テレワークの労働時間が長くなるのを解決するポイントと勤怠管理方法を紹介 |HR NOTE

テレワークの労働時間が長くなるのを解決するポイントと勤怠管理方法を紹介 |HR NOTE

テレワークの労働時間が長くなるのを解決するポイントと勤怠管理方法を紹介

  • 労務
  • 勤怠管理

テレワーク中にオンライン会議をしている 働き方改革や新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークや在宅勤務を推進する企業が増え、新しい働き方が定着しつつあります。しかし、テレワークにおける労働時間管理の難しさに直面している企業も少なくないでしょう。

テレワークの場合でも、社員の労働時間を正確に把握し、法定を超える労働時間については割増賃金の支払いが必要となります。

本記事では、テレワークにおける労働時間の実態や、勤怠管理の課題や解決策、効率的かつ正確に労働時間を管理する方法などについて解説します。

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1. テレワークとは

テレワークとは、「 Tele」(離れて)と「Work」(仕事)を組み合わせた造語で、情報通信技術(ICT)を活用して時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を意味します。

テレワークには以下のような種類があります。

種類 働き方
在宅勤務 自宅を就業場所とする働き方
施設利用勤務 サテライトオフィス、テレワークセンター、スポットオフィス、カフェなどを就業場所とする働き方
モバイルワーク  働く場所に関係なく、いつでもどこでも仕事ができる状態にある働き方
組み合わせ型 常時テレワークの場合や、出社日を定期・不定期に設ける場合など、企業の業種や方針によってテレワークの種類や頻度が異なる働き方

1-1. テレワークの労働時間に関する厚生労働省の指針

テレワークの労働時間に関する考え方や管理については、厚生労働省が「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」で指針を示しています。

ここでは、その中でも特に重要なポイントを3つ紹介します。

1-1-1. テレワークでも労働基準法が適用される

テレワークであっても、労働基準法が適用されます。通常の「1日8時間、週40時間」制や、フレックスタイム制や裁量労働制など、法令通りに労働時間を設定して管理しなくてはなりません。

そのため、企業はまずテレワーク勤務者にもっとも適切な労働時間管理制度を選択することが必要です。

1-1-2. 全従業員の労働時間を客観的に把握しなければならない

改正労働安全衛生法において、「事業者は、高度プロフェッショナル制度適用者を除く全労働者について、その労働時間の状況を、客観的な方法等によって把握しなければならない」と定められています。
この定義は、テレワーク勤務者にも該当するため、企業は従業員の労働時間を正しく管理する体制を整えなくてはなりません。
「自由」なイメージの強いテレワークですが、「時間」については法令内という制約があることを忘れないようにしましょう。

1-1-3. テレワークに対応しやすい「事業場外みなし労働時間制」がある

テレワークの勤怠管理に頭を抱える企業も少なくないでしょう。そこで、厚生労働省は「事業場外みなし労働時間制」を紹介しています。事業場外みなし労働時間制とは、「労働時間の算定が難しいケースにおいて、特定の時間、労働したとみなすことができる制度です。
この制度を導入するためには、以下の2つの条件を満たしている必要があります。

  1. 情報通信機器が、使用者の指示で常時通信可能な状態になっていないこと
  2. 作業が、随時使用者の具体的な指示に基づいて行われていないこと

1つ目は、常時パソコンが通信可能な状態で、上長の呼びかけに即答しなければならない状況などの場合にはこの制度は適用できません。2つ目は、業務ごとに細かい指示があるような場合も対象外となるので注意しましょう。
事業場外みなし労働時間制は一見すると企業にとってとても都合のよい制度に見えます。しかし、そもそも従業員の勤怠管理ができない企業がテレワークを導入するのは適切なのでしょうか?
ICTツールが発達する現代において、従業員の労働時間を管理できないのは企業の怠慢と言われても仕方ありません。

テレワークにおいて労働時間を管理できなければ過重労働などのリスクが高まります。そのため、企業はこの制度に頼らず、従業員の労働時間を把握・管理する方法を探るべきでしょう。
従業員の労働時間を把握・管理する方法や注意点については後ほど解説するので参考にしてください。

2. テレワークの実態や勤怠管理の課題・改善策

 

家でテレワークをしているテレワークや在宅勤務を実施する場合、「実際に働いている時間を把握しにくい」「働きすぎてしまう」といった課題が発生しがちです。本章ではテレワークの実態や課題・改善策を紹介します。

2-1. テレワークに関する調査では「労働時間が長くなる」傾向にあることが判明

厚生労働省の「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」では、「仕事と仕事以外の切り分けが難しい」と回答した人が約4割、「長時間労働になりやすい」と回答した人が2割以上いることがわかりました。

また連合の「テレワークに関する調査2020」では、「通常の勤務よりも長時間労働になることがあった」と回答した人が半数を超えることも判明しており、テレワークは長時間労働につながるリスクが高いことが伺えます。

