経費精算書で不備にならない書き方とは｜領収書の但し書きや宛名に関しても詳しく解説

正しく経費精算を行うには、経費精算書に不備が生じないようにすることが大切です。経費精算書にはさまざまな要件があるため、適切な内容になるよう配慮しなければなりません。この記事では、企業の経理担当者に向けて、経費精算書の書き方について解説します。領収書の但し書きや宛名の注意点についても詳しく解説するため、ぜひ参考にしてください。

1.従業員が経費として精算できるもの

事業活動に従事するなかで従業員が経費を立て替えて支払った場合、会社へ申請すると払い戻しを受けられます。経費精算とはこの手続きのことです。さまざまな費用が経費として認められているため、以下で詳しく解説します。

1-1.接待飲食費

接待飲食費とは、事業の関係者と飲食した際の代金のことです。たとえば、取引先との会食にかかった費用は接待飲食費として認められます。ただし、社内の食事会や打ち合わせで発生した飲食物の代金は、接待飲食費にはなりません。

1-2.旅費・交通費

旅費・交通費とは、業務に関わる移動にかかった費用です。たとえば、営業活動や出張の費用が該当します。電車・バス・タクシーなどの移動料金だけでなく、ホテルの宿泊代も旅費・交通費として計上可能です。

1-3.通信費

通信費とは、事業を営むために使用する電話やインターネット回線の使用料のことです。また、業務で書類や商品を郵送する際にかかる切手代や送料などの郵便料金も通信費に含まれます。

1-4.消耗品費

消耗品費は、100,000円未満の品物の購入にかかった費用です。たとえば、文房具代・印刷用紙代・プリンターのインク代などが該当します。パソコンやデスクなども、100,000円未満であれば消耗品費として計上できます。

2.経費精算の一般的な流れ

経費精算はどのような流れで行うのでしょうか。ここでは、経費精算の一般的な流れについて解説します。

2-1.従業員による立て替え払い

経費が発生した際に、従業員が立て替え払いを行います。たとえば、取引先との食事代を支払ったときや、業務に使用する文房具を購入したときなどが該当します。出張で従業員が交通費や宿泊費を支払ったときも同様です。立て替え払いの際は、必ず領収書やレシートを受け取りましょう。

2-2.経費精算書の提出

規定の用紙を使用して経費精算書を作成します。経費精算書には、領収書やレシートの添付が必須です。書類を作成したら上司に確認を依頼し、承認を得る必要があります。問題がなければ、経理担当者へ提出します。

2-3.経理による確認・承認

提出された経費精算書と領収書やレシートを経理担当者が確認します。不備がある場合、提出した従業員に差し戻して修正を求めなければなりません。問題がなければ承認し、経理上の処理を行います。

2-4.立替金の払い戻し

経費精算書の承認後は、従業員に対して経費の払い戻しを行います。払い戻しの方法や期日は会社の規定によって異なるため、確認が必要です。現金を手渡す場合もあれば、銀行振込で払い戻す場合もあります。また、給料日に給料と合わせて振り込むケースも多いです。

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3.経費精算書とは

経費精算書とは、従業員が立て替えをした経費について会社が精算するための書類です。経費精算書には複数の種類があります。ここでは、経費精算書の種類について解説します。

3-1.仮払経費申請書

仮払経費申請書とは、経費の金額を事前に概算して申請するための書類です。仮払経費申請書を提出すれば、従業員は事前に経費を受け取れます。出張交通費や宿泊費のように金額が大きく、立て替え払いをすると従業員に負担がかかるときに利用されます。

3-2.仮払経費精算書

仮払経費精算書は、仮払経費申請書に基づいて仮払した経費を精算するための書類です。経費が余っている場合は返金、不足している場合は差額を会社から従業員へ支払います。

3-3.出張旅費精算書、旅費精算書

出張旅費精算書や旅費精算書は、出張や社員旅行のためにかかった費用を精算するための書類です。出張旅費精算書や旅費精算書の規定は会社によって異なり、金額や対象項目などにも違いがあります。

4.経費精算書の書き方

経費精算書は正しく記載する必要があります。ここでは、経費精算書の書き方について解説します。

4-1.経費精算書に記載すべき項目

経費精算書には、さまざまな項目を記載します。会社によっても項目は異なりますが、以下の項目について記載を求めるケースが多いようです。

・所属部署
・社員番号
・氏名
・申請日
・経費を支払った日
・経費の金額
・支払先
・支払い理由
・備考

それぞれについて正しい情報を記載しましょう。記載漏れやミスがあれば、差し戻しの対象となります。

4-2.勘定科目ごとに記入する

経費を精算する際は、勘定科目ごとに分けて記入します。領収書やレシートも勘定項目ごとに分類しましょう。たとえば、営業活動で電車に乗った際にかかった運賃は、交通費に該当とします。事務用品を購入した場合の費用は消耗品費です。同じ内容については同じ勘定科目に分類できるよう、社内で統一する必要があります。

