経費精算ワークフローとは?システム導入のメリット・デメリットや選び方を解説 |HR NOTE

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経費精算ワークフローとは?システム導入のメリット・デメリットや選び方を解説

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会社の経費は、従業員が申請し、責任者が承認や決裁をおこなう流れが一般的です。とくに責任者が複数いる会社の場合、申請から決裁に至るまで、かなりの時間を要するでしょう。この一連の作業を円滑におこなうために開発されたのが、ワークフローシステムです。この記事では、経費精算ワークフローについて、システムを導入するメリット・デメリットやシステム選定のポイントを踏まえながら解説しています。

目次

1.経費精算ワークフローとは?

経費精算ワークフローとは、経費精算の手順・流れの枠組みを構築し、パターン化や可視化されたものを指します。申請・承認・決裁・差し戻しなどの業務フローを明確化することで、手続きをスムーズに進めることができるようになります。

紙の書類を使った経費精算のワークフローを活用している企業も少なくないでしょう。たとえば、申請者がWordやExcelで経費精算申請書を作成・印刷し、責任者から承認サインをもらい、経理担当者に提出することで、経費精算をおこなっている企業があります。

このような場合、申請・承認・決裁に時間や手間がかかります。また、責任者や経理担当者が不在の場合、手続きに遅延が発生する可能性があります。さらに、経費精算申請書の紛失などのセキュリティリスクもあります。そこで、経費精算のワークフローをオンライン上で構築する「経費精算ワークフローシステム」が役に立ちます。

2.経費精算ワークフローシステムの種類

ここでは、経費精算ワークフローシステムの種類について詳しく紹介します。

2-1.ワークフローシステムに経費精算の機能が搭載されたタイプ

経費精算の機能が搭載されたワークフローシステムを利用することで、経費精算のワークフローをシステム上で構築することができます。ワークフローシステムは、契約稟議や購買といった業務手続きにおいて、責任者の承認や決裁をスムーズにおこなうために開発されました。そのため、責任者への申請はもちろん、承認や決裁に至るまでのルート作りが簡単におこなえるようになっています。ただし、経費精算に必要な機能が不足している場合もあるので、システムを選ぶときは注意しましょう。

2-2.グループウェアツールにワークフローの機能が搭載されたタイプ

ワークフローの機能が搭載されたグループウェアツールを利用して、経費精算のワークフローを構築する方法もあります。グループウェアとは、組織内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするためのツールです。情報の共有がしやすいので、上手に周囲と連携を取りながら経費精算の手続きを進めることができます。ただし、経費精算に特化しているわけではなく、機能が不足している可能性もあるので注意が必要です。

2-3.経費精算システムにワークフローの機能が搭載されたタイプ

経費精算システムには一般的にワークフロー機能が搭載されています。ワークフロー機能を活用することで、自社のニーズに応じて申請・承認フローをカスタマイズすることが可能です。また、経路検索や運賃計算、交通系ICカード連携といった経費精算に便利な機能も多く搭載されているので、経費精算の手続きをスムーズにおこなうことができます。ただし、複雑なワークフローの設計には対応できない可能性もあるため注意が必要です。

3.経費精算ワークフローシステムを活用した場合の経費精算の流れ

経費精算ワークフローシステムを活用する場合の基本的な経費精算の流れは、下記の通りです。

  1. 申請者がシステムで経費精算申請書を作成・提出する
  2. 上司や管理者がシステム上で申請書を確認して承認・差し戻しをおこなう
  3. 経理担当者がシステムを通じて申請書を受け取り精算を実施する

このように、経費精算ワークフローシステムを利用することで、経費精算に関係するすべての従業員がシステム上で手続きをおこなうことができます。

4.経費精算ワークフローシステムを導入するメリット

ここでは、経費精算ワークフローシステムを導入するメリットについて詳しく紹介します。

4-1.業務効率化により従業員の負担が軽減される

経費精算ワークフローシステムを利用することで、申請・承認・決裁・差し戻しといった手続きが1つのシステムで円滑におこなえるようになるので、業務の効率化が期待できます。

