給与計算システムのメリット・デメリットは？選定ポイントを紹介

会社の人事・総務担当のなかには、「毎月の給与計算に時間が取られて人手が足りない」「給与計算にかかっている人件費を抑えたい」と考えている方も多いでしょう。手作業での給与計算は、ヒューマンエラーが発生する可能性もあります。そのようなときは、給与計算システムの導入をおすすめします。本記事では、給与計算システムのメリットやデメリットから、自社のニーズに合った給与計算システムの選び方まで説明していきます。

1.給与計算システムとは

給与計算システムとは、勤怠管理データや雇用情報を基に給与計算を自動でおこなうシステムのことです。最近では、毎月の給与計算に加えて、手間のかかる年末調整やマイナンバーへの連携機能が搭載されているものも販売されています。 搭載機能や提供形態により価格はさまざまで、導入する企業はそれぞれのメリット・デメリットを確認した上で購入を検討する必要があります。

2.給与計算システムのメリット

ここからは、給与計算システムのメリットについて説明していきます。 給与計算システムを利用したことがない方は、システムのメリットを知ったうえで、実際に導入を検討しましょう。

2-1.給与計算を効率化できる

給与計算をExcelなどを用いて手作業で進める場合、作業プロセスが多いため非常に時間がかかります。給与計算の一般的な手順は、以下の通りです。

1. 勤怠情報や各種手当のデータをもとに総支給額を算出
2. 税金や社会保険料、その他の控除額を算出
3. 総支給額から控除額を引き、手取り額を算出
4. 台帳作成などの事務処理
5. 従業員への支払いや保険料等の納付

これらの作業を毎月おこなうには、多くの時間がかかります。 給与計算システムは、この手順の4番目までを自動で実行してくれます。その結果、担当者は空いた時間でほかの作業ができるようになります。とくに、人手不足の課題を抱えている企業であれば、給与計算システムを導入し、業務の効率化をおこなえることは大きなメリットになるでしょう。

2-2.属人化やミスを防止できる

手作業で給与計算をおこなっていると、業務のプロセスが担当者によって異なり、運用手順が不透明になりがちです。

また、担当者が突然不在になってしまった場合、代わりの担当者をすぐに置けず毎月の給与計算業務がストップしてしまいかねません。 さらに、給与計算業務は工数がとても多いため、手作業でおこなうとヒューマンエラーが発生しやすいです。毎月の給与は従業員にとって大変重要なものであるため、ミスを防止する必要があります。

給与計算システムには、一連の操作方法が全てマニュアル化されているものも多いです。マニュアル通りに給与計算をおこなうことで、作業の標準化が可能になります。 さらに、複雑な工程を給与計算システムの自動計算に任せることができるため、人の介入する回数が減りヒューマンエラーを削減することができます。

2-3.初心者でも複雑な給与計算に対応できる

給与計算を手作業でおこなう場合、社会保険や税金に関する知識や手続書類の書き方をあらかじめ知っておく必要がありますが、知識を習得するにはそれなりの時間とコストがかかります。 給与計算システムを導入すれば、給与計算に関わるほとんどの手続きを自動でおこなってくれるため初心者でも簡単に操作をすることができます。

2-4.法改正の対応やコンプライアンス強化ができる

法改正への対応は、給与計算における悩みの一つでしょう。給与計算に関わる法改正は毎年のようにおこなわれ、そのたびに担当者は自身の知識をアップデートしていく必要があります。毎年新たな情報を取り入れながら、ミスの許されない業務に対応しなければならない状況は、給与計算業務の大きな負担であるといえます。

給与計算システムは、システムのアップデートをおこなうだけで毎年の法改正に対応可能です。なかには、更新を自動でおこなってくれる給与計算システムもあります。給与計算システムを導入することで、給与計算の担当者は毎年のストレスから解放されるでしょう。

3.給与計算システムのデメリット

ここまで、給与計算システムのメリットについて説明してきましたが、給与計算システムにはデメリットもあります。メリット・デメリットの両方を把握したうえで、システム導入を検討しましょう。

3-1.導入コストがかかる

給与計算システムの利用には導入コストや維持費がかかります。オンプレミス型の給与計算システムの場合、システムの構築や保守費用など、大きなコストがかかります。クラウド型の給与計算システムは導入コストを安く抑えられますが、月額費用が発生します。

導入するシステムによっては給与計算を手作業でおこなう際の人件費を超えるコストがかかってしまう場合も考えられます。自社の状況に応じて、最適なシステムや料金プランを選定することが必要です。

3-2.運用管理やバージョンアップ対応が必要

給与計算システムは毎月の給与計算業務を自動でおこなってくれるサービスですが、運用管理やトラブル対応のための担当者は必要です。さらに、インストール型の給与計算システムの場合、法改正のたびに手動での更新作業や再購入をする必要があります。

クラウド型の給与計算システムであれば自動アップデートが可能なため、常に最新の状態で利用することができます。常に最新版の状態でシステムを利用したい場合はクラウド型がおすすめです。

4.給与計算システムを選ぶポイント

ここまでは、給与計算システムの機能とメリット・デメリットについて紹介してきましたが、価格や搭載されている機能はシステムによって大きく異なります。 自社の規模やニーズに合った給与計算システムを導入することで、効率よく給与計算をおこないましょう。

4-1.クラウド型かインストール型かオンプレミス型か

給与計算システムは、導入方法によって大きく3種類に分かれます。

表で示した通り、導入コストや維持費に大きな違いがあることがわかります。初めての利用で費用が気になる場合は、導入コストの安いクラウド型かインストール型から始めるとよいでしょう。

4-2.人事・勤怠と連携できるか

給与計算システムは、給与計算業務以外に人事や勤怠業務への連携機能を搭載しているものもあります。従業員数の多い企業は管理するデータ量も多くなるため、人事・勤怠データとの連携は必須でしょう。 反対に、従業員数の少ない企業でデータ連携に手間がかからなのであれば、最低限の機能が搭載されたシンプルな給与計算システムでも十分に活用することができるでしょう。

4-3.企業規模に合っているか

従業員の少ない中小企業の場合、導入費用が安いクラウド型がおすすめです。クラウド型の給与計算システムにはさまざまな料金プランのものがあります。自社の従業員規模に合わせて、適切な課金形態を選ぶことが重要です。 大企業の場合、従業員数が多くなると月額費用が高額になる場合があります。

また、大企業の場合、セキュリティやカスタマイズ性などの観点から、オンプレミス型などの導入も含めて検討する必要があります。

5.給与計算システムのメリットを知って導入を検討しよう！

今回は、給与計算システムのメリット・デメリットについて紹介してきました。給与計算システムは、導入コストや維持費がかかりますが、人手不足や給与計算担当者の属人化を解消してくれるなど、たくさんの魅力があります。

また、システムによって価格や搭載されている機能には大きな違いがあるため、自社のニーズや予算をあらかじめ確認しておくようにしましょう。ぜひ本記事を参考にして、自社にとって最適な給与計算システムを導入してください。