ワークフローを効率化するには？システム導入やフロー改善のポイントも！

ワークフローに無駄がなければ、業務を効率的かつスムーズにおこなうことが可能です。本記事では、ワークフロー改善のポイントから、ワークフローシステムを見直すことによって効率化が図れる理由、ワークフローシステム導入のメリットまでを具体的に解説し、最後にシステム選びのポイントについても紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

1.ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、企業内でおこなう申請や稟議といった「業務の流れを電子化」した仕組みです。作業手順を明確にして電子化することによって、迅速に承認がおこなわれ、そのほかの業務にもスピード感を持って対応することが可能になります。

昨今は業務の電子化が進んでいますが、まだまだ紙ベースでの申請書や報告書で業務をおこなう企業も多いでしょう。ワークフローシステムを採用することにより、業務効率化・管理体制の強化を図りましょう。

2.ワークフローを改善する際のポイント

ワークフローシステムの導入を検討する前に、まずは自社のワークフローの改善をおこないます。自社にとってベストなワークフローとなっているかを確認しましょう。

ここでは、ワークフローを改善する際のポイントについて紹介します。

2-1.承認ルートや承認者は適切か

最初に、承認ルートや承認者が適切であるかどうかの見直しをおこないましょう。
報告書や稟議書、各種申請書などは、上司や経理担当といったさまざまな担当者に承認してもらう必要があります。その際、承認ルートに適切な承認者が設定されているか、承認者が必要以上に多くないか、といった点を確認して、最も効率的なルートを設定しましょう。

不要な承認ルートを省略することで承認スピードも上がり、承認者の時間を節約することにもつながります。

2-2.申請・承認が滞留する理由は何か

続いて、申請・承認が滞留してしまう理由を考えましょう。
たとえば、承認に時間がかかってしまう場合の多くは、承認者が多すぎたり、承認者が不在なことが多かったりしています。その場合、承認者の見直しや承認方法の検討をすることで、滞留時間を減らすことができるかもしれません。

また、複数の書類が揃わないと承認できない場合は注意が必要です。承認が後回しになり、滞留が生じる可能性が高くなります。申請書類の作成方法や承認手順に煩雑な箇所がないか確認し、できる限りシンプルなワークフローとなるようにしましょう。

2-3.申請書にミスが発生しやすい箇所はないか

書類に記入ミスや記入漏れなどの不備があれば、もちろん申請は受理できません。申請書への記入方法がわかりにくく、不備が多く発生している箇所があれば、承認をスムーズにおこなうことができず、申請者も承認者も修正対応に時間を割くことになります。

この場合、記入ミスが起きないような工夫を加えてワークフローを考える必要があります。記入の際に注意を促したり、申請書そのものを改善したりして、ミスの発生を防ぎましょう。

3.ワークフローシステムによる効率化をおすすめする理由

業務のIT化が進むことにより、ワークフローは紙ベースからシステムへと移行しつつあります。業務の効率化を自社の課題としているのであれば、ワークフローシステムの導入がおすすめです。ここでは、ワークフローシステムの導入をおすすめする理由について解説するので、導入を検討されている方は参考にしてください。

3-1.申請・承認をスピードアップできる

ワークフローシステムを導入すれば、設定した承認フローに従ってスムーズに承認が進むため、申請・承認のスピードアップが可能です。

また、いつでもどこでも承認することができるため、社内にいることが少ない承認者がいても滞りなく承認作業が進むでしょう。申請の際も、空き時間で書類を作成しやすくなるため、スピーディーに業務を遂行することができます。

さらに申請書の作成においても、フォーマットを活用することによって効率的におこなうことが可能です。

3-2.進捗状況を可視化できる

ワークフローシステムでは、進捗状況の可視化されます。申請した書類が今どの承認者で止まっているのか確認でき、承認にどれくらい時間がかかるのかを予測することができます。そのため、承認後の準備や作業の目処もつけやすいでしょう。

また、申請に不備がある場合や不明点がある場合でも、システム内で修正対応やコメント・メッセージでの対応が可能なので、すぐに承認過程に戻ることができます。
さらに、承認が滞っている箇所に催促できることも、進捗状況の可視化の良い点といえます。

