ワークフローシステム導入で内部統制強化!その目的や事例を紹介 |HR NOTE

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ワークフローシステム導入で内部統制強化!その目的や事例を紹介

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企業のコンプライアンスを徹底するためには、内部統制の強化が非常に重要です。そして、ワークフローシステムの導入は内部統制強化に有効的です。また、ワークフローシステムで活用することで、申請・承認を可視化し、業務の効率化を図ることができます。そこで今回は、内部統制そのものやワークフローシステムによる内部統制強化の目的、メリット、成功事例について解説します。

1.内部統制とは

内部統制とは、企業に勤める全従業員が適正に業務を遂行するために定めるルールや仕組みのことです。

企業が従業員に対してルールを設けることで、業務上の不正行為を防ぐことにつながります。 たとえば、多くの企業では発注業務や購買業務の実行前に承認フローが設けられています。承認をおこなう際に、商品の発注数や購買数を責任者が実行前に把握できるので、未然に不正購買を防ぐ効果が期待できます。

一方で、内部統制が機能していないと不正購買や個人情報漏洩といったリスクが発生する可能性があります。もしこれらの問題が起こってしまうと、企業のコンプライアンスが損なわれてしまいます。そのため、企業が適正かつ健全に運営するためにも内部統制を整えることが重要です。

1-1.内部統制の目的は4つ

金融庁によると内部統制の目的は、4つの目的を達成するためのプロセスであると説明しています。以下に金融庁が記録している4つの目的についてまとめてみました。

  1. 業務の有効性及び効率性
  2. 財務報告の信頼性
  3. 事業活動に関わる法令等の遵守
  4. 資産の保全

内部統制は企業のコンプライアンスを守るだけではありません。 前項で内部統制は、従業員が適正に業務を遂行させるための仕組みだと説明しましたが、業務の有効性及び効率性も目的としているので、ルールや決まりといったものだけでなく、働きやすさや業務の見直しといったことも必要になってきます。

参考:研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)

1-2.上場企業は内部統制が義務となっている

上場企業とその関連会社には、J-SOX法の規定により、内部統制報告書や内部統制監査報告書の提出が義務付けされています。なぜここまで内部統制が重要視されているのかというと、不正行為をおこなう企業が一定数存在するからです。

株式会社東京商工リサーチの調査によると、2020年度に不適切会計を開示した上場企業は48社、総数にして50件でした。不適切会計の内容として最も多かったのが、会計処理などのミスによるものでした。次いで多かったのは、「粉飾」そして「着服横領」でした。 このような不正行為で発生するリスクは非常に高いので、内部統制によってすぐさま発見できるような仕組みづくりが重要になります。

参考:2020年度 全上場企業「不適切な会計・経理の開示企業」調査|株式会社東京商工リサーチ

2.ワークフローシステムによる内部統制強化の目的

ワークフローシステムでは、従来紙文書でおこなっていた申請業務や承認業務をシステム上でおこなうことができます。そこでワークフローシステムを利用することで、どんな目的を果たすのかを解説します。

2-1.申請業務や承認業務の可視化をするため

ワークフローシステムを導入することは、申請業務や承認業務を可視化することが目的の一つです。

ワークフローシステムは、申請や承認に関わる人物を明確にし、ワークフローシステム上で可視化することができます。 そのため、不正行為が発生した際に、誰がどの段階で何をしたのか把握できるので、犯人を特定することが可能です。これは不正購買や文章の改ざんなどの抑止力となり、企業のコンプライアンス強化を図ることができます。

2-2.業務の効率化

ワークフローシステムの導入は、業務の効率化も目的としています。ワークフローシステムは申請業務や承認業務をシステムに乗せることになるので業務を明確にすることができます。現在誰が何をしているのか把握することができるので、システム間で連携をとることが容易です。 このようにワークフローシステムには、承認スピードを向上することができるので業務の効率化も図ることができます。

3.ワークフローシステムによる内部統制強化のメリット

ワークフローシステムは内部統制強化を図ることができます。ここでは導入するメリットについて紹介します。

3-1.申請書類の履歴管理やアクセス管理ができる

ワークフローシステムは履歴管理やアクセス管理が可能です。履歴管理では、申請書や稟議書の提出に不安がある場合などに申請フローの履歴を確認することができます。

また、アクセス管理では、ワークフローシステムの申請や承認のファイルへのアクセス権を制御することができます。アクセス権限を持った人しかファイルを開けなくなるので、不正利用やデータの改ざん、情報漏洩の防止に有効的です。

3-2.申請業務や承認業務の手間が少なくなる

ワークフローシステムを導入すると、申請業務や承認業務の手間が少なくなります。紙文書で申請をおこなう場合、書類に記入し、印刷、捺印するという作業をオフラインでおこなう必要があるため、大変手間がかかります。

しかし、ワークフローシステムではそれらの作業が電子化されており、全てシステム上で完結させることができます。

このように、必要最低限の作業に抑えることができるため、申請する側も承認する側もストレスなく業務をこなすことができます。

3-3.承認完了までのスピードが向上する

ワークフローシステムを導入することによって、承認完了までのスピードを向上させることができます。承認プロセスが複雑である場合、紙の文書だと、承認が完了するまで相当時間がかかってしまいます。

しかし、ワークフローシステムはわざわざ紙文書を回す必要がなくなり、システム上のみで承認作業をおこなえるため、承認完了までのスピードの上昇が期待できます。

また、出張が多い上司からも、円滑に申請書類の確認をしてもらうことが可能です。 急ぎの申請に対して即座に対応することができるため、後々のトラブルを回避することが可能です。

3-4.社内ルールの整理ができる

ワークフローを導入することで、これまでの社内ルールを整理することができます。 申請や承認ルールをシステム化する必要があるので、これまでのワークフローの見直しや業務量を再検討する機会になります。複雑な業務フローをシンプルで必要最低限な業務フローに見直すことができれば、業務の効率化につなげることができるでしょう。

4.内部統制強化にはワークフローシステムが効果的

内部統制強化にはワークフローシステムが効果的です。業務フローが可視化されるため、各業務の有効性や効率性を明確にすることができます。 また、不正行為の抑止にもなるので法令の尊守や資産の保全といった目的も果たす上でも効果が期待できます。ぜひワークフローシステムを導入して、健全な会社運営に努めていきましょう。

以下の記事ではワークフローシステムの選び方を紹介しているので、ぜひこちらもチェックしてみてください。

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