テレワークにおける勤怠管理のコツは?失敗例や便利なシステムを紹介 | HR NOTE

テレワークにおける勤怠管理のコツは?失敗例や便利なシステムを紹介 | HR NOTE

テレワークにおける勤怠管理のコツは?失敗例や便利なシステムを紹介

  • 労務
  • 勤怠管理

近年、新型コロナウイルスの感染防止対策や働き方改革関連法によって、企業としてテレワークの導入を検討する需要が高まっています。

しかし、これまでに予想していなかったテレワークという働き方に対応できていなかったり、テレワークを導入したとしても、まだ慣れない運営を続けている企業が多かったりする現状もあるのではないでしょうか。

企業として従業員を管理する点において、システム導入などにまだ対応できていない企業も多いかもしれません。

今回は、従業員を管理するなかでもとくに勤怠管理に重きを置いて、テレワークにおける従業員の労務状況の管理に関する課題や効率化について解説していきます。

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1. テレワーク・在宅勤務の課題は勤怠管理

労働生産性の向上や柔軟な働き方が叫ばれるなかで、テレワークの需要は日々高まっています。しかし、遠隔で従業員の勤怠を管理する体制が整っていない企業が多く、テレワークが思うほど普及していません。
ここでは、勤怠管理の正しいやり方を紹介しつつ、なぜテレワークにおける勤怠管理が課題となっているのかについて解説します。

1-1. ガイドラインで認められている勤怠管理の方法

厚生労働省の労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準によると、勤怠管理の方法としては

  • 使用者が自ら確認・記録をする
  • 機器(タイムカードやICカード)を用いて記録をする
  • 従業員が自己申告をおこなう

といったことが認められています。

テレワークや在宅勤務の場合、従業員が出社してタイムカードで打刻したり、使用者が自ら確認したりすることは難しいため、別の方法で勤怠管理をおこなわなければなりません。

1-2.「テレワーク」と「出社」での勤怠管理の違い

新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、テレワークという新しい働き方を検討・導入した企業も増えたかと思います。実際に出社する場合と異なり、テレワークにおける勤怠管理は慣れるまでわかりにくい点も多くあるのではないでしょうか。

一言でテレワークと言っても、在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィスとった勤務形態の種類がありますし、会社によってはフレックスタイム制、短時間正社員、地域限定正社員制度、朝方勤務といった、多様な働き方と組み合わせた施策として実施している場合も多いです。

そのため、オフィスに出社して勤怠管理をしていた時よりも複雑な勤怠管理方法を取らざるを得ないことでしょう。

2.テレワークにおける勤怠管理のよくある失敗例や問題点

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ここでは、テレワーク導入後の失敗事例について解説します。

失敗事例を知ることで、テレワーク導入時にどういったことに気を付けるべきなのかが明確になるため、自社のテレワーク導入の際に参考にしてください。

2-1. 正確な労働時間の把握が困難

通常のオフィスワークでは、決まった時間に社員が出社して始業時間を打刻して退勤時間になったら再び打刻をしてから退社します。オフィスワークにおいては、労働状況が視認ができるため労働時間の把握は難しくありません。しかし、テレワークにおいては仕事をしているか目視できないので、勤怠・労務管理が格段に難しくなります。

また、テレワークでは「中抜け」が生じることもあるかもしれません。よりプライべートに近い環境で業務をおこなうテレワークは、プライベートな理由で業務を一時的に離れたり、業務上で必要な移動時間が発生したりする場合があります。企業としては、この中抜けについての就業規則の設定をおこなうことも必要です。

2-2. 労働時間の長時間化

在宅勤務は、仕事とプライベートの切り分けが難しく、労働時間が超過してしまうケースも多いようです。そのため、時間外労働や深夜労働、休日労働をする際は、上司に申請して許可をもらうようにするなどの工夫が必要でしょう。

ただし、各社員の働き方の把握に努める意識が現場の社員になかったり、業務の進行状況が把握しずらかったりすると、申請も形骸化してしまいます。

その申請が偽装ではないか、申請がしづらくなっていないか、労働時間を超過してしまっていないかなどテレワークでもしっかりと労働状況を確認していく意識を醸成していくようにすべきです。

