就業管理システムとは、企業が従業員の勤務状況を一元的に管理・運用するためのシステムです。日々の勤怠管理からシフト調整、労働時間の計算、休暇管理、労働法令遵守まで幅広くカバーします。そして、企業の人事管理を効率化して、就業管理の精度を向上させます。
しかし、「どのようなシステムを選べばよいのか」「導入のメリット・デメリットは？」などの疑問を持つ方もいるでしょう。
本記事では、就業管理システムの概要や種類、メリット・デメリット、選び方のポイントについて解説します。就業管理システムについて詳しく知りたい方は、ぜひ最後までお読みください。
目次
1. 就業管理システムとは
一般的に就業管理システムとは、企業や組織が従業員の勤怠状況を一元的に管理・運用するためのシステムのことを指します。就業管理システムの目的は、人事管理の効率化と精度の向上、そして法令遵守の促進です。
1-1. 主な機能
就業管理システムでは、基本的に従業員の出勤・退勤時間の記録と労働時間の正確な計算が可能です。また、製品によってはシフト作成や調整機能を搭載しており、シフト制やフレックスタイム制の労働体制を支援できます。
さらに、有給休暇の管理や申請、承認プロセスを一元管理し、利用状況を明確に把握できる機能を持つ製品もあります。
1-2. 法令遵守の促進
就業管理システムは、企業の法令遵守を大きく促進します。
労働基準法をはじめとする労働法令は複雑なうえ改正されることもあるため、企業が全てを把握し続けるのは簡単ではありません。こうした中、就業管理システムは、残業時間の上限や連続勤務日数などを管理することで、企業の適切な法令遵守を促進します。
1-3. 働きやすさの向上
企業にとって、就業管理システムは業務効率化だけでなく、従業員の働きやすさを向上させるツールでもあります。システムの導入により、従業員は自身の勤怠状況や有給休暇の利用状況を容易に確認でき、自己管理がしやすくなるのです。
また、シフトの調整や有給休暇の申請もシステム上で行えるため、手続きの手間を省けます。
2. 就業管理システムの種類
就業管理システムは製品ごとにさまざまな特徴を持っていますが、主にオンプレミス型とクラウド型の2つに大別されます。
導入を検討する際には、自社の要件や状況を考慮し、それぞれの形式の特徴を理解した上で選択することが重要です。それぞれの特徴は下記の通りです。
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オンプレミス型 |
クラウド型 |
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初期投資 |
高い |
低い |
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運用コスト |
低い （自社でメンテナンスする必要がある） |
高い （ベンダーがメンテナンスする） |
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データの管理 |
自社で管理する |
ベンダーが管理する |
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カスタマイズ性 |
高い（自社の要件に応じてカスタマイズ可能） |
低い〜中程度（ベンダーが提供する範囲内） |
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セキュリティ |
自社のセキュリティポリシーに準拠 |
ベンダーのセキュリティ対策に依存 |
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アクセスの利便性 |
自社ネットワーク内からのアクセス限定 |
どこからでもアクセス可能 |
2-1. オンプレミス型
企業の内部ネットワークにシステムを設置して、データの保管・管理を自社で行います。オンプレミス型は、セキュリティやカスタマイズ性に優れていますが、初期投資やメンテナンスコストが高いことが特徴です。
2-2. クラウド型
外部のサーバーにデータを保存し、インターネット経由でアクセスする方式です。これにより、初期投資を抑えつつ、場所を問わずにデータへアクセスできます。ただし、データ保管場所の管理が他社に委ねられるため、セキュリティ面での配慮が必要です。
3. 就業管理システムの4つのメリット
就業管理システムの導入は、業務効率の向上から法令遵守まで、企業に4つのメリットをもたらします。
- 労働時間を正確に管理できる
- 業務効率化を実現する
- 法令遵守と証跡を提供する
- コストを削減する
下記でそれぞれのメリットを紹介します。
3-1．労働時間を正確に管理できる
就業管理システムの利用により、従業員の出勤・退勤時間、休憩時間、残業時間などを正確に把握できます。これにより、従業員一人ひとりの労働時間を適切に管理し、健全な労働環境を維持できます。
3-2．業務効率化を実現する
自動化された就業管理システムは、手動での時間管理と比べて管理業務の負担が大幅に軽減されます。また、データの集計や分析が容易になり、適切な人員配置やシフトの最適化に有効活用できます。
