タイムレコーダーには、据え置き型のものだけでなく、パソコンソフト版も販売されています。通常のタイムレコーダーと比べて、タイムレコーダーソフトにはどのような機能があるのでしょうか。
たとえば、始業・終業時刻の記録をデータ化し、パソコン上で集計することが可能です。本記事では、タイムレコーダーソフトの主な機能や導入の流れをわかりやすく解説します。
目次
タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしている場合、以下のような課題はないでしょうか。
・タイムカードの収集や打刻漏れ、ミスの確認に時間がかかる
・労働時間の集計に時間がかかる／ミスが発生しやすい
・労働時間をリアルタイムで把握できず、月末に集計するまで残業時間がわからない／気づいたら上限を超過していた
そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムです。システムであれば工数・ミスを削減して労働時間の集計ができるほか、リアルタイムで労働時間が把握できるため、残業の上限規制など法律に則った管理を実現できます。
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1. タイムレコーダーソフトとは？
タイムレコーダーソフトとは、タイムレコーダーの機能をパソコンやタブレットなどで利用できるようにしたソフトウェアのことです。モバイル端末で利用可能なタイプの製品は、タイムレコーダーアプリと呼ばれることもあります。
タイムレコーダーソフトを活用すれば、以下のような勤怠管理の悩みを解決できるでしょう。
- タイムカード（紙）の打刻ミスや打刻漏れが多い
- 出退勤時刻を集計する際に転記ミスや計算ミスが出やすい
- 集計結果を給与計算システムに入力するときに間違いが出やすい
1-1. タイムレコーダーソフトと一般的なタイムレコーダーの違い
通常のタイムレコーダーと違って、タイムレコーダーソフトは紙のタイムカードを使用しません。スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末や、SuicaやICOCAなどの定期券、その他のFeliCa搭載ICカードを利用し、ピピッとかざすだけで打刻できます。
打刻データはパソコン上で集計されるため、転記ミスや計算ミスも発生しません。集計結果はCSVファイルなどの形式で出力し、そのまま勤怠管理システムや給与計算システムで利用することが可能です。勤怠管理の効率化を目指す場合は、タイムレコーダーソフトの導入を検討しましょう。
2. タイムレコーダーソフトの機能
タイムレコーダーソフトの機能は、大きく分けて7つあります。
- 打刻データを集計する
- 打刻ミスや打刻漏れをチェックする
- 打刻データを修正する
- 打刻データを検索する
- 打刻データのバックアップをとる
- 打刻データを出力する
- 他のシステムと連携する
それぞれの機能について詳しく確認していきましょう。
2-1. 打刻データを集計する
タイムレコーダーソフトなら、スマートフォンやICカードで打刻したデータを自動で集計できます。据え置き型のタイムレコーダーの場合、紙のタイムカードを手作業で集計したり、エクセルに転記したりする必要がありました。
その過程で計算ミスが発生し、人事担当者の業務量が増える原因の一つとなっていました。タイムレコーダーソフトがあれば、手間のかかる集計作業を大幅に効率化することが可能です。
2-2. 打刻ミスや打刻漏れをチェックする
タイムレコーダーソフトには、打刻ミスや打刻漏れを防ぐチェック機能があります。たとえば、タイムカードの押し忘れがあった場合、管理画面に「打刻なし」「打無」などと表記されるため、人事担当者がすぐに対応できます。
打刻ミスを防止することで集計時の確認などが不要となり、作業を効率化することが可能です。
2-3. 打刻データを修正する
もしタイムカードの押し忘れを見つけたら、管理画面からすぐに打刻データを修正することが可能です。修正方法はタイムレコーダーソフトによって異なりますが、出勤日時、退勤日時、休憩の開始時刻や終了時刻など、さまざまな項目を修正できます。
なお、打刻データの不正な修正を防止するため、パスワード機能が用意されたタイムレコーダーソフトがほとんどです。人事担当者以外のアクセスを制限し、勤怠記録の改ざんを未然に防げます。
2-4. 打刻データを検索する
タイムレコーダーソフトに記録された打刻データは、以下のようなさまざまなキーワードで検索できます。
- 従業員の氏名
- 所属
- 出退勤日
- 備考（メモ）
そのため、必要な打刻データがあれば、すぐに検索することが可能です。据え置き型のタイムレコーダーと違って、紙のタイムカードを探す手間もかかりません。
2-5. 打刻データのバックアップをとる
タイムレコーダーソフトなら、過去の打刻データのバックアップを作成できます。紙のタイムカードと違って、書類を保管するためのファイルやキャビネットは必要ありません。
バックアップを作成しておくと、人事担当者の変更があったり、使用するパソコンが変わったりした場合にデータを移すことができます。
2-6. 打刻データを出力する
タイムレコーダーソフトに保存された打刻データは、CSVファイルなどの形式で出力できます。エクセルなどの表計算ソフトを使って、打刻データを編集したり、加工したりすることも可能です。また、勤怠記録を紙に残したい場合は、A4用紙などに印刷する機能もあります。
2-7. 他のシステムと連携する
