ワークフローとは？基本知識や導入メリットをわかりやすく解説

 

ワークフローシステムは、稟議における申請・承認の業務を電子データで管理できるシステムです。

社内の申請業務を効率化するため、導入を検討している企業は増えています。しかし「ワークフローシステムとは具体的にどういうものか」「どのような機能があるのか」と悩む方もいるでしょう。

本記事では、ワークフローシステムの機能と導入メリット、また導入する際のポイントについても解説します。ぜひ自社に適したシステムを選定する参考にしてください。

1. ワークフローとは？わかりやすく解説

ワークフローとは、一般的に業務に関する一連の流れのことです。また、業務の流れを図式化したものを指すこともあります。

企業などの組織における多くの業務には、始めてから完了するまでの流れがあります。
たとえば、社内の管理業務で消耗品を発注する場合、部署内の関係者間や他部署との間で、事務手続きなどの流れが会社の規定として定められていることが多いです。

そして、ワークフローシステムとは、会社内のさまざまな稟議申請・承認のフローを電子化できるシステムです。

従来は紙面による回覧や、メールで行っていた、申請から確認、承認までのワークフローを1つのシステムで完結できます。

ユーザーや組織管理、外部システムとの連携など、システムの導入によって業務の効率化も測れることがメリットです。

ワークフローシステムを利用することで、紙媒体の申請書などを電子化し、事務業務の負担を軽減でき、本来おこなうべき業務に集中することが可能となります。

2. ワークフローシステムの主な5つの機能

ワークフローシステムにはさまざまタイプがありますが、主な機能は以下の5つです。

実現したいことや会社の規模によって重視すべき機能は変わってきます。以下ではこれらの機能を簡単に説明するので、特徴を把握しておきましょう。

2-1．入力フォーム作成

稟議を申請するための申請内容のフォームを作成する基本的な機能で、どのシステムにも搭載されています。

システムによっては、申請する際の記入項目や添付ファイルの指定など、細かい設定も可能です。このため、管理する側の設定しやすさ、申請する側の操作しやすさがポイントになります。

Excelやデータベースなどの社内フォーマットを流用したい場合には、それを取り込めるシステムを選択しましょう。

2-2．承認プロセス管理

システムの根幹となる機能のもう一つは、作成された文章をルートに沿って、関係者に回覧・承認をもらうプロセス管理機能です。

承認者が申請内容を確認して承認すると、さらに上の承認者へと文書が送られます。もし不備が見られた際には、コメントを記載して申請者へ差し戻すことも可能です。

大企業になれば承認者が多数存在し、申請・承認・差し戻しなどのプロセス管理はとても煩雑なため、導入メリットは大きくなります。

2-3．ユーザー・組織管理

社内の承認プロセスを管理するワークフローシステムには、ユーザー・組織管理の機能も搭載されています。

企業では定期的な部署異動や、突然の組織変更はつきものです。こんなときにもデータベースの情報を変更することで、即座に新しい承認プロセスを構築できます。システムによっては人事データと連携し、自動的にプロセスを変更することも可能です。

部門横断の一時的なプロジェクトが存在するときにも、人事システムには存在しないグループを作成することでプロセス管理ができます。

2-4．権限管理

システム内に登録されている文書やフォルダに対して、どのユーザーが何をできるのかを設定できる機能です。ワークフローシステムは、プロセス管理だけでなくドキュメント管理システムとしても利用できます。

システムでは、役職や部署、個人単位によって、文書の閲覧・コメント・修正などの権限が付与可能です。これらの権限の設定をひとつの役割として登録しておけば、プロセスが変わった際にも容易に変更できます。

2-5．外部システム連携

ワークフローシステムには、外部システムと連携して利便性を向上できる機能もあります。連携できるのは、以下のようなシステムです。

• 先行システム：購買システム、基幹システムなど
• 後続システム：経理システム

これ以外にも、ポータルサイトやグループウェアと共通化してシングルサインオンを実現すれば、システムの利便性を向上できます。

3. ワークフローシステムを導入する5つのメリット

ワークフローシステムを導入することのメリットは次の5つです。

以下においては、それぞれを簡単に解説します。これらのメリットに魅力を感じる場合には、ぜひ導入を検討しましょう。

3-1．申請・承認のスピードが上がる

ワークフローシステムを導入することで、申請・承認のスピードが上がることは大きなメリットになります。

とくに大企業では承認者が何人も存在することがあり、全員に文書を回覧して承認をもらうのは非常に面倒です。そういった今まで紙やメールで行っていた申請作業を、1つのシステムで完結できます。

