出張経費とは、出張中にかかる業務関係の支出を言います。うまく使うことで、節税になりますが、経費として扱うためには企業側で規程を設けるなどの手間が必要となります。本記事では、企業の経理担当者に向けて、出張経費に含まれる範囲、処理する際の注意点、節税効果などを解説します。ぜひ参考にしてください。
目次
1.出張経費とは
出張経費とは、出張中に「交通費」や「宿泊代」などの出張業務関係で必要となった経費を指します。取引先との通信費や移動のタクシー、レンタカー、駐車料金なども含まれます。一定の要件を満たした「通勤手当」や「出張経費」所得税法上非課税の取り扱いになるのも特徴です。
2.出張経費に含まれる範囲
出張経費と言っても、出張先で発生した全ての支出が経費となるわけではありません。含まれる範囲について以下で解説します。
2-1.各企業の規定、ルールに準じる
出張経費の範囲は、何を経費と認めるのかの法律ではなく、各企業の規定やルールに準じています。ただし前提として、出張旅費規程作成が必要であり、その際に出張の定義も決めておく必要があります。
2-2.「旅費交通費」か「日当」か
出張経費として認められるのは、旅費交通費と出張時の日当の2つです。旅費交通費とは、宿泊代などの「旅費」と新幹線代などの「交通費」を合わせて勘定項目の一つです。経理担当者が経費として処理する際には請求書や領収書が必要です。また、日当は出張報告書等で残す必要があります。
2-3.【注意】高額すぎる費用等は認められない
出張に関係する費用は経費となると上述しましたが、全ての支出が経費となるわけではありません。業務と関係のない費用やあまりに高額の場合には経費として認められません。特別なことがない限り、そのようなケースを出張経費として含まないために、経理が通してしまうと税務調査で指摘される可能性があるので注意が必要です。
2-4.【注意】食事代は出張経費として認められない
よく間違えるポイントの一つですが、出張にて発生する食事代は出張経費として認められません。理由としては、出張に行かずとも食事をとるために、わざわざ経費として計上ができないためです。ただし、仕事に関係することで、接待交際費や会議費となるケースもあり、旅費交通費や福利厚生費として計上するケースもあります。
3.出張経費、種類ごとのポイント
出張経費には旅費交通費や日当など複数種類があります。それぞれの概要とポイントについて以下で解説をします。
3-1.旅費交通費（宿泊代）
出張先で発生する宿泊は経費として扱えます。ただし「会社規定の金額内であるか」と「食事が含まれるプランか」という点に注意をしましょう。会社によって定められた上限があるため、上限以上の金額であれば、自己負担をしなければなりません。
また、宿泊先によっては朝食付きプランなどがありますが、食事は仕事に関係なく取るために、会社によっては食事付き宿泊プランを認めないケースもあります。宿泊と食事を別で領収書をもらえるかどうか、あらかじめ宿泊先に確認をしておくとよいでしょう。
3-2.旅費交通費（交通費）
基本的に出張に関わる交通費は全て経費として扱うことができます。ただし、「なぜ利用したのか」の理由が合理的でない場合には経費として扱えない場合もあります。
例えば、駅から目と鼻の先であるにも関わらずタクシーを多用した場合や他の交通方法でも構わないにも関わらず飛行機を利用した場合など、合理的でないとみなされるケースでは経費としては扱えません。
会社によって、判断基準は変わるため、確認をしてから決めるとよいでしょう。
3-3.日当
出張時の日当とは、上記2つの経費とは少し違います。いわゆる「手当」であり、出張に行く社員のために支給がされます。多くの企業では、出張はみなし勤務となってしまい残業代がつきません。
しかし、出張は移動や会食など社員への負担は間違いなくあるために、慰労として支給されるのが日当です。また、備品代や通信費、食事代などを含むことも多いでしょう。
ただし、経費として認めるためには「出張旅費規程」が整備されていることが条件となります。日当はうまく使うと企業側も受け取る側も節税になるメリットがあります。
4.出張時の日当と節税との関係
出張手当が経費になることで、企業側も出張をした本人にも双方にメリットがあります。日当を支給するためには、出張経費に関して明記した「出張旅費規程」を整備する必要があります。この規程に定めた内容の範囲であれば、初めて経費として見なされるようになります。
出張にかかる費用を経費として支給することで、日当を支払う側の企業は消費財や法人税の節約が可能です。また、受け取る側も給料ではなく経費の受け取りなので、住民税や所得税の節約となるのです。
5.出張経費の相場
日当支給額、出張経費の相場は法的に定められているわけではないために、規程を作る際に悩むポイントの1つです。その際に役立つのが、「2019年度 国内・海外出張旅費に関する調査」のデータです。「国内出張旅費」や「海外出張旅費」の平均値などが載っており、目安になるために規程を決めやすくなるでしょう。
※参考：2019年度 国内・海外出張旅費に関する調査｜産労総合研究所
5-1.相場に関するポイント
出張費用があまりにも高額だと経費として認められない可能性があるので、相場を知っておくことが大切です。相場は法律で定められているわけではなく、各企業の「出張旅費規程」に準じます。
