OSSのワークフローシステムの選び方!機能別の解説から利用時の注意点まで |HR NOTE

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OSSのワークフローシステムの選び方!機能別の解説から利用時の注意点まで

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OSSのワークフローシステムとは、無償で使えるオープンソースのワークフローシステムのことです。OSSのワークフローシステムは無料で利用できるため、コスト面に優れています。また、ワークフローを電子化すれば業務の効率化が可能です。 本記事では、OSSのワークフローシステムの選び方、利用時の注意点について紹介します。

1.OSSのワークフローシステムの選び方

OSSのワークフローシステムにはさまざまな機能が存在します。業務を効率化させるためには、自社に合った機能を選ぶことが大切です。 ここでは、OSSのワークフローシステムの選び方について紹介します。

1-1.機能の範囲で選ぶ

OSSのワークフローシステムによって使える機能はさまざまです。そのため、OSSのワークフローシステムを利用して、どこまでの業務をおこなうのかを検討しましょう。 以下に、一般的な機能と便利な機能についてまとめてみました。

【一般的な機能】

  • 申請書の作成
  • 申請書の検索、履歴表示
  • 申請、承認のフロー設定
  • 承認、差戻し、却下の決定
【便利な機能】

  • アラート機能
  • 自動承認機能
  • アクセス制限機能
  • システム連携機能
  • レポート作成機能

まずは一般的な機能が備わっているのか確認する必要があります。一般的な機能が確認できれば、機能の問題で困ることは考えにくいです。また、便利な機能をプラスさせることで申請業務を楽にしてくれます。 たとえば、自動承認機能では、設定した要件を満たしていれば自動で承認してくれるため、業務を円滑に進めることが可能です。

ただし、機能が多いぶん、操作も複雑になってくるため注意が必要です。自社に必要な機能を理解したうえで、システムを選定していきましょう。

1-2.会社の規模で選ぶ

会社の規模で選ぶこともポイントです。とくに、大手企業の場合は、承認ルートが複雑になることが考えられます。承認の階層が多いことや部署を横断することも考えられるので、承認フローが長期化及び複雑化に対応できるシステムを選ぶ必要があります。 OSSのワークフローシステムを検討する際は、対象としている企業規模や実際に導入している企業を確認することが大切です。

2.OSSのワークフローシステム利用時の注意点

OSSのワークフローシステムを利用する際はいくつか注意点があります。 ここでは、利用する際の注意点を4つ紹介します。

2-1.OSSのワークフローシステムはJava言語など高度な専門知識が要求される

OSSのワークフローシステムは高度な専門知識が必要となります。OSSのワークフローシステムは無償で提供されているため、十分にマニュアルが用意されていないことが多いです。最低限のマニュアルしか用意されていないため、ユーザーは自らソースコードを読み解く必要があります。

また、javaはプログラミング言語のなかでも習得が難しいといわれています。カスタマイズをしたいタイミングやバグの発生時には自らソースコードを調べて対応する必要がありますが、高度な専門知識を持っていないと利用するのが困難といえます。

2-2.セキュリティ面に不安がある

OSSのワークフローシステムはセキュリティ面に不安があります。OSSのワークフローシステムは誰でもソースコードが利用可能なため、頻繁に不具合が見つかり修正されることが多いです。 もし、修正前のバージョンを利用し続けた場合はセキュリティが脆弱な状態であるため、悪質な攻撃に晒される可能性があります。

OSSのワークフローシステムを利用する際は、常にセキュリティの脆弱性を把握して、最新のバージョンを利用する必要があります。

2-3.ライセンス違反に注意する

OSSのワークフローシステムは無償ですが、自由に利用していいわけではありません。ほとんどのOSSのワークフローシステムにはライセンスが宣言されているので、ライセンスに準拠した利用が求められます。 もしライセンス違反をしてしまうと、著作権侵害などに該当してしまうので、今後OSSのワークフローシステムが利用できなくなる可能性がでてきます。

すると、せっかく自社開発したソフトウェアでも利用を停止されてしまいます。

参考:OSS の利活用及びそのセキュリティ確保に向けた管理手法に関する事例集|経済産業省 商務情報政策局サイバーセキュリティ課

2-4.責任はワークフローシステムの利用者にある

OSSのワークフローシステムを利用して問題が発生した場合は、利用者自身の責任になります。そもそもOSSのワークフローシステムは無償で提供されているため、著作権者は免責条項に損害賠償の否認を示した項目を設けています。

そのため、利用者は免責条項に同意したうえで利用することになるので、著作権者に責任を追及することができません。仮に賠償問題が発生した際は、著作権者ではなくシステムの利用者が責任を取ることになるので十分にリスクを把握したうえで利用する必要があります。

3.自社に合ったOSSのワークフローシステムを利用しよう

ここまで、「選び方」「利用時の注意点」について紹介してきました。 自社に合ったOSSのワークフローシステムを選ぶ際は、機能面や会社の規模で選ぶことが大切です。また、利用する際はセキュリティ面やライセンスを尊守することで安全に利用することができます。後でトラブルが生じないように、ルールを守って利用するようにしましょう。

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