給与計算業務を紙やエクセルでおこなっていると、手入力が多く、作業に時間がかかってしまっている人も多いのではないでしょうか。 そこで、給与計算ソフトとタイムカードを連動させることで、手入力でおこなう作業が減り、業務の効率化を図ることができます。 今回は、タイムカードと給与計算ソフトとの連動について詳しく説明します。
目次
1.「タイムカードと給与計算ソフトが連動する」とは？
「タイムカードと給与計算ソフトが連動する」とは、タイムレコーダーで記録された勤怠データが、自動的に給与計算ソフトに反映されることを指します。 それぞれを連動させることで、データ入力にかかる時間やミスを減らし、正確な情報をソフトに取り込むことが可能です。
また、それぞれを連動させていない状態だと、社員がタイムカードを押し忘れてしまった場合、正確な勤怠データを残すことができません。 そこで、タイムカードと給与計算ソフトを連動させることで、タイムカードへの入力漏れをリアルタイムで発見可能になり、いち早く勤怠データを修正することができます。
2.給与計算ソフトとは
給与計算ソフトとは、日々の給与計算や社会保険・年末調整などの処理を自動でおこなうソフトです。なかには、マイナンバー管理や給与明細を自動発行する機能などが搭載されているものもあります。 また、上記で紹介した通り、給与計算ソフトとタイムカードを連動させることで、前述した勤怠情報の自動入力・リアルタイムの勤怠状況確認が可能です。
給与計算ソフトには、Web上のサーバーで全ての情報を管理するクラウド型と、ソフトを自社サーバーにインストールするインストール型があります。それぞれ搭載されている機能や連携できるシステム、価格が異なるため、自社に最適な給与管理ソフトを選択することが重要です。
3.従来の紙のタイムカードと手作業による給与計算のデメリット
続いては、紙媒体で管理していた従来のタイムカードと、手作業で給与管理をおこなうデメリットを3つ紹介していきます。
3-1.作業に手間がかかる
従来の紙のタイムカードで社員の勤怠を管理する場合、手作業で勤怠情報を給与計算ソフトに入力していくため、非常に手間がかかります。その結果、業務効率が下がり、別の業務に支障が出る可能性があります。
給与計算ソフトとタイムカードを連動させることで、社員の勤怠情報は自動でシステムに記録されるため、手作業で勤怠情報を入力する必要がなくなります。そのため、業務効率が改善され、別の業務に時間を割くこともできるでしょう。
3-2.ミスが発生しやすい
手作業で社員の勤怠データを入力する場合、ミスが発生する可能性が高くなります。入力を間違えてしまうと、誤った金額の給与が社員に支払われてしまいます。
給与計算ソフトとタイムカードを連動させれば、タイムカードで打刻した時刻が自動的に給与計算ソフトへと反映されるので、入力ミスが発生することはありません。また、ミスが起こった際のイレギュラー対応も発生しないので、計画通りに業務を遂行することができます。
3-3.保管にコストがかかる
従来の紙のタイムカードを利用している場合、これまでの社員のタイムカードを保管しておく必要があります。企業によって定められた期間、タイムカードを保存しなければなりませんが、保管場所の確保などのコストが発生します。
なお、過去のタイムカードの情報を参照することは非常に少なく、保管する必要性は低いです。 給与計算ソフトとタイムカードを連動させることで、スムーズに勤怠データを給与に反映でき、タイムカードを保管する必要も無くなります。
4.給与計算ソフトとタイムカードを連動させて業務を効率化しよう！
今回は、タイムカードと連動できる給与計算ソフトの紹介に加えて、従来の紙のタイムカードと手作業による給与計算のデメリットを解説していきました。 給与計算ソフトとタイムカードを連動させることで、人為的なミスや作業時間・保管コストの削減ができます。自社に適した給与管理ソフトを導入して、作業効率化を進めてみてはいかがでしょうか。
