給与計算の際、「振込日が近づくと給与計算業務に追われる」「労働時間の集計ミスが多く、何度も給与計算をやり直す」などの悩みを抱える担当者もいるでしょう。こうした給与計算のよくある失敗の多くは、実は勤怠管理が原因です。勤怠管理と給与計算をシームレスに連携させることで、給与計算業務を効率化できます。この記事では、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させるメリットや、ツールの比較ポイントを解説します。
目次
1.勤怠管理システムと給与計算システムの違い
勤怠管理システムや給与計算システムは、人事や労務に関する業務を効率化するためのものです。同じようなシステムに思えますが、それぞれの機能や特徴は異なるため、違いをしっかりと理解しておきましょう。主な違いは以下のとおりです。
1-1.勤怠管理システムとは従業員の勤務状況を管理するツール
勤怠管理システムとは、従業員の勤務状況を正確に管理するためのツールです。具体的には、出退勤の時刻や遅刻・早退の有無、有給休暇の取得状況や残業時間などを管理できます。パソコンやスマートフォンから簡単に打刻できるシステムも多く、入力ミスや申告漏れを防止できるでしょう。
紙のタイムカードとは異なり、手作業でデータを転記する必要がないため、入力ミスを減らしつつ業務を効率化できます。システム上に入力や変更の履歴が残るため、不正防止にもつながるでしょう。
1-2.給与計算システムとは給与や手当を自動計算するツール
給与計算システムとは、毎月の給与や各種手当を自動で計算してくれるツールです。出勤日数や有給休暇の取得日数はもちろん、雇用形態や就業規則などの条件も考慮しながら、従業員ごとの給与を算出してくれます。
さらに社会保険料や税金、各種の控除まで自動的に算出してくれるシステムも多く、給与計算に関する業務を大幅に効率化できるでしょう。給与明細や源泉徴収票を作成したり、従業員へ自動で送信したりできるシステムもあります。
2.勤怠管理の給与計算ミスを防ぐためのポイント
給与計算業務では、毎月の締め日になるとタイムカードやタイムレコーダーなどで従業員の労働時間を集計し、給与や手当てを計算します。給与計算のトラブルの多くは、じつはこの勤怠管理のプロセスに原因があります。
ここでは、勤怠管理に着目し、給与計算ミスを防ぐための3つのポイントを紹介します。
2-1.なるべく手作業や手入力を減らす
従業員の勤怠管理は、さまざまな手作業や手入力が発生するため、ヒューマンエラーが起こりやすい業務です。
たとえば、勤務時間や時間外労働時間、有給休暇の取得日数の集計をタイムカードでおこなっている場合、タイムカードを1枚ずつ転記し、計算していく工程が必要です。集計作業をExcelでおこなう場合も、データの手入力や、給与計算のチェック作業などの手間がかかります。
また、人事や総務だけでなく、従業員も人の手での作業が多く、しばしば人的ミスが発生します。たとえば、タイムカードの紛失や打刻漏れが起きると、給与計算業務が滞る可能性があります。
このような勤怠管理のミスから発生する給与計算ミスを防ぐには、なるべく手作業や手入力を減らすことが大切です。タイムカードやタイムレコーダーを用いた業務から、勤怠管理システムでの業務への移行や、業務の棚卸しによって不要な工程を減らすなどして、業務改善によって手作業や手入力を減らしましょう。
2-2.集計したデータはなるべく加工しない
給与計算のミスに直結するのが、労働時間や時間外労働時間の計算などに使う勤務データの不備です。
勤怠管理システムによっては、集計した勤務データをCSVファイルとしてエクスポートし、Excelなどの表計算ソフトで加工できる製品があります。ここでデータを加工する工程が多かったり、そもそも不要なデータ項目が多かったりすると、給与計算の際にミスが発生しやすくなります。
たとえば、「集計したデータを表やピボットテーブルに加工する」「勤怠管理システムにはない、四半期別の内訳などを付け加える」などといったケースです。このような加工をおこなうと、給与計算の工数が増えるだけでなく、後から修正する手間もかかります。そのため、集計した勤務データはなるべく加工せず、そのまま給与計算をおこないましょう。
2-3.勤怠管理システムのアラート機能を活用する
勤怠管理システムには、勤務データの不備をチェックする「アラート機能」が付いています。
たとえば、入力されていないデータがないかチェックしたり、労働時間の集計結果と実際の打刻データに差異がないかチェックしたりといったことが可能です。