たとえば、ワークフローシステムやグループウェア、経費精算システムを別々で運用していると、操作方法が異なったり、データの連携に時間がかかったりして業務負担の増加につながります。
経費精算ワークフローシステムでは、ワークフロー機能と経費精算機能の両方を1つのシステムに搭載できるため、従業員の負担を減らして、生産性を向上させることが可能です。

4-2.ペーパーレス化を推進してコストを抑えられる

WordやExcelで作成・印刷した紙の申請書を利用して経費精算をおこなっている場合、紙代や印刷代といったコストがかかります。また、紙の経費精算申請書を保管するためのスペースが必要になり、賃料の負担が発生する場合もあるかもしれません。
経費精算ワークフローシステムを導入すれば、電子データでやりとりできるので、ペーパーレス化を推進して、紙代や印刷代などのコストを削減することができます。また、申請書を電子保存することで、オフィススペースを縮小させ、賃料を減らせる可能性もあります。

4-3.内部統制を強化できる

紙の申請書を利用していると、回覧の途中で書類を紛失してしまったり、社外に持ち出したときに情報が漏れてしまったりするリスクがあります。また、複数のシステムを別々に運用している場合、IDやパスワードなどのログイン情報の管理が煩雑になる恐れもあります。

経費精算ワークフローシステムを導入すれば、通信の暗号化やアクセス権限の付与により、システム上で情報を適切に管理することが可能です。また、1つのシステムでワークフローの設計から経費精算までをおこなえるため、ログイン情報の管理がシンプルになります。

4-4.多様な働き方を実現できる

紙の申請書を利用して経費精算をおこなっている場合、申請者だけでなく、承認者や経理担当者も捺印などのためにオフィスに出社する必要があります。経費精算ワークフローシステムを導入すれば、PCだけでなく、スマホやタブレットなどの端末でも操作できるので、テレワークやハイブリッドワークといった多様な働き方を実現することが可能です。

5.経費精算ワークフローシステムを導入するデメリット

ここでは、経費精算ワークフローシステムを導入するデメリットについて詳しく紹介します。

5-1.導入・運用コストがかかる

経費精算ワークフローシステムを利用する場合、導入・運用コストがかかります。導入するシステムによって、料金は異なります。また、クラウド型・オンプレミス型などの導入形態によっても、料金の仕組みは変わります。

まずは目的や予算を明確にし、自社に必要な機能を搭載したシステムを明らかにしましょう。また、導入前にかかる費用と、導入後に削減できる費用を見積り、費用対効果を検証してみるのもおすすめです。

5-2.承認者の業務負担が増加する

経費精算ワークフローシステムを導入することで、進捗状況が可視化され、どこで手続きが停滞しているかが明確になります。また、メールやチャットなどで通知をおこなうことで、滞りを解消し、業務を効率化することができます。

しかし、多くの申請が発生すると、今の作業を一時中断して確認・承認作業をおこなわければならず、承認者に業務負担が集中する恐れがあります。そのため、一括承認できる機能を搭載するなど、承認者の負担を考えたシステム設計をおこなうことが重要です。また、経費精算のワークフローを設定する際は、本当にその人を承認者に設定する必要があるかどうかをチェックすることも大切です。

5-3.従業員に浸透しない恐れがある

経費精算ワークフローシステムを導入する場合、承認ルートを見直し、システムの操作方法を従業員に周知する必要があります。紙での経費精算のワークフローに慣れている従業員にとっては大きな負担になります。そのため、従業員に浸透せず、システムが社内に定着しない恐れがあります。

このような事態を回避するために、従業員のITリテラシーにあわせて使いやすいシステムを導入することが大切です。また、従業員の不安や疑問を解消するために、システムの操作マニュアルを作成したり、研修・セミナーを開いたりするのもおすすめです。

6.経費精算ワークフローシステムを導入する際の注意点

ここでは、経費精算ワークフローシステムを導入する際に注意すべきポイントについて詳しく紹介します。

6-1.承認ルートおよび決裁の権限を明確にしておく

経費精算ワークフローシステムは、承認ルートを明確にし、責任者に承認や決裁をしてもらうまでの流れを円滑にするためのシステムです。すなわち、承認ルートや決裁をおこなう権限のある責任者を、あらかじめ社内で明確にしておく必要があります。

