テレワークの労働時間が長くなるのを解決するポイントと勤怠管理方法を紹介

働き方改革や新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークや在宅勤務を推進する企業が増え、新しい働き方が定着しつつあります。しかし、テレワークにおける労働時間管理の難しさに直面している企業も少なくないでしょう。

テレワークの場合でも、社員の労働時間を正確に把握し、法定を超える労働時間については割増賃金の支払いが必要となります。

本記事では、テレワークにおける労働時間の実態、勤怠管理の課題や解決策、効率的かつ正確に労働時間を管理する方法などについて解説します。

1. テレワークとは

テレワークとは、「 Tele」（離れて）と「Work」（仕事）を組み合わせた造語で、情報通信技術（ICT）を活用した時間や場所にとらわれない働き方のことです。

テレワークには以下のような種類があります。

種類	働き方
在宅勤務	自宅を就業場所とする働き方
施設利用勤務	サテライトオフィス、テレワークセンター、スポットオフィス、カフェなどを就業場所とする働き方
モバイルワーク	働く場所に関係なく、いつでもどこでも仕事ができる状態にある働き方
組み合わせ型	業種や企業の方針に合わせて、複数の方法を組み合わせる働き方 （常時テレワークとする、出社日を定期・不定期に設けるなど）

1-1. テレワークの労働時間管理に関する厚生労働省の指針

テレワークの労働時間に関する考え方や管理については、厚生労働省が「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」のなかで指針を示しています。

ここでは、とくに重要なポイントを3つ紹介しますのでチェックしておきましょう。

1-1-1. テレワークでも労働基準法が適用される

テレワークであっても、労働基準法が適用されます。1日8時間・週40時間という法定労働時間や、残業に対する割増賃金など、法令に従って勤怠管理をしなくてはなりません。

そのため、企業はテレワーク勤務者の労働時間を管理できるような仕組みを整えることが必要です。

1-1-2. 全従業員の労働時間を客観的に把握しなければならない

改正労働安全衛生法において、「事業者は、高度プロフェッショナル制度適用者を除く全労働者について、その労働時間の状況を、客観的な方法等によって把握しなければならない」と定められています。
この定義は、テレワーク勤務者にも適用されるため、企業は従業員の労働時間を正しく管理する体制を整えなくてはなりません。
「自由」なイメージの強いテレワークですが、「労働時間」については法令による制約があることを忘れないようにしましょう。

1-1-3. テレワークに対応しやすい「事業場外みなし労働時間制」がある

テレワークの勤怠管理に頭を抱える企業も少なくないでしょう。そこで、厚生労働省は「事業場外みなし労働時間制」を紹介しています。事業場外みなし労働時間制とは、「労働時間の算定が難しいケースにおいて、特定の時間、労働したとみなすことができる制度です。
この制度を導入するためには、以下の2つの条件を満たしている必要があります。

1. 情報通信機器が、使用者の指示で常時通信可能な状態になっていないこと
2. 作業が、随時使用者の具体的な指示に基づいておこなわれていないこと

常時パソコンが通信可能な状態で、上長の呼びかけに即答しなければならない場合などは、この制度は適用できません。また、業務ごとに細かい指示があるような場合も対象外となるので注意しましょう。
事業場外みなし労働時間制は一見すると企業にとってとても都合のよい制度に見えます。しかし、そもそも従業員の勤怠管理ができない企業がテレワークを導入するのは適切なのでしょうか？
ICTツールが発達する現代において、従業員の労働時間を管理できないのは企業の怠慢と言われても仕方ありません。

テレワークにおいて労働時間を管理できなければ、過重労働などのリスクが高まります。そのため、企業はこの制度に頼らず、従業員の労働時間を把握・管理する方法を探るべきでしょう。
従業員の労働時間を把握・管理する方法や注意点については後ほど解説するので参考にしてください。

参照：テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン｜厚生労働省

2. テレワークにおける労働時間管理の課題

テレワークや在宅勤務を実施する場合、「実際に働いている時間を把握しにくい」「働きすぎてしまう」といった課題が発生しがちです。本章ではテレワークの実態や課題・改善策を紹介します。

2-1. テレワークに関する調査では「労働時間が長くなる」傾向にあることが判明

厚生労働省の「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」によると、「仕事と仕事以外の切り分けが難しい」と回答した人が約4割、「長時間労働になりやすい」と回答した人が2割以上いることがわかりました。