5.経費精算書作成の注意点

経費精算書を作成する際は気をつけるべきことがあります。ここでは、具体的な注意点について解説します。

5-1.領収書またはレシートが必要

領収書は、実際にお金を支払ったことを証明するための証拠になります。経費を精算するには立て替え払いをしたことを証明する必要があるため、経費精算書には領収書を必ず添付しなければなりません。

重要なのは、日付・支払先・金額・品名などの情報です。これらの情報が記載されていれば、レシートやクレジットカードの利用明細でも領収書の代わりとして添付できます。

5-1-1.領収書がない場合

支払った内容によっては、領収書やレシートを受け取れない場合もあります。たとえば、バスや電車などの運賃や自動販売機の飲み物代については、領収書やレシートを発行する仕組みがありません。取引先と飲食代を割り勘した場合や、取引先へご祝儀や香典を渡した場合も同様です。

そのようなケースでは、出金伝票で領収書を代用できます。日付・支払先・金額・品名・用途などを記載しましょう。

5-1-2.領収書を紛失した場合

領収書を紛失した場合は、再発行を依頼しましょう。ただし、対応してくれるかどうかは相手次第です。可能であれば、支払証明書や購入証明書を発行してもらいましょう。

また、すでに触れたとおり、領収書はレシートやクレジットカードの利用明細でも代用可能です。出金伝票も活用できます。

5-2.早めに作成・申請をする

企業によっては、経費精算に期限を設けています。基本的に、経費精算は決算期中に済ませる必要があるため、忘れずに申請しましょう。経費を立て替え払いしてから時間が経つと、領収書を無くしたり記憶があいまいになったりする可能性も高くなります。なるべく早めに経費精算書を作成し、申請を済ませることが大切です。

5-3.公私を明確に分ける

経費として認められるのは、事業活動に関係する費用のみです。事業活動と関係しない場合は経費として認められないため、公私の区別をきちんとつけましょう。たとえば、単なる友人や知人と会食費用や旅行代金は経費になりません。プライベートで使う日用品類についても同じです。

5-4.経費精算の申請で不備にならない領収書とは

経費精算においては、要件を満たしている領収書を添付しましょう。領収書には、日付・宛名・金額・但し書き・発行者の住所氏名などが記載されていなければなりません。また、領収書の金額が50,000円以上の場合は収入印紙の貼付も必須です。

ここでは、領収書を受け取る際に確認すべきポイントを詳しく解説します。

5-5.但し書き

但し書きとは、お金を支払った品物やサービスの内容を記載する欄です。何の代金であるかわかるよう、明確に記載してください。「お品代」と書かれていたり、何も記載がなかったりする場合、経費精算が認められません。内容がわからず、不正な費用だと疑われるためです。当然ですが、但し書きには虚偽の記載もしてはいけません。

5-5-1.但し書きの例

但し書きは、何にお金を支払ったかわかるように記載します。具体例を挙げると、以下のとおりです。

・飲食代（ランチセット4人）
・文房具代
・お花代（〇〇様）

5-6.宛名

経費精算に使用する領収書では、宛名にも気をつける必要があります。具体的な注意点を解説します。

5-7.「上様」や空欄は適切ではない

領収書の宛名に「上様」と記載することは税法上でも認められていますが、税務調査の際に疑われる恐れがあるため要注意です。会社によっては、社内規定で「上様」という表記を認めていない場合もあります。

また、宛名が空欄の領収書は受け付けないケースもあります。宛名が空欄では悪用のリスクもあることから、必ず記載してもらいましょう。

5-7-1.宛名がなくてもよい場合

業種によっては、消費税法において宛名のない領収書の発行が認められています。具体的には、飲食業・小売業・旅客運送業・駐車場業・旅行業などです。ただし、可能な限り宛名を記載してもらったほうがスムーズに経費精算を行えます。

5-7-2.社名は略さない

領収書に会社名を記載する場合、略さず正式名称を記載します。たとえば、株式会社なら「（株）」と略してはいけません。また、部署名についても略さずに記載することが大切です。

6.まとめ

経費精算には、さまざまな要件が定められています。従業員が正しく申請できるよう、自社のルールを周知する必要があります。不備のない経費精算書が提出されれば、経理担当者の負担も軽減可能です。

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