稟議書をメールで送るときは、「必要な項目を抜け漏れなく記載する」「数値やデータを用いる」など、承認者が理解しやすいように簡潔に書くことがポイントです。なお、承認が滞っているときの催促メールは、簡潔であるよりもクッション言葉を用いるなどして丁寧さを心がけましょう。
本記事では、稟議書をメールで送る方法や依頼時の例文、メール以外で稟議を効率化する方法を解説します。
目次
1. 稟議をメールでおこなう方法
稟議とは、申請者の権限のみでは決定できない事柄について、その内容をまとめ、上長や責任者に回覧し承認を得る手続きのことです。会議を開いて決定する手間を省けるなどのメリットがあり、会社や官公庁で一般的に用いられる方法です。
具体的には、新規取引契約の締結、高額備品の購入時などに稟議をおこないますが、会社により必要な場面は異なります。 稟議の際に使われる書類を「稟議書」といいます。
従来は紙で稟議書を作成するのが一般的でしたが、ワークフローシステムやメールで稟議をする方法もあります。 ここからは、稟議をメールでおこなう場合の方法やポイントについて解説していきます。
1-1. 稟議メールに必要な項目を網羅する
稟議を通すためには、承認者に依頼の背景、目的、必要な費用、承認するメリットなどを理解してもらう必要があります。稟議メールを作成するときは、以下の内容を確認し、漏れなく記載しましょう。
- 件名
- 概要
- 依頼内容
- 目的
- 申請理由
- 費用や金額
- メリット
- デメリット
1-2. 数字やデータを用いて説明する
稟議は数字やデータを用いることで、具体性のある説明になります。稟議の内容が曖昧だと、承認者がその稟議の可否について客観的に判断することが困難になってしまいます。
1-3. メリットを記載する
取引や購買の稟議の場合、メリットを明確に記載するとよいでしょう。費用対効果について、「週○時間の時間外労働削減」のように数字を用いて具体的に記載することがポイントです。
1-4. デメリットに対する対策を記載する
案件によっては、デメリットや懸念点などが想定される場合もあるでしょう。その場合は、デメリットとそれに対する解決策を記載しておくことが必要です。 とくに、稟議は、承認により、申請者だけでなく承認者も責任を負うため、問題点に対する詳細な説明が求められます。
1-5. 事前に根回しをする
懸念点など、解消していおくべき事項があれば、メールを送る前に相談をしておくとスムーズに稟議を進行することができるでしょう。 承認者に事前に相談ができるのであれば、稟議を上げる内容を伝えるようにしましょう。事前に相談することで、不要なやりとりを削減できる場合もあります。
2. 紙の稟議書とメールの違い
紙の稟議書では、紙の稟議書を次の承認者に手渡しする必要があり、手間がかかります。また、稟議書が今どこで止まっているのかがわかりにくいという難点があります。 さらに、稟議書を作成するための用紙代、インク代、本社に稟議書を回覧するための郵送代なども必要です。
承認後の稟議書を保管する際も、管理の手間やコストがかかってしまいます。 一方、メールやワークフローシステムを使って稟議を進めれば、稟議を手渡しする手間や時間がかかりません。
また、稟議の進捗状況も把握しやすいという利点があります。さらに、作成から保管まで全てデータ上で管理できるため、多くのコストを削減できます。
3. 稟議メールの注意点
ここまで、メールで稟議をおこなう方法や、紙の稟議書との違いについて説明してきました。次に、稟議メールを作成する際の注意点について解説します。
3-1. 不要な内容は書かない
承認者は日々多くのメールを確認しています。そのため、要点が不明確な稟議は、承認を却下されたり、後回しになったりする恐れがあります。 そのため、文章は簡潔に記載し、箇条書きなどを用いて視覚的にわかりやすくなるよう心がけましょう。 また、稟議を提出する前に上長などに内容を確認してもらい、添削を依頼するとよいでしょう。
3-2. 専門用語は使わない
稟議の承認者は、部署や業務などが異なる場合も多いと考えられます。その際、専門用語など、承認者に伝わりにくい用語を使っていないか留意しましょう。 たとえば、新たな業務ツールを導入するとしても、クラウド型、オンプレミス型のような専門用語は、言い換えるか注釈をつけるなどして記載しましょう。 相手にとって理解しやすい文章を心掛けることが重要です。
3-3. 不必要なデータは添付しない
稟議には、説明を根拠づける追加資料を添付する場合があるでしょう。 また、メールの添付ファイルに容量の大きい資料を添付して提出すると、受信側の環境によってメールが受信できない場合もあります。容量の大きいデータは圧縮して添付するなど、承認者がファイルを確認できるように配慮することが大切。
4. 承認を依頼するときのメールの文例
メールで稟議を進めていると、承認が進まず、担当者へ承認催促メールの送付が必要なケースもあります。ここでは、例文を記載事項に分けて解説します。
4-1. 件名
件名は承認の依頼であることを一目でわかるように記載します。件名が不明確では読まれない原因になります。 また、稟議の案件名や取引先名、申請者の部署など、どの稟議の承認依頼なのかが記載されていると、より丁寧でしょう。
4-2. 本文
本文では、稟議メールが届いているか確認するとともに、稟議内容に問題がなければいつまでに承認してほしいか明記しましょう。また、期日を設けている理由を記載し、送信した稟議メールも添付しておくとわかりやすいでしょう。
例： ○○課長 お疲れ様です。○○課の○○です。
○日にお送りしました稟議メールですが、届いておりますでしょうか。次回商談までに先方に報告が必要なため、承認をお願いしたくご連絡いたしました。
念のため、稟議内容を以下に記載いたします。大変恐縮ですが、問題がなければ○月○日までに承認をお願いいたします。
稟議内容 不明点などあれば、○○までご連絡いただけますと幸いです。 お忙しいところお手数をおかけいたしますが、ご確認をよろしくお願いいたします。
4-3. 署名
メールの最後には氏名、部署、役職、メールアドレス、住所、電話番号などを記載した署名を設定しましょう。稟議に疑問があり承認が滞っている可能性もあるため、電話などの連絡先がわかると確認しやすくなります。
5. メール以外で稟議を効率化する方法
メール以外で稟議を効率化する方法としては、ワークフローシステムの導入が有効です。ワークフローシステムでは、稟議の申請から回覧、承認までをシステム上でおこなえます。 自社の稟議の承認ルールに合わせて設定を柔軟に変更できるため、稟議のテンプレート化により記載の抜け漏れを防止したり、承認状況をデータ上で管理し滞留を防止したりすることも可能です。
PCだけでなく、スマートフォンからでも利用できるシステムもあるため、外勤中や在宅勤務時など、多様な働き方にも対応でき、業務の効率化に役立ちます。
6. ポイントを押さえてメール稟議を効率化しよう
稟議書をメールで提出するときは、要点を明確に、数値を用いて記載しましょう。また、承認依頼のメールは簡潔すぎるとぶしつけな印象になりかねないため、メールが届いているか確認する、すぐに承認が必要な理由を明記するなどして、ワンクッションおくとよいでしょう。 もし、申請時の抜け漏れや、承認の滞留などを防いで稟議を効率化したいなら、ワークフローシステムの導入も検討してみましょう。
