クラウド給与計算システムを導入するメリット・デメリット!選ぶ際に知っておきたい知識も紹介 |HR NOTE

クラウド給与計算システムを導入するメリット・デメリット!選ぶ際に知っておきたい知識も紹介 |HR NOTE

クラウド給与計算システムを導入するメリット・デメリット!選ぶ際に知っておきたい知識も紹介

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コロナウイルスの影響や働き方改革の一環として、業務システムをクラウドに置き換える企業も多いでしょう。クラウド化が進んでいる業務システムの一つが、従業員の給与計算を自動化する給与計算システムです。この記事では、クラウド給与計算システムの特徴や導入メリットを紹介します。

1.クラウド給与計算システムとは?

クラウド給与計算システムとは、給与計算業務をクラウドで自動化できるITツールです。クラウド給与計算システムの導入によって、「データの一元化」と「ペーパーレス化」の2つを実現できます。

給与計算業務では、従業員のマイナンバーや勤怠データ、時間外手当のデータ、年末調整の申告データなど、さまざまなデータを管理しなければなりません。クラウド給与計算システムなら、これらのデータをシステムで一元管理し、経理担当者の工数を削減することができます。

また、給与計算の際は給与明細、年末調整書類、社会保険料の算定基礎届など、煩雑な書類作成業務が発生します。クラウド給与計算システムは給与明細の電子化や、行政手続きの電子申請に対応しているため、バックオフィスのペーパーレス化を進めることができます。

2.クラウド給与計算システムを導入するメリット

クラウド給与計算システムを導入するメリットは、「新税率や制度改正に対応できる」「安価にセキュリティ対策を実施できる」「テレワークや在宅勤務にも対応できる」の3つです。それぞれのメリットを順にみていきます。

1-1.新税率や制度改正に対応できる

経理担当者の悩みの種の一つが、税率の変更や制度の改正があった際、給与計算業務が大きく影響を受ける点です。

たとえば、2018年の税制改正大綱では、納税者の基礎控除の引き上げや、給与所得者の給与所得控除の引き下げがおこなわれました。所得税額の計算に影響が出るため、企業の経理部門は年末調整の際に対応が必要でした。クラウド給与計算システムの多くは、定期的なアップデートによって、新税率や制度改正に自動的に対応しています。そのため、今後どのような税制改正がおこなわれても、現場の負担を増やすことなく業務をおこなえます。

1-2.安価にセキュリティ対策を実施できる

給与計算業務では、従業員の氏名や年齢、マイナンバー、家族構成など、さまざまな個人情報を取り扱います。こうした個人情報が外部に漏洩した場合、損害賠償の発生や社会的信用の低下といったリスクが生じるため、万全なセキュリティ対策が必要です。

しかし、不正アクセスやサイバー攻撃を防ぐには多額のセキュリティコストがかかり、とくに中小企業にとっては大きな負担です。クラウド給与計算システムなら、ベンダー側が強固なセキュリティを提供するため、手軽に情報漏洩対策を実施することができます。セキュリティコストを安価なサービス利用料に置き換えることができるため、バックオフィスのコスト削減にもつながります。

1-3.テレワークや在宅勤務にも対応できる

クラウドサービスの強みの一つが、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わず利用できる点です。

近年、新型コロナウイルス対策のため、テレワークや在宅勤務を導入する企業が増加しています。東京都産業労働局の調べによると、2021年4月の都内企業(従業員30人以上)のテレワーク実施率は56.6%と、全体の過半数を超えています。(※2)

給与計算業務をはじめとしたバックオフィス部門をテレワーク化する場合、在宅でもセキュアに業務をおこなえる仕組みづくりが必要です。クラウド給与計算システムなら、自宅にいながら利用することも可能なため、テレワークや在宅勤務を推進する企業の心強い味方になります。