また、日帰りなのか、宿泊なのかによっても変わり、役職によっても相場には差があるために注意しましょう。基本的に海外出張は国内出張よりも日当相場が高くなることも覚えておいてください。
5-1-1.国内出張旅費の相場等
国内出張の日当を支給する企業は8割以上あります。
・日帰り出張の日当を支給する企業は84.2％。平均支給額（距離・時間・地域区分がない場合）は部長クラス2,666円、一般社員2,094円。
・宿泊出張の日当を支給する企業は91.2％。平均支給額（全地域一律の場合）は部長クラス2,900円、一般社員2,355円。
・宿泊出張の宿泊料（全地域一律の場合）の平均支給額は部長クラス9,835円、一般社員8,605円。
・「新幹線グリーン車」の利用を許可している企業は、部長クラス18.1％（そのつど判断を含む）。
・有期契約社員の出張がある企業は72.9％、そのうち日当等が正社員と同じ企業が95.2％。
※参考：産労総合研究所
5-1-2.海外出張旅費の相場等
海外出張では保険に加入している企業が7割、部長クラスでのエコノミークラス利用率は6割というデータが出ています。
・日当の平均支給額（円建て企業）は、北米地域で部長クラス5,593円、一般社員4,913円、中国地域で部長クラス5,185円、一般社員4,514円。
・宿泊料の平均支給額（円建て企業）は、北米地域で部長クラス16,385円、一般社員14,621円。中国地域で部長クラス13,570円、一般社員12,085円。
・海外旅行傷害保険に加入している企業は75.4％。治療費の平均保険金額をみると、部長クラス935万円～一般社員880万円。疾病保険は部長クラス902万円～一般社員857万円。
・航空機の利用は，部長クラスで「エコノミークラス」65.5％。
※参考：産労総合研究所
6.出張経費の一般的な精算方法
出張経費が発生した際に、どういった流れで行うのか、必要なものなど、一般的な精算方法について解説をします。
6-1.社員が行う出張経費精算の流れ
一般的には、社員が出張にいったあと、次の出勤時に企業ごとに配布されている経費精算書に内訳と金額を記入し、証明するための領収書を添付して精算を行います。その後、上長の承認があり、経理部でのチェックを通る流れになります。経理での承認後には、現金で支払われる場合や口座に振り込まれる場合、給料と合わせて支払われる場合などがあります。
仮払金として出張前に経費を渡す企業もありますが、出張者本人自らが立替払いをするケースもあるために、出張前には上長や経理に確認をするのがよいでしょう。
6-1-1.【注意】領収書は必須
出張旅費を経費として精算するためには、領収書が必要となるために、捨てないように注意をしましょう。一部の公共交通機関では、領収書などがすぐに出ないものもあります。その場合には、どこからどこまで乗ったのか、いくらかかったのかをメモしておくことで、対応をしてもらえる可能性があります。
6-2.経理担当者が行う出張経費精算の流れ
出張本人に経費精算書を記入してもらい、内容を確認します。明らかに費用が高い場合や、普段見慣れない費用があれば、指摘をするようにしましょう。確認の際に不備が見つかった場合には差し戻し、フォーマット通りに書いてもらうよう促します。領収書の内容を必ず確認し照らし合わせることで、不正防止にもつながります。
6-2-1.出張経費の勘定項目の例
出張経費の勘定項目の主な例を記載します。
出張先までの新幹線代（往復4万円）：旅費交通費
出張先での宿泊代（15,000円）：旅費交通費
取引先との飲食を含む接待（3万円）：交際費
取引先接待時のタクシー代（4,000円）：交際費
会議室の利用費と飲み物代（5,000円）：会議費
自身の昼食代（2,000円）：計上不可
従業員自身が出張先まで移動するための交通費は旅費交通費に当てはまりますが、取引先の接待に必要となるタクシー代などは交際費として扱う点にも注意しましょう。
7.出張経費に関する代表的な注意点
出張経費に関する代表的な注意点にはどのようなものがあるのでしょうか。前もって注意点を知り、対処できるようにしておきましょう。
7-1.食事代の扱い
食事代は普段の生活でも行うために、交通費と違って、必ず経費にはなり得ません。規約上経費として含まれているかによって変わるのを覚えておきましょう。また、あまりにも高額の食事の場合は、社員に対しての不当なインセンティブとみなされ税務調査などで突っ込まれる可能性があるため注意をしましょう。
7-2.出張先での残業代は支給しない場合が多い
出張先での移動や接待などで発生する「残業」は支払われないことが多いです。その代わりに慰労として日当が配給されるケースが多いでしょう。出張前に、旅費規程を確認しておき、どこまでが経費であり、どこまでが実費なのかを確認しておくことで、出張先のトラブルや出張者の心労を減らせるかもしれません。
8.出張経費の申請、精算を効率化するには
経費精算の申請や精算が多い企業では、それだけでも大きな疲労となる業務です。近年は、経費精算システムや出張管理システムなどがあり、一貫して1つのサービスで不正防止、業務効率化などがはかれます。機能はさまざまなので、自社によって要るもの要らないものを取捨選択して、選ぶことをおすすめします。
9.まとめ
出張経費をしっかりと精算しておくことで、企業側にも出張者側にもメリットがあります。法律上では定義されていないため、企業ごとに出張旅費規程を定めましょう。
