勤怠管理・給与計算を連携するメリットとは？連携可能なおすすめのシステムをご紹介！

勤怠管理や給与計算などの日々の業務で時間を取られている人事担当者の方は多いのではないでしょうか。人事担当者は特に業務量が多いため、システムの導入によって簡略化できる業務は簡略化したいものです。

現在、このような労務に関する業務を簡略化するシステムが多く存在します。しかし、「どのように選べばいいのかわからない」「システムを導入してどんな効果が得られるのかわからない」などの悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

本記事は、そのような方に向けて、「勤怠管理・給与計算システムを連携するメリット」や「システムの選び方」などを解説します。

1．勤怠管理・給与計算に関する企業の悩み

企業の人事担当者の方は勤怠・給与に関して以下のような悩みを抱えているではないでしょうか。

勤怠管理・給与計算に手間がかかっている

現在、勤怠管理・給与計算に関するシステムが多く存在しますが、いまだに紙や古いシステムで管理されている方も多いのではないでしょうか。

従業員数が多くなればなるほど、管理する情報が多くなり、入力や計算に膨大な時間と労力がかかります。業務量が多い人事担当者にとって、大きな悩みの一つになるのではないでしょうか。

入力ミスやトラブルなどが起こる

また、紙での管理や手作業での入力など、人の手で管理するとミスが起こってしまう可能性があります。

給与計算においては、保険や税金なども絡むため、一つのミスで大きなトラブルを招いてしまうかもしれません。

実際に一つのミスで大きなトラブルになった方も多いのではないでしょうか。

2．勤怠管理・給与計算の悩みを解決するためには

このような悩みを解決するためにはどうすればいいのでしょうか。今回は以下の2つの方法を紹介します。

勤怠管理・給与計算システムを連携する

勤怠管理・給与計算システムを連携することは、人事・労務に関する悩みを解決する方法のひとつです。2つのシステムを連携すれば、入力された勤怠情報をもとに給与を自動計算できるため、業務を効率化できます。手作業によるデータの移行作業も減るため、ヒューマンエラーを防止できるでしょう。

すでに、給与計算システムを導入している場合は、連携可能な勤怠管理システムの導入をおすすめします。最近のシステムは他社のシステムとの連携が可能なものが増えてきているので、自社で導入している給与計算システムはどの勤怠管理システムと連携が可能なのかを調べたうえで導入するようにしましょう。

勤怠管理・給与計算を一元管理できるシステムを導入する

この方法はまだシステムを導入していない方向けの方法になります。

まだ紙やExcelなどで管理している方は、一元管理が可能な勤怠管理・給与計算システムの導入をおすすめします。

一元管理により、複数のシステムを導入する必要がなく、一つのシステムで勤怠・給与管理が可能になります。

3．勤怠管理と給与計算を連携させるメリット

勤怠管理・給与計算システムを連携することには、次のようなメリットがあります。

人事業務の手間が大幅に削減できる

勤怠管理・給与計算システムを連携させることによって勤怠管理情報から自動的に給与計算をすることが可能になります。

連携させず別々で勤怠・給与管理を行う場合、勤怠情報からの給与計算を自分で行う必要があるため、大きな手間がかかります。

また、システムが自動で税金や控除金額も計算して給与額を算出してくれるため、今までミスやトラブルを防ぐためにおこなっていた慎重なチェックも省くことができるでしょう。勤怠管理・給与計算システムを連携することによって時間や労力を省くことができます。

ヒューマンエラーを防止できる

ヒューマンエラーを防止できることも、勤怠管理・給与計算システムを連携させるメリットのひとつです。勤怠管理や給与計算においては、遅刻や早退の時間を差し引いたり、時間外労働に対する賃金の割増率を考慮したり、細かな作業が多いため、注意していてもヒューマンエラーが発生することもあります。勤怠管理・給与計算システムを連携しておけば手作業が減るため、業務を効率化しつつヒューマンエラーを防止できます。

法改正の対応もミスなく行える

勤怠管理・給与計算システムを連携するメリットは、ミスを減らし、時間や労力を省けることだけではありません。

勤怠管理や給与計算に関する内容は法改正が行われる可能性があり、そのたびに対応をおこなうことは大変です。

勤怠・給与システムの中には、法改正に対応した内容に自動的にアップデートしてくれるものがあります。

そのため、法改正のたびに内容を反映させる手間が省け、ミスなく対応することができるでしょう。

4．勤怠管理・給与計算システムの選び方

では、どのようなシステムを選べばいいのでしょうか。本章では勤怠管理システム・給与計算システムの選び方について解説します。

勤怠管理・給与計算システムを導入するときは、以下のような点に注目して選びましょう

オンプレミス型（パッケージ型）かクラウド型か

勤怠管理・給与計算システムにはオンプレミス型（パッケージ型）とクラウド型の2種類があります。主な特徴は以下の通りです。

オンプレミス型（パッケージ型）

オンプレミス型（パッケージ型）とは、自社の業務に合わせて専用システムを開発し、構築する場合に採用される形式のことです。

クラウド型

クラウド型とは、インターネット接続によって、システムやソフトウェアを利用するサービス形式のことです。

他システムと連携ができるのか

導入する勤怠管理・給与計算システムが他のシステムと連携可能なのかは検討する必要があります。

連携できない場合には、データ移行を手作業でおこなう必要がある、複数のシステムを立ち上げて作業する必要があるなど、管理が別になり手間が増えてしまいます。

自社で使いたい機能が備わっているのか

自社で使いたい機能が備わっているシステムはどのシステムなのかを調べてから選定するようにしましょう。

打刻や給与計算といった基本機能のほか、打刻漏れを防止するアラート機能や、オンラインで残業や有給の申請ができる機能などが付いている勤怠管理・給与計算システムもあります。