またシステム内での申請・承認であれば、在宅勤務やテレワーク環境下でも作業が可能です。このため、出張によって承認が滞ることも避けられます。

3-2．書類を管理するための負担やミスが減る

ワークフローシステムは、書類管理の負担・ミスを減らすメリットもあります。

承認関係の文書をペーパーレスで管理できるので、紛失の心配がありません。文書を保管するスペースや、必要なときに探す手間も省けます。

申請・承認作業はシステムの操作だけなので、特殊なノウハウは必要ありません。このため、業務が属人化することを防ぎ、ミスを減らせます。

3-3．内部統制を強化できる

ワークフローシステムは内部統制を強化し、文書の漏えいや情報の悪用を防ぐことにもつながります。申請・承認のフローが一元管理でき、すべての文書や領収書がデータ化されるためです。

文書の閲覧者の権限も、システム上では細かくコントロールできます。このため、紙やExcelよりも不正が起こりにくい状態で文書管理が可能です。

3-4．ペーパーレス化でコスト削減できる

ワークフローシステムは、稟議書を印刷するコストも削減できます。先程も説明した通り、申請・承認がシステム上の電子データのやり取りで完結できるためです。

郵送費やFAX代などの書類のやり取りに関わる費用も、システム導入によって削減できます。これらの業務の手間や時間も削減できるため、導入のメリットは削減できるコスト以上に大きくなるでしょう。

3-5．働き方改革につながる

これらのように申請・承認フローをシステム上で完結できることで、働き方改革につながることもメリットです。

従来の方式で稟議において承認をもらう場合、申請者は承認者に文書を回覧する必要がありました。紙の文書の場合ならば出社して、差し戻しがあれば同じ手順をはじめから繰り返さなくてはいけません。

しかし、ワークフローシステムを導入すれば、毎回決まった承認プロセスで進められます。また電子データ上のやり取りになるので、申請者・承認者ともテレワークや在宅勤務でも対応可能です。

4. ワークフローシステムを導入する際の4つのポイント

最後に、ワークフローシステムを導入する際の4つのポイントを紹介します。

これらのポイントを考慮して、自社に適したシステムを選びましょう。

4-1．自社に適した承認フローに対応しているか

まずは、ワークフローシステムが自社に適した承認フローに対応しているかを確認しましょう。

企業によっては、承認ルートが条件分岐しているものも存在しているためです。そのような場合、承認経路を自動で判断してくれるものを選ぶ必要があります。

とくに大企業の方が承認ルートは複雑になりやすいので、対応できるシステムを選定しましょう。

4-2．既存システムと連携ができるか

次に、既存システムと連携できるかもチェックポイントです。

ワークフローシステムは先行する購買システムや後続の経費システムなど複数のシステムと組み合わせることになります。

連携できない場合、かえって業務の手間が増えるかもしれません。このため、すでに導入しているシステムと連携可能かも確認しておきましょう。

4-3．操作やメンテナンスは簡単か

ワークフローシステム自体の操作やメンテナンスの簡単さも比較するポイントになります。操作しやすいシステムの方が社内で浸透しやすく、業務効率化につながるためです。

システムはいちど導入すれば長期間使用できます。この点を考慮して、申請者・承認者・管理者ともメンテナンスがしやすいものを選びましょう。

組織変更や人事異動が多い組織の場合、承認ルートや権限管理がしやすいかもチェックポイントです。

4-4．費用は予算に見合っているか

最後に、システムの導入費用も無視できないポイントになります。導入にかかる主な費用は以下のとおりです。

• 初期導入費用
• 月額費用
• オプション費用
• メンテナンス費用
• サポート費用

料金形態はクラウド版かパッケージ版かで異なります。事前に見積を依頼し、自社の予算に収まるかどうかを検討しておきましょう。

5. ワークフローシステムで業務を効率化しよう

ワークフローシステムは、今まで煩雑だった申請・承認プロセスを一元管理でき、業務の効率化につながります。

さまざまな機能や特徴があるので、自社に適したシステムを選定し、導入を検討してみてください。