クラウド型年末調整システムとは？導入手順を詳しく解説

作業が煩雑で、時間もかかる年末調整業務。

しかし、クラウド型年末調整システムを導入すれば、効率よく年末調整業務を進めることができます。また、クラウド型であれば在宅勤務を行う従業員が多い場合にもスムーズな対応が可能です。

この記事では、クラウド型年末調整システムの概要や、クラウド型年末調整システムを導入することで得られるメリット、クラウド型年末調整システムの導入手順を解説します。

1. クラウド型年末調整システムとは？

クラウド型年末調整システムとは、従業員からの年末調整の申告や、計算、源泉徴収票の作成や提出などの一連の業務を、クラウドを利用して効率化するシステムです。

クラウド型年末調整システムを導入すると、年調年税額の計算や法制度の改正にも素早く対応でき、書類の確認や修正対応など従業員とのやりとりもスムーズに行えます。クラウド型であるため、在宅勤務をする従業員からも出社をさせずに申告書の回収が可能です。

なお、クラウド型年末調整システムには次のような種類があります。

1-1. 年末調整特化型

年末調整に特化したタイプでは、簡単な質問に答えるだけで申告データを作成できたり、すべての従業員の年末調整の状況を自動で数値化できたりするなど、年末調整を効率化させるための機能に優れています。給与計算システムをすでに導入しているのであれば、連携可能なものを選ぶことで低コストでの導入が可能です。

1-2. 給与計算システム連動型

給与計算システムがベースとなっており、そこに年末調整機能が備わっているタイプのものです。毎月の給与データをもとに、自動的に年末調整の計算ができ、所得税の計算においては入社時に得た従業員の扶養情報などをそのまま活用できます。

1-3. 労務管理システム連動型

人事や労務管理システムに年末調整機能が備わっているタイプのものです。最新の従業員データを衣装して各種手続きができるため、年末調整だけではなく、社員が退社したときや結婚したときなどに発生する労務手続きもスムーズに行えます。

2. クラウド型年末調整システムのメリット

クラウド型年末調整システムの導入は、場合によっては導入までの準備や従業員への説明に時間や手間がかかってしまうこともあります。

しかし、そのようなデメリットを差し引いても、クラウド型年末調整システムの導入には次のようなメリットがあります。

2-1. 入力作業の負担軽減

クラウド型に限りませんが、多くの年末調整システムでは、自動入力機能が搭載されています。そのため、入力作業を行う箇所が少なくなり、作業負担を軽減することができます。

さらに、先にご紹介した給与計算システム連動型や労務管理システム連動型のものであれば、たとえば扶養者の情報やマイナンバーカードの情報なども効率よく取り込むことが可能です。

2-2. ヒューマンエラーの削減

年末調整に関する業務を紙で行う場合、従業員の数が多ければ多いほど記入や確認にかかる時間は膨大になります。さらに、ヒューマンエラーも起こりやすくなってしまいます。

クラウド型年末調整システムであれば、基本的にミスは生じないため、正確かつスピーディーに業務を終わらせることが可能です。

2-3. 担当者の負担軽減

年末調整システムを利用しない場合、必要書類が未提出の従業員を把握したり、書類に不備が見つかったりした際の連絡に時間や手間がかかってしまうことがあります。

クラウド型年末調整システムを導入すれば、自動的に基本的な内容の部分に不備がないかを確認できます。また、社内にいない従業員に対しても一斉に連絡することが可能です。そのため、担当者の負担軽減に大きく役立ちます。

2-4. ペーパーレス化の実現

クラウド型年末調整システムでは、申告書の作成から提出までをシステム上で行うことができます。つまり、用紙を従業員に配布する必要がなく、申告書の提出までをペーパーレスで行えます。

ペーパーレスでこれらの一連の業務が可能になれば、手続きに関する書類の保管スペースのダウンサイジングもでき、用紙の購入費やOA機器のメンテナンス費用などのコスト削減にも繋がるでしょう。

年末調整の電子化により受けられるメリットはわかったものの、具体的にどの工程を電子化することでどのくらい業務が楽になるのかイメージできない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

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3. クラウド型年末調整システムの導入手順

クラウド型年末調整システムの導入には、労働力の軽減やコストの削減などさまざまなメリットがあります。

ここからは、実際にクラウド型年末調整システムの導入手順を解説します。

3-1. クラウド型年末調整システムの検討

一度クラウド型年末調整システムを導入すると、当面の間同じシステムを使用することが予想されます。そのため、まず自社に合った製品を選ぶことが大切です。

製品の選び方のポイントとしては主に以下が挙げられます。

従業員規模に合っているか

クラウド型年末調整システムは、当然ながら製品によって料金も異なります。

たとえば大企業の場合は、年額や月額によって料金が決められているもののほうが比較的低コストで導入できますが、中小企業であれば人数によって料金が変動するもののほうがお得な場合もあります。

製品の種類を把握したうえで、無駄のないプランを選びましょう。

利用方法のわかりやすさ

機能が充実したシステムは魅力的ですが、正しく使いこなせなければ意味がありません。クラウド型年末調整システムでは、担当者や管理者だけではなく従業員が個別で操作するケースもあるため、より多くの人にとって使いやすいものであることも大切です。

インターフェイスがシンプルであったり、ガイド機能があったりするなど、より多くの人が使いやすいものを選びましょう。

外部連携のとりやすさ

クラウド型年末調整システムを導入するのであれば、給与計算システムや労務管理システムと連動できるもののほうが、より効率的に業務の効率化が図れます。製品の機能そのものの充実度も重要ですが、外部連携のとりやすさも非常に重要ですので必ず確認しましょう。

3-2. 無料トライアルの活用

クラウド型年末調整システムを導入する際は、無料トライアルやデモ機能を積極的に利用しましょう。機能面で優れていても、実際に使ってみると違和感を感じることもあるためです。

契約をしてしまってから「やっぱり合わない」とシステムを変更することは容易ではなく、大きな損失にもなります。無料トライアルがない場合でも、できるだけ使用感がわかるように実際の画面を通じて説明を受けることをおすすめします。

3-3. 研修会の開催など従業員への周知

クラウド型年末調整システムの導入が完了したら、従業員に年末調整を電子化する旨を伝えましょう。電子化することに抵抗を感じる従業員もいることを想定し、どのようなメリットがあるかも踏まえて、丁寧に使用方法を伝えることが大切です。

専用のマニュアルを作ったり、実際の画面を表示させながら研修会を開催したりする方法もよいでしょう。

4. クラウド型年末調整システムは自社に合った使いやすいものを

クラウド型年末調整システムには多くのメリットがあり、リモートワークやペーパーレス化が加速している今が、導入に適したタイミングであるともいえます。

ただし、クラウド型年末調整システムには各社からさまざまな製品が出ており、一度導入をすれば変更にはリスクやコストが発生します。自社の規模や使いやすさなど、今回ご紹介したポイントを踏まえながら、担当者や管理者だけでなく従業員を含め社員全体が導入して良かったと思えるものを選びましょう。