金額や内容によって決裁をおこなう権限を持った責任者が変わったり、複数の責任者に承認してもらったりする場合もあるでしょう。

経費精算ワークフローシステムでは、細かく承認ルートや決裁の権限について設定できます。そのため、どのような承認ルートが自社にとって一番理想的なのか、明確にしておくことが大切です。

6-2.差し戻しの基準を明確にする

申請された内容のなかには、承認や決裁をおこなえなず差し戻さなければならない案件もあるでしょう。しかし、差し戻しの基準を承認や決裁をおこなう責任者の判断に任せると、承認すべきか、差し戻しすべきかが明確に判定できず、業務が滞ってしまう原因になります。

システムによっては、差し戻しの自動チェック機能が搭載されています。あらかじめ差し戻しに値する基準を明確にしておき、基準に満たないものはシステムによって自動で差し戻して、アラートが表示されるように設定しておくと、承認や決裁をおこなう責任者の負担軽減につながります。

7.経費精算ワークフローシステムを選定するときのポイント

ここでは、経費精算ワークフローシステムの選び方のポイントについて詳しく紹介します。

7-1.申請フォーマットが対応しているか

現在使用している申請フォーマットが、導入しようと考えている経費精算ワークフローシステムに対応しているかを確認しましょう。たとえば、WordやExcelを使って経費精算申請書を作成している場合、そのまま経費精算ワークフローシステムでも利用できれば、従業員は従来通り申請書を作成できるので、負担が軽減されます。

7-2.自社のニーズにあった機能が搭載されているか

複雑な承認ルートを設定する必要がある場合、柔軟にフローを設定できるワークフロー機能が備わっているかを確認することが大切です。また、クレジットカードや交通系ICカードの読み取りに対応していれば、経費精算を効率化することができます。さらに、外国人を多く雇用している場合、従業員にとっては多言語に対応しているシステムが使いやすいかもしれません。このように、経費精算ワークフローシステムを選ぶ際は、自社のニーズにあった機能が搭載されているかをきちんとチェックしましょう。

7-3.他のシステムと連携しやすいか

経費精算ワークフローシステムを選ぶ際、自社の他のシステムと連携しやすいかどうかも重要なポイントです。連携できるシステムが限定的な経費精算ワークフローシステムもあるので注意する必要があります。既存の会計ソフトや給与計算システムなどと連携できれば、データ入力などの手間が減り、業務の効率化が期待できます。

7-4.サポート体制は十分か

経費精算ワークフローシステムを導入する場合、サポート体制を確認することも大切です。サポート体制が不十分だと、システムの設定や運用に時間や手間がかかり、コストの増加につながる恐れがあります。

サポート体制をチェックする際は、問い合わせ方法・時間をきちんと確認しましょう。電話やメール、チャットボットなど、複数の問い合わせ手段があると、ニーズに応じて使い分けることができます。また、24時間365日問い合わせに対応していれば、故障やトラブルがあったときでも安心です。

7-5.電子帳簿保存法に対応しているか

電子帳簿保存法に対応している経費精算ワークフローシステムであれば、申請書類を電子保存することができます。一方、電子帳簿保存法に対応していない場合、システム上で作成された書類を印刷して管理しなければならない可能性があります。また、電子帳簿保存法は改正が繰り返されているので、最新の法改正に対応しているかもきちんと確認することが大切です。

8.経費精算ワークフローシステムを活用して業務効率を大幅に向上させよう

経費精算とワークフローは似たような構造をしているものの、別々に扱っているケースも多いでしょう。これらをまとめて管理できる経費精算ワークフローシステムを導入して活用することで、不要なコストを削減してさらなる業務効率の向上が期待できます。 経費精算やワークフローに関する業務の効率化を進める際は、ぜひ経費精算ワークフローシステムの導入を検討しましょう。

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