テレワークを導入する企業は、従業員の過重労働を防ぐためにも労働時間の管理を徹底する必要があると言えるでしょう。

2-2.テレワークは労働時間や残業の把握が難しい

実際の労働時間を把握しにくいことは、テレワークや在宅勤務における大きな課題です。会社に出勤して働く場合は、タイムカードなどで打刻するため、出社時刻や退社時刻を正確に管理できます。テレワークの場合は、社員の自己申告になってしまうため、申告の間違いが発生したり、本当に働いているのかと上司が不安を感じたりするケースもあるでしょう。

テレワークや在宅勤務を推進するなら、実際の労働時間を正確に把握したうえで、問題がある場合は働き方を改善していかなければなりません。具体的には、仕事開始と終了のタイミングでメールを送る、オンラインで朝礼を実施して業務内容を報告する、PCのログを確認するなどの方法が考えられます。

ただし、手間のかかる作業であるため、自宅や外出先から利用できる勤怠管理システムの導入を検討するのもよいでしょう。

2-3.働きすぎてしまう可能性もある

社員がしっかりと働いていないのではないかという不安がある一方で、働きすぎてしまう可能性もあります。会社に出勤する場合は、退社することで仕事から物理的に距離を置くことができます。

しかし、自宅で働いていると仕事とプライベートの境界があいまいになり、ついつい深夜や休日まで働いてしまう人が出てくるかもしれません。

テレワークで働きすぎるのを防ぐため、テレワークでの残業を禁止する企業もあります。

テレワークや在宅勤務においては社員の残業状況が見えにくいため、しっかりと対策をして過剰な労働を制限しなければなりません。残業を禁止にする以外にも、深夜や休日労働を許可制にすることや会社のシステムへのアクセス制限を設けるといった対策を講じることができます。

2-4.休憩時間の管理が難しい

テレワークには、「仕事と家事の両立がしやすい」「育児や介護をしながら働ける」というメリットがあります。一方で管理側としては、いわゆる中抜け時間をどのように把握するか悩むケースも多いでしょう。

テレワークや在宅勤務を推進する場合は、休憩時間や中抜け時間の扱いについてルールを定めておくことが大切です。口頭で説明するだけではなく、就業規則に明確に記載しておくとよいでしょう。

一定時間以上の中抜けは休憩時間としてカウントする、休憩を取った時間分は就業時間を繰り下げるなど、会社の状況に応じてルールを設定することが重要です。勤怠管理システムを導入して、休憩時間などを正確に管理するのもよいでしょう。

3. テレワークの労働時間を管理する際に知っておくべき勤怠管理の原則

従業員の出勤・退勤時間の把握と記録は企業の責務であり、テレワークであってもそれは同様です。厚生労働省が作成した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、労働時間管理の原則として以下の2つを挙げています。

  • (出勤・退勤時間は)使用者が、自ら現認することにより確認すること
  • タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること

オフィス勤務の場合、上長による目視確認とICカード等による打刻記録によって勤怠記録の整合性が担保されます。しかし、テレワークでの出勤・退勤時間は本人の自己申告となり、上長による目視確認は実施されません。申告漏れや虚偽申告のリスクも生じます。

自己申告で出勤・退勤時間を管理する際は、事実との整合性が確認できる手法を組み合わせるとよいでしょう。詳しくは後述しますが、「メールの送信時間」や「パソコンの起動記録」を参照する方法が挙げられます。また、インターネット経由での打刻が可能なクラウド型勤怠管理システムの導入も検討しましょう。

4. テレワークで社員の労働時間と残業を管理する3つの方法

家でテレワークの従業員を管理しているテレワークにおいて社員の労働時間を効率的に管理するためには、電話やメールの活用、勤怠管理システムの導入などを検討しましょう。

以下、それぞれのポイントについて簡単に解説します。

4-1.メールや電話で報告する

業務の開始と終了のタイミングで、メールや電話で上司へ報告するという方法を採用している企業もあります。チャットツールなどを活用して連絡するという企業も多いでしょう。

簡単に導入できる方法ではありますが、社員の人数が増えると管理の手間がかかるというデメリットもあります。

4-2.システムへのログイン記録をもとに労働時間を把握する

会社のシステムへログインした時刻とログアウトした時刻をもとに、労働時間を把握するという方法もあります。システム上の記録を活用すれば、わざわざメールや電話で報告する手間が省けるため、労働時間を効率よく管理できるでしょう。

ただし、ログイン記録を抽出して労働時間を計算する手間は発生します。

4-3.勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムの活用は、最も効率的な労働時間の管理方法といえるでしょう。クラウド型の勤怠管理システムも多く、通信環境さえ整っていれば、パソコンやスマートフォンから簡単に打刻することができます。わざわざパソコンにソフトをインストールする必要もありません。

入力されたデータをもとに、労働時間や残業時間を日や月ごとで自動で集計できるため、従業員の働きすぎを一目で把握できることが大きなメリットとして挙げられます。社員の勤怠情報をもとに、働き方の改善を指示したり業務を再配分したりすることも可能になります。