3-3．法令遵守と証跡を提供する
就業管理システムは労働基準法をはじめとする法令遵守を支援します。過重労働の防止や労働時間の適切な管理は法的義務であり、これらを遵守するための重要なツールとなります。
さらに、労働時間の記録は証跡としても機能するため、労働時間に関するトラブルが発生した際には証拠提供に役立つでしょう。
3-4．コストを削減する
人手による管理から就業管理システムへ移行することで、人件費の削減やヒューマンエラーの減少が期待できます。また、労働時間の正確な管理により、過剰な残業代の支払いを防げます。
4. 就業管理システムの3つのデメリット
就業管理システムは、業務の効率化や法令遵守など、多くのメリットを提供しますが、一方でデメリットも存在します。下記で3つのデメリットを紹介します。
- 初期投資と維持費用が必要になる
- 導入と運用の難易度が高い
- データプライバシーとセキュリティ対策が必要
4-1．初期投資と維持費用が必要になる
就業管理システムの導入には、初期投資と維持費用が必要です。オンプレミス型のシステムでは、システム設置のためのハードウェアやソフトウェアの初期費用が発生します。
一方、クラウド型のシステムは初期投資が少ないものの、定期的な利用料や基本料金が必要です。そのため、長期的なコストを考慮する必要があります。
4-2．導入と運用の難易度が高い
就業管理システムの導入は簡単ではありません。多くの工数や詳細な計画が必要となります。
まず、自社の就業規則や従業員の雇用・勤務形態を正確に把握し、これらをシステム設定に適切に反映させる必要があります。
また、導入後の初期段階ではシステムの挙動を確認するため、新旧の勤怠管理法を並行して実施することが理想的です。この段階では特に担当部署への一時的な負担が増えることを計画に含めておきましょう。
4-3．データプライバシーとセキュリティ対策が必要
就業管理システムの運用には、データプライバシーとセキュリティ対策が必要となります。従業員個人情報や労働時間などの機密性の高い情報を管理するためです。
情報漏洩のリスクを軽減するためには、適切なセキュリティ対策やプライバシーポリシーを策定し、それらを実施することが必要です。これらの対策が適切に施されていない場合、データの漏洩リスクが生じてしまいます。
5. 就業管理システムの選び方の7つのポイント
就業管理システムの選定は、業務の効率化と法令遵守を達成するために重要です。下記で、選び方の7つのポイントを説明します。
- 希望の業務に対応しているか
- 既存のシステムと連携可能か
- 従業員が使いやすい設計か
- 法令遵守機能はあるか
- サポート体制は充実しているか
- 費用対効果は十分か
- セキュリティ対策は万全か
5-1．希望の業務に対応しているか
例えば勤怠管理だけでよい場合と、経費精算や給与計算の機能も必要な場合では、要件が異なります。どのような業務のシステム化が必要なのか、リストアップして整理しましょう。
自社の導入目的を明らかにして、ニーズに合致したシステムを選択することが重要です。
5-2．既存のシステムと連携可能か
既存の給与計算ソフトや人事関連システムとの連携が可能かどうかを調べます。就業管理システムは、別のシステムやツールとの連携によってさらに業務効率化を実現できます。
5-3．従業員が使いやすい設計か
就業管理システムは多くの従業員が利用するため、使いやすさは重要な選定基準です。打刻手順の簡便さや申請手続きの容易さなど、自社の状況に合ったシステムを選ぶことが望ましいでしょう。
5-4．法令遵守機能はあるか
法令順守をサポートする機能の有無も重要なポイントです。例えば、残業時間の上限超過を警告する機能や有休取得状況の把握が可能であれば、法令遵守の管理工数を削減できます。
5-5．サポート体制は充実しているか
選定するシステムは、問題が生じた際のサポート体制が整っていると安心です。導入前の質問対応から、導入後のトラブルシューティングまで、支援の内容と範囲を理解しておくことが大切です。
また、サポートの提供方法や、無料であるか、有料であるかの費用面も確認しておきましょう。
5-6．費用対効果は十分か
システムの費用対効果を評価することも大切です。クラウド型やオンプレミス型など、システムのタイプによって費用体系は異なります。
従業員数の増減可能性や将来的な機能追加の必要性などを考慮し、長期的な視点からコストを評価することが必要です。
5-7．セキュリティ対策は万全か
システムのセキュリティ面は非常に重要なポイントです。特にクラウド型の場合、プロバイダがどのようなセキュリティ対策を講じているかを評価する必要があります。
なお、オンプレミス型では自社のセキュリティ基準に合わせてシステムを構築できるメリットがあります。
これらのポイントを考慮して、自社のニーズに最適な就業管理システムを選定しましょう。適切なシステムの選定は、業務効率の向上や法令順守を実現する重要なステップとなります。
6. 就業管理システムで勤務状況を一元管理！
いかがでしたでしょうか。
就業管理システムの導入により、日々の勤怠管理や休暇管理、労働法令順守まで幅広く管理することができるようになります。
この機会に、ぜひシステムの導入を検討してみていただければと思います。