また日本労働組合総連合会による「テレワークに関する調査2020」では、「通常の勤務よりも長時間労働になることがあった」と回答した人が半数を超えることも判明しており、テレワークは長時間労働につながるリスクが高いことが伺えます。

テレワークを導入する企業は、従業員の過重労働を防ぐためにも労働時間の管理を徹底する必要があるでしょう。

参照：テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン｜厚生労働省

参照：テレワークに関する調査2020｜日本労働組合総連合会

2-2. 労働時間や残業の把握が難しい

実際の労働時間を把握しにくいことは、テレワークや在宅勤務における大きな課題です。会社に出勤して働く場合は、タイムカードで打刻したり、働く様子を確認できたりするため、出社時刻や退社時刻を正確に管理できます。一方のテレワークの場合は、社員の自己申告になってしまうため、申告の間違いが発生したり、本当に働いているのかと上司が不安を感じたりするケースもあるでしょう。

テレワークや在宅勤務を推進するなら、実際の労働時間を正確に把握したうえで、問題がある場合は働き方を改善していかなければなりません。具体的には、仕事開始と終了のタイミングでメールを送る、オンラインで朝礼を実施して業務内容を報告する、パソコンのログを確認するなどの方法が考えられます。

ただし、手間のかかる作業であるため、自宅や外出先から利用できる勤怠管理システムの導入を検討するのもよいでしょう。

2-3. 働きすぎてしまう可能性もある

社員がしっかりと働いていないのではないかという不安がある一方で、働きすぎてしまう可能性もあります。会社に出勤する場合は、退社することで仕事から物理的に距離を置くことができます。

しかし、自宅で働いていると仕事とプライベートの境界があいまいになり、ついつい深夜や休日まで働いてしまう人が出てくるかもしれません。

テレワークで働きすぎるのを防ぐため、テレワークでの残業を禁止する企業もあります。

テレワークや在宅勤務においては社員の残業状況が見えにくいため、しっかりと対策をして過剰な労働を制限しなければなりません。残業を禁止にする以外にも、深夜や休日労働を許可制にすることや会社のシステムへのアクセス制限を設けるといった対策を講じることができます。

2-4. 休憩時間の管理が難しい

テレワークには、「仕事と家事の両立がしやすい」「育児や介護をしながら働ける」というメリットがあります。一方で管理側としては、いわゆる中抜け時間をどのように把握するか悩むケースも多いでしょう。

テレワークや在宅勤務を推進する場合は、休憩時間や中抜け時間の扱いについてルールを定めておくことが大切です。口頭で説明するだけではなく、就業規則に明確に記載しておくとよいでしょう。

一定時間以上の中抜けは休憩時間としてカウントする、休憩を取った時間分は就業時間を繰り下げるなど、会社の状況に応じてルールを設定することが重要です。勤怠管理システムを導入して、休憩時間などを正確に管理するのもよいでしょう。

2-5. 従業員の評価が難しい

従業員の評価が難しくなることもテレワークを採用するときの課題です。テレワークを採用すると、勤務態度や取り組み姿勢などが見えにくくなるため、主に仕事の成果に注目して従業員を評価する必要があります。

既存の評価制度のなかに成果に関する評価項目がない場合は、制度の見直しを検討しましょう。ただし、成果だけで評価するのが難しい職種や業務もあるため、途中経過を報告させて仕事のプロセスを評価するなど、複数の評価項目を組み合わせることも重要です。

3. テレワークの労働時間管理に関する原則

従業員の出勤・退勤時間の把握と記録は企業の責務であり、テレワークであってもそれは同様です。厚生労働省が作成した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、労働時間管理の原則として以下の2つを挙げています。

• (出勤・退勤時間は)使用者が、自ら現認することにより確認すること
• タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること

オフィス勤務の場合、上長による目視確認とICカードなどによる打刻記録によって、勤怠記録の整合性が担保されます。しかし、テレワークでの出勤・退勤時間は本人の自己申告となり、上長による目視確認は実施されません。申告漏れや虚偽申告のリスクも生じます。必要に応じて勤怠管理システムを導入するなど、客観的かつ効率的に労働時間を管理できる仕組みを整えましょう。

