健康管理システムとは、健康診断の結果や勤務状況など、従業員の健康データをまとめて管理できるシステムです。
「健康経営」が注目されている昨今、従来はアナログだった健康診断の業務を改善したい企業は多いでしょう。システムを導入することで、健康診断のデータをまとめて管理できるだけでなく、従業員の健康増進につながる可能性もあります。
本記事では、健康管理システムの機能と、その導入メリットについて解説します。健康管理システムを導入する際のポイントも解説しているので、ぜひ自社にあったシステムを検討してみてください。
目次
1. 健康管理システムとは
健康管理システムとは、健康診断の結果や勤務状況などの従業員の健康にまつわる情報を管理できるシステムです。
情報管理だけでなく、健康診断の効率化や、病気の早期発見や予防につながる機能が搭載されていることもあります。
健康経営が注目されている昨今、従業員の健康を戦略的に管理することは企業にとって必ず取り組むべきポイントです。そのうえで、従業員の健康情報を一元化できるシステムは、業務効率化の観点でも重要でしょう。
2. 健康管理システムの6つの機能
健康管理システムの基本的な機能は次の6つです。
- 健康診断管理
- ストレスチェック
- 面談管理
- 健康データ分析
- 健康増進機能
- 勤務状況管理
健康管理システムといっても、各製品の特徴はさまざまです。導入担当者はそれぞれのシステムの良さを理解し、自社にあったシステムを導入しましょう。
以下では、それぞれの機能について詳しく説明します。
2-1．健康診断管理
健康管理システムで、まず重要になるのは健康診断管理機能です。
以下のような健康診断に関する業務を一元化することで、業務の効率化が図れるでしょう。
- 健康診断の実施通知
- 診断日程の予約
- 予約状況の一覧確認
- 診断結果の集約
システムによっては、スマートフォンから予約できたり、収集できる情報がカスタマイズできたりするものもあります。システムを利用する目的や自社の環境にあわせて検討しましょう。
2-2．ストレスチェック
健康管理システムに搭載されている機能としては、ストレスチェックも重要です。
労働安全衛生法に基づくストレスチェック制度では、従業員が50人以上の企業ではストレスチェックが義務付けられています。健康管理システムのなかには、Web上でストレスチェックが受験できるシステムもあります。
また結果を分析し、厚生労働省の定める判定基準に基づき、産業医面談が必要な人を選定可能です。ストレスチェックはオプションになっているシステムもあるので、導入検討時にはよく確認しましょう。
出典：厚生労働省｜ストレスチェック等の職場におけるメンタルヘルス対策・過重労働対策等
2-3．面談管理
健康診断やストレスチェックの結果に応じて、面談が必要な場合に産業医面談を管理する機能もあります。産業医は会社に常駐している必要はなく、スポットやオンラインで面談依頼が可能です。
医師にスポットやオンラインで面談を依頼することで、診断にかかる費用や時間も削減できます。従業員にとっても通院の手間が減り、都合の良い時間に面談を受けられることが利点です。
2-4．健康データ分析
健康診断やストレスチェック以外に、健康管理に関するデータを収集して分析できる機能がついているシステムもあります。
例えば勤怠状況を分析することで、過重労働に陥りそうな人がいないかを把握可能です。また、部署ごとのデータを分析し、休職・退職につながるような過酷な環境になっていないかがわかれば早期対策も可能でしょう。
こうして会社全体の労働環境を改善できることも、健康データ分析のメリットです。
2-5．健康増進機能
システムには、健康状態を改善するためのサポート機能がついているものもあります。
これは、医師からの短期的な指導ではなかなか改善が期待できない、生活習慣の改善をサポートする機能です。
健康を増進するためには、本人の食事・睡眠・運動などの生活習慣を全般的に改善していく必要があるでしょう。なかには、食生活に関するセミナーを開催・案内してくれたり、自分にあった運動を紹介してくれたりするシステムもあります。
2-6．勤務状況管理
システムのなかには、健康診断のデータ管理だけでなく、勤務状況を管理できるものもあります。
近年では在宅勤務や客先常駐、テレワークやワーケーションなどさまざまな働き方が見られるようになりました。これらの勤務情報を収集・分析することも健康管理において重要です。
