稟議・稟議書の業務課題を解決し、生産性を向上させるためには、ワークフローシステムの導入を検討するのがおすすめです。しかし、ワークフローシステムにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴が異なるため、導入する前に知識を深めておくことは大切です。 当記事では、稟議・稟議書の意味を説明したうえで、ワークフローシステムの仕組みやメリット・デメリット、選び方についてわかりやすく解説します。
目次
1. 稟議書とは
稟議書とは、稟議をおこなうために必要な事項を記載した書類のことです。なお、稟議とは、購入や契約、採用などに関して自分では決定・判断のできない事項が生じたとき、会議のスケジュール調整や人員手配などの手間を省くために、起案者が書類を作成し、上司や役職者などの関係者に回して承認を得ることです。
なお、稟議書には明確なフォーマットはなく、稟議内容に応じて記載項目も変わります。しかし、稟議書を利用して承認手続きをおこなうため、承認をおこなう者が納得するような書類を作成する必要があります。
2. 稟議の課題を解決するワークフローシステムとは
ここでは、稟議の課題を解決するワークフローシステムの特徴やできること、主な機能について詳しく紹介します。
2-1. ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、社内における申請・承認・決裁といった手続きの流れを電子化したシステムのことです。なお、ワークフローとは、一連の業務の流れのことを指します。また、ワークフローシステムのことを省略してワークフローと呼ぶこともあります。
たとえば、稟議書の場合、「申請者→承認者→決裁者」のように承認手続きがおこなわれます。この流れがワークフローになります。 近年では、ワークフローが分岐するなど複雑化することもあり、見直しをおこなうことで、業務改善につなげることが可能です。
2-2. ワークフローシステムにできること
ワークフローシステムでできることには、主に下記が挙げられます。
- 申請・承認手続きの電子化
- ワークフローの可視化
- 複雑な承認ルートの設計
- 内部統制の強化
- セキュリティの強化
ワークフローシステムを使用することで、紙の稟議書を電子化し、申請・承認業務をシステム上でおこなうことができます。また、紙では運用できないような複雑な承認ルートを設計することが可能です。 紙の稟議書ではいつ、誰が、どこで作業をおこなったかがわかりません。
しかし、ワークフローシステムでは作業の履歴が残るため、承認が滞っている承認者に対して確認を促すことも可能になり、内部統制を強化することができます。また、データの暗号化やIPアドレス制限など、セキュリティを強化して、不正アクセスや改ざんを防止することも可能です。
2-3. ワークフローシステムの主な機能
ワークフローシステムには、システムによってあらゆる機能が搭載されています。ワークフローシステムの主な機能には、下記が挙げられます。
- 申請フォーム作成
- 入力項目の自動チェック
- 承認ルート・承認方法の設定
- ステータス表示
- 承認や差し戻しの通知
- 申請書の検索
- 権限管理
- 外部システム連携
このように、ワークフローシステムのさまざまな機能を活用することで、業務を効率化することができます。なお、ワークフローシステムによって機能は異なるため、導入を検討する際には、自社のニーズにあった機能の洗い出しをおこなうことが大切です。
3. ワークフローシステム導入のメリット
ここでは、ワークフローシステムを導入するメリットについて詳しく紹介します。
3-1. 稟議書の申請から承認までの時間が短縮する
紙の稟議書を使用する場合、申請者が書類を作成・印刷して、承認者に届ける必要があります。承認者が複数人いる場合には、業務負担が大きくなります。
また、承認者や決裁者が長期間不在にしていると、フローが滞ってしまい、手続きに大幅な時間を要することもあるかもしれません。 ワークフローシステムを使用すれば、オフィスだけではなく、自宅や外出中でも申請・承認業務を実施でき、手続きのスピードを早めることが可能です。
また、ワークフローシステムでは申請・承認状況を可視化できるため、リアルタイムで進捗状況を把握することができます。ワークフローが停滞している場合には、通知・催促機能を使用して、承認作業をおこなってもらうように促すことも可能です。
3-2. 電子化により管理が容易になる
紙の稟議書を利用している場合、膨大な量になると管理が煩雑になり、探したい稟議書を見つけるために工数がかかってしまう可能性もあります。また、紙の稟議書を保管するスペースが必要になります。
ワークフローシステムを導入すれば、稟議書を電子化して保存することができます。検索機能を使用すれば、素早く見つけたい稟議書にアクセスすることが可能です。また、紙の稟議書の保管が不要になるため、オフィスのスペースの削減につながり、有効活用することができます。
3-3. リモートワークに対応しやすい
紙の稟議書を利用して運用をおこなっている場合、手続きのためにオフィスに出社する必要な場合もあり、リモートワークに対応しにくいという課題があります。 ワークフローシステムを利用することで、PC・スマホ・タブレットなどの端末とネット環境があれば、場所を問わずワークフローシステムにアクセスすることが可能です。