目視でのチェックでは、どうしてもヒューマンエラーが発生します。また、目視でデータの不備を発見しても、人事や総務の担当者が本人確認をおこなう手間が発生します。
アラート機能なら、データの不備があった時点で本人がミスに気付くことができるため、余計な業務が発生しません。勤怠管理システムを導入する場合は、アラート機能を活用して給与計算のトラブルを減らしましょう。
3.勤怠管理システムと給与計算システムを連携させるメリット
給与計算業務のミスを減らすなら、勤怠管理システムと給与計算システムの連携がおすすめです。勤怠管理システムから勤務データを直接連携することで、手作業や手入力を減らし、ヒューマンエラーのリスクを減らせます。現場の業務負担を軽減でき、ワークライフバランスの改善にもつながります。
ここでは、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させる4つのメリットを紹介します。
3-1.給与計算の業務負担を軽減できる
勤怠管理システムと給与計算システムを連携させれば、勤怠管理をおこなう人事や総理部門、給与計算をおこなう経理部門の業務負担を軽減し、現場のワークライフバランスを改善できます。
勤怠管理システムを用いた労働時間の集計から、給与や時間外手当の計算、所得税や保険料の控除までスムーズに移行でき、これまで給与計算業務にかかっていた労力の大部分を削減可能です。
給与計算システムによっては、勤務データの取り込みから給与明細の作成まで、ワンクリックで実行できる製品もあります。たとえば、裁量労働時間制やフレックスタイム制を導入している職場や、正社員とパートが混在している職場など、複雑な勤務データを管理する必要がある場合は、とくにメリットを実感できます。
3-2.データ連携で工数を削減できる
勤怠管理システムと給与計算システムの連携により、従業員の勤務データのやりとりもスムーズになります。タイムカードを1枚ずつ転記する方法や、CSVファイルの勤務データを直接加工する方法と違い、工数を大きく削減可能です。
勤怠管理システムと給与計算システムのデータ連携の方法は以下のように、大きく分けて3つあります。
| 項目 | 概要 | 特徴 |
|---|---|---|
| CSV連携 | 勤怠管理システムから勤務データをCSV形式（カンマ区切りのデータ）で出力し、給与計算システムに手動でインポートする | 多くの給与計算システムで利用可能だが、勤怠管理システムとの互換性がない場合、データの加工が必要になる場合がある |
| API連携 | 勤怠管理システムと給与計算システムのアプリケーション同士を連携させ、データの一部を共有する方法 | API連携に対応している製品なら、ワンクリックで勤務データをやりとりできる |
| パッケージ連携 | 同じベンダーの製品など、一つのパッケージに勤怠管理システムと給与計算システムが含まれるケースでおこなう方法 | 勤怠管理、給与計算という枠組みを超えて、バックオフィス部門全体を効率化できる |
データ連携の利便性を求めるなら、API連携やパッケージ連携が便利です。しかし、製品によってはAPI連携やパッケージ連携に対応していないケースもあるため、導入済みの製品と互換性のある給与計算ソフトを選びましょう。
3-3.ヒューマンエラーを防げる
勤怠管理システムと給与計算システムを連携し、勤怠管理から給与計算までを自動化することで、ヒューマンエラーを防止できます。給与計算業務で発生しやすいヒューマンエラーとして、「入力ミス」「四則演算の間違い」「データの転記漏れ」などが挙げられます。
勤怠管理システムと給与計算システムを連携すれば、勤務データをもとに給与や賞与を自動で計算できるため、計算ミスを減らすことができます。
また、データや数字の不備をチェックし、メッセージを出す機能があるため、漏れや抜けも見落としません。Excelでの給与計算でも、四則演算は自動化できますが、「毎月シートを更新する必要がある」「そもそも計算式が間違っている場合、大きな手戻りが発生する」といった課題があります。
給与計算のミスを減らす場合は、勤怠管理システムと給与計算システムを連携しましょう。
3-4.法改正などにもスムーズに対応できる
給与計算に関わる法律が改正された場合、給与や保険料の計算方法も変わります。実際に2018年6月29日の働き方改革関連法の成立を受けて、給与所得控除の引き下げ、基礎控除の引き上げがおこなわれました（※1）。これにより、給与計算業務も大きく変化しました。
また、労働基準法の改正により、2023年4月1日から中小企業にも5割以上の割増賃金率が適用されます（※2）。