また、システムのなかには、健康管理システムとの連携が可能なものもあります。勤務情報を利用することで、遅刻・欠勤の頻度からメンタル不調の兆候を検知可能です。
3. 健康管理システムを導入する3つのメリット
次に、健康管理システムを導入するメリットを3つ紹介します。
- データ管理がしやすくなる
- 健康診断を効率化できる
- アフターフォローができる
これらの部分に魅力を感じる場合、導入を検討しましょう。
3-1．データ管理がしやすくなる
システムを導入する一番のメリットは、データ管理がしやすくなることです。
これまで行っていた、紙の診察表をもとに手入力するアナログな業務から脱却できます。また、さまざまなアプリやExcelなどでバラバラだった情報の一元化が可能です。
情報がまとまることで管理もしやすくなり、従業員の検診漏れや検診結果の出し忘れなどのトラブルにも気づきやすくなります。
3-2．健康診断を効率化できる
データをまとめて管理できるだけでなく、健康診断業務が効率化できることもメリットです。
システムには検診の日程調整やリマインド、医師とのオンライン面談機能が入っているものもあります。いままでは手作業で行っていた業務をひとつのシステムでまとめて完結できるので、業務の効率化が可能です。
また、企業は1年に1回、定期診断結果を労働基準監督署に提出しなくてはいけません。この報告書の作成も、システムの機能によってスムーズに行えることもメリットでしょう。
3-3．アフターフォローができる
データを一元管理・分析できることで、個人にあわせたアフターフォローがしやすくなることも健康管理システムのメリットです。
システムには、収集した健康データを分析・活用できる機能を備えたものもあります。所属長は自分の部下の健康状態、メンタル状態を把握しやすくなり、チームの結束強化が可能です。
また、健康増進のために必要な運動や食生活に関する知識を学ぶセミナーや情報提供ができるシステムもあります。
4. 健康管理システムを導入するとき4つのポイント
最後に、健康管理システムを導入するときのポイントを紹介します。
- システムの利用目的
- システムの使いやすさ
- 人事システムとの連携方法
- 導入に関するサポート体制
システムを検討する際には、これらの項目を意識して比較してみましょう。
4-1．システムの利用目的
まずは、システムを利用する目的を明確にすることです。
企業が健康管理をする目的は、データを管理するだけではなくそれをもとに従業員の健康状態・メンタル状態を改善することでしょう。健康診断の結果から保健指導や医師の面談につなげたい場合もあります。
また先程説明したように、システムにはさまざまな機能が搭載されています。特定の機能に特化したシステムもあるため、自社に適した製品がどれなのかを比較・検討しましょう。
4-2．システムの使いやすさ
業務効率化を目的にする場合には、システム自体が使いやすいかどうかも検討しましょう。
せっかくデータ管理のためにシステムを導入してもデータの入力に手間がかかり、かえって時間がかかっては意味がありません。
また、健康診断の予約や医師との面談の日程調整をシステムでおこなう場合、従業員が操作しやすいかどうかも重要です。使いやすさも含めて、自社にあったシステムはどれなのかを検討しましょう。
4-3．人事システムとの連携方法
すでに導入しているシステム、特に従業員の情報を管理している連携は考慮しておくとよいでしょう。
大企業の場合、従業員の情報を入力するのにはとても手間がかかるからです。なかには人事システムや勤怠管理システムとAPI連携したり、CSVファイル情報を取り込めたりするシステムもあります。
最初は特定の部署で導入してみて、効果を見極めることも一つの手段です。
4-4．導入に関するサポート体制
実際にシステムを導入する際のサポート体制も考慮すべきポイントです。
システムを導入するには、さまざまな事前準備が必要な場合があります。ときにはネットワーク環境の問題でうまく導入できないこともあるでしょう。不安な場合には、きちんとしたサポートをしてもらえる企業・システムを選ぶ必要があります。
5. 健康管理システムで従業員の健康管理を！
いかがでしたでしょうか。
従業員に受診させることが義務化されている健康診断ですが、まだ紙で管理している企業も多いかもしれません。
この機会に、ぜひシステムの活用も検討してみていただければと思います。
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