タイムカードを紛失すると、労働時間や残業時間を客観的に把握することが困難になります。会社のパソコンのログイン・ログアウト履歴を確認するなど、別の方法で把握することを心がけましょう。勤怠管理用のソフトやアプリケーションなどを利用するのも、ひとつの方法です。
目次
1. タイムカードを紛失することでの法的な問題
タイムカードを紛失すると、悪質な場合、労働基準法109条にて規定されている労働に関する重要な記録の保存義務に反しているとみなされ、30万円以下の罰金を科される可能性があります。
1枚や2枚の紛失は起こりうるミスですが、タイムカードの管理が行き届いておらず、紛失が常態化している場合や、タイムカード以外の記録もなく、従業員の勤怠記録を正確に把握できない状態である場合は、注意が必要です。
また、以前まではタイムカードは3年間の保管が義務付けられていましたが、労働基準法の改正によって、2020年4月からは5年間の保管へと変更されました。しばらくは法改正前以前と同じように3年間の保管期間が適用されるものの、保管期間中にタイムカードを紛失してしまった場合も、30万円以下の罰金を科される可能性があります。
現在利用しているタイムカードにせよ、保管期間中のタイムカードにせよ、無くさないようにしましょう。
1-1. 未払い賃金の請求を受けた際に証明できない可能性がある
従業員には、未払い賃金を該当月の給料日の翌日から3年間（ただし、しばらくの間は移行期間のため2年間）は遡及して請求することができる権利が認められています。
もし、従業員から未払い賃金の請求訴訟を起こされた場合に、タイムカードを紛失していると正確な勤務状況を証明することができず、不利な状況になる場合もあります。
タイムカードは日々の賃金計算のためだけでなく、従業員の勤務記録を証明する大切な書類であることに留意しておきましょう。
2. 従業員がタイムカードを紛失した場合の対応策
打刻を実際におこなう従業員本人がタイムカードを紛失した場合の対処方法を確認しましょう。
2-1. タイムカードを再発行するか、代わりの方法で勤怠管理をおこなう
タイムカードの用紙に予備がある場合には、カードを再発行しましょう。タイムカードの代わりに別の方法で管理することも可能です。
タイムカードに代わる打刻方法としては、エクセルで勤怠記録を管理する方法や会社のPCから出勤時や退勤時にメールを送るといった方法があります。
後者については、社用PCからメールを送信することで、IPアドレスによって、メールの送信時刻に会社にいることが証明できるため、客観的な打刻記録であるといえます。タイムカードを再発行しない場合は代替手段を検討しましょう。
2-2. 既に打刻をおこなっていた期間の勤務記録を確認する
タイムカードを紛失するまでに、すでに記録していた期間の勤務記録を可能な限り把握します。PCのログ記録や、会社の出入口の防犯カメラの映像記録や、オフィスへの入退室記録などを遡ることで、できるだけ正確な時刻を確認しましょう。
2-3. 従業員に始末書などのペナルティを与える
タイムカードは従業員の労働時間を把握するための大切な書類です。再発防止のために、該当の従業員には始末書を提出させる等のペナルティを設けても良いでしょう。
ただし、タイムカードを紛失したことによる罰金や、紛失するまでの勤務日の給与を支払わないといった措置を取ることは禁止されています。
一部例外として、事前に就業規則にタイムカードの保管について記載しており、従業員に適切な管理を義務付けていて、かつその規則を違反した場合の減給等を定めていた場合に限っては、就業規則への違反として減給することが可能ですが。具体的には、平均賃金の1日分の半額以下、1賃金支払期の賃金の総額の10分の1以下の範囲についてはペナルティとして減給の措置をとることも労働基準法の規定上では認められています。
3. 会社側がタイムカード紛失した場合の対応策
保管している際に担当者がタイムカードを紛失してしまった場合の対応を確認しましょう。
3-1. タイムカードの代わりとなる記録を探し、保管する
先述の通り、勤務実績が分かれば、勤怠管理を必ずしもタイムカードでおこなう必要はないため、タイムカードの代わりに勤務実績が把握できる記録がないか検討しましょう。
タイムカードの代替記録として考えられるものには以下のものが挙げられます。
- オフィスへの入退室記録
- PCのログ記録
- メールやチャットの送信履歴
- 防犯カメラの映像記録
- 従業員の家族や他の従業員からの証言
- 残業申請書類
タイムカードは従業員の重要書類であり、紛失は本来あってはならないことです。他の手段で記録を把握することができたとしても、紛失が再び起こらないように保管方法の改善をおこないましょう。
紛失による影響を最小限にとどめるために、こまめにタイムカードの記録をエクセル等に転記しておくことも有効です。
4. 紛失しないための対策
タイムカードは基本的に決まった場所で利用するものであり、持ち帰るようなものではありません。
そのため、普段利用する場所に自身のタイムカードがあることを各自で確認してもらうことが、タイムカード紛失に対する根本的な対策といえるでしょう。
各従業員がそれぞれ意識することで、仕事をおこなう中の自然な作業のひとつとして、タイムカードの確認をおこなえるようになるはずです。朝礼でタイムカード確認に対する啓蒙をおこなうことや、壁に標語を貼っておくなども、従業員の意識にタイムカードの確認を刷り込むという点においては効果的でしょう。
4-1. タイムカードを保管する際は保管ボックスに内容物や該当年月日を記載しておく
会社の担当者が紛失するリスクを軽減するには、タイムカードを保管する際の保管ボックスに内容物を明記しておくことも効果的です。
いつからいつまでのタイムカードなのかを中身を見なくても分かるようにしておけば、誤って処分してしまうリスクも軽減できます。
また、タイムカードの保管は蓋がついたボックスを利用することが推奨されます。紛失に繋がることはもちろん、日光があたることでインクが揮発して印字が薄れる可能性があるためです。タイムカードは高温や直射日光を避けた場所で保管し、カードの劣化を防ぎましょう。
4-2. タイムカード以外の方法での勤怠管理も検討する
紛失してしまう可能性のないソフトやアプリケーションを利用することも効果的な紛失対策の一つです。上述したようにExcelを利用して勤怠管理をおこなう方法や、勤怠管理をおこなうためのソフトやアプリケーションを利用するのも有効な手段です。
こういった方法は、紛失対策として効果的なだけでなく、働き方改革が進んで在宅勤務やリモートワークといった働き方が増えてきた昨今の事情にも対応できる勤怠管理方法です。
タイムカードの紛失にお悩みの場合は、タイムカードを紛失しないための方策に頭を悩ませるのではなく、別の方法で勤怠管理をおこなうという、異なった角度からのアプローチを検討してみてもよいかもしれません。
5. タイムカードの紛失には十分注意しよう
タイムカードを紛失してしまうと、労働時間や残業時間を適切に把握することが難しくなるため、Excelを利用するなどの方法で対応する必要が出てきます。また、パソコンの履歴や、入退館記録・防犯カメラの記録などを確認するのも一つの方法です。
しかし、タイムカードの紛失によって多大な労力をかけなければならなくなることは覚えておきましょう。タイムカードを紛失しないための対策を行うことも重要ですが、勤怠管理は必ずしもタイムカードで行う必要はありません。
紛失する可能性のないソフトやアプリケーションを利用して勤怠管理を行うという方法も、ひとつの選択肢として検討してみるとよいでしょう。
