有給休暇の取得には事前申告が必要！申請ルールの決め方や申請方法について

有給休暇の取得は労働者の権利であるものの、労働基準法に定められている労働者の時季指定権と企業側の時季変更権について考えると事前申請が必要となります。企業側は就業規則によって申請ルールや申請期限を定め、しっかりと従業員に周知することが重要です。

有給休暇は企業の福利厚生の一つであるとともに、労働者の権利でもあります。しかし、労働者はいつでも好きなタイミングで有給休暇が取れるというわけではなく、ルールに従って事前に申告しなければなりません。

当記事では、有給休暇を取得する際の事前申告と申請ルールの決め方について解説します。

 

1.有給休暇の取得には事前申請が必要

結論から記載すると、有給休暇の取得には事前申請が必要です。これには労働基準法に定められている規定が関係しています。

ここでは、有給休暇の事前申請について詳しく見ていきましょう。

1-1.有給休暇には時季指定権がある

有給休暇は、労働者の利益のために取得が認められているものであり、時季指定権が与えられています。

時季指定権とは、労働基準法第39条第5項に定められているもので、労働者の請求する時季に有給休暇を与えなければならないというものです。

つまり、労働者は前もって時季を指定し、事前申告することで有給休暇を取得するのが労働基準法の意図といえます。

1-2.企業の時季変更権を守るためにも事前申告が必要

有給休暇に関しては、企業の時季変更権も関係してきます。従業員が有給休暇を申請した日が繁忙期にかぶっていて会社の仕事が大幅に滞るなどの特別な理由がある場合に限って、雇用主や企業が別の時季に有給休暇を取得させることができるのが時季変更権です。

労働者から有給休暇の申請があった場合、企業側は事業が滞らないかを検討し、必要なら時季変更権を行使することができます。

労働者が急に有給休暇を取得したり、事後申請したりすると、企業側は時季変更権を行使できないため、事前申告が原則となっています。

1-3.条件を満たす労働者には有給休暇を取得させる必要がある

10日以上の有給休暇が付与される労働者については、年5日以上は取得させる必要があります。フルタイムで働く労働者の場合、基本的には毎年10日以上の有給休暇が付与されるため、計画的に年5日以上の取得をするよう促しましょう。

また、パートやアルバイトなどの労働者についても、一定の条件を満たすと年10日以上の有給休暇が付与されます。この場合も年5日以上を消化させる必要があるため注意しましょう。

2.有給休暇における申請ルールの決め方

労働者の有給休暇をしっかりと管理するために、申請ルールを決めましょう。本章では、有給休暇の申請に関して定めるべきルールを解説します。

2-1.申請の方法

有給休暇の申請ルールで重要なのは、申請の方法です。有給休暇の申請を、誰に対してどのように提出するかを決めておくようにしましょう。

たとえば、有給休暇の申請は直属の上司におこなうことを定めていれば、誰に責任があるかが明確になります。さらに、メールや申請書によって有給休暇の申請をおこなうよう取り決めておけば、不必要な混乱の発生を防げます。

2-3.何日前に有給申請するか

有給休暇の申請ルールを決める際は、申請期限について明確にしておくことも大切です。あまりギリギリになって有給休暇を申請されると、業務の引継ぎなどに支障が出る恐れもあります。

一般的には、数日前までに申請するように求めている企業が多いです。あまりに早いと、有給休暇を取得しにくいといったことにもなるので、バランスを見ながら自社に合うルールを定めましょう。

申請が早すぎるのはNG？

直前に有給休暇の申請をされると業務に支障が出るケースもありますが、逆に早すぎて困る場合もあります。たとえば半年以上前に有給休暇の申請を出されると、まだ先すぎて取得日周辺の業務の予定がわからないケースもあるでしょう。また、時間が経って有給休暇を申請されたことを忘れてしまう可能性もあります。