給与計算ソフトと連携できるシステムも多いため、人事や労務関連の業務を大きく効率化できるでしょう。

5. テレワークの労働時間で課題になりやすい「中抜け」「移動・通勤時間」の考え方と対処法

先程も少し触れましたが、テレワークの労働時間で課題となるのが「中抜け」や「移動・通勤時間」です。

ここでは、それぞれに対する考え方や具体的な対処法を紹介します。

5-1. 「中抜け」の考え方と対処法

中抜け時間については、従業員が自由に中抜けできる状況が確保されている場合であれば以下のように取り扱うことができます。
まずは、「休憩時間」として扱う方法です。中抜けの開始と終了を従業員に報告してもらい、必要に応じて始業時間の繰り上げや終業時間の繰り下げをおこなって労働時間に支障が出ないようにします。
ただし、始業・終業時間の繰り上げ・繰り下げについては、あらかじめ変更を認める旨を就業規則に記載して従業員に周知しておくことが必要です。
もう1つは、「時間単位の年次有給休暇」とする方法です。この場合も、従業員との間で労使協定を締結していなくてはなりません。

5-2. 「移動・通勤時間」の考え方と対処法

テレワークの移動・通勤時間は労働時間に含むのが原則です。

テレワークの場合、通勤などの移動中でもパソコンやスマホなどで業務をおこなうことが可能です。そのため、移動中であってもモバイル端末で仕事をしていれば労働時間に含みます。上長の指示はもちろん、明示されていない指揮命令下でおこなわれる労働であっても労働時間に該当するという考え方に基づく対処法です。

逆に、上長からの移動命令がなく、従業員の自己都合でオフィスに移動した場合などは「休憩時間」として扱います。ただし、この場合でも、モバイル端末などで業務をおこなっていれば労働時間に該当します。
テレワークでは、中抜け時間や移動時間に関してはさまざまなケースが発生します。そのため、いずれにケースにも対応できるよう、事前に従業員と話し合って合意を得ておくことが大切です。

6. テレワークで勤怠・労務管理をおこなうときの4つのチェックポイント

3つのポイントを示しているテレワークや在宅勤務を実施するときは、労働時間の管理だけではなく、各種費用の負担、労災認定、教育制度などについても考えておかなければなりません。

ここでは3つのチェックポイントを紹介しますので、確認しておきましょう。

6-1.各種費用の負担について明確にしておく

自宅で仕事をする場合、電気代やインターネット代、印刷代などの一部を社員が負担する必要があります。細かな備品などを社員が準備するケースも多いため、費用の負担が大きくならないよう注意しなければなりません。

会社から支給する物を準備する、費用の一部は請求してもらうなど、ルールを設定しておくとよいでしょう。

テレワークが進むと今まで通勤を想定して作成していた就業規則では対応しきれない問題が発生しがちです。「就業規則を変更したり必要な対応を取っておきたいけれど、どんなリスクがあるのかわからない」という方に向けて、当サイトでは「テレワーク課題解決方法ガイドBOOK」をお配りしています。

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6-2.労働災害の考え方を理解しておく

外出先や自宅で仕事をしている際の怪我や事故も、労働に付随して起こったものであれば、労働災害として認定されます。例えば、リモートワークをしている自宅でトイレのために移動したところ階段から落ちた、という場合は労働災害として認定される可能性が高いでしょう。

会社内での事故だけではなく、通勤途中の事故も労働災害に該当するのと同様のイメージです。テレワークや在宅勤務中の事故も労働災害にあたることを覚えておきましょう。

6-3.教育制度を整えておく

社員の教育が難しいことも、テレワークにおける課題のひとつです。「離れているため気軽に質問できない」、「部下の状況を見ながら指導しにくい」といった問題が発生するケースも多いでしょう。

テレワークをうまく進めるためには、必要に応じて出社日を決めておく、Web会議システムを導入するなど、教育体制を整えておくことも重要です。

6-4. 人事評価制度の見直しも検討する

テレワークの導入にあたっては、労働時間管理と合わせて人事評価制度の見直しも必要です。出社の場合とは異なり、非対面で人事評価をすることは難しい場合があります。事前に人事評価の基準や評価項目を明確にしておくことで、従業員も納得した形で適正な人事評価をおこなうことができます。

勤務時間外にメールや電話の返答がなかったことを理由に評価を下げたり、オフィスへの出勤数が多い労働者を高く評価したりといった人事評価は不当です。これらの例は従業員のテレワークに対する意欲を妨げます。テレワーク実施者が不利益な評価を受けないよう、評価者に対する適切な評価制度の周知も必要です。

7. 勤怠管理システムを活用してテレワークの労働時間を管理しよう!

笑顔でグッドサインをしている今回は、テレワークにおける勤怠管理の課題や改善策、労働時間の効率的な管理方法について解説しました。社員の実際の労働時間や残業時間を把握しにくいことは、テレワークや在宅勤務を推進するときの大きな課題です。

勤怠管理システムを活用すれば、手間をかけることなく労働時間を正確に把握できるため、テレワーク導入をきっかけに検討してみてください。

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