算定基礎届の書き方や作成するときの注意点を紹介 |HR NOTE

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算定基礎届の書き方や作成するときの注意点を紹介

算定基礎届の作成 男性

算定基礎届とは社会保険の等級を決定するために提出しなければならない届出のことです。企業の事務職員として働いている方は、提出したことがあるのではないでしょうか。本記事ではそんな算定基礎届の書き方について解説しております。

また、算定基礎届の訂正方法や作成の際の注意点についても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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1. 算定基礎届の書き方

書類 書き方

算定基礎届の書き方は、大きく4つのステップに分けられます。算定基礎届を書くためには、年金事務所から送付される「算定基礎届提出に関する大切なお知らせです」という封筒が必要になります。この中に算定基礎届が入っているので、それが郵送されるのを待ちましょう。

6月下旬ごろに送付され、算定基礎届の提出期限は7月1日〜10日となっています。あまり期限に余裕がないので、年金事務所から算定基礎届が送られてきたら速やかに作成するようにしてください。

算定基礎の作成のほかにも、社会保険料に関連する業務は多岐にわたりますが、それぞれ提出期限内に手続きをおこなう必要があります。
とはいえ、社会保険料における業務内容が把握できておらず年間スケジュールが想定できていない方や、それぞれの計算方法が混同してしまっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そのような方に向けて、本サイトでは社会保険料の概要や必要な届出から計算方法をわかりやすく解説した資料を無料で配布しています。
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1-1. 対象者を確認

送付された算定基礎届には、対象者となる人物の情報が記載されています。まずはそこに正しく情報が記載されているか確認してください。また、算定基礎届の対象者であるにも関わらず、情報が記載されていない場合は手書きで記入をしてください。

算定基礎届は1枚につき5人までの情報を記載できます。算定基礎届が届く前に、対象者の情報については整理をしておくとスムーズに書きやすいでしょう。

1-2. 電話番号を記入

算定基礎届の1番上の項目には、事業所整理番号、会社の住所、会社名、事業主指名が記載されています。そこに電話番号欄があるので、連絡がつく電話番号を記入してください。

1-3. 4・5・6月の支給額を記入

算定基礎届は4~6月の支給額を元にして社会保険の等級を決定するので、それらを記入しなければいけません。この項目は算定基礎届の中でも特に重要な箇所になります。

まず勘違いしやすいのが、4~6月の労働に対する支給額を記入するのではなく、4~6月の支給額を記入するという点です。例えば、25日に給与が支給される場合は、3月26日~4月25日までを労働期間として考えていることになります。

3月が含まれているのですが、問題ありません。4〜6月に支給された給与を記載してください。しかし、通勤手当などをまとめて支払っている場合は、4~6月に手当の支給が起こらない場合があります。そういった場合は、1ヵ月あたりの金額を計算してそれぞれの月に加算をしてください。

また、基礎支払日数という支給額の計算の元になる日数を記入する項目もあります。月給制の場合は、その欄に暦日数を記入してください。逆に日給制や時給制の場合は、出勤日数を記入しましょう。

そして支給額に含まれるのは給与だけではありません。残業手当や通勤手当、住宅手当などの手当も含まれます。しかし、結婚祝金や病気見舞金といった恩恵的に支給されるものに関しては含まれません。

また、あまりないとは思いますが現物で支給されるケースもあります。社宅や寮、食事などは現物支給に該当します。これらは日本年金機構が発表している全国現物給与価額一覧表を参考にしながら、金額換算をして記載するようにしてください。

1-4. 合計額から平均額を算出する

上記のステップ通りに進めていくと、合計額の項目が記載できると思います。その欄に合計金額を記入して、それを3で割った平均額も記入してください。

また、例外として基礎支払日数が17日未満の場合は、計算の基礎から除外するといううものがあります。例えば、6月だけ15日しか基礎支払日数がなかったという場合は、合計金額は4,5月の支給額の合計を記載します。そして平均額も3ではなく2で割ったものを記入してください。

途中入社の場合も入社月以降のみを対象とします。4月に途中入社した場合は、5,6月の支給額の合計を記載して、2で割った平均額を算出します。このように例外となるケースもあるので注意してください。

2. 算定基礎届の訂正方法

申請の方法 男性

算定基礎届を提出した後に、内容に間違いがあったことが発覚するかもしれません。その場合は、すぐに年金事務所に連絡をしてください。そして誤った内容を記入したと担当者に連絡します。

訂正を行う場合は、算定基礎届の用紙の上部に「訂正」と目立つように記入してください。金額を誤って記入してしまうケースが多いと思いますが、その場合は誤った金額欄を2段書にして対応してください。

上段には正しい金額を記入し、下段には誤った金額を記入しましょう。

3. 算定基礎届を作成するときの注意点

注意点 赤色ビックリマーク

算定基礎届は作成する際に注意しなければならないポイントがいくつかあります。先ほどもいくつか例外について紹介をしましたが、それらについて知っておかないと誤った内容のまま提出をしてしまうので気をつけてください。

3-1. 休職中や育児休業中でも提出対象

算定基礎届の提出が必要になるのは、7月1日の時点で社会保険の被保険者となっている全ての従業員、そして70歳以上の被用者です。ここで注意しなければならないのは、その時点で労働を行っているかどうかに関わらず、従業員であれば提出の義務があるという点です。

例えば、休職しており年単位で働いていないという場合でも、提出は必須となります。育児休業中などでも同様です。4〜6月に労働していたかは関係ないので注意をしてください。

3-2. 提出対象とならない人もいる

例外的に提出対象とならない人もいます。例えば、6月以降に従業員になった人です。この場合は、被保険者として資格を取得した際に、すでに翌年8月までの標準報酬月額が決まっているので、算定基礎届を提出する必要はありません。

また、6月30日までに退職した人についても、提出対象とはなりません。このように提出対象とはならない従業員もいるので注意が必要です。

3-3. 4~6月に残業が多い場合

4~6月が繁忙期であり残業が多いと、年収に対して社会保険の金額が高くなってしまいます。「4~6月の支給額」と「前年の7月から当年の6月までの間に支給した月平均額から算出した標準報酬月額」を比較して、2等級以上の差がある場合は「前年の7月から当年の6月までの間に支給した月平均額から算出した標準報酬月額」を参考にして社会保険料を算出することが可能なので、覚えておきましょう。

4. 算定基礎届は社会保険料を決定するのに欠かせない手続き

ポイント ノートと鉛筆

算定基礎届は提出期限も短く、従業員数によっては膨大な数を作成しなくてはいけません。それらをミスなく、期限内に行うというのは非常に困難です。

他にも対応しなければならない手続きはたくさんあります。それらと一緒に算定基礎届の作成を行っていると、混同して間違えてしまうかもしれません。そういった事態を防ぐためにおすすめなのはシステムの導入です。

一人一人のデータを個別に調べる必要がなくなるので、作業が大幅に効率化します。また、データから自動で記入することもできるので、ヒューマンエラーによる記入ミスも起こらなくなります。算定基礎届の提出業務に時間がかかっているという方は、ぜひシステムの導入を検討してみてください。

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