こうした法改正への対応は非常に手間がかかるものです。勤怠管理システムと給与計算システムを連携させることで、ベンダーの定期的なアップデートにより、勤怠管理や給与計算の法改正へ自動で対応することができます。
クラウド型のサービスなら、システム更新料を別途支払うことなく、無料でアップデートすることができます。
※1：所得税の見直し〔平成30年度改正〕（令和２年１月施行）｜財務省
4.勤怠管理システムと連携できる給与計算システムの比較ポイント
前項では、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させるメリットを解説しました。しかし、すべての給与計算システムが、勤怠管理システムと連携できるわけではありません。
給与計算システムには次の3種類があります。
| 給与計算システム種類 | 説明 |
|---|---|
| 給与計算特化タイプ | 給与計算業務のみを念頭に置き、ほかの業務との互換性は考慮されていないもの |
| 人事給与タイプ | 人事業務全般に対応し、勤怠管理システムや経費精算システムなどとの互換性があるもの |
| ERP（基幹系情報システム）タイプ | 給与計算や勤怠管理の枠組みを超えて、企業の基幹業務すべてをシステム化するためのもの |
勤怠管理システムと連携できるのは、「人事給与タイプ」「ERPタイプ」のいずれかです。この2種類のなかから給与計算システムを選びましょう。
給与計算システムを比較するときのポイントは大きく分けて6つあります。
4-1.企業規模に合わせて選ぶ
給与計算システムには、開業して間もないベンチャー企業や中小企業向けのものから、従業員数の多い大企業向けのものまで、さまざまなものがあります。たとえば、大企業向けの給与計算システムは、複数拠点での利用を想定した製品が多く、拠点間での安全な勤務データのやりとりが可能です。
裁量労働時間制やフレックスタイム制に対応した製品もあります。同じ給与計算システムでも複数のプランに分かれる製品もあるため、企業規模に合わせて選びましょう。
4-2.料金体系によって選ぶ
給与計算システムの料金体系は、「定額制（月額制）」「課金制」の2種類があります。定額制は、データベースに登録する従業員数にかかわらず、毎月固定の利用料金を支払う料金体系です。
一方、課金制は従業員数に応じ、利用料金が変動する料金体系です。自社の従業員数によって、お得な料金体系が異なります。たとえば、従業員数が数名程度と少ない場合は、定額制よりも課金制のほうが安くなるかもしれません。製品によっては、一定の従業員数までは無料で利用できるものもあります。
しかし、従業員数が多い企業が課金制の製品を利用すると、利用料金が高くなることもあります。たとえば、1ユーザーにつき300円の利用料金がかかる給与計算ソフトの場合、従業員数が5名であれば毎月1,500円ですが、従業員数が200名であれば毎月6万円のコストが発生します。
つまり、自社の従業員数に合わせて給与計算システムの料金体系を選ぶことが大切です。
4-3.セキュリティ対策で選ぶ
勤怠管理システムと給与計算システムを連携させて運用する場合、さまざまな個人情報のやりとりが発生します。
従業員の氏名や年齢、家族構成といった個人情報のほか、2018年1月のマイナンバー制度の利用開始により、マイナンバーの管理も必要になりました。個人情報が外部に流出した場合、損害賠償請求が発生したり、企業の社会的信用が低下したりするリスクに晒されます。
したがって、給与計算システムを選ぶときは、「ウイルス感染や不正アクセスなどから、データを安全に保護できるか」「データをやりとりする際に通信傍受などを防ぐ仕組みがあるか」など、セキュリティ対策を重視しましょう。
たとえば、給与計算システムにアクセスできるユーザーの権限設定や、パスワード管理機能、アクセスログの記録機能などがある製品なら、安全に従業員の個人情報を管理できます。
4-4.サービス形態で選ぶ
給与計算システムには、PCやタブレットにインストールする必要がある「パッケージ型」のものと、インターネット環境があればどこでも使える「クラウド型」の2種類があります。
パッケージ型の給与計算システムは、従業員数が多いほどコストが割安になる製品が多く、大企業に向いているタイプです。また、自社の給与体系に合わせて自由にカスタマイズでき、運用の自由度があります。
一方、クラウド型の給与計算システムは、初期費用無料で利用できる製品が多く、安価に導入できます。また、従業員がソフトウェアをインストールする必要がないため、テレワークや在宅勤務に向いています。