2-4.当日申請や事後申請を認めるか

有給休暇の取得について多くの企業が抱える問題は、当日申請や事後申請を認めるかどうかです。

始業前にいきなり電話がかかってきて、「今日有給休暇を取らせてください」と言われた場合、欠勤にすべきなのか有給休暇として認めるのかは難しい問題でしょう。

企業側に当日申請や事後申請を認める義務はないので、有給休暇の申請は事前申告のみとする判断もあり得ます。

また、当日の始業時間前に有給休暇の申請をおこなった場合でも、労働日は0時から始まるものと規定されているので法律上は事後申請となります。こうしたケースで有給休暇の申請を認めるかどうかについても就業規則に記載しておくのがよいでしょう。

トラブルを防ぐためにも、事前に就業規則に記載して従業員に周知しておくことが重要です。

2-5. 時季変更権について

時季変更権とは、従業員の希望通りに有給休暇を取得させると、事業の正常な運営ができなくなる場合、企業側が取得日を別の日に変更できる権利のことです。

有給休暇を取得することは従業員の権利であるため、基本的には希望するタイミングで取得させなければなりません。しかし、繁忙期であり、代替人員を確保する努力をしたものの代わりの人員が見つからないなど、特別な理由がある場合に限って時季変更権を行使することが認められます。

時季変更権について知らない従業員がいるとトラブルが発生するケースもあるため、申請ルールのなかに記載しておくとよいでしょう。

3.有給休暇の申請ルールを社内で周知する方法

有給休暇の申請ルールを社内で周知することは、トラブルを防ぐのに役立ちます。

ここでは、具体的にどのように周知すべきなのか、いくつかのアイデアを見ていきましょう。

3-1.ポスターや張り紙での掲示

有給休暇の申請ルールを周知するうえでは、ポスターや張り紙が有効です。労働基準法施行規則第52条には、就業規則の周知について、常時各作業場の見やすい場所に掲示する、もしくは掲げると定められています。

従業員が把握しやすいように、目につきやすい場所に掲示しましょう。

3-2.電子機器で就業規則を閲覧できるようにする

労働基準法の同じ条文には、就業規則について各作業場に内容を常時確認できる機器を設置することが定められています。

具体的な方法について指定はありませんが、従業員がパソコンやタブレットを使ってすぐに就業規則を参照できる状態にしておくことが望ましいでしょう。

就業規則についてしっかり周知していない場合、有給休暇の申請ルールを守らせることができなくなります。有給休暇の事前申請のルールを守ってもらうためにも、就業規則の周知を徹底しましょう。

3-3. ルール変更時にも周知する

有給休暇の申請ルールを新しく作成したときはもちろん、内容を変更したときにも周知することが重要です。どの部分が変更されたのかがわかるよう、丁寧に従業員に伝えましょう。

ポスターや貼り紙などでも問題ありませんが、申請ルールが大幅に変わったときは朝礼などで周知することも必要です。

4.有給休暇の申請方法

有給休暇の申請には、いくつかの方法があります。どのような方法で有給休暇を申請すべきかについても就業規則に明記しておくと、トラブル回避につながります。

ここでは、有給休暇の申請方法について見ていきましょう。

4-1.口頭で申請する

有給休暇の申請でもっとも簡単と思われるのが「口頭」による申請です。従業員が有給休暇の申請をしたいと思ったときに、直属の上司や担当者に口頭でその旨を伝えます。

労働者が有給休暇を申請しやすい、取得しやすい方法ではありますが、ミスが発生しやすいのがデメリットです。労働者が有給休暇を申請した日を忘れる、担当者が有給休暇の処理を忘れるなどのトラブルが発生する恐れがあります。

有給休暇の申請のやり取りは記録に残して、何か問題が生じた際に確認できる状態にしておくことが望ましいでしょう。

4-2.チャットやメールで申請する

現在では社内でもチャットやメールを使って連絡を取ることも多いので、有給休暇の申請もチャットでおこなう会社が増えています。チャットであれば、必要な情報を記載することでミスを防げます。

