算定基礎届の書き方や作成するときの注意点を紹介

算定基礎届とは社会保険の等級を決定するために提出しなければならない届出のことです。企業の事務職員として働いている方は、提出したことがあるのではないでしょうか。本記事では、算定基礎届の書き方について詳しく解説します。

また、算定基礎届の訂正方法や作成の際の注意点についても紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

1. 算定基礎届とは？

算定基礎届とは、健康保険料や厚生年金保険料などの社会保険の等級を決定するための書類です。4〜6月の給与額を元に計算することで、その年の9月から1年間の社会保険料が決まります。従業員ごとの社会保険料は給与額によって決まるのですが、毎月変わるわけではありません。原則として毎年1回、見直しがおこなわれるルールになっており、算定基礎届を提出することで金額が決定されます。

1-1. 算定基礎届の提出先・提出方法

算定基礎届の提出先は、日本年金機構か管轄の年金事務所です。窓口への直接提出や郵送による提出のほか、電子申請もできます。電子申請を選べば、手間をかけずに提出できるでしょう。

また、大企業などは電子申請のみとなっておりますので、注意が必要です。

1-2. 算定基礎届の提出期限

算定基礎届の提出期限は、7月1日〜10日です。算定基礎届は、毎年6月下旬に年金事務所より「算定基礎届提出に関する大切なお知らせです」と書かれた茶色い封筒に入って送られてきます。期限まであまり時間がないため、書類が届いたらすぐに作成するようにしましょう。

2. 算定基礎届の書き方

算定基礎届の書き方は、大きく4つのステップに分けられます。年金事務所から算定基礎届が届いたら、中身を確認して作成をスタートしましょう。

算定基礎の作成のほかにも、社会保険料に関連する業務は多岐にわたりますが、それぞれ提出期限内に手続きをおこなう必要があります。
とはいえ、社会保険料における業務内容が把握できておらず年間スケジュールが想定できていない方や、それぞれの計算方法が混同してしまっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そのような方に向けて、本サイトでは社会保険料の概要や必要な届出から計算方法をわかりやすく解説した資料を無料で配布しています。

「社会保険料の概要・計算方法を理解して、手続きを漏れやミスなく済ませたい」という方は、是非こちらから資料をダウンロードしてご活用ください。

2-1. 対象者を確認

送付された算定基礎届には、対象者となる従業員の情報が記載されています。まずは、そこに正しく情報が記載されているか確認しましょう。また、算定基礎届の対象者であるにも関わらず、情報が記載されていない場合は手書きで記入をしてください。

算定基礎届は、1枚につき5人までの情報を記載できます。算定基礎届が届く前に、対象者の情報について整理しておくと、スムーズに書けるでしょう。

2-2. 電話番号を記入

算定基礎届の1番上の項目には、事業所整理番号、会社の住所、会社名、事業主氏名が記載されています。そこに電話番号欄があるので、連絡がつく電話番号を記入してください。

2-3. 4・5・6月の支給額を記入

前述のとおり、社会保険の等級は4~6月の支給額を元にして決定されます。数値を記入する部分はとくに重要であるため、正確に記入しましょう。
勘違いしやすいのが、4~6月の労働に対する支給額を記入するのではなく、4~6月に実際に支払った額を記入するという点です。たとえば、25日に給与を支給する場合は、3月26日~4月25日までを労働期間として考えていることになります。

3月が含まれているのですが、問題ありません。何月分の給与かは関係なく、4～6月に実際に支払った額記載してください。
また、通勤手当などをまとめて支払っている場合は、4~6月に手当の支給が起こらない場合があります。その場合は、1カ月あたりの金額を計算してそれぞれの月に加算をしてください。
また、基礎支払日数という支給額の計算の元になる日数を記入する項目もあります。月給制の場合は、その欄に暦日数を記入します。日給制や時給制の場合は、出勤日数を記入しましょう。
そして支給額に含まれるのは給与だけではありません。残業手当や通勤手当、住宅手当などの手当も含まれます。しかし、結婚祝金や病気見舞金といった恩恵的に支給されるものに関しては含まれません。
また、あまりないとは思いますが現物で支給されるケースもあります。社宅や寮、食事などは現物支給に該当します。これらは日本年金機構が発表している全国現物給与価額一覧表を参考にしながら、金額換算をして記載しましょう。

