稟議書は無駄?必要性や効率化のポイントを詳しく解説 |HR NOTE

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稟議書は無駄?必要性や効率化のポイントを詳しく解説

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稟議書は、自分だけでは決定できない内容を書類にして、上司や役員の同意や了承を得る書類です。稟議書が必要なケースは企業によって異なりますが、他企業との契約や従業員の採用、備品の購入などに必要になります。会社の意思決定に必要な稟議書ですが、稟議書は不要と思われる場合があります。

今回は稟議書が無駄と思われる理由や必要性、効率化のポイントを解説します。

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稟議書は無駄?なぜ必要

稟議書が無駄と思われてしまう理由として、書類を作成する時間はもちろん、一般的に複数人の承認が必要なため、全員から承認を得るまでに時間がかかることが挙げられます。

また、せっかく複数人から承認を得たにも関わらず、責任の所在が曖昧になってしまうことも稟議書への抵抗感につながっているといえるでしょう。とくに責任の所在については、決裁後にトラブルとなった場合の解決にも時間がかかってしまいます。

稟議書が必要な理由

作成や決裁に時間がかかりがちな稟議書ですが、作成するのには理由があります。稟議書を作成することで、担当者の独断ではなく社内で合議したうえで業務を進められます。日本の企業は合議制によって意思決定が下される傾向にあります。

したがって、稟議書の回覧により複数人から同意を得ることは、日本企業の体制に適しているといえるでしょう。

独断によるミスを防げる

稟議書は合議制を重要視する日本の企業に適しているのに加えて、担当者の独断によるミスを防ぐうえでも必要です。担当者が勝手に値引いてしまったり無理な納品スケジュールで受諾してしまったりすると会社に影響が及んでしまいます。

また、契約内容を履行できなかった場合、イメージや売上の低下につながりまねません。稟議書を作成することで、このような担当者の独断による会社の不利益を事前に防げるでしょう。

会議を開催する手間が省ける

稟議書を作成することで、会議を開催する手間が省けす。稟議書を作成しないと、案件や業務の承認を得るためには毎回会議を開催しなければなりません。 毎回会議を開催すると、参加者が本来の業務に取り組むはずの時間を削いでしまいます。その点、稟議書であれば作成、承認までに時間はかかりますが、毎回会議を開催する必要はありません。

稟議書提出前の内容を再確認できる

稟議書の提出前に、案件について提案書や口頭で説明をしている場合があります。このような場合であれば稟議書を提出することで、提案書や口頭で事前に説明していた内容の再確認につながります。これによって社内での認識のズレや失念を防止できるでしょう。

稟議書でよくある課題

稟議書でよくある課題としてまず挙げられるのが、承認までに時間がかかるという点です。先述のとおり稟議書は複数人からの承認を得る必要があります。そのため、承認者となる上司や役員が不在の場合は稟議が進みません。

また、承認者がほかの業務に追われていると承認が遅くなってしまう可能性があります。 即断即決が求められる取引の場合、稟議書の承認が遅れてしまうとビジネスチャンス逃してしまうかもしれません。

書類の作成と管理コストが発生する

紙の稟議書の場合、作成はもちろん、管理にもコストが発生してしまいます。稟議書は厳重な管理に値する内容が記載されている可能性もあるため、保管用に担当者を用意するなど、そのほかの書類よりも管理にコストがかかってしまうでしょう。 また、紙の稟議書では申請者は稟議の状況が把握できず、承認までの過程がブラックボックス化してしまいます。

稟議書を効率化する方法

承認までのスピードやコストに課題がある稟議書ですが、合議をともなう業務を進めるうえでは欠かせない書類です。稟議書の作成や申請に関するポイントを押さえ、業務効率化を進めましょう。

作成時は情報の漏れがないようにする

稟議書を作成したにも関わらず、情報が漏れてしまっていては稟議が通らず、再度作成し、提案し直さなければなりません。そのため、稟議書を作成する際は情報に漏れがないかを確認しておきましょう。 稟議書に記載すべき項目は次のとおりです。

  • 該当案件の具体的な内容
  • 該当案件の目的と背景
  • 該当案件で発生するコスト
  • 該当案件で得ることができるリターン
  • 我當案件で想定されるリスク

とくにコストやリターンを記載する際は具体的な数字を盛り込むことで、説得力が増すでしょう。また、リスクは対応策についても記載することが大切です。

わかりやすい文章で作成する

稟議書の文章が簡潔でわかりやすいことで承認されやすくなります。たとえばダラダラと一文を長くしない、箇条書きを用いて読みやすくする、専門用語を用いないといった点を心がけましょう。

下準備をしておく

稟議書を作成する際は、事前に承認者と話し合うなど、下準備しておくことも大切です。前もって情報を共有しておくことで、承認者も稟議書の内容を把握しやすくなります。また、口頭で相談、報告しておくことで、書面やメールなどの文章だけでは伝えづらい機微が伝えやすくなるでしょう。

ワークフローシステムを導入する

稟議書をスピーディに承認してもらには、申請者が工夫を凝らすのに加えて、会社としてシステムを導入するのもおすすめです。 ワークフローシステムとは業務の流れを電子化して効率的にするシステムを指し、稟議書も電子化可能です。

ワークフローシステムによって稟議書が電子化されれば、一斉に回覧ができるうえに、紙の稟議書のようにプリントアウトする必要もないため、作業時間を削減することができます。

また、稟議書を電子化すればフォーマットが統一されるため、申請者ごとで稟議書の体裁が異なるという問題も防止できます。これによって承認者が稟議書の内容を判断しやすくなるでしょう。

稟議の進捗を可視化することができる

ワークフローシステムによって稟議書を電子化すれば、稟議がどこまで進んでいるかが可視化されます。紙の稟議書の場合、どこで稟議が止まっているかがわかりづらかったのに対して、電子化された稟議書であれば、いつごろまでに承認されるかを申請者が把握しやすくなるでしょう。

稟議書の関連業務の引き継ぎがスムーズになる

稟議書を電子化することで、過去の稟議書が検索しやすくなります。過去に承認された稟議書を参考、もしくはテンプレートとすれば新入社員であっても稟議書を作成することが可能です。稟議書の関連業務を引き継ぐ際などは、よりスムーズにおこなえるでしょう。教育自体にかかる時間の削減にもつながります。

業務に必要な稟議書は電子化して効率的に作成しよう

稟議書は作成から承認まで時間がかかってしまいます。そのため、不要に思われることもありますが、「会議の回数を増やさない」「合議のうえでの意思決定をおこなう」「担当者の独断によるミスを防ぐ」といった点で欠かせない書類です。

稟議を効率的に進めるには、稟議書の記載内容に漏れをなくす、わかりやすい文章を心がける、下準備をしておくなどの工夫が必要です。 加えて、ワークフローシステムを用いた稟議書の電子化も効果的です。稟議書の電子化によって、稟議の進捗を可視化することができます。また、関連業務の引き継ぎがスムーズになるでしょう。

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