タイムレコーダーソフトとは?機能や導入方法をわかりやすく解説 |HR NOTE

タイムレコーダーソフトとは?機能や導入方法をわかりやすく解説 |HR NOTE

タイムレコーダーソフトとは?機能や導入方法をわかりやすく解説

  • 労務
  • 勤怠管理

時計の上に座る人たち

タイムレコーダーには、据え置き型のものだけでなく、パソコンソフト版も販売されています。通常のタイムレコーダーと比べて、タイムレコーダーソフトにはどのような機能があるのでしょうか。例えば、始業・終業時刻の記録をデータ化し、パソコン上で集計することが可能です。本記事では、タイムレコーダーソフトの主な機能や導入の流れを分かりやすく解説します。

労働時間の集計のミスと工数を減らす方法とは?

タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしている場合、以下のような課題はないでしょうか。

・タイムカードの収集や打刻漏れ、ミスの確認に時間がかかる
・労働時間の集計に時間がかかる/ミスが発生しやすい
・労働時間をリアルタイムで把握できず、月末に集計するまで残業時間がわからない/気づいたら上限を超過していた

そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムです。システムであれば工数・ミスを削減して労働時間の集計ができるほか、リアルタイムで労働時間が把握できるため、残業の上限規制など法律に則った管理を実現できます。

勤怠管理システムについて気になる方は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

ダウンロード

1. タイムレコーダーソフトとは?

コインと目覚まし時計

タイムレコーダーソフトとは、タイムレコーダーの機能をパソコンやWindowsタブレットなどで利用できるようにしたソフトウェアを指します。モバイル端末で利用可能なタイプの製品は、タイムレコーダーアプリと呼ばれることもあります。

勤怠管理のよくある悩みは以下の3つです。

  • タイムカード(紙)の打刻ミスや打刻漏れが多い
  • 出退勤時刻を集計する際に転記ミスや計算ミスが出やすい
  • 集計結果を給与計算システムに入力するときに間違いが出やすい

タイムレコーダーソフトなら、こうした悩みを解決することが可能です。

通常のタイムレコーダーと違って、タイムレコーダーソフトは紙のタイムカードを使用しません。スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末や、SuicaやICOCAなどの定期券、その他のFeliCa搭載ICカードを利用し、ピピッとかざすだけで打刻できます。打刻データはパソコン上で集計されるため、転記ミスや計算ミスも発生しません。集計結果はCSVファイルなどの形式で出力し、そのまま勤怠管理システムや給与計算システムで利用することが可能です。

勤怠管理の効率化を目指す場合は、タイムレコーダーソフトの導入を検討しましょう。

2. タイムレコーダーソフトの機能

社員のデータを管理する

タイムレコーダーソフトの機能は、大きく分けて7つあります。

  • 打刻データを集計する
  • 打刻ミスや打刻漏れをチェックする
  • 打刻データを修正する
  • 打刻データを検索する
  • 打刻データのバックアップをとる
  • 打刻データを出力する
  • 他のシステムと連携する

2-1. 打刻データを集計する

タイムレコーダーソフトなら、スマートフォンやICカードで打刻したデータを自動で集計できます。据え置き型のタイムレコーダーの場合、紙のタイムカードを手作業で集計したり、エクセルに転記したりする必要がありました。その過程で計算ミスが発生し、人事担当者の業務量が増える原因の一つとなっていました。タイムレコーダーソフトがあれば、手間のかかる集計作業を大幅に効率化することが可能です。

2-2. 打刻ミスや打刻漏れをチェックする

また、タイムレコーダーソフトには、打刻ミスや打刻漏れを防ぐチェック機能があります。例えば、タイムカードの押し忘れがあった場合、管理画面に「打刻なし」「打無」などと表記されるため、人事担当者がすぐに対応できます。

2-3. 打刻データを修正する

もしタイムカードの押し忘れを見つけたら、管理画面からすぐに打刻データを修正することが可能です。修正方法はタイムレコーダーソフトによって異なりますが、出勤日時、退勤日時、休憩の開始日時や終了日時など、さまざまな項目を修正できます。

なお、打刻データの不正な修正を防止するため、パスワード機能が用意されたタイムレコーダーソフトがほとんどです。人事担当者以外のアクセスを制限し、勤怠記録の改ざんを未然に防ぎます。

