タイムカードソフトを導入するメリットや選び方を詳しく解説 |HR NOTE

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タイムカードソフトを導入するメリットや選び方を詳しく解説

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タイムカードは、従業員の労働時間を把握するために使われるツールの一つです。近年はタイムカードをシステム化し、労働時間や労働日数の集計を効率化する「タイムカードソフト」の導入企業が増えています。紙の出勤簿やタイムカードと比較して、タイムカードソフトを導入するメリットは何でしょうか。

本記事では、タイムカードソフトの主な機能やメリット、自社に合ったタイムカードソフトの選び方を解説します。

労働時間の集計のミスと工数を減らす方法とは?

タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしている場合、以下のような課題はないでしょうか。

・タイムカードの収集や打刻漏れ、ミスの確認に時間がかかる
・労働時間の集計に時間がかかる/ミスが発生しやすい
・労働時間をリアルタイムで把握できず、月末に集計するまで残業時間がわからない/気づいたら上限を超過していた

そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムです。システムであれば工数・ミスを削減して労働時間の集計ができるほか、リアルタイムで労働時間が把握できるため、残業の上限規制など法律に則った管理を実現できます。

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1. タイムカードソフトの機能

ファイルデータを移行する男性

タイムカードソフトは、紙のタイムカードをシステム化し、スマートフォンやタブレット、ICカードなどで打刻できるようにしたツールです。従業員が打刻した始業・終業時刻のデータはパソコンに送信され、一元管理できます。

まずは各社のタイムカードソフトに共通する5つの機能を紹介していきます。

  • モバイル端末やICカードで手軽に打刻できる
  • 打刻時間がデータ化され、パソコンに送信される
  • 打刻した時間を編集したり、修正したりできる
  • 打刻ミスや打刻漏れを警告する
  • 勤怠管理システムや給与計算システムと連携できる

1-1. モバイル端末やICカードで手軽に打刻できる

タイムカードソフトを導入すれば、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末や、Suicaなどの定期券、市販のICカードを利用して始業・終業時刻を記録できます。従業員とICカードの情報を紐づけすれば、ICカードリーダーにかざすだけで手軽に打刻することが可能です。従業員がスマートフォンやICカードを忘れた場合は、手動で打刻する機能もあります。

1-2. 打刻時間がデータ化され、パソコンに送信される

一般的なタイムカードソフトでは、パソコンやWindowsタブレットなどをタイムレコーダーとして利用します。打刻時間がデータ化されるため、労働時間をパソコンで一元管理できます。また、打刻データは従業員の氏名、所属グループ、勤務日、メモ(備考)などのさまざまな条件で検索することが可能です。

1-3. 打刻ミスや打刻漏れを警告する

紙のタイムカードの悩みの一つが、「打刻ミスや打刻漏れがあっても気付きづらい」点です。タイムカードソフトには打刻ミスや打刻漏れを表示したり、警告したりする機能があるため、管理者がすぐに修正できます。

1-4. 打刻した時間を編集したり、修正したりできる

タイムレコーダーの押し忘れがあったら、人事担当者が管理画面を開き、すぐに編集したり修正したりできます。タイムカードソフトによっては、管理画面にパスワードを設定する機能が用意されており、不正な打刻や編集を防止できます。

1-5. 勤怠管理システムや給与計算システムと連携できる

タイムカードソフトに記録した打刻データは、CSVファイルなどの形式で出力することが可能です。CSVファイルを勤怠管理システムや給与計算システムに取り込み、労働時間の集計や給与計算業務を自動化することもできます。

2. タイムカードソフトを導入するメリット

コストの紙を切る

紙の出勤簿やタイムカードを廃止し、タイムカードソフトを導入するメリットは3つあります。

  • 勤怠管理を効率化できる
  • 従業員の手間を削減できる
  • 紙のタイムカードよりもコストを削減できる

2-1. 勤怠管理を効率化できる

タイムカードソフトを導入すれば、勤怠管理を効率化できます。紙のタイムカードで勤怠管理を行う場合、タイムカードを1枚ずつ確認し、手作業で集計する必要があります。エクセルなどの表計算ソフトを利用する場合も、タイムカードの数字を一つずつシートに転記しなければなりません。

タイムカードソフトなら、打刻データをCSVファイルなどの形式で出力し、勤怠管理システムに取り込めます。タイムカードの集計作業を自動化し、人事担当者の負担を軽減することが可能です。

