勤怠管理システムは従業員の就労管理を効率的に実行するためのツールです。人手が限られる小規模企業の場合、管理業務の効率化は企業全体の活動にも影響するでしょう。また、テレワークを始めとして様々な働き方が想定される現在では、PCやスマートフォンから打刻できる環境の整備が急務です。この記事では勤怠管理システムの選び方を紹介します。
目次
1.小規模企業で勤怠管理システムを導入するメリット
小規模企業が勤怠管理システムを導入するメリットは「正確な勤怠管理の実施」と「勤怠管理業務の効率化」の2点です。
勤怠監視システムの導入により従業員の出勤および退勤時間が正確に記録されるようになります。各従業員の就労時間はシステムが自動的に集計するため、残業管理も容易です。そのほかにも遅刻や早退、欠勤といった勤怠情報が正しく記録されることで、労務管理全体の質が向上します。
また、人事担当者の業務の効率化も勤怠管理システムが持つ役割の一つです。多くの勤怠管理システムでは打刻機能以外にも就労時間の自動集計やワークフローなど複数の機能を備えています。また、給与計算システムとの連携にも対応しており、就労時間の集計から給与計算までの業務の自動化も可能です。
2.小規模向け勤怠管理システム選びのポイント
小規模企業が勤怠管理システムを導入するときに、おさえるべき5つのポイントは次の通りです。次に、それぞれのポイントについて詳しく説明します。
- 提供形態はクラウドかオンプレミスか
- 自社の勤務形態に対応しているか
- 操作方法やUIがわかりやすいか
- 料金プランと導入規模が合っているか
- 機能拡張や外部ツールとの連携ができるか
2-1.ポイント①：提供形態はクラウドかオンプレミスか
勤怠管理システムは大きくクラウド型とオンプレミス型の2つに分けられます。
近年では、自社で構築・運用するオンプレミス型のほかに、クラウド型の勤怠管理も多く提供されています。クラウド型は自社サーバー不要ですぐに導入できるため、コストを削減したい小規模企業に最適といえます。
2-2.ポイント②：自社の勤務形態に対応しているか
勤怠管理システムは自社従業員の勤務形態に対応した製品を選びましょう。正社員やアルバイト、派遣スタッフなど、従業員の雇用形態はさまざまです。また、近年ではフレックス制や変形時間制など勤務形態も多様化しています。自社従業員の雇用形態や勤務形態に対応するシステムを選ばなければ十分なメリットは得られません。
2-3.ポイント③：操作方法やUIがわかりやすいか
操作方法やUIのわかりやすさも勤怠管理システムを選ぶ重要なポイントです。勤怠管理システムは全ての従業員が使用するシステムであり、何よりも使いやすさが重視されます。わかりやすいシステムであれば導入後の社員への操作方法の周知なども円滑に進めることができるでしょう。
2-4.ポイント④：料金プランと導入規模が合っているか
勤怠管理システムの選定の際には、従業員数1人あたりにかかるコストを確認しましょう。勤怠システムによって課金形態はさまざまです。自社の導入規模に応じて、最適な料金プランを選びましょう。
小規模企業で勤怠管理システムのコストを抑えるためには、1アカウント単位で契約できる製品を選ぶとよいでしょう。従業員数に応じて契約アカウント数を調整できるため、無駄な費用の発生を抑えられます。
2-5.ポイント⑤：機能拡張や外部ツールとの連携ができるか
将来的な事業拡大を見据え、機能拡張やほかのバックオフィスツールとの連携が可能な勤怠管理システムを選びましょう。勤怠管理システムは、人事管理や給与計算などのシステムと連携することで業務をより効率化することができます。
あらかじめ機能拡張性の高い勤怠管理システムを導入しておけば、企業の成長に応じて必要になる機能にもスムーズに対応することができます。また、ほかのツールとの連携が可能な勤怠管理システムであれば、今後ほかのツールを導入した際にも連携がスムーズになるでしょう。
3.勤怠管理システムを導入して業務を効率化しよう
勤怠管理システムは、単に勤怠記録を残すためのものではなく、給与計算や労務管理などの人事業務の効率を向上させる役割を持ちます。勤怠管理システムを上手に活用し、業績向上のための業務に注力できる環境を整えましょう。