2-4. 合計額から平均額を算出する

上記のステップ通りに進めていくと、合計額の項目が記載できると思います。その欄に合計金額を記入して、それを3で割った平均額も記入しましょう。
また、例外として基礎支払日数が17日未満の場合は、計算の基礎から除外するというルールがあります。たとえば、6月だけ15日しか基礎支払日数がなかったという場合は、合計金額の欄には4月と5月の支給額の合計を記載します。そして平均額の欄には、3ではなく2で割った数値を記入してください。
途中入社の場合は、入社月以降のみを対象とします。4月に途中入社した場合は、5月と6月の支給額の合計を記載して、2で割った平均額を算出します。このように例外となるケースもあるので注意しましょう。

3. 算定基礎届の書き方を間違えたら？訂正方法を紹介

算定基礎届の書き方を間違えたら、次のように対応しましょう。

3-1. 算定基礎届を提出する前の訂正方法

算定基礎届の提出前に間違いに気付いた場合は、二重線で消して、正しい情報を記載しましょう。訂正印は不要です。書き間違いが多い場合は、日本年金機構のホームページから新しい算定基礎届をダウンロードしましょう

3-2. 算定基礎届を提出した後の訂正方法

算定基礎届を提出した後に、内容に間違いがあったことが発覚するかもしれません。その場合は、すぐに年金事務所に連絡をしてください。そして誤った内容を記入したことを担当者に連絡します。
訂正する場合は、新しい算定基礎届の用紙の上部に「訂正」と目立つように記入しましょう。金額を誤って記入してしまうケースが多いと思いますが、その場合は誤った金額欄を2段書にして対応します。
上段には正しい金額を記入し、下段には誤った金額を記入しましょう。

4.算定基礎届の書き方に関する注意点

算定基礎届を作成する際には、注意しなければならないポイントがいくつかあります。訂正することも可能ですが、手間がかかってしまうため、事前に確認しておきましょう。

4-1. 休職中や育児休業中でも提出対象

算定基礎届の提出が必要になるのは、7月1日の時点で社会保険の被保険者となっている全ての従業員です。ここで注意しなければならないのは、その時点で労働をおこなっているかどうかに関わらず、従業員であれば提出の義務があるという点です。

たとえば、休職しており年単位で働いていないという場合でも、提出は必須となります。育児休業中などでも同様です。4〜6月に労働していたかは関係ないので注意しましょう。

4-2. 70歳以上の従業員も算定基礎届の対象になる

7月1日時点で、70歳以上被用者に該当する従業員は、算定基礎届の対象になります。70歳以上になると厚生年金保険から外れ、さらに75歳以上になると健康保険の被保険者から外れますが、職老齢年金制度における年金額改定に使用されるため算定基礎届の提出は必要です。「70歳以上被用者算定」の部分に○を付けて提出しましょう。

4-3. 退職者や途中入社の社員は算定基礎届の対象とならない

例外的に提出対象とならない従業員もいます。たとえば、6月以降に従業員になった人です。この場合は、被保険者として資格を取得した際に、すでに翌年8月までの標準報酬月額が決まっているので、算定基礎届を提出する必要はありません。
また、6月30日までに退職した人についても、提出対象とはなりません。このように提出対象とはならない従業員もいるので注意が必要です。

4-4. 4~6月に残業が多い場合

4~6月が繁忙期であり残業が多いと、年収に対して社会保険の金額が高くなってしまいます。「4~6月の支給額」と「前年の7月から当年の6月までの間に支給した月平均額から算出した標準報酬月額」を比較して、2等級以上の差がある場合は「前年の7月から当年の6月までの間に支給した月平均額から算出した標準報酬月額」を参考にして社会保険料を算出することが可能なので、覚えておきましょう。

5. 算定基礎届の書き方を覚えて丁寧に作成しよう！

算定基礎届は提出期限も短く、従業員数によっては膨大な数を作成しなくてはいけません。それらをミスなく、期限内におこなうというのは非常に困難です。
他にも対応しなければならない手続きはたくさんあります。それらと一緒に算定基礎届の作成をおこなっていると、混同して間違えてしまうかもしれません。ミスを防止するためには、従業員の情報をまとめて管理できるシステムを導入するのがおすすめです。

一人ひとりのデータを個別に調べる必要がなくなるので、作業が大幅に効率化します。また、データから自動で記入することもできるので、ヒューマンエラーによる記入ミスも起こらなくなります。算定基礎届の提出業務に時間がかかっているという方は、ぜひシステムの導入を検討してみてください。