ワークフローシステム有料版と無料版の違い・ポイントを解説! |HR NOTE

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ワークフローシステム有料版と無料版の違い・ポイントを解説!

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社内の業務を円滑におこなうためには、業務の流れをより最適化させることが大切です。承認や決裁といった作業は、時間や手間がかかってしまうものですが、それを効率化するのがワークフローシステムです。ワークフローシステムは、業務で発生する承認や決裁といった一連の作業を一括して管理してくれるシステムです。また、有料版との違いや無料版を使用するうえで気をつけたいポイントなどについても解説します。

【社労士監修】HR関連法改正トレンドBOOK 2024年版

2023年は一部企業を対象に人的資本開示が義務化されたほか、HR関連での法改正に動きが見られました。
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人事担当者として知っておきたいHR関連の法改正に関する情報ですが、その範囲は幅広く、忙しい業務の中でなかなか網羅的に把握することは難しいのではないでしょうか。

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1.無料で使えるワークフローシステムと有料版の違い

ワークフローシステムには、無料で使えるもののほかに有料版も存在します。最大の違いは、導入する際に費用が発生する点です。無料であれば、複数のワークフローシステムを試しに利用しても費用がかかることは一切ありません。

これまでにワークフローシステムのような支援ツールを導入してこなかった企業の場合、いきなり採用するのはハードルが高いと感じられるかもしれません。優秀な有料版のワークフローシステムを導入したものの、うまく扱えなければかかった費用は丸々無駄になってしまうため、無料版を試してみて導入を検討するのも一つの手でしょう。

無料版と有料版の違いは費用だけでなく、使用できる機能にもあります。無料版は有料版と比べて機能が制限されているケースが多いです。

とくに、使用人数が限られている場合があるため、あらかじめ確認しておきましょう。 比較的、規模の大きめな企業でワークフローシステムを導入する際は、先に無料版で試用してから最適な製品を見つけるのがおすすめです。機能や使用人数が限定される無料版でも十分扱える規模の企業であれば、コストをかけずに試用後も使い続けてみてもよいでしょう。

2.無料で使えるワークフローシステムを使用する際の注意点

ワークフローシステムは、導入することで承認や決裁に関する業務をスムーズにおこなえるようになり、効率化が図れるようになります。

しかし、どのようなワークフローシステムでもただ導入すればそれだけで問題が解決するわけではありません。 自社の規模や必要な機能に合わせて、最適なワークフローシステムを選ぶことが大切です。

無料で使えるワークフローシステムは導入に費用がかからないので、自社にそぐわないものを選んでしまったとしても大きな損失にはなりませんが、自社にそぐわないものを使用し続けると、本来の目的である業務の効率化をうまく実現できない場合もあります。 無料・有料にかかわらず、自社に最適なものを選ぶことが、ワークフロー導入の重要なポイントです。

3.ワークフローシステムはコストを最小限にしながら存分に活用可能

承認や決裁は重要である一方で、作業が手間取ってしまい、業務がスムーズに進められない原因となってしまいがちです。承認や決裁の責任者が増えるほど手数が増えてしまうので、時間や手間がかかってしまいます。

ワークフローシステムを導入することで、承認や決裁といった重要な業務をスムーズに進められます。加えてワークフローシステムには、プロジェクトやスケジュール管理、社内掲示板など、企業の業務を支えてくる便利な機能が多数備わっていることが多いです。 承認や決裁が多い企業を強力にサポートしてくれるワークフローシステムの導入をぜひ検討してみましょう。

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