もちろん、チャットやメールで有給休暇の申請をおこなう場合には、有給休暇を取得する日付などを明記するよう指示することが必要です。

ただし、チャットやメールの場合には、他の連絡に埋もれてしまう恐れがあるので注意しましょう。

4-3.有給休暇申請書を提出する

もっともミスを防ぎやすい方法として挙げられるのが申請書の作成です。紙の申請書を使う場合はやや手間がかかる方法ですが、有給休暇の申請書があることで担当者も漏れなく処理をおこなえます。

有給休暇を管理できる勤怠管理システムなどを用いれば、オンライン上で申請のやり取りができるためおすすめです。有給休暇の申請画面で、日付を選択して提出すれば申請が完了するものもあります。押印や紙管理が不要なため、有給休暇申請に関する手間を削減できるでしょう。

5.有給休暇申請書の書き方

有給休暇申請書を提出するうえで、書き方に規定があるわけではありません。ここでは、厚生労働省が発表しているテンプレートなども紹介しながら、有給休暇申請書の書き方や書くべき内容について解説します。

5-1.有給休暇申請用紙やエクセルのテンプレート

有給休暇の申請用紙のテンプレートは、厚生労働省のホームページで公開されています。以下のリンクからダウンロードすることができます。

参照：年次有給休暇申請書｜厚生労働省

あくまで参考様式なので、必要に応じて項目を増やしたり減らしたりすることが可能です。こちらを参考にして、自社に合った申請書の様式を作成すると良いでしょう。

また、有給休暇申請書のエクセルのひな形やテンプレートを無料で公開しているサイトもあります。必要に応じてダウンロードして活用してみてください。

5-2.申請書に申請理由は必要？

有給休暇を取得する理由を聞きたくなるかもしれませんが、法律上、従業員が有給休暇の取得理由を会社へ伝える義務はありません。また、理由によって有給休暇の取得を拒否することは違法です。有給休暇の取得は、従業員の権利であるため、理由に関係なく与える必要があります。

申請書に理由の欄を設けてもよいのですが、記載していないからといって有給休暇の申請を却下することは認められません。また、理由の欄を設けることで、有給休暇を取得しにくい雰囲気になる可能性もあるため注意しましょう。

6.申請された有給休暇を拒否できる？

原則、従業員に有給休暇の取得時季を指定する権利があるため、企業は申請された有給休暇を拒否することはできません。

しかし、従業員が有給休暇を取得することによって業務に支障が出ると判断でき、なおかつ企業が人員を確保する努力をしたなど一定の条件を満たしていれば、企業には有給休暇の取得時季を変更する権利があります。これを時季変更権といいます。

時季変更権を行使する際、業務に支障が出るかどうかは以下の内容が考慮されます。

• 事業所の規模
• 業務内容
• 当該従業員の担当する職務内容、性質
• 職務の繁閑
• 代替要員確保の難しさ
• 有給休暇を同時季に指定した従業員の人数
• これまでの労働慣行

これらを総合的に判断して、業務に支障が出る場合は従業員と話し合ったうえで時季変更することができます。

しかし、有給休暇を取得することは従業員の権利であるため、基本的には有給休暇の申請は拒否できず、時季変更権はいつでも使えるものではないという認識を持っておきましょう。

7.有給休暇の申請ルールを決めてしっかり周知しよう

有給休暇の取得には、従業員の時季指定権と企業の時季変更権が関係しているため、事前に申請をおこなうことが必要となります。申請をおこなうべきタイミングや申請先について、ルールを明確にしておきましょう。

申請方法や申請書の内容はとくに定められていませんが、トラブルが起こらないように、就業規則などにしっかりと記載しておくことが重要です。企業側は労働基準法に則った有給休暇の取得に関するルールを定め、従業員に周知しましょう。