タイムカードソフトを導入するメリットや選び方を詳しく解説

タイムカードは、従業員の労働時間を把握するために使われるツールの一つです。近年はタイムカードをシステム化し、労働時間や労働日数の集計を効率化する「タイムカードソフト」を導入する企業が増えています。紙の出勤簿やタイムカードと比較して、タイムカードソフトを導入するメリットは何でしょうか。

本記事では、タイムカードソフトの主な機能やメリット、自社に合ったタイムカードソフトの選び方を解説します。

1. タイムカードソフトの機能

タイムカードソフトは、紙のタイムカードをシステム化し、スマートフォンやタブレット、ICカードなどで打刻できるようにしたツールです。従業員が打刻した始業・終業時刻のデータはシステムへ送信され、一元管理できます。

まずは一般的なタイムカードソフトに共通する5つの機能を紹介していきます。

• モバイル端末やICカードで手軽に打刻できる
• 打刻時間がデータ化され、システムへ送信される
• 打刻ミスや打刻漏れを警告する
• 打刻した時間を編集したり、修正したりできる
• 勤怠管理システムや給与計算システムと連携できる

それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。

1-1. モバイル端末やICカードで手軽に打刻できる

タイムカードソフトを導入すれば、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末や、Suicaなどの定期券、市販のICカードを利用して始業・終業時刻を記録できます。従業員とICカードの情報を紐づけすれば、ICカードリーダーにかざすだけで手軽に打刻することも可能です。従業員がスマートフォンやICカードを忘れた場合は、手動で打刻する機能もあります。

1-2. 打刻時間がデータ化され、システムへ送信される

タイムカードソフトでは、パソコンやタブレットなどをタイムレコーダーとして利用するケースがあります。打刻時間がデータ化されるため、労働時間をシステム上で一元管理できます。また、打刻データは従業員の氏名、所属グループ、勤務日、メモ（備考）などのさまざまな条件で検索することが可能なため、汎用性の高い管理が可能と言えるでしょう。

1-3. 打刻ミスや打刻漏れを警告する

紙のタイムカードの悩みの一つが、打刻ミスや打刻漏れがあっても気付きづらい点です。タイムカードソフトには打刻ミスや打刻漏れを表示したり、警告したりする機能があるため、管理者がすぐに修正できます。

また、一般的な紙のタイムカードとは異なり、誰かに頼んで打刻してもらう代理打刻などの不正を防止しやすいでしょう。

1-4. 打刻した時間を編集したり、修正したりできる

タイムレコーダーの押し忘れがあったら、人事担当者が管理画面を開き、すぐに編集したり修正したりできます。タイムカードソフトによっては、管理画面にパスワードを設定する機能が用意されており、不正な打刻や編集を防止できます。

1-5. 勤怠管理システムや給与計算システムと連携できる

タイムカードソフトに記録した打刻データは、CSVファイルなどの形式で出力することが可能です。CSVファイルを勤怠管理システムや給与計算システムに取り込み、労働時間の集計や給与計算業務を自動化することもできます。

手作業で入力するような手間を減らし、勤怠管理に関する業務を大幅に効率化できるでしょう。

2. タイムカードソフトを導入するメリット

紙の出勤簿やタイムカードを廃止し、タイムカードソフトを導入するメリットは3つあります。

• 勤怠管理を効率化できる
• 従業員の手間を削減できる
• 紙のタイムカードよりもコストを削減できる

各メリットの詳細は以下の通りです。

2-1. 勤怠管理を効率化できる

タイムカードソフトを導入すれば、勤怠管理を効率化できます。紙のタイムカードで勤怠管理をおこなう場合、タイムカードを1枚ずつ確認し、手作業で集計する必要があります。エクセルなどの表計算ソフトを利用する場合も、タイムカードの数字を一つずつシートに転記しなければなりません。

タイムカードソフトなら、打刻データをCSVファイルなどの形式で出力し、勤怠管理システムに取り込めます。タイムカードの集計作業を自動化し、人事担当者の負担を軽減することが可能です。

2-2. 従業員の手間を削減できる

タイムカードソフトを活用すれば、始業・終業時刻を打刻する従業員の手間を削減できます。ほとんどのタイムカードソフトでは、スマートフォンや手持ちのICカードを使った打刻に対応しています。

ICカードをピピッとかざすだけで打刻が完了するため、紙のタイムカードで打刻するよりも簡単です。始業・終業前後の時間をより有効に活用できます。

2-3. 紙のタイムカードよりもコストを削減できる

紙のタイムカードと違って、消耗品（タイムカードやタイムレコーダーのインクリボンなど）を購入する必要もありません。低コストで効率的に始業・終業時刻を打刻できるのが、タイムカードソフトの特徴です。

そのほか、勤怠管理を効率化する方法のひとつとして、勤怠管理システムを導入する方法もあります。勤怠管理システムを導入することで、紙のタイムカードが廃止できるだけでなく、給与管理システムと連動させて従業員の労働時間の情報から残業代の算出など給与計算を簡略化することも可能です。

