テレワークの労働時間を管理する3つのポイントと勤怠管理の改善方法を解説

働き方改革や新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークや在宅勤務を推進する企業も増えてきました。テレワークをおこなう場合でも、社員の労働時間を正確に把握し、勤怠管理をする必要があります。

本記事では、テレワークにおける勤怠管理の課題や解決策、効率的に労働時間を管理する方法について解説します。

1. テレワークや在宅勤務における勤怠管理の課題と改善策

テレワークや在宅勤務を実施する場合、「実際に働いている時間を把握しにくい」「働きすぎてしまう」といった課題が発生しがちです。本章ではそれぞれの課題と改善策を紹介します。

1-1．テレワークは労働時間や残業の把握が難しい

実際の労働時間を把握しにくいことは、テレワークや在宅勤務における大きな課題です。会社に出勤して働く場合は、タイムカードなどで打刻するため、出社時刻や退社時刻を正確に管理できます。テレワークの場合は、社員の自己申告になってしまうため、申告の間違いが発生したり、本当に働いているのかと上司が不安を感じたりするケースもあるでしょう。

テレワークや在宅勤務を推進するなら、実際の労働時間を正確に把握したうえで、問題がある場合は働き方を改善していかなければなりません。具体的には、仕事開始と終了のタイミングでメールを送る、オンラインで朝礼を実施して業務内容を報告する、PCのログを確認するなどの方法が考えられます。

ただし、手間のかかる作業であるため、自宅や外出先から利用できる勤怠管理システムの導入を検討するのもよいでしょう。

1-2．働きすぎてしまう可能性もある

社員がしっかりと働いていないのではないかという不安がある一方で、働きすぎてしまう可能性もあります。会社に出勤する場合は、退社することで仕事から物理的に距離を置くことができます。

しかし、自宅で働いていると仕事とプライベートの境界があいまいになり、ついつい深夜や休日まで働いてしまう人もいるでしょう。

テレワークで働きすぎるのを防ぐため、テレワークでの残業を禁止にしている企業もあります。

テレワークや在宅勤務においては社員の残業状況が見えにくいため、しっかりと対策をして過剰な労働を制限しなければなりません。残業を禁止にする以外にも、深夜や休日労働を許可制にすることや会社のシステムへのアクセス制限を設けるといった対策を講じることができます。

1-3．休憩時間の管理が難しい

テレワークには、「仕事と家事の両立がしやすい」「育児や介護をしながら働ける」というメリットがあります。一方で管理側としては、いわゆる中抜け時間をどのように把握するか悩むケースも多いでしょう。

テレワークや在宅勤務を推進する場合は、休憩時間や中抜け時間の扱いについてルールを定めておくことが大切です。口頭で説明するだけではなく、就業規則に明確に記載しておくとよいでしょう。

一定時間以上の中抜けは休憩時間としてカウントする、休憩を取った時間分は就業時間を繰り下げるなど、会社の状況に応じてルールを設定することが重要です。勤怠管理システムを導入して、休憩時間などを正確に管理するのもよいでしょう。

2. テレワークで勤怠・労務管理をおこなうときの3つのチェックポイント

テレワークや在宅勤務を実施するときは、労働時間の管理だけではなく、各種費用の負担、労災認定、教育制度などについても考えておかなければなりません。

ここでは3つのチェックポイントを紹介しますので、確認しておきましょう。

2-1．各種費用の負担について明確にしておく

自宅で仕事をする場合、電気代やインターネット代、印刷代などの一部を社員が負担する必要があります。細かな備品などを社員が準備するケースも多いため、費用の負担が大きくならないよう注意しなければなりません。

会社から支給する物を準備する、費用の一部は請求してもらうなど、ルールを設定しておくとよいでしょう。

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2-2．労働災害の考え方を理解しておく

外出先や自宅で仕事をしている際の怪我や事故も、労働に付随して起こったものであれば、労働災害として認定されます。例えば、リモートワークをしている自宅でトイレのために移動したところ階段から落ちた、という場合は労働災害として認定される可能性が高いでしょう。

会社内での事故だけではなく、通勤途中の事故も労働災害に該当するのと同様のイメージです。テレワークや在宅勤務中の事故も労働災害にあたることを覚えておきましょう。

2-3．教育制度を整えておく

社員の教育が難しいことも、テレワークにおける課題のひとつです。「離れているため気軽に質問できない」、「部下の状況を見ながら指導しにくい」といった問題が発生するケースも多いでしょう。

テレワークをうまく進めるためには、必要に応じて出社日を決めておく、Web会議システムを導入するなど、教育体制を整えておくことも重要です。

3. テレワークで社員の労働時間と残業を管理する3つの方法

テレワークにおいて社員の労働時間を効率的に管理するためには、電話やメールの活用、勤怠管理システムの導入などを検討しましょう。

以下、それぞれのポイントについて簡単に解説します。

3-1．メールや電話で報告する

業務の開始と終了のタイミングで、メールや電話で上司へ報告するという方法を採用している企業もあります。チャットツールなどを活用して連絡するという企業も多いでしょう。

簡単に導入できる方法ではありますが、社員の人数が増えると管理の手間がかかるというデメリットもあります。

3-2．システムへのログイン記録をもとに労働時間を把握する

会社のシステムへログインした時刻とログアウトした時刻をもとに、労働時間を把握するという方法もあります。システム上の記録を活用すれば、わざわざメールや電話で報告する手間が省けるため、労働時間を効率よく管理できるでしょう。

ただし、ログイン記録を抽出して労働時間を計算する手間は発生します。

3-3．勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムの活用は、最も効率的な労働時間の管理方法といえるでしょう。クラウド型の勤怠管理システムも多く、通信環境さえ整っていれば、パソコンやスマートフォンから簡単に打刻することができます。わざわざパソコンにソフトをインストールする必要もありません。

入力されたデータをもとに、労働時間や残業時間を日や月ごとで自動で集計できるため、従業員の働きすぎを一目で把握できることが大きなメリットとして挙げられます。社員の勤怠情報をもとに、働き方の改善を指示したり業務を再配分したりすることも可能になります。

給与計算ソフトと連携できるシステムも多いため、人事や労務関連の業務を大きく効率化できるでしょう。

4. 勤怠管理システムを活用してテレワークの労働時間を管理しよう！

今回は、テレワークにおける勤怠管理の課題や改善策、労働時間の効率的な管理方法について解説しました。社員の実際の労働時間や残業時間を把握しにくいことは、テレワークや在宅勤務を推進するときの大きな課題です。

勤怠管理システムを活用すれば、手間をかけることなく労働時間を正確に把握できるため、テレワーク導入をきっかけに検討してみてください。