2-2. 従業員の手間を削減できる

始業・終業時刻を打刻する従業員の手間を削減できます。ほとんどのタイムカードソフトでは、スマートフォンや手持ちのICカードを使った打刻に対応しています。ICカードをピピッとかざすだけで打刻が完了するため、紙のタイムカードで打刻するよりも簡単です。始業前・就業前の時間をより有効に活用できます。

2-3. 紙のタイムカードよりもコストを削減できる

タイムカードソフトにもよりますが、多くのソフトウェアは買い切り型の料金形態を採用しています。一度ソフトウェアを購入すれば、それ以降の料金支払いが発生しないため、毎月のランニングコストを抑えることが可能です。

また、紙のタイムカードと違って、消耗品(タイムカードやタイムレコーダーのインクリボンなど)を購入する必要もありません。低コストで効率的に始業・終業時刻を打刻できるのが、タイムカードソフトの特徴です。

また、勤怠管理を効率化する方法のひとつとして、勤怠管理システムを導入する方法もあります。勤怠管理システムを導入することで、紙のタイムカードが廃止できるだけでなく、給与管理システムと連動させて従業員の労働時間の情報から残業代の算出など給与計算を簡略化することも可能です。

本サイトではタイムカードでの勤怠管理でよくある課題を勤怠管理システムを導入することでどのように解決できるのかをまとめた「タイムカードの課題解決BOOK」を無料で配布しています。こちらからダウンロードできますので、タイムカードソフトだけでなく勤怠管理システムも気になる、という方はぜひご一読ください。

3. タイムカードソフトの選び方

経費を計算する

タイムカードソフトを選ぶときは、自社に合ったツールを導入することが大切です。タイムカードソフトを選ぶときのポイントは2つあります。

  • 自社の勤務形態に合ったソフトを選択する
  • ICカードやICリーダーなどの端末代も考慮する

3-1. 自社の勤務形態に合ったソフトを選択する

タイムカードソフトによって対応している勤務形態が異なります。正社員の他にも、パートやアルバイト、契約社員、派遣社員など、さまざまな雇用形態の従業員を採用している企業は、自社の勤怠ルールに対応したタイムカードソフトを選ぶことが大切です。

また、古いタイムカードソフトの場合、テレワークやリモートワークなどの働き方や、フレックスタイム制度などの労働時間制に対応していないこともあります。事前にタイムカードソフトの公式ホームページなどを確認して、自社の勤怠ルールに沿ったシステムかどうか確認しましょう。

3-2. ICカードやICリーダーなどの端末代も考慮する

タイムカードソフトは非常に低価格で導入することが可能です。また、紙のタイムカードやタイムレコーダーのインクリボンなど、消耗品に支払う費用も抑えられます。ただし、全く消耗品費がかからないわけではありません。

セキュリティ上の観点から、社員のモバイル端末での打刻を認めない場合は、市販のICカードを利用することになります。ICカードの機能にもよりますが、ICカード1枚当たりのコストはおよそ数百円です。例えば、従業員数が100名の場合、ICカードだけで数万円の出費がかかります。また、ICカードを読み取り、打刻データをパソコンに送信するためのICカードリーダーの導入も必要です。

タイムカードソフトは非常に低価格ですが、コストがかかる要素もあることを知っておきましょう。ICカードやICリーダーなどの費用も含めて、予算の見積もりを行うことが大切です。

4. タイムカードソフトを導入するメリットを知り、勤怠管理を効率化しよう

ATMを利用する

タイムカードソフトを導入すれば、時間のかかる勤怠管理を効率化できます。紙のタイムカードを補充する費用もかからないため、人事部門のコストカットにもつながります。紙の出勤簿やタイムカードを用いた勤怠管理を脱却し、従業員や人事担当者の負担を軽減しましょう。タイムカードソフトによって対応した勤務形態に差があるため、自社に合ったツールを選ぶことが大切です。

労働時間の集計のミスと工数を減らす方法とは?

タイムカードや出勤簿などで勤怠管理をしている場合、以下のような課題はないでしょうか。

・タイムカードの収集や打刻漏れ、ミスの確認に時間がかかる
・労働時間の集計に時間がかかる/ミスが発生しやすい
・労働時間をリアルタイムで把握できず、月末に集計するまで残業時間がわからない/気づいたら上限を超過していた

そのようなお悩みをお持ちの方におすすめなのが、勤怠管理システムです。システムであれば工数・ミスを削減して労働時間の集計ができるほか、リアルタイムで労働時間が把握できるため、残業の上限規制など法律に則った管理を実現できます。

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