2-3. セキュリティ面での課題

社内で作業をする場合と異なり、自宅やホテル、カフェで作業をする場合は、画面を第三者に見られて社内の機密情報が漏洩する可能性があります。

勤怠に関する情報は給与に直結する個人情報ですので、流出しないような管理体制を敷く必要もあるでしょう。

また、社外の共有ネットワークを利用することにも危険性があります。重要な情報が漏洩することで企業の信頼性が低下したり、無駄な損失が発生したりしないように、ネットワークの利用についてのルールを従業員へ周知しておきましょう。

2-4. 人事評価や社内コミュニケーション面での課題

テレワークでは、実際の仕事に向き合っている姿勢が目視できないため、人事評価が仕事成果になりがちです。これまで労働時間のみを給与に反映されるようにしていた企業としては、人事評価の基準自体を見直す必要があるかもしれません。

また、オフィスに出社している場合、業務内容についてわからない部分を上司などが横で見せながら進めるなど、コミュニケーションが取りやすい状況にあります。テレワークだと、従業員がうまくコミュニケーションを取れずに孤立し、業務の生産性が下がってしまう場合もあります。労働時間内に業務を終了させるという観点においても、定期的なオンライン会議など、コミュ二ケーションの場を積極的につくることが大切です。

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3. テレワークでも、勤怠管理を正しくおこなう方法

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上記では、テレワーク導入後によくある失敗事例について解説しました。
ここでは、テレワークを導入後に勤怠管理を正しくおこなう方法について紹介します。

3-1. 始業・終業時に電話やメール、チャットで連絡

テレワークをおこなっている社員が始業時・終業時に、上司に電話やメール、チャットで報告する
という方法です。電話やメールはテレワーク導入以前から使用しているツールのため、
多くの企業で利用しやすい勤怠管理方法となっています。

しかし、電話やメールによる勤怠管理は、毎日の勤怠情報の集計業務が負担になってしまうと
いうデメリットがあります。朝の忙しい時間帯に電話を受けたり、メールをチェックしたりすることで、業務がスムーズに進まないケースもあるでしょう。

3-2. Excelに直接勤務時間を記入する

従業員が自らExcelに始業時間と終業時間を書き込むという勤怠管理方法です。勤怠情報だけでなく、業務内容や業務にかかった作業時間を入力することもあります。この方法はExcelで管理しているため、電話やメールほど集計業務が負担になりません。しかし、従業員自身が業務時間を申告するため、「勤怠の付け忘れ」や「虚偽申告」が起こるリスクが高まります。

3-3. 勤怠管理ツールの導入

最後に紹介するのは、もっとも簡単かつリスクが少ない勤怠管理ツールの導入です。スマートフォンやPCなどで、出勤・退勤のボタンを押すだけで簡単に始業時間と終業時間を客観的な記録として残すことができるため、テレワークでも手間をかけずに勤怠感を実施できます。

さらに、勤怠情報だけでなく、時間外労働の集計や給与計算なども自動でおこなえるため、企業全体の業務効率化にも繋がります。

勤怠状況をリアルタイムで把握できるため、働きすぎている従業員に対して指導する、業務を再配分するなどの調整も可能です。

4. テレワーク・リモートワーク対応の勤怠管理ツールの選び方

上記で勤怠管理ツールが最も簡単かつリスクが少ない勤怠管理方法であるとご紹介しました。ここでは、テレワークやリモートワークに対応した勤怠管理ツールを選ぶときのポイントを紹介します。

4-1. 多様な働き方に対応しているか

自社の働き方や勤務体制に対応しているかは、勤怠管理ツールを選ぶときの重要なポイントです。とくに、中抜けや外出が多い場合は注意しなければなりません。
オンラインで簡単に打刻できるか、外出が多い場合はスマートフォンからスムーズに打刻できるかなど、勤務体制に合っているかを確認しましょう。

4-2. サポート体制

充実したサポートを受けられるシステムを選べば、勤怠管理に関する負担は大きく軽減されるでしょう。

導入時や使用時にメールやチャットで質問できる勤怠管理システムであれば、安心して利用できます。

そのサポートがどの言語で受けられるのか、どれくらいの時間まで対応が可能なのか、導入時に教育サポートがあるのかなどをチェックしましょう。

4-3. 法改正への対応の速さ

勤怠管理は法律に従って実施すべきものですので、法律の改正に対する対応の速さも大切なポイントです。クラウド型の勤怠管理システムの場合、基本的には法改正に合わせて自動的にアップデートされるため、わざわざ設定を変更するなどの手間はかかりません。