システムの選定をする際には、自社で使いたい機能を把握することが必要です。

余計な機能が備わっているシステムは高額になる可能性もあるので、システムを導入する前は、どの機能が備わっていればいいのかを把握しておくようにしましょう。

その他、使いやすさやコスト、サポート体制などを比較したうえで導入するシステムを選ぶようにしましょう。

サポート体制が充実しているか

勤怠管理・給与計算システムを導入するなら、サポート体制についてもチェックしておきましょう。電話やメールなどでサポートしてくれるシステムであれば、導入時や使用中にトラブルが発生したときでも安心です。とくに初めて導入する場合は、サポート体制が充実しているシステムを選ぶとよいでしょう。

初期費用や月額費用が予算に合っているか

勤怠管理・給与計算システムを導入するときは、費用についても確認しておかなければなりません。導入にかかる初期費用はもちろん、毎月発生するランニングコストについても把握しておきましょう。毎月固定の金額が発生するシステムや、アカウント数に応じて月額費用が変動するシステムなどがあるため、しっかりと確認しておくことが大切です。

5．給与計算システムと連携可能な勤怠管理システム

今回は給与計算システムと連携可能な勤怠管理システムを5つご紹介します。

ジンジャー勤怠

 

【サービスの特徴】

• アプリ対応で、PC、スマホ、タブレットなど多彩な打刻方法が可能。直行直帰が多い営業職も、外出先で打刻が可能に。
• クラウド型システムなので、従業員の労働時間をリアルタイムで管理。営業職の残業時間や遅刻の頻度をリアルタイムで把握でき、コンディションや離職懸念などの把握ができる。
• オプション料金なしで多様な機能が利用可能。電話、メール、チャットでのサポートも無料。専任のサポートがつき、導入・運用にコミュニケーションコストがかからないプランも提供。

【料金】

• 初期導入費用：300,000円～
• 月額料金：400円～/1ユーザー
• 無料トライアル：あり

1分でわかる！ジンジャー勤怠

ジョブカン勤怠管理

【サービスの特徴】

• PCやタブレットだけでなく、ICカードやLINE、GPSなど多彩なシーンに対応した打刻が可能。
• 出勤管理だけでなく、シフト管理や休暇・申請管理など豊富な機能の組み合わせが可能。
• メール、チャット、電話による信頼のサポート体制。ご契約後のみならず、無料お試し期間中もすべてのサポートを無料で、制限なく受けられる。

【料金】

• 初期導入費用：なし
• 月額料金：200円～/1ユーザー
• 無料トライアル：あり

KING OF TIME

【サービスの特徴】

• 充実した導入サポート体制で、誰でも簡単にシステムを使える。導入後の運用体制なども安心サポート。月に何回ご利用いただいても無料。
• 勤怠管理と親和性の高い人事管理、給与計算など他のサービスと連携が可能。
• 必要な機能を豊富にそろえ、計算・集計業務などを自動化し、業務の簡素化とコストダウンを実現。

【料金】

• 初期導入費用：なし
• 月額料金：300円/1ユーザー
• 無料トライアル：あり

kinnosuke

【サービスの特徴】

• 打刻情報の自動集計や給与計算ソフトへのデータ出力、シフト管理の一括作成など便利な機能を搭載。承認作業をワンクリック完了！カンタンに移動処理もできるラクラク機能搭載。
• 勤務条件や深夜残業時間など勤怠管理項目を希望に合わせて設定でき、勤務形態の異なる社員ごとに項目の計算方法を指定することが可能。
• 15年以上培ってきたノウハウを活かし、システム導入前も、運用開始後も、しっかりサポート。

【料金】

• 初期導入費用：別途お見積り
• 月額料金：350円～/1ユーザー
• 無料トライアル：あり

6．勤怠管理・給与計算システムを連携して業務を効率化しよう！

勤怠管理システムと給与計算システムを連携することにより人事担当者の負担が軽減され、他の業務に充てる時間が増えます。今注目を集める「戦略人事」として経営戦略に向けた、人的マネジメントへの時間も確保することができるでしょう。

勤怠管理だけでなく、採用管理や人材管理、社内コミュニケーションなどさまざまなHRTechと呼ばれるサービスが存在します。企業がより成長していくためには、システムの導入などのDX化を推進していく必要があるでしょう。

今回紹介したシステムの選び方やおすすめのシステムを参考に、導入を検討してみてはいかがでしょうか。