テレワークにおける勤怠管理の課題を解決!効率化する方法を解説

近年、新型コロナウイルスの感染防止対策や働き方改革関連法によって、企業としてテレワークを導入検討する需要が高まっています。

しかし、これまでに予想していなかったテレワークという働き方に対応できていなかったり、テレワークを導入したとしても、まだ慣れない運営を続けている企業が多かったりする現状もあるのではないでしょうか。

企業として従業員を管理する点において、システム導入などにまだ対応できていない企業も多い背景もあるかもしれません。

今回は、従業員を管理する中でも特に勤怠管理に重きを置いて、テレワークでの従業員の労務状況の管理の課題や効率化について解説していきます。

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今後も続けていこうと考えていても、「本当に労働しているか分からず、勤怠管理が難しい」「サービス残業が発生しているのではないか」など困りの場合もあることでしょう。

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1.テレワークにおける勤怠管理を正しくおこなうために

まずは、そもそも勤怠管理が何のためにあるのか、またそれは何をもとにおこなうのかを、政府が出しているガイドラインをもとに説明します。

そもそも勤怠管理とは、企業が社員の労働時間等を適正に記録し管理することであり、テレワークを進める中においても、従業員の勤務時間を正しく把握できるような体制を作ることは非常に重要です。

なぜなら、企業は従業員の始業時間から終業時間までを適切に把握し、それに応じた正確な賃金を支払うことになるからです。出社していてもテレワークでも、この勤怠を管理する意味・目的は変わることはありません。

1-1 ガイドラインで認められている勤怠管理の方法

厚生労働省の労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準によると、勤怠管理の方法としては

  • 使用者が自ら確認・記録をする
  • 機器(タイムカードやICカード)を用いて記録をする
  • 従業員が自己申告をおこなう

といったことが認められています。

1-2 「テレワーク」と「出社」で勤怠管理の方法はどう違ってくるのか

新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、テレワークという新しい働き方を検討・導入した企業も増えたかと思います。

実際に出社する場合と異なり、テレワークにおける勤怠管理は慣れるまでわかりにくい点も多くあるのではないでしょうか。

一言でテレワークと言っても、在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィスとった勤務形態の種類がありますし、会社によってはフレックスタイム制、短時間正社員、地域限定正社員制度、朝方勤務といった、多様な働き方と組み合わせた施策として実施している場合も多いです。

そのため、オフィスに出社して勤怠管理をしていた時よりも複雑な勤怠管理方法を取らざるを得ないことでしょう。

2.テレワークにおける勤怠管理が難しい理由

このように働き方が複雑に変化していく中で、勤怠管理に課題を感じている企業は多いようです。

テレワークを導入したことで「仕事がうまく回らない」「仕事が大変になってしまった」という事態を起こさないように、企業として管理体制を見直していくことが大事になります。

ここで、企業がテレワークを導入する中で抱えがちな勤怠管理についての悩みについてご紹介します。

2-1 正確な労働時間の把握(管理)が難しい

通常のオフィスワークでは、決まった時間に社員が出社して始業時間を打刻して退勤時間になったら打刻をします。

オフィスワークにおいては、労働状況が視認ができるため労働時間の把握は難しくありません。

しかし、テレワークにおいては仕事をしているか目視できないので、勤怠・労務管理が格段に難しくなります。

また、テレワークでは「中抜け」が生じることもあるかもしれません。

よりプライべートに近い環境で業務を行うテレワークは、プライベートな理由で業務を一時的に離れたり、業務上で必要な移動時間が発生したりする場合があります。

企業としては、この中抜けについての就業規則の設定をおこなうことも必要です。

2-2 従業員の労働時間が長くなってしまいがち

在宅勤務は、仕事とプライベートの切り分けが難しく、労働時間が超過してしまうケースも多いようです。

そのため、時間外労働や深夜労働、休日労働を申請できるようににするなどの工夫が必要でしょう。

ただし、各社員の働き方の把握に努める意識が現場の社員になかったり、業務の進行状況が把握しずらかったりすると、申請も形骸化してしまいます。

その申請が偽装ではないか、申請がしづらくなっていないか、労働時間を超過してしまっていないか、などテレワークでもしっかりと労働状況を確認していく意識を醸成していくようにすべきです。

2-3 セキュリティの問題が発生する可能性がある

社内で作業をする場合と異なり、自宅やホテル、カフェで作業を行う場合は、画面を第三者に見られて社内の機密情報が漏洩する可能性があります。

勤怠に関する情報は給与に直結する個人情報ですので、流出しないような管理体制を敷く必要もあることでしょう。

また、社外の共有ネットワークを利用することも危険性があり、そういった漏洩から企業の業績悪化や信用を失わないように、従業員への周知も徹底するようにしましょう。

2-4 人事評価や社内コミュニケーションにも影響あり

テレワークでは、実際の仕事に向き合っている姿勢が目視できないため、人事評価が仕事成果になりがちです。

これまで労働時間のみを給与に反映されるようにしていた企業としては、人事評価の基準自体を見直す要があるかもしれません。

また、オフィスに出社している場合、従業員が直接わからない業務内容を上司などが横で見せながら進めるなど、コミュニケーションが取りやすい状況にあります。

テレワークだと、従業員がうまくコミュニケーションが取れず孤立し、従業員の生産性が下がってしまう場合もあります。

労働時間内に業務を終了させるという観点においても、出社した方が生産性が高い場合があることも抑えておきましょう。

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3.テレワークにおける勤怠管理を効率化する方法

オフィスに出社する場合、勤怠管理方法としてタイムカードやICカード、QRで打刻を行っている企業も多かったかもしれません。

もしその方法で打刻を行っていた場合、テレワークでは打刻ができなくなってしまうため、労働者の自己申告によって記録することになります。

しかし、申告が漏れたり、それが本当なのか判断が難しくなることもありますので、それらを効率化するためには勤怠管理システム、業務を可視化できるツールを導入することも検討するのが良いでしょう。