タイムレコーダーソフトのもっとも重要な機能の一つが、勤怠管理システムや給与計算システムを始めとした外部システムとの連携機能です。他のシステムとの連携方法は、タイムレコーダーソフトによって以下のように異なります。
- API連携などの手段を通じて、ソフトウェア同士で直接連携できるもの
- CSVファイルなどの形式でデータを出力し、他のシステムに取り込めるもの
たとえば、タイムレコーダーソフトと勤怠管理システムを連携すれば、打刻データを勤怠管理システムで利用し、労働日数や勤務時間の集計を自動化できます。また、給与計算システムと連携することで、手間のかかる給与計算業務も効率化することが可能です。タイムレコーダーソフトの外部システム連携機能を利用することで、勤怠記録と給与計算がシームレスにつながります。
3. タイムレコーダーソフトの導入方法
タイムレコーダーソフトを導入する際の流れは以下の通りです。
- 気になる製品の無料体験版を利用する
- タイムレコーダーソフトを導入する
- パソコンやタブレットを用意する
- ICカードを用意する
- ICカードリーダーを用意する
- 従業員の情報を登録する
以下、それぞれのポイントについて簡単に解説します。
3-1. 気になる製品の無料体験版を利用する
まずは自社の目的や解決したい課題などを明確にしたうえで、気になるタイムレコーダーソフトをいくつかピックアップしましょう。無料体験版がある場合は、試験的に導入してみるのがおすすめです。実際に使ってみて、操作性や機能に問題がないか確認しましょう。
3-2. タイムレコーダーソフトを導入する
導入するタイムレコーダーソフトが決まったら、購入手続きを進めます。後述するように、周辺機器も必要となるため、予算に合っているか事前に確認しておくことが大切です。
3-3. パソコンやタブレットを用意する
タイムレコーダーソフトを購入したら、タイムレコーダーとして使用するパソコンやタブレットを準備します。既存のパソコンやタブレットを活用することも可能です。準備できたら、タイムレコーダーソフトをインストールしましょう。
3-4. ICカードを用意する
次に、打刻に使用するICカードを準備しましょう。新たにICカードを準備する方法もありますが、タイムレコーダーソフトによっては、交通系ICカードや社員証として利用しているカードなどを利用できるケースもあります。
事前にどのようなICカードで打刻するかを明確にして、対応しているソフトを購入しましょう。
3-5. ICカードリーダーを用意する
ICカードを読み取るためのICカードリーダーも準備しなければなりません。ICカードリーダーについても、打刻用のICカードに対応したものを購入しましょう。
3-6. 従業員の情報を登録する
必要な機器が揃ったら、タイムレコーダーソフトに従業員の情報を登録することで、ICカードの打刻と従業員の出退勤情報を紐付けられます。すべての準備が整ったら、新しい打刻方法について従業員へ周知しましょう。
4. タイムレコーダーソフトの導入時に必要なもの
タイムレコーダーソフトを導入する場合、以下のような周辺機器やソフトウェアが必要です。
- パソコンやタブレットなど、タイムレコーダーとして使用する端末
- 始業・終業時刻を記録するためのICカード（スマートフォンなどのモバイル端末も可）
- ICカードをかざし、読み取るためのICカードリーダー
- ICカードリーダーに対応したアプリケーション（ソニー社のNFCポートソフトウェアなど）
タイムレコーダーソフトの購入費用と合わせて、周辺機器やソフトウェアの見積もりも計算しましょう。
また、ICカードやスマートフォンを用いずに、顔や指紋などの生体認証を用いて打刻がおこなえる勤怠管理システムも存在します。ICカードを用いるタイムレコーダーソフトと比較して、ICカードの用意や管理、紛失のリスクなどがなくなり運用上の工数を減らすことができます。ここまで読んで、ICカード以外の打刻にも興味がある人は、ぜひ勤怠管理システムの導入も検討してみてください。
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5. タイムレコーダーソフトの機能や導入の流れを確認しよう
今回は、タイムレコーダーソフトの特徴や機能、導入方法などについて解説しました。タイムレコーダーソフトは、タイムレコーダーの機能をパソコン上で利用できるソフトウェアです。据え置き型のタイムレコーダーと違って、紙のタイムカードを使用しません。集計したデータはパソコンに送信されるため、従業員の勤怠データを一元管理できます。
タイムレコーダーソフトを導入する場合は、いくつか気になる製品をピックアップし、無料体験版などを利用して使用感を確認しましょう。タイムレコーダーソフトを利用するには、タイムレコーダーとして使用するパソコンやタブレット端末の他、ICカード、ICカードリーダーなどの周辺機器が必要です。
タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしている場合、以下のような課題はないでしょうか。
・タイムカードの収集や打刻漏れ、ミスの確認に時間がかかる
・労働時間の集計に時間がかかる／ミスが発生しやすい
・労働時間をリアルタイムで把握できず、月末に集計するまで残業時間がわからない／気づいたら上限を超過していた
そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムです。システムであれば工数・ミスを削減して労働時間の集計ができるほか、リアルタイムで労働時間が把握できるため、残業の上限規制など法律に則った管理を実現できます。
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