ワークフローシステムを導入することで、押印などの申請・承認業務のためにオフィスに出社する必要はなくなるので、リモートワークでも問題なく申請や承認の業務を進めることができます。
4. ワークフローシステム導入のデメリット
ここでは、ワークフローシステムを導入するデメリットについて詳しく紹介します。
4-1. 自社の想定している運用ができない可能性がある
ワークフローシステムには、自社の稟議フローに対応していない製品もあり、想定しているような運用ができず、導入に失敗してしまう可能性があります。 たとえば、独自のフローを設定している場合には注意が必要です。
その場合には、複雑な承認フローをカスタマイズできる機能のあるワークフローシステムを選ぶことが重要といえます。
4-2. 導入や運用コストがかかる
ワークフローシステムを導入することで、紙代・印刷代・保管費用などのコストを削減することができます。 しかし、ワークフローシステムを利用するには、導入・運用コストがかかります。
また、社内制度を見直したり、従業員に操作方法を教育したりするためのコストもかかるかもしれません。 このように、コストの負担を考えるうえでは、ワークフローシステムの導入前後の費用対効果を検証することが大切です。
4-3. 既に導入している他のシステムと連携できない
ワークフローシステムには外部システム連携機能が搭載されているものがあります。既存の会計ソフトや請求書管理システムなどとワークフローシステムを連携させると、業務効率の向上が期待できます。 しかし、ワークフローシステムによっては既に導入しているシステムと連携できない可能性があります。
ワークフローシステムを導入する前には、既存のシステムと連携できるかどうかを確認することが大切です。また、既存のシステムと連携できない場合には、自社向けのワークフローシステムを新たに構築しなければならない場合もあるかもしれません。
5. ワークフローシステム選びの比較ポイント
ここでは、ワークフローシステムを選ぶためのポイントについて詳しく紹介します。
5-1. 自社の規模に最適なシステムかどうか
ワークフローシステムには、大企業向け、中小企業向けなどの種類があります。また、同じ製品でもプランによって使用できる機能などは異なります。 たとえば、大企業が中小企業向けのシステムを導入する場合、自社の想定しているフローを構築できず、導入に失敗する恐れがあります。
また、中小企業が大規模な企業向けのシステムを導入する場合、必要のない機能があり、無駄なコストがかかる可能性もあります。 このように、必要な機能を洗い出し、自社のニーズにあったワークフローシステムを導入することが大切です。
5-2. アプリに対応しているかどうか
ワークフローシステムがブラウザだけではなく、アプリに対応しているかどうかも、製品選びのポイントの一つです。 アプリに対応しているワークフローシステムであれば、PCだけではなく、スマホやタブレットでも快適に操作することができます。
スマホやタブレットでアプリ版のワークフローシステムを使用できれば、通勤などの外出中でも簡単に申請・承認業務をおこなうことが可能です。
自社でワークフローシステムを利用する場合には、アプリを使用するかどうかを確認しておくと良いでしょう。
5-3. 無料プランやトライアル期間があるかどうか
従業員にとってワークフローシステムが使いやすいかどうかは重要なポイントです。しかし、実際にワークフローシステムを導入してみなければ、使い勝手を適切に確かめることはできないでしょう。ワークフローシステムの使用感を確認するには、無料プランや無料トライアル期間を活用するのがおすすめです。
ただし、無料プランや無料トライアル期間の場合、使用できる機能は制限されているものがあります。また、無料トライアル期間が過ぎると自動的に有料プランに移行するものもあります。 無料プランや無料トライアル期間を活用する場合には、あらかじめ利用条件などをきちんと確認しておくことが大切です。
5-4. クラウド型とオンプレミス型のどちらにするか
ワークフローシステムには、クラウド型とオンプレミス型の主に2種類の形態があり、それぞれメリットやデメリットがあります。 クラウド型の場合、インターネット環境があれば場所を問わず使用することができます。
また、ベンダーが提供しているサーバーやシステム環境を利用できるため、初期コストを抑えることが可能です。ただし、自社のニーズにあわせてカスタマイズができなかったり、ランニングコストが高かったりする可能性もあります。
オンプレミス型の場合、自社のニーズにあわせてシステムをカスタマイズすることができます。たとえば、独自の稟議フローを設計したり、セキュリティを強化したりすることが可能です。
ただし、システム開発が必要になるため、導入までに時間やコストがかかります。 このように、自社の予算や規模などの観点から、クラウド型とオンプレミス型のどちらのシステムがよいのかを検討することが大切です。
6. どのようなワークフローシステムがあるのか探してみよう！
ワークフローシステムを導入することで、稟議書を電子化して、業務を効率化することができます。また、オフィスに出社せずとも、申請・承認作業ができるため、リモートワークにも対応することが可能です。
ただし、自社のニーズにあったワークフローシステムを導入しないと、自社の想定しているような運用ができない恐れもあります。ワークフローシステムを選ぶ際には、予算や必要な機能を明確にしたうえで、あらゆる角度から探してみることが大切です。