※2:テレワーク実施率調査結果をお知らせします!4月の調査結果|東京都

2.クラウド給与計算システムのデメリット

クラウド給与計算システムには多くのメリットがある一方で、導入時に注意すべき点もいくつかあります。そのため、導入する際にはメリットだけでなく、デメリットも確認して比較検討することが大切です。ここでは、クラウド給与計算システムのデメリットを2つ紹介します。

2-1.オンプレミスに比べてカスタマイズ性が劣る

給与計算システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

オンプレミス型の給与計算システムは、サーバーやネットワークなどを自社で構築する必要があるため、カスタマイズ性に優れるという特徴があります。したがって、自社独自の基幹業務システムを構築したい場合は、クラウド型の給与計算システムではニーズを満たせない可能性があります。

一方、既存のクラウドサービスとの連携であれば、アプリケーション同士のAPI連携機能によって、幅広く対応可能なクラウド給与計算システムも少なくありません。どの程度のカスタマイズ性が必要かによって、オンプレミスかクラウドかを選ぶことが大切です。

2-2.製品によってコストが大きく変わる

クラウド給与計算システムは、毎月の利用料金が変わらない「定額制(月額制)」や、ユーザー数(ID数)によって料金が変動する「従量課金制」など、さまざまな料金体系があります。

自社に合わない料金体系の製品を選ぶと、コストが高くなる可能性があるため、事前の製品選びが大切です。たとえば、ユーザー数が多い場合、従量課金制ではコストが高くなりますが、定額制は料金が固定のため、コストを抑えられます。

一方、課金制の製品は豊富な機能を持つものも多く、コストと機能バランスを考えてクラウド給与計算システムを選ぶ必要があります。

3.クラウド給与計算システムの選定ポイント

クラウド給与計算システムの導入で失敗しないためには、事前に製品を比較し、自社に合っているかどうか検討することが大切です。クラウド給与計算システムの選定ポイントは2つあります。「導入支援などのサポート体制が充実しているか」「既存の業務システムと連携できるか」に着目しましょう。

3-1.導入支援などのサポート体制が充実しているか

クラウド給与計算システムを導入するとき、いくつかの初期設定が必要です。たとえば、自社の就業規則や給与体系、各種手当の制度などに応じて、給与計算のルールを設定しなければなりません。

また、従業員の個人情報や、給与明細に記載する項目など、システムを使うためのマスタデータの入力や連携も必要です。給与計算システムの導入が初めての場合は、この初期設定の段階でつまづく可能性があります。導入にあたって不安がある場合は、導入支援などのサポート体制が充実したベンダーを選びましょう。わからないことがあってもすぐに質問し、トラブルを解決できるため、スムーズにシステムを導入できます。

3-2.既存の業務システムと連携できるか

給与計算システムのほかにも、勤怠管理システムや会計管理システム、顧客管理システムといった業務システムを導入している場合、「既存の業務システムと連携できるか」に着目して製品を選びましょう。

既存の業務システムと互換性のない製品を導入すると、従業員の個人情報などのマスタデータの手入力が必要になったり、勤怠データのCSVの手動インポートやダウンロードが必要になったりと、余計な業務が発生する可能性があります。そのため、アプリケーションのAPI連携や、マスタデータや勤怠データなどのデータ連携など、既存の業務システムと互換性のある製品を選ぶと便利です。

クラウド給与計算システムでバックオフィスの業務効率化を実現できるかどうかは、最初の製品選びが重要です。

4.自社のニーズに合致したクラウド給与計算システムの導入を

クラウド給与計算システムの導入によって、「データの一元化」と「ペーパーレス化」の2つを実現できます。給与計算業務のクラウド化により、テレワークや在宅勤務への対応も可能なため、ますますクラウド給与計算システムの需要が高まっています。

クラウド給与計算システムには多くの強みがある一方で、「オンプレミスに比べてカスタマイズ性が劣る」「製品によってコストが大きく変わる」といった短所もあります。

クラウド給与計算システムの導入で失敗しないため、自社のニーズに合致した製品を選びましょう。

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