2-4. 打刻データを検索する

タイムレコーダーソフトに記録された打刻データは、さまざまなキーワードで検索できます。

  • 従業員の氏名
  • 所属
  • 出退勤日
  • 備考(メモ)

そのため、必要な打刻データがあれば、すぐに検索することが可能です。据え置き型のタイムレコーダーと違って、紙のタイムカードを探す手間もかかりません。

2-5. 打刻データのバックアップをとる

また、タイムレコーダーソフトなら、過去の打刻データのバックアップを作成できます。紙のタイムカードと違って、書類を保管するためのファイルやキャビネットが必要ありません。バックアップを作成しておくと、人事担当者の変更があったり、使用するパソコンが変わったりした場合にデータを移すことができます。

2-6. 打刻データを出力する

タイムレコーダーソフトに保存された打刻データは、CSVファイルなどの形式で出力できます。エクセルなどの表計算ソフトを使って、打刻データを編集したり、加工したりすることも可能です。また、勤怠記録を紙に残したい場合は、A4用紙などに印刷する機能もあります。

2-7. 他のシステムと連携する

タイムレコーダーソフトのもっとも重要な機能の一つが、勤怠管理システムや給与計算システムを始めとした外部システムとの連携機能です。他のシステムとの連携方法は、タイムレコーダーソフトによって異なります。

  • API連携などの手段を通じて、ソフトウェア同士で直接連携できるもの
  • CSVファイルなどの形式でデータを出力し、他のシステムに取り込めるもの

例えば、タイムレコーダーソフトと勤怠管理システムを連携すれば、打刻データを勤怠管理システムで利用し、労働日数や勤務時間の集計を自動化できます。また、給与計算システムと連携することで、手間のかかる給与計算業務も効率化することが可能です。タイムレコーダーソフトの外部システム連携機能を利用することで、勤怠記録と給与計算がシームレスにつながります。

3. タイムレコーダーソフトの導入方法

防犯アプリを入れる女性

タイムレコーダーソフトを導入する際の流れは以下のとおりです。

  1. 気になる製品の無料体験版を利用する
  2. タイムレコーダーソフトを導入する
  3. パソコンやタブレットを用意する
  4. ICカードを用意する
  5. ICカードリーダーを用意する
  6. 専用のアプリケーションをダウンロードする
  7. 従業員の情報を登録する

タイムレコーダーソフトの導入に当たって、まずは気になる製品を比較検討し、もっとも自社にあったものを選びましょう。タイムレコーダーソフトによっては、無料デモや無料トライアルを利用できる場合があります。製品の購入前に実際に手にとり、使用感を確認することが大切です。

タイムレコーダーソフトを選定したら、必要な周辺機器やソフトウェアが4つあります。

  • パソコンやタブレットなど、タイムレコーダーとして使用する端末
  • 始業・終業時刻を記録するためのICカード(スマートフォンなどのモバイル端末も可)
  • ICカードをかざし、読み取るためのICカードリーダー
  • ICカードリーダーに対応したアプリケーション(ソニー社のNFCポートソフトウェアなど)

タイムレコーダーソフトの購入費用と合わせて、周辺機器やソフトウェアの見積もりも計算しましょう。必要な機器が揃ったら、タイムレコーダーソフトに従業員の情報を登録することで、ICカードの打刻と従業員の出退勤情報を紐付けられます。

また、ICカードは用いずに、タブレットや指紋などの生体認証を用いて打刻がおこなえる勤怠管理システムも存在します。ICカードを用いるタイムレコーダーソフトと比較して、ICカードの用意や管理、紛失のリスクなどがなくなり運用上の工数を減らすことができます。ここまで読んで、ICカード以外の打刻にも興味がある方は、ぜひ勤怠管理システムの導入もご検討ください。

本サイトではタイムカードでの勤怠管理でよくある課題を勤怠管理システムを導入することでどのように解決できるのかをまとめた「タイムカードの課題解決BOOK」を無料で配布しています。こちらからダウンロードできますので、タイムレコーダーソフトだけでなく勤怠管理システムも気になる、という方はぜひご一読ください。

4. タイムレコーダーソフトの機能や導入の流れを確認しよう

出社する人たち

タイムレコーダーソフトは、タイムレコーダーの機能をパソコン上で利用できるソフトウェアです。据え置き型のタイムレコーダーと違って、紙のタイムカードを使用しません。集計したデータはパソコンに送信されるため、従業員の勤怠データを一元管理できます。タイムレコーダーソフトを導入する場合は、いくつか気になる製品をピックアップし、無料体験版などを利用して使用感を確認しましょう。タイムレコーダーソフトを利用するには、タイムレコーダーとして使用するパソコンやタブレット端末の他、ICカード、ICカードリーダーなどの周辺機器が必要です。

労働時間の集計のミスと工数を減らす方法とは?

タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしている場合、以下のような課題はないでしょうか。

・タイムカードの収集や打刻漏れ、ミスの確認に時間がかかる
・労働時間の集計に時間がかかる/ミスが発生しやすい
・労働時間をリアルタイムで把握できず、月末に集計するまで残業時間がわからない/気づいたら上限を超過していた

そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムです。システムであれば工数・ミスを削減して労働時間の集計ができるほか、リアルタイムで労働時間が把握できるため、残業の上限規制など法律に則った管理を実現できます。

勤怠管理システムについて気になる方は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

ダウンロード

人事業務に役立つ最新情報をお届け!メールマガジン登録(無料)

HR NOTEメールマガジンでは、人事/HRの担当者として知っておきたい各社の取組事例やリリース情報、最新Newsから今すぐ使える実践ノウハウまで毎日配信しています。

メルマガのイメージ

関連記事

試用期間中の給料設定のルールを徹底解説!最低賃金以下の設定も可能なの?

試用期間中の給料設定のルールを徹底解説!最低賃金以下の設定も可能なの?

労働者を本採用するかを見極めるために試用期間を設ける企業は多いでしょう。試用期間中の給与は、本採用時よりも低く設定することも可能です。とはいえ、規定ルールがあるため順守することが求められます。本記事では、試用期間における給料・残業代の設定ルールや、よくある質問について解説します。

  • 労務
  • 就業規則
2024.07.19
HR NOTE 編集部
フレックスタイム制導入のための就業規則の例と作成後のステップを解説

フレックスタイム制導入のための就業規則の例と作成後のステップを解説

フレックスタイム制の導入には就業規則への記載が不可欠です。作成時には、労働基準法に違反のないよう適切な規則を設ける必要があります。本記事では、フレックスタイム制の就業規則の規定例、就業規則作成後から導入までのフロー、注意点などをわかりやすく解説します。

  • 労務
  • 勤怠管理
2024.07.18
HR NOTE 編集部
労働保険加入手続きの方法を一から解説!必要書類・更新手続きも確認

労働保険加入手続きの方法を一から解説!必要書類・更新手続きも確認

労働保険(労災保険・雇用保険)は、従業員をひとりでも雇用する事業所で加入手続きが必要です。管轄の労働基準監督署で労災保険、ハローワークで雇用保険の加入手続きが必要です。本記事では、労働保険加入手続きの方法や必要書類、よくある質問もあわせて解説します。

  • 労務
  • 社会保険
2024.07.17
HR NOTE 編集部
雇用保険料納付の仕組み・納付方法をわかりやすく解説!

雇用保険料納付の仕組み・納付方法をわかりやすく解説!

雇用保険の納付の仕組みや、仕訳方法、納付手続き方法をわかりやすく解説します。雇用保険の納付手続きは複数選択肢があり、便利な方法も増えています。自社にとって最適な方法を選択し、正しく雇用保険料を納付しましょう。また雇用保険料未納時のリスクや対応方法、納付時の注意点についてもあわせてご確認しておきましょう。

  • 労務
  • 社会保険
2024.07.16
HR NOTE 編集部
長時間労働者の産業医面談とは?対象になる残業時間や活用方法を解説

長時間労働者の産業医面談とは?対象になる残業時間や活用方法を解説

残業が多い職場は長時間労働があたり前になっていることが多く、知らないうちに心身の健康を害してしまう危険性があります。従業員が健康・安全な職場で働くために配置されているのが「産業医」です。今回は産業医による面談指導制度の詳細と、面談を受けるメリットや活用するポイントについて解説します。

  • 労務
  • 労働安全衛生
2024.07.12
HR NOTE 編集部

人事注目のタグ