無料のWeb給与明細サービスのメリットとデメリットを解説 |HR NOTE

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無料のWeb給与明細サービスのメリットとデメリットを解説

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近年のクラウドサービスの充実化により、Web給与明細サービスが登場しました。これにより、従来、給与明細の展開や管理で生じていた手間を省くことができるようになりました。 そんな便利なWeb給与明細サービスですが、導入のコスト面が気になるといった企業の方も多いでしょう。そこで、今回は無料で利用できるWeb給与明細サービスについて、そのメリットやデメリットを紹介します。

1.Web給与明細サービスとは

Web給与明細サービスとは、紙で配布されていた給与明細をWeb配信にする仕組みです。 これにより、パソコンやスマートフォンからいつでもインターネットを介して給与明細を確認できるようになります。

Web給与明細サービスを導入することでさまざまなメリットが挙げられます。 まず、ペーパーレス化になるため、従来の紙の給与明細発行で生じていた印刷代、用紙代を削減することができます。また、Web化するため、作成に関する工程の自動化も可能になり、担当部署の負担の軽減にもつながります。

合わせて、受け取る社員も紛失リスクを減らすことができます。一般的に給与明細には、個人名や会社名、給与額など個人情報にあたる情報が記載されているため、Web給与明細サービスによって安全な管理ができる点は大きなメリットといえます。 さまざまな企業からWeb給与明細サービスが提供されていますが、なかには、無料で利用できるWeb給与明細サービスもあります。

Web給与明細サービスを使ったことがない企業はお試しとして利用することをおすすめします。 そこで今回は、給与明細をWeb化するためのサービスである、Web給与明細サービスに関する導入メリットや具体的なサービスなどを詳しく紹介していきます。

関連記事:Web給与明細システム選びのポイント!選ぶ際の3つの注意点を紹介

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2.無料のWeb給与明細サービスを利用するメリット

本格的にサービスを導入するとなると、受け入れ環境や費用などの準備が必要になります。しかし、無料サービスであれば、まずは使用して相性を試してみるといったことが可能です。 ここでは、無料で利用できるWeb給与明細サービスならではのメリットを2つ紹介します。

2-1.コスト削減

無料のWeb給与明細サービスをであれば、新たなコストをかけずに済みます。導入後、ペーパーレス化や担当部署の業務効率化などにつながれば、備品代、人件費などさまざまなコストを削減することができます。 そもそも無料で導入しているため、少しでも良い効果が出れば、費用対効果は抜群といえます。

2-2.さまざまなサービスを試せる

Web給与明細サービスは、現在さまざまな企業から提供されています。選択肢がたくさんあることは良いことですが、かえってどのシステムを選んだらよいか悩むこともあるでしょう。 無料サービスであれば、生じる費用を気にすることがないため、気軽に試すことができます。

さまざまなシステムを試すなかで、自社に必要な機能も明らかになるでしょう。 したがって、本格的な導入の前に、さまざまな機能を試してみたいといった場合にもおすすめです。

3.無料のWeb給与明細サービスを利用するデメリット

無料のWeb給与明細サービスには無料であるがゆえの、デメリットもあります。導入を検討している場合は、あらかじめデメリットもしっかり把握しておくことが大切です。

3-1.サービス内容が有料に劣る場合も

無料サービスであるがゆえ、どうしても有料に比べて機能面が劣ってしまう場合も多いです。外部システムとの連携がおこなえなかったり、広告表示がされるなどといったことが考えられるので確認しておくことが大切です。

また、有料サービスにはついている電話やメールのサポートが、無料サービスだと受けられない場合もあります。そのため、導入時や運用でトラブルが生じた場合の対策はあらかじめ立てておくことが良いでしょう。

3-2.利用制限がある場合も

無料サービスには、機能面やユーザー数など利用できる内容に制限がある場合もあります。よくある利用制限の例として、以下のようなものがあります。

期間制限

Web給与明細サービスの無料提供と表記されているものの、なかにはトライアル(お試し利用)といった意味合いを持つ場合もあります。その場合、期間が決められているため、導入前のお試しとして使うのに十分な期間かどうか見定めることが大切です。

利用人数制限

無料のWeb給与明細サービスの場合、利用人数が少人数に設定されている場合もあります。小規模で経営している会社であれば人数制限があっても問題がないですが、多くの従業員がいる場合はこの制限に十分注意しなければなりません。

機能の制限

無料で提供されているWeb給与明細サービスのなかには、利用できる機能が制限される場合もあります。そのため、自社に必要な機能がちゃんと備わっているかをチェックする必要があります。

4.無料のWeb給与明細サービスを選ぶ際のポイント

無料かつ自社に合ったWeb給与明細サービスを選ぶ際には、いくつか押さえておきたいポイントがあります。導入前に、以下のポイントを確認してみましょう。

4-1.外部サービスと連携できるか

Web給与明細のなかには、外部サービスと連携できるものがあります。 例えば、すでに自社で使っている給与計算システムと連携することができれば、給与明細の項目の入力の手間を省くことができます。 選んだシステムが外部サービスと連携可能なのか、どのサービスと連携できるかはしっかりチェックするようにしましょう。

関連記事:会計ソフトの選び方のポイント!クラウド型とインストール型を理解しよう!

4-2.サポート体制があるか

導入当初は、システムの利用方法に戸惑うことも多いかもしれません。また、運用をする上で何らかのシステム障害が生じることも考えられます。そういった場合に備えてサポート体制が整っているか確認することが大切です。 また、上述したように無料サービスであるがゆえ、サポート体制が別途有料で提供されている場合もあるため、必要に応じて検討するようにしましょう。

5.Web給与明細をまずは無料で試してみよう!

今回は、Web給与明細のメリットや無料で利用できるサービスについて解説してきました。無料サービスは、制限が設けられている場合も多いですが、自社に合う条件のものを見つけることができれば高い費用対効果が見込めます。 また、無料プランでは自社の条件に合うものがないということであれば、無料トライアルの利用も良いでしょう。導入前の比較としてまずは無料の利用をおすすめします。

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