パッケージ型の給与計算システムは、同じ企業の製品にしか互換性のないものもあります。一方、クラウド型の給与計算システムはAPI連携に対応した製品が多く、勤怠管理システムとの連携もスムーズです。
以上を踏まえたふえで、自社のニーズに合ったサービス形態の製品を選びましょう。
4-5.対応している支給項目で選ぶ
給与計算システムを比較するときは、対応している支給項目をチェックしましょう。給与の支給項目は、大きく分けて4種類あります。
| 支給項目 | 説明 |
|---|---|
| 金額が固定のもの | 基本給のほか、住宅手当や通勤手当などの各種手当 |
| 時間や単価に基づくもの | シフト制に基づく時給のほか、残業手当や休日勤務手当などの時間外労働手当 |
| 金額が成果に応じて変動するもの | 歩合給など |
| 原則として支給が1回限りのもの | 結婚祝い金や永年勤続表彰など |
勤怠管理システムや給与計算システムによっては、こうした支給項目に対応していない製品もあります。自社の勤務体系や給与体系に合わせて選ぶことが大切です。
たとえば、病院や介護施設など、日勤や夜勤のあるシフト制の事業所の場合、時間や単価に基づく支給項目が充実した給与計算システムを選びましょう。
また、法定割増率よりも多い時間外労働手当を設定するなど、独自の給与体系のある企業の場合、支給項目を細かくカスタマイズできるかどうかも重要です。
4-6.対応している控除項目で選ぶ
給与の支給項目と同様に、対応している控除項目もチェックしましょう。控除項目には、法定のものと企業が独自に設定するものの2種類あります。社会保険、所得税、住民税などの法定の控除項目は、ほとんどの給与計算システムが対応し、税率や保険料が改正された場合も自動でアップデートされます。
注意しなければならないのが、独自で設定する控除項目です。たとえば、国の全国健康保険協会ではなく、各業界が運営する健康保険組合（健保組合）に加入する企業の場合、給与計算システムが控除項目に対応していないケースがあります。控除項目がデフォルトで対応していない場合、後から控除項目を追加できるか確認しましょう。
5.無料の勤怠管理・給与計算システムと有料版の違い
無料で使える勤怠管理システムや給与計算システムもありますが、アカウント数や利用できる機能が制限されているケースも多いため注意しましょう。ここでは、無料版と有料版の違いについて詳しく解説します。
5-1.無料のシステムはアカウント数が制限される
無料の勤怠管理・給与計算システムでは、作成できるアカウント数を制限されているケースが多いでしょう。上限はシステムによって異なりますが、3〜10個程度までしかアカウントを作成できない場合もあります。起業したばかりの小さな会社なら問題ないかもしれませんが、中規模以上の会社になると限界を感じるかもしれません。
5-2.無料のシステムは利用できる機能が制限される
無料のシステムにおいては、利用できる機能についても制限されているのが一般的です。たとえば、出勤時間や退勤時間を単純に入力することはできても、税金を自動的に計算することはできない、システム上で残業申請を送れないなどの制限が付いていることもあるでしょう。
5-3.無料のシステムはサポート内容が制限される
無料のシステムでは、サポート内容が制限されているケースもあります。トラブルが発生したときにメールやチャットで対応してもらえない場合もあり、問題解決に時間がかかる可能性もあるでしょう。システムに慣れている場合は問題ありませんが、初めて導入する場合やトラブルを防止したい場合は、有料版を選ぶほうが無難です。
5-4.無料のシステムはデータ容量が制限される
無料の勤怠管理・給与計算システムでは、データ容量が制限されていることも多いでしょう。従業員の人数が多くなると、重要なデータを保存しきれなくなる可能性もあります。また、保存期間の制限が付いている場合もあるため注意が必要です。時間が経つとデータが自動で消去されるシステムもあるため、別の場所に保存する手間が発生してしまいます。
6.バックオフィスの効率化には勤怠管理と給与計算システムの連携が必要
バックオフィスの効率化には、勤怠管理システムと給与計算システムの連携が必要です。勤怠管理システムと給与計算システムを連携させることで、「給与計算の業務負担の軽減」「データ連携の工数の削減」「ヒューマンエラーの防止」「法改正への柔軟な対応」といったメリットが得られます。
給与計算システムを選ぶときは、勤怠管理システムとの互換性をチェックしましょう。とくに企業規模や従業員数によって、毎月かかるコストが大きく変わるため、料金体系のチェックが大切です。自社の勤務体系や給与体系に合わせて、最適な給与計算システムを選びましょう。