3-1 勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムでは基本的には始業、就業時間や休憩時間の打刻、休暇の申請・承認、シフト管理、労働時間・残業の集計を行うことができます。

その中でも、テレワークにおける対応を進めるためには、どういったサービスを選ぶべきなのかを紹介します。

①多様な働き方に対応しているか

中抜けや外出が多かったりなど勤務体制に対応しているかを確認しましょう。

またそれに合った打刻方法ができるかも重要なポイントになってきます。

②社員にとって使いやすいシステムか

勤怠システムの使いやすさで社員の仕事に対する生産性や入力ミスで仕事がかえって増加してしまう可能性があります。

パソコン操作が不慣れな方なども使いやすいようなUIのものを選びましょう。

また連携できる機能が多いと社員の満足度も向上します。

  ③コストとサポート体制

コスト面は初期費用や運用費用がどれくらいかかるのかを確認しましょう。

また管理者としてはどれだけサポートが受けられるかが負荷軽減には大きなポイントです。

そのサポートがどの言語で受けられるのか、どれくらいの時間まで対応が可能なのか、導入時に教育サポートがあるのかなどをチェックしましょう。

④法律の対応の速さ

勤怠管理は、法律に従って行われるものですので、法律の改正に対する対応の速さも大切なポイントです。

さらにその法を誤って罰則してしまう前に知らせてくれるアラート機能などのサポートがあるかをチェックするのも大切です。

➄ペーパーレスのシステムか

テレワークでは「申請書類の提出が必要なため出社しなければいけない」「申請の承認のために会社に判子を押しに行く必要がある」といった手間を省くことが大切です。

またその書類を保存する場合は三年間保存しなければいけないため、保存も効率化が可能です。

引用; 労働基準法第109条より

3-2 テレワークを効率化する勤怠管理システム3選

ジンジャー勤怠

jinjer(ジンジャー)では、様々な端末で打刻ができるという点が大きな特徴です。また、データに基づく管理や承認のフロー設定を細かく設定できるなど、勤怠管理も徹底的に行える点も大きな魅力です。

外国語にも対応しているため、多言語を必要とする企業も安心して使うことができるサービスです。こうした様々な機能を持ち併せていること自体がjinjer(ジンジャー)の特徴と言えるでしょう。

勤怠管理をする側も勤怠打刻をする側も使い勝手の良いサービスです。契約継続率99.4%、導入者数13000社突破という数字からも、人気を集めている勤怠管理システムと認識できます。

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jinjer株式会社 (jinjer Co., Ltd.)

東京本社
〒160-0023
東京都新宿区西新宿 6-11-3 WeWork Dタワー西新宿

勤次郎

勤次郎はパソコン打刻以外にも、タイムレコーダー打刻(IC/磁気カード)、スマートフォン/タブレット、ICカードリーダー(パソリ)、指情報リーダー、リコー製複合機打刻など、用途に合わせてさまざまな打刻方法があります。

また、打刻データの自動収集・集計により、リアルタイムに勤務状況を把握できます。打刻漏れなどのエラーデータや遅刻早退などのアラームデータ、修正箇所に対して色別表示されるため実績データの確認などがスムーズに行えます。

過重労働の防止には月途中の勤務状況の把握、過重労働に対する気づきを伝えてくれる環境構築が必要ですが、「勤次郎Smart」ならあらかじめ設定した基準時間に対して、超過している従業員は赤色、超過しそうな従業員は黄色と色分けされるので、残業の多い従業員が一目で分かります。

プロダクトはこちら

勤次郎株式会社

〒101-0021東京都千代田区外神田4丁目14番1号秋葉原UDXビル北8階

KING OF TIME (キングオブタイム)

「KING OF TIME(キングオブタイム)」には、次のような機能が搭載されています。

  • 出勤管理
    (指紋認証打刻、ICカード打刻、パスワード認証打刻、WEBブラウザ打刻、GPS打刻、Windowsログオン・ログオフ打刻、チャット打刻など)
  • 残業基準の設定
  • スケジュール・シフト管理
  • 管理者権限機能
  • 申請承認機能
  • 休暇管理機能
  • アラート機能
  • 帳票出力
  • 働き方改革関連設定
  • データ分析

従業員の残業申請と承認はブラウザ上で完結するため、日々の業務を圧迫しません。

そのほか、各拠点のシフトと人件費を同一ページで確認できるため、人件費が予算内に収まっているかどうか一目でわかります。

プロダクトはこちら

株式会社ONE(オーエヌイー)
〒160-0022 東京都新宿区新宿4-3-25 TOKYU REIT 新宿ビル4F

4.まとめ

今回は、テレワークにおける勤怠管理の問題を解決する方法についてご紹介してきました。

テレワークを導入していない企業の皆様、テレワークを導入し始めたばかりの企業の皆様が、より効率的に勤怠管理を行う際の参考にしていただければ幸いです。

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