参照：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

3-1. 自己申告制を導入するときの注意点

やむを得ず自己申告制により労働時間を管理するときは、以下の点に注意しなければなりません。

• 自己申告制の適正な運用について十分な説明をおこなう
• 申告された労働時間と実際の労働時間に大きな乖離がある場合は実態調査を実施する
• 自己申告できる時間数の条件を設けるなどの措置を設けない

まずは、社員や管理者に自己申告制のルールを理解してもらう必要があります。説明会などを開催して、ルールを周知しておきましょう。

自己申告によって記録した労働時間と、パソコンの使用時間などから把握した労働時間に大きな乖離があったときは、事実確認をおこなうことが必要です。社員本人や関係者からヒアリングをおこなうなど、実態調査を通して正しい労働時間を把握しなければなりません。

また、自己申告を阻害するような措置を設けないようにしましょう。たとえば、申告できる時間数の上限を設けると、報告せずに働くような事態が発生しやすいため注意が必要です。

4. テレワークで社員の労働時間と残業を管理する4つの方法

テレワークにおいて社員の労働時間を効率的に管理するためには、電話やメールの活用、勤怠管理システムの導入などを検討しましょう。

以下、それぞれのポイントについて簡単に解説します。

4-1. メールや電話で報告する

業務の開始と終了のタイミングで、メールや電話で上司へ報告するという方法を採用している企業もあります。チャットツールなどを活用して連絡するという企業も多いでしょう。

簡単に導入できる方法ではありますが、社員の人数が増えると管理の手間がかかるというデメリットもあります。

4-2. エクセルに記入する

エクセルやスプレッドシートを活用して労働時間を管理することも可能です。共有のエクセルやスプレッドシートを準備しておき、社員に業務の開始時刻と終了時刻を記入してもらえば、労働時間や残業時間を把握できます。関数を設定しておくことで、労働時間を自動集計することも可能です。

ただし、社員による自己申告となるため、入力漏れや不正入力などが発生するリスクがあります。必要に応じて実態調査をおこなったり、管理者によるチェックを実施したりすることも重要です。

4-3. システムへのログイン記録をもとに労働時間を把握する

会社のシステムへログインした時刻とログアウトした時刻をもとに、労働時間を把握するという方法もあります。システム上の記録を活用すれば、わざわざメールや電話で報告する手間が省けるため、労働時間を効率よく管理できるでしょう。

ただし、ログイン記録を抽出して労働時間を計算する手間は発生します。

4-4. 勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムの活用は、最も効率的な労働時間の管理方法といえるでしょう。クラウド型の勤怠管理システムも多く、通信環境さえ整っていれば、パソコンやスマートフォンから簡単に打刻することができます。わざわざパソコンにソフトをインストールする必要もありません。

入力されたデータをもとに、労働時間や残業時間を日や月ごとで自動で集計できるため、従業員の働きすぎを一目で把握できることが大きなメリットとして挙げられます。社員の勤怠情報をもとに、働き方の改善を指示したり業務を再配分したりすることも可能です。

給与計算ソフトと連携できるシステムも多いため、人事や労務関連の業務を大きく効率化できるでしょう。

5. テレワークの労働時間管理における「中抜け」「移動・通勤時間」の考え方

テレワークの労働時間管理で課題となるのが「中抜け」や「移動・通勤時間」です。ここでは、それぞれに対する考え方や具体的な対処法を紹介します。

5-1. 「中抜け」の考え方と対処法

中抜け時間については、従業員が自由に中抜けできる状況が確保されている場合であれば、以下のように取り扱うことができます。
まずは、「休憩時間」として扱う方法です。中抜けの開始と終了を従業員に報告してもらい、必要に応じて始業時間の繰り上げや終業時間の繰り下げをおこなって労働時間に支障が出ないようにします。
ただし、始業・終業時間の繰り上げ・繰り下げについては、あらかじめ変更を認める旨を就業規則に記載して従業員に周知しておくことが必要です。
もう1つは、「時間単位の年次有給休暇」とする方法です。この場合も、従業員との間で労使協定を締結していなくてはなりません。