3-3.ミスを防止できる

紙ベースでの申請作業ではミスが発覚した場合、本人や所属部署に書類が差し戻され、本人が修正して再申請をしなくてはなりません。

しかしワークフローシステムであれば、記入時のミスなどは入力時に自動でチェックすることが可能です。記入漏れや書類の添付漏れなどが申請時に警告されれば、差し戻しを防ぐことができるため、大幅な効率化へつながります。

とくに複数の書類が必要なワークフローなどでは、1つのミスで全体の遅延が発生してしまうため、ミスを防止することは重要であるといえるでしょう。

4.ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムを導入することは、前章で説明した業務効率化以外にも多くあります。ここではシステム導入のメリットについて、効率化以外の観点からも紹介します。

4-1.意思決定の迅速化

紙によるワークフローでは、稟議書や申請書を提出してもなかなか承認が下りず、スピード感に不満を感じたことがある人も多いのではないでしょうか。

ワークフローシステムを導入すれば、承認過程もシンプルになり承認者はどこでも承認することが可能になるため、意思決定の迅速化が期待できます。進捗状況も確認でき、滞りなく申請を進めることができるでしょう。

4-2.内部統制の強化

また、ワークフローシステムを導入することで、内部統制の強化を図ることができます。企業内での業務をできるだけ可視化し、不正防止に役立てることが可能です。

たとえば、誰がいつ申請し誰がいつ承認したか、といった情報が残るため、改ざんなどの不正防止となります。
また、紙の申請書とは異なり、ワークフローシステムでは申請履歴をすぐに検索することができるため、確認が必要になった際や監査をおこなう場合でも迅速に対応することが可能です。

4-3.コスト削減

紙ベースのワークフローと異なる点は、コストの削減が見込めることといえます。ワークフローシステムを導入することによってペーパーレスとなり、申請に必要な書類の印刷代・紙代などを抑えることが可能です。

また、書類作成・承認・差し戻しなどにかかる時間も大幅に削減できるため、人件費も削減され、社員は申請にかかっていた時間を他の仕事に充てることができます。

5.効率化を実現するワークフローシステム選びのポイント

最後に、ワークフローシステムを選定する際のポイントについて紹介します。自社のワークフローや現在使用しているシステムなどと照らし合わせて、最適なシステムを選んでいきましょう。

5-1.柔軟なフロー設定が可能か

ワークフローシステムを選ぶ際には、自社に必要なワークフローが、システム内で実現できるかを重視しましょう。とくに、複雑なワークフローや業界独自のワークフローなどをおこないたい場合、それに対応することができるかが重要です。

多くのワークフローシステムはカスタマイズをおこなうことで、柔軟に承認フローを設定することができますが、プランによって設定できる範囲が異なる場合もあります。

提供しているシステムで対応できない場合は、別料金でカスタマイズすることが可能だったり、APIなどでシステムを自社に合わせて構築したりするといった方法も考えられます。

5-2.既存のシステムと連携できるか

ワークフローシステムが既存のシステムと連携できるかどうかも重要です。
たとえば、多くの企業が導入を検討する経費清算ワークフローは、会計システムや勤怠管理システム、ICカードやクレジットカードとの連携などもおこなうことができます。

既存のシステムと連携することができれば、今まで使っていたシステムを変えることなく、連携でさらに便利に活用することが可能です。また、多くのシステムと連携可能なサービスであれば、ワークフローシステムの導入を機会に、ワークフロー以外の業務のシステム化を進めることができるでしょう。

5-3.誰でも操作しやすいシステムか

さまざまな社員が使用するのであれば、誰でも操作しやすいシステムということも重要です。PCがあまり得意でない社員でも、操作性がしやすくスムーズに申請をおこなえなければ意味がありません。

直感的に操作できるシステムであれば、導入の際に使い方を事細かに指導する必要もなく、すぐに運用を開始することが可能です。導入時のスムーズさや、申請時のミス削減のためにも、操作性の良いシステムを選定するようにしましょう。

6.ワークフローシステムで業務を効率化しよう！

ワークフローシステムを導入することで、各種申請書や稟議書の申請・承認をスピーディーにおこなうことができ、大幅な業務効率化を図ることが可能となります。

システム導入のメリットは、業務のスピードアップのほかにも進捗状況の可視化、ミスの防止、内部統制の強化などさまざまな点が挙げられます。今回紹介したシステム選定時のポイントも参考にして、自社に最適なワークフローシステムを導入しましょう。

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