は、定期的に内容を見直し、現行のルールで問題はないか確認しましょう。

修正や改善が必要な部分が見つかった場合は、なるべく速やかに内容を見直すとともに、改訂を加えた箇所を社内に周知させることが大切です。

内々に制度の内容を変えてしまうと、従業員から「以前はこのやり方で評価された」といった不平や不満が噴出する原因となり、モチベーションの低下につながりかねません。

また、急に新たな制度を反映させると現場に混乱を招きますので、余裕を持って発表し、従業員の理解を求めることが大切です。

 

5-3.目標達成率に対する5段階評価などのガイドラインを明確に定めておく

人事評価制度における評価者は、会社によっては複数人に及ぶため、各々の主観に任せると評価にバラつきが出るおそれがあります。

人事評価制度では同じ目線で従業員を公正に評価しなければなりませんので、あらかじめ指標となるガイドラインを作成しておくことが大切です。

例えば、目標達成率に応じて評価を5段階に分けるガイドラインを制定しておけば、主観によらず、公平な評価を行うことが可能となります。

評価される従業員からの不平・不満を予防できるのはもちろん、評価者である管理職にとっても、明確な基準があった方が評価に悩まされずに済みます。

評価ガイドラインを作成する際は、評価基準を明確にし、曖昧な表現は避けるようにしましょう。

 

5-4.人事評価の書き方のポイントについて

人事評価シートの書き方は会社によって異なりますが、基本的に押さえておきたいポイントは以下4つです。

  • わかりやすく書く
  • 良い評価で締めくくる
  • 客観的な視点で書く
  • 数字で具体性を出す

人事評価シートは誰にでもわかりやすいよう、簡潔な文書で記載することが大切です。

長々と書かなくても、結末を最初に持ってくる、具体的な数字を出すといったポイントを押さえておけば、評価の内容はきちんと伝わります。

評価シートでは良い点と悪い点の両方を書きますが、悪い内容で締めくくるとモチベーションの低下につながりますので、前半または中間に悪い部分を持ってきて、良い評価で締めくくるのがベストです。

なお、どんな評価であっても、主観が強く出過ぎると不公平感が増してしまいます。あくまで客観的な視点を意識し、公平に評価することを心掛けましょう。

6. 会社の実情にそった人事評価制度を導入しよう

階段を上る模型

人事評価制度は会社にとって重要な制度です。従業員を正当に評価することでモチベーションや生産性の向上につながり、会社の求める成果にもつながります。反面、運用に失敗すれば従業員の信頼を失いかねません。導入する人事評価制度は会社の実情に合致するものを選択しましょう。

【従業員の評価、適切におこなえていますか?】

人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。

しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。

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