上層部に起案や立案を承認してもらうために作成する稟議書には、承認の証として捺印欄が設けられているのが一般的です。テレワークやリモートワークが普及している昨今、書類に印鑑をもらうのが困難になりつつあります。そもそも、稟議書に印鑑は絶対必要なものなのでしょうか？本記事では、稟議書における印鑑の必要性や、稟議書の印鑑をなくす方法、稟議書を電子化するメリットについて解説します。
目次
稟議書に印鑑は必要？
稟議書の書式は任意ですが、どの企業の稟議書にも、必ずといっていいほど押印欄があります。 承認者が自分の欄に押印することで、「稟議書の内容を確認し、その内容を承認した」ことを、作成者や、その他関係者に示すためです。
ただし、稟議書に限らず、ビジネス文書への押印は法的に義務づけられているわけではありません。 内閣府、法務省、経済産業省が連名で公開している「押印に関するQ＆A」には、文書の成立について、以下のように明記されています。
私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。 特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない。
つまり、当事者同士が合意していれば、書面に印鑑がなくても文書は成立することを示しています。もちろん、実際には顧客や取引先とのトラブルを避けるため、契約書には双方が署名、押印するケースがほとんとですが、稟議書はあくまで社内向けの文書です。
責任やトラブルリスクが生じやすい社外向け文書に比べると、社内向け文書の押印は確認の意味合いが強いため、押印にこだわる必要はないのではないか、という考えが浸透し始めています。
とくに、昨今はテレワークやリモートワークの普及により、稟議書を含む社内向け文書の脱はんこを推進している企業が増えてきています。
稟議書の印鑑をなくす方法
稟議書への押印は必須ではないと説明しましたが、とはいえ、ただ文書を回覧するわけにはいきません。 なぜなら、稟議書は承認者全員に稟議の内容を確認かつ承認してもらうことを目的としたものだからです。 そのため、押印に代わって、承認者が稟議書の内容を承認したことを示すものが必要になります。 ここでは、稟議書の印鑑をなくす方法を2つ紹介します。
メールを使った電子化
PCで作成した稟議書をメールに添付して承認者に送信する方法です。承認者は、申請者から稟議書が添付されたメールを受け取ったら、ファイルを開封して稟議の内容を確認します。
そのうえで、申請者に対して内容を確認したことと、稟議を承認する旨を記載したメールを返信すれば、手続きは完了です。 多忙で稟議をすぐに確認できない場合も承認申請メールを受理した旨だけでも返信するルールを設けておくとよいでしょう。
この方法は、メールを利用できる環境があれば、場所を問わず稟議を申請・承認することができるため、テレワークやリモートワークにも対応できます。
ワークフローシステムを使った電子化
ワークフローシステムを利用して申請から承認までの手続きを済ませる方法です。 システム上で作成者が稟議書を作成し、申請すると、承認者に申請が通知されます。
承認者は、システム上で稟議書の内容を確認し、承認や差し戻し、コメントの入力をおこなうことが可能です。 とくに、クラウドのワークフローシステムを利用する場合、インターネット環境があれば、いつでもどこでもシステムにアクセスすることができます。
メールを使った方法に比べるとややコストはかかりますが、稟議の申請承認に適した機能を備えており、申請承認のルート設定などが可能です。メールよりも適切に稟議の電子化をおこなうことができます。
稟議書を電子化するメリット
稟議書を電子化すると、以下のようなメリットがあります。
1.承認の迅速化
紙の稟議書の場合、あらかじめ作成したリストの順に、承認者から承認者へと手渡しして回覧するのが一般的です。
一方、ワークフローシステムを利用すれば、あらかじめ設定した承認フローに沿ってシステム上で申請承認が進行するため、稟議書の手渡しが不要になります。 ワークフローシステムはインターネット環境があればいつでも利用できるため、承認者の不在による稟議の滞留を防ぎます。
2.不正の防止
ワークフローシステムを利用すると、申請から承認までの流れをシステム上で確認できるようになります。 ワークフローシステムを使うことで、誰がいつ申請承認をおこなったのかのログが記録されるため、不正の防止を図ることができます。また、ユーザーによってアクセス権限などを設定できるため、機密情報の漏洩防止にもつながります。
3.コストの削減
紙の稟議書を作成するには、用紙代や印刷代などのコストが発生します。 一枚あたりのコストは微々たるものですが、日々作成される稟議書が積み重なれば、大きなコストになるでしょう。また、テレワークやリモートワーク中に、稟議書への押印のためだけに会社へ出社すると、交通費などのコストがかかってしまいます。
稟議書を電子化することで、印刷代や出社の手間といったコストを削減することが可能です。
稟議書を電子化すれば、押印は必要なくなる
稟議書を含む社内文書は、法的な押印を必要としない文書です。紙の稟議書への押印が業務負担になっている場合は、稟議書への押印が必要かどうかを再検討し、稟議のフローを見直しましょう。稟議そのものを電子化するのも一つの手です。 稟議書を電子化すれば、承認スピードの向上や業務の効率化、不正防止などさまざまなメリットがあります。
現行の稟議書の運用に懸念がある場合や、テレワーク、リモートワークの推進に注力している場合は、稟議書の電子化を検討してみましょう。
