クラウド型ワークフローシステムのメリット・デメリットを紹介

人事担当者の仕事の一つに「申請承認業務」があります。例えば、入社申請や異動申請、退社申請などの手続きは、一人の従業員だけでは進められません。上長や他の部署の従業員に申請書類を回覧しながら、承認を得る必要があります。そんな申請承認業務の効率化につながるのが、クラウド型ワークフローシステムです。

本記事では、クラウド型ワークフローシステムのメリット・デメリットを紹介します。

1. クラウド型ワークフローシステムとは？

そもそもワークフローとは、入社申請、異動申請、退社申請、稟議申請などの申請承認業務の流れを指す言葉です。申請承認業務には、申請者、承認者、管理者など、さまざまな人が関わります。申請承認業務の流れ（＝ワークフロー）を定義し、誰が・いつ・何をすべきかを可視化することで、業務効率を高められます。

このワークフローの定義をクラウド上で行うのが、クラウド型ワークフローシステムと呼ばれるツールです。各種申請の承認フローをオンラインで共有し、時間や場所を問わず申請承認業務を行うことができます。

事前にシステム構築が必要なオンプレミス型のツールと違って、クラウド型のワークフローシステムは導入後すぐに運用開始できるのが魅力です。また、クラウド型ワークフローシステムには、オンプレミス型のツールにはない明確なメリットがあります。

2. クラウド型ワークフローシステムのメリット

クラウド型ワークフローシステムを導入するメリットは3つあります。

• スマホやタブレットで申請承認を行える
• イニシャルコストを抑制できる
• 障害が発生しても運営会社に対応してもらえる

2-1. スマホやタブレットで申請承認を行える

クラウド型のワークフローシステムなら、スマホやタブレットなどのモバイル端末で申請承認を行うことが可能です。時間や場所を問わずにツールを利用できるため、

テレワークやリモートワークで働く人に向いています。

2-2. イニシャルコストを抑制できる

オンプレミス型ワークフローシステムと比較すると、クラウド型ワークフローシステムはイニシャルコストを抑えられるのが特徴です。オンプレミス型ワークフローシステムを導入する場合、専用サーバーなどの機器の設置費用や、ソフトウェアのライセンス費用、セキュリティ対策に必要な費用など、クラウド型よりも高額なイニシャルコストがかかります。なるべく初期投資を抑えてワークフローシステムを導入したい場合は、クラウド型の製品がおすすめです。

2-3. 障害が発生しても運営会社に対応してもらえる

また、オンプレミス型のワークフローシステムと違って、クラウド型の製品は自社で保守運用を行う必要がありません。そのため、保守担当者の人件費を削減できます。万が一、システムに障害が発生しても、運営会社が対応してくれるため、安心して利用することが可能です。

世の中には複数のワークフローシステムがありますが、本サイトではjinjer株式会社が提供する「ジンジャーワークフロー」をご紹介します。ワークフローシステムを導入する際に必ずセットになるのが「社員情報」です。どの組織に属している従業員がおこなう申請なのか、どの役職者にどのような順番で承認を得なければならないのか、といったようにワークフローと従業員情報は綿密に結びついています。組織改編や定期的な昇格などによって変更になった役職や所属組織を、社員名簿と照らし合わせながらワークフローシステムに反映していく、というご経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ジンジャーワークフローは、人事情報を集約しているデータベースと連携させて使用するクラウドシステムとなっているため、人事データベース上の情報を修正するだけで他のシステムにも最新情報が連動される仕組みとなっています。本サイトでは、ジンジャーワークフローの詳細が1分でわかる資料を無料で配布していますので、気になる方はぜひこちらからダウンロードしてください。

3. クラウド型ワークフローシステムのデメリット

クラウド型ワークフローシステムにはデメリットもあります。

• ユーザー数が多いとランニングコストがかかる
• 自社の業務システムと連携できない可能性がある

クラウド型のシステムが自社に合わないと感じたら、オンプレミス型のシステムの導入も検討しましょう。

3-1. ユーザー数が多いとランニングコストがかかる

クラウド型ワークフローシステムの料金形態は、ユーザー数に応じた月額料金制を採用しているケースがほとんどです。例えば、ユーザー1人当たりの月額料金が500円で、人事担当者10名でワークフローシステムを利用する場合、毎月のランニングコストが5,000円かかります。

そのため、利用するユーザー数が多い場合、オンプレミス型よりも総コストがかかる可能性があります。ただし、クラウド型ワークフローシステムは無料でアップデート（法改正への対応など）が行われるため、将来に渡って一律の料金で利用できるのが強みです。クラウド型とオンプレミス型でランニングコストを比較し、費用対効果が高い方を選びましょう。

3-2. 自社の業務システムと連携できない可能性がある

また、オンプレミス型のシステムからクラウド型のシステムへ移行する場合、既存の業務システムと互換性がなく、システム連携ができない可能性があります。クラウド型のシステムを導入する場合は、あらかじめ公式ホームページや問い合わせ資料に目を通し、既存のシステムや導入予定のシステムと互換性があるかどうかを確認することが大切です。

4. クラウド型ワークフローシステムの選び方

クラウド型ワークフローシステムを選ぶときのポイントは以下のとおりです。

• 画面デザインが見やすいツールを選ぶ
• 申請漏れや承認漏れが起きにくいツールを選ぶ

初めてクラウド型ワークフローシステムを導入する場合は、なるべく画面が見やすく、使いやすいツールを選びましょう。申請漏れや承認漏れを通知する機能があるツールを選べば、申請承認業務のミスを減らせます。

4-1. 画面デザインが見やすいツールを選ぶ

クラウド型ワークフローシステムは、各種申請を行う機能や、申請業務ごとの承認ルートの設定、申請書類の作成や出力、公開範囲の設定など、さまざまな機能が用意されています。無料トライアルなどを利用して、まずは一つひとつの機能を実際に使ってみましょう。画面デザインが見づらいツールや、操作性が低いツールは、業務効率を大きく低下させます。また、従業員のITリテラシーによって、操作の習熟度に大きな差が出る可能性もあります。クラウド型ワークフローシステムを導入する場合は、シンプルで誰でも使いこなせそうなツールを選ぶことが大切です。

4-2. 申請漏れや承認漏れが起きにくいツールを選ぶ

従業員の申請漏れや、管理者による承認依頼の確認漏れが起きにくいツールを選ぶことも大切です。例えば、承認依頼をアラートで通知する「アラート機能」があるワークフローシステムなら、申請漏れや承認漏れを防止できます。

• 申請者が行った申請をリアルタイムに通知する機能
• 承認依頼を受け取ったらアラートで通知する機能
• 未対応の承認依頼の残り件数を表示する機能

また、申請から承認までの流れをスムーズにして、ワークフローの歩留まりを削減することが可能です。

5. クラウド型ワークフローシステムの特徴を知り、申請承認業務の効率化を

クラウド型ワークフローシステムは、申請承認業務をオンラインで行うことができるツールです。オンプレミス型のツールと違って、「イニシャルコストが低い」「自社で障害対応を行う必要がない」といったメリットがあります。ただし、クラウド型ワークフローシステムはユーザー数に応じて月額料金が高くなるため、ランニングコストも含めて費用を見積もることが大切です。

クラウド型ワークフローシステムは、特にテレワークやリモートワークを導入している企業で欠かせないツールとなりつつあります。クラウド型ワークフローシステムでできることを知り、申請承認業務を効率化しましょう。