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3. タイムカードソフトを導入するデメリット

多くのメリットがある一方、タイムカードソフトには以下のようなデメリットもあります。

• コストがかかる
• 導入の工数がかかる

それぞれのデメリットについて詳しく解説します。

3-1. コストがかかる

紙のタイムカードと比較するとコスト削減を図れるものの、導入にはそれなりのコストがかかります。まずは自社の予算を把握したうえで、タイムカードソフトの導入にかかる費用を比較しましょう。

多くの機能が搭載されたタイムカードソフトを選ぶと、導入費用が高くなってしまいがちです。本当に自社に必要な機能かどうかを検討したうえで、費用対効果のよいソフトを選びましょう。

3-2. 導入の工数がかかる

タイムカードソフトの導入には、ある程度の工数がかかります。まずは導入するタイムカードソフトを選び、運用ルールを策定しなければなりません。

従業員が使いこなせなければ意味がないため、説明会を開催したり、マニュアルを作成したりすることも重要です。また、テスト的に運用してみて、課題がある場合は解決策を考える必要があります。

このように導入時の工数はかかりますが、長期的にみると紙のタイムカードよりも将来的に紙代・印刷代を減らせること、さらには事務負担を削減できるなど管理の工数を減らせるため、従業員の協力を得ながら作業を進めましょう。

4. タイムカードソフトの選び方

タイムカードソフトを選ぶときは、自社に合ったツールを導入することが大切です。タイムカードソフトを選ぶときのポイントは5つあります。

• 自社の勤務形態に合ったソフトを選択する
• ICカードやICリーダーなどの端末代も考慮する
• 他のソフトと連携できるか確認する
• 使いやすさをチェックする
• サポート体制を確認する

各ポイントについて詳しく見ていきましょう。

4-1. 自社の勤務形態に合ったソフトを選択する

タイムカードソフトによって対応している勤務形態が異なります。正社員の他にも、パートやアルバイト、契約社員、派遣社員など、さまざまな雇用形態の従業員を採用している企業は、自社の勤怠ルールに対応したタイムカードソフトを選ぶことが大切です。

また、古いタイムカードソフトの場合、テレワーク・リモートワークなどの働き方や、フレックスタイム制度などの労働時間制に対応していないこともあります。事前にタイムカードソフトの公式ホームページなどを確認して、自社の勤怠ルールに沿ったシステムかどうか確認しましょう。

4-2. ICカードやICリーダーなどの端末代も考慮する

タイムカードソフトは、クラウド型であれば初期費用が不要な場合もあり、比較的低価格で導入することが可能です。また、紙のタイムカードやタイムレコーダーのインクリボンなど、消耗品に支払う費用も抑えられます。ただし、全く消耗品費がかからないわけではありません。

セキュリティ上の観点から、社員のモバイル端末での打刻を認めない場合は、市販のICカードを利用することになります。ICカードの機能にもよりますが、ICカード1枚当たりのコストはおよそ数百円です。

たとえば、従業員数が100名の場合、ICカードだけで数万円の出費がかかります。また、ICカードを読み取り、打刻データをパソコンに送信するためのICカードリーダーの導入も必要です。

タイムカードソフトは非常に低価格ですが、コストがかかる要素もあることを知っておきましょう。ICカードやICリーダーなどの費用も含めて、予算の見積もりをおこなうことが大切です。

4-3. 他のソフトと連携できるか確認する

タイムカードソフトを導入するときは、他のソフトと連携できるか確認しておくことが大切です。たとえば、給与管理ソフトと連携できれば、勤怠データを共有して、給与計算を効率化できます。

勤怠データを手作業で移行する必要がなくなるため、作業を効率化できるだけではなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止することも可能です。

4-4. 使いやすさをチェックする

使いやすさや管理画面の見やすさも、タイムカードソフトを選ぶときの重要なチェックポイントです。高度な機能が搭載されていても、複雑すぎて使いにくければ意味がありません。

せっかく新しいソフトを導入しても、操作性が悪いと従業員がストレスや不満を感じてしまいます。無料トライアルがある場合は、使い勝手を確認してから導入を決定するとよいでしょう。

4-5. サポート体制を確認する

タイムカードソフトを導入するときは、サポート体制についても確認しておきましょう。とくに初めてソフトを導入する場合は、運用中にトラブルが発生する可能性もあります。電話やメール、チャットなどでサポートしてくれるソフトであれば、安心して導入できます。

5. タイムカードソフトを導入するメリットを知り、勤怠管理を効率化しよう

今回は、タイムカードソフトに搭載された機能や、導入するメリット・デメリットなどを紹介しました。タイムカードソフトを導入すれば、時間のかかる勤怠管理を効率化できます。紙のタイムカードを補充する費用もかからないため、人事部門のコストカットにもつながります。ただし、運用ルールを設定しておかなければ、従業員が混乱する可能性もあるので注意が必要です。

紙の出勤簿やタイムカードを用いた勤怠管理を脱却し、従業員や人事担当者の負担を軽減しましょう。タイムカードソフトによって対応した勤務形態に差があるため、自社に合ったツールを選ぶことが大切です。