5-2. 「移動・通勤時間」の考え方と対処法

テレワークにおける移動・通勤時間は、労働時間に含むのが原則です。

テレワークの場合、移動・通勤中でもパソコンやスマートフォンなどで業務をおこなうことが可能です。そのため、移動中であってもモバイル端末で仕事をしていれば労働時間に含みます。上長の指示がある場合はもちろん、明示されていない指揮命令下でおこなわれる労働であっても労働時間に該当するという考え方に基づく対処法です。

逆に、上長からの移動命令がなく、従業員の自己都合でオフィスに移動した場合などは「休憩時間」として扱います。ただし、この場合でも、モバイル端末などで業務をおこなっていれば労働時間として扱いましょう。
テレワークでは、中抜け時間や移動時間に関してはさまざまなケースが発生します。そのため、いずれにケースにも対応できるよう、事前に従業員と話し合って合意を得ておくことが大切です。

6. テレワークの労働時間管理をおこなうときのチェックポイント

テレワークや在宅勤務を実施するときは、労働時間の管理だけではなく、各種費用の負担、労災認定、教育制度などについても考えておかなければなりません。

ここでは5つのチェックポイントを紹介しますので、確認しておきましょう。

6-1. 勤怠報告のルールを明確にしておく

テレワークを採用するときは、勤怠報告のルールや手順を明確にしておくことが重要です。メールや電話による報告、勤怠管理システムの導入など、まずは自社に合った管理方法を検討し、どのようなタイミングで報告させるのかを明確にしましょう。

ルールが不明確な状態で勤怠管理を実施しても、正しい労働時間を把握することはできません。報告の手順やシステムの使い方などを周知し、客観的な勤怠情報を収集するようにしましょう。

6-2. 各種費用の負担について明確にしておく

自宅で仕事をする場合、電気代やインターネット代、印刷代などの一部を社員が負担する必要があります。細かな備品などを社員が準備するケースも多いため、費用の負担が大きくならないよう注意しなければなりません。

会社から支給する物を準備する、費用の一部は請求してもらうなど、ルールを設定しておくとよいでしょう。

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6-3. 労働災害の考え方を理解しておく

外出先や自宅で仕事をしている際の怪我や事故も、労働に付随して起こったものであれば、労働災害として認定されます。たとえば、リモートワークをしている自宅でトイレのために移動したところ階段から落ちた、という場合は労働災害として認定される可能性が高いでしょう。

会社内での事故だけではなく、通勤途中の事故も労働災害に該当するのと同様のイメージです。テレワークや在宅勤務中の事故も労働災害にあたることを覚えておきましょう。

6-4. 教育制度を整えておく

社員の教育が難しいことも、テレワークにおける課題のひとつです。「離れているため気軽に質問できない」、「部下の状況を見ながら指導しにくい」といった問題が発生するケースも多いでしょう。

テレワークをうまく進めるためには、必要に応じて出社日を決めておく、Web会議システムを導入するなど、教育体制を整えておくことも重要です。

6-5. 人事評価制度の見直しも検討する

テレワークの導入にあたっては、労働時間管理と合わせて人事評価制度の見直しも必要です。出社の場合とは異なり、非対面で人事評価をすることは難しい場合があります。事前に人事評価の基準や評価項目を明確にしておくことで、従業員も納得した形で適正な人事評価をおこなうことができます。

勤務時間外にメールや電話の返答がなかったことを理由に評価を下げたり、オフィスへの出勤数が多い労働者を高く評価したりといった人事評価は不当です。これらの例は従業員のテレワークに対する意欲を妨げます。テレワーク実施者が不利益な評価を受けないよう、評価者に対する適切な評価制度の周知も必要です。

7. 勤怠管理システムを活用してテレワークの労働時間を管理しよう！

今回は、テレワークにおける勤怠管理の課題や改善策、労働時間の効率的な管理方法について解説しました。社員の実際の労働時間や残業時間を把握しにくいことは、テレワークや在宅勤務を推進するときの大きな課題です。社員が働きすぎてしまうケースもあるため、テレワークを採用する場合でも勤怠管理を徹底しなければなりません。

テレワークにおける勤怠管理の方法としては、電話やメールによる報告、エクセルの活用などが挙げられます。ただし、管理の手間がかかったり、入力ミスが発生したりすることも多いため注意しましょう。勤怠管理システムを活用すれば、手間をかけることなく労働時間を正確に把握できるため、テレワーク導入をきっかけに検討してみてください。