4-4. ペーパーレスのシステムか

テレワークでは「申請書類の提出が必要なため出社しなければいけない」「申請の承認のために会社に判子を押しに行く必要がある」といった手間を省くことが大切です。オンラインで申請を提出したり承認したりできる勤怠管理システムを導入すれば、ペーパーレス化を図りつつ、ワークフローを効率化できます。

4-5. 給与計算システムと連携できるか

給与計算システムと連携できるかどうかも、重要なチェックポイントのひとつです。勤怠管理システムと給与計算システムを連携すれば、労働時間や残業時間などのデータを共有し、毎月の給与を自動的に計算してくれます。手作業でデータを移行する手間がなくなるのはもちろん、入力ミスなどのヒューマンエラーも防止できるでしょう。

4-6. コストは適正か

勤怠管理システムを利用するためのコストについても確認しておきましょう。まずは自社の予算を明確にしたうえで、複数のシステムのコストを比較することが大切です。導入費用だけではなく、月額費用やオプション費用など、長期的にどのくらいのコストが発生するのかを把握しておきましょう。

5. テレワークを効率化する勤怠管理ツール3選

ジンジャー勤怠

jinjer(ジンジャー)では、様々な端末で打刻ができるという点が大きな特徴です。また、データに基づく管理や承認のフロー設定を細かく設定できるなど、勤怠管理も徹底的に行える点も大きな魅力です。

外国語にも対応しているため、多言語を必要とする企業も安心して使うことができるサービスです。こうした様々な機能を持ち併せていること自体がjinjer(ジンジャー)の特徴と言えるでしょう。

勤怠管理をする側も勤怠打刻をする側も使い勝手の良いサービスです。契約継続率99.4%、導入者数13000社突破という数字からも、人気を集めている勤怠管理システムと認識できます。

プロダクトはこちら

jinjer株式会社 (jinjer Co., Ltd.)

東京本社
〒160-0023
東京都新宿区西新宿 6-11-3 WeWork Dタワー西新宿

勤次郎

勤次郎はパソコン打刻以外にも、タイムレコーダー打刻(IC/磁気カード)、スマートフォン/タブレット、ICカードリーダー(パソリ)、指情報リーダー、リコー製複合機打刻など、用途に合わせてさまざまな打刻方法があります。

また、打刻データの自動収集・集計により、リアルタイムに勤務状況を把握できます。打刻漏れなどのエラーデータや遅刻早退などのアラームデータ、修正箇所に対して色別表示されるため実績データの確認などがスムーズに行えます。

過重労働の防止には月途中の勤務状況の把握、過重労働に対する気づきを伝えてくれる環境構築が必要ですが、「勤次郎Smart」ならあらかじめ設定した基準時間に対して、超過している従業員は赤色、超過しそうな従業員は黄色と色分けされるので、残業の多い従業員が一目で分かります。

プロダクトはこちら

勤次郎株式会社

〒101-0021東京都千代田区外神田4丁目14番1号秋葉原UDXビル北8階

KING OF TIME (キングオブタイム)

「KING OF TIME(キングオブタイム)」には、次のような機能が搭載されています。

  • 出勤管理
    (指紋認証打刻、ICカード打刻、パスワード認証打刻、WEBブラウザ打刻、GPS打刻、Windowsログオン・ログオフ打刻、チャット打刻など)
  • 残業基準の設定
  • スケジュール・シフト管理
  • 管理者権限機能
  • 申請承認機能
  • 休暇管理機能
  • アラート機能
  • 帳票出力
  • 働き方改革関連設定
  • データ分析

従業員の残業申請と承認はブラウザ上で完結するため、日々の業務を圧迫しません。

そのほか、各拠点のシフトと人件費を同一ページで確認できるため、人件費が予算内に収まっているかどうか一目でわかります。

プロダクトはこちら

株式会社ONE(オーエヌイー)
〒160-0022 東京都新宿区新宿4-3-25 TOKYU REIT 新宿ビル4F

6.テレワークにおける勤怠管理はシステムを活用して効率化しよう!

conclusion 赤色ペン

今回は、テレワークにおける勤怠管理の問題を解決する方法についてご紹介してきました。

テレワークの導入を検討している企業やテレワークを導入し始めたばかりの企業の担当者の方は、より効率的に勤怠管理をおこなう際の参考にしてください。

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