経費精算システムのなかには、無料で利用できるものもあります。無料でも経費精算に必要な基本的な機能が備わっているため、業務効率化に役立てることが可能です。この記事では、無料で利用できる経費精算システムを紹介します。メリット・デメリットや選び方などについて解説するため、ぜひ参考にしてください。
目次
1.無料で利用できる経費精算システムとは
経費精算システムとは、経費精算の業務を一元管理して効率化するシステムです。導入を検討しているものの、うまく活用できるか分からないシステムに、いきなり料金を支払うのは不安だと感じている担当者もいるでしょう。そこで今回は、無料で利用できる経費精算システムの種類やメリット、選び方についてまとめました。
無料のシステムのなかには、ずっと無料で利用できるものと、利用できる期間や機能に制限があるものがあります。それぞれの違いを理解して、自社にあったシステムを選びましょう。
2.経費精算システムを利用するメリットは3つ
無料・有料を問わず、経費精算システムを活用するとさまざまなメリットがあります。まずは、具体的なメリットについて解説します。
2-1.経費データを集約できる
経費精算システムを導入すれば、会社全体の経費データをまとめて管理できます。支店が全国各地にあっても、すべての支店のデータをシステム上で簡単に確認できるので便利です。データの管理を効率化でき、会社経営もスムーズになるでしょう。
2-2.作業の負担が減る
経費精算システムによる申請に切り替えることで、従業員が領収書の糊付けや申請書を直接提出する必要がありません。また、経理担当者にとっても、書類の紛失防止や承認の進捗確認の工数削減につながり業務効率化ができるでしょう。このように、経費精算システムは、授業員と経理担当者双方の業務負担を軽減できます。
2-3.不正申請のチェックがしやすくなる
経費精算システムなら簡単に経費を申請でき、リアルタイムな手続きが可能です。経理の担当者の手間も少なくなり、不正も発見しやすくなるでしょう。地図や経路検索の機能と連携できるものなら交通費の自動計算ができるため、ミスも少なくなります。
3.有料システムとの違い
無料の経費精算システムは、有料版と異なり機能や利用期間に制限があるものがほとんどです。具体的にどのような違いがあるのかを解説します。
3-1.必要な機能が不足する
経費精算業務は、申請・承認だけでなく、その後の支払処理や仕訳、会計システムへの連携など、多くの業務が含まれます。無料の経費精算システムでは、回覧できる人数に制限があったり、会計システムへ連携できなかったりと機能不足を感じることがあるでしょう。
3-2.セキュリティ面の懸念が残る
経理データには重要な情報が多いため、安全に管理しなければなりません。そのため、高いセキュリティを備えるシステムを選ぶべきです。しかし、無料のシステムの場合、有料システムよりも開発人員が少ない、外部の認証を受けていないなど、懸念が拭えないものもあります。もちろん、無料システムでもセキュリティ対策をおこなっているものもありますが、対策が万全なシステムばかりではないので、注意が必要です。
3-3.操作が複雑な場合、運用に時間がかかる
選ぶシステムによって操作性は異なります。複雑なシステムを選ぶと慣れるまでに時間がかかるため、注意が必要です。従業員の教育に手間がかかったり、操作のミスが多く発生したりする可能性もあります。
3-4.サポートが受けられない
有料サービスでは、専任のサポート担当者が運用定着のサポートをおこなったり、不明点をチャットや電話で問い合わせができます。無料版でも、問い合わせ窓口はあるものの、運用サポートは受けられなかったり、回答まで時間がかかったりすることが考えられます。
4.無料システム導入がおすすめの企業
先述のとおり、経費精算システムの導入は多くのメリットがありますが、無料版では全てのメリットを享受できない可能性があります。また、無料版ならではのデメリットもあるでしょう。本章では、無料版システムの導入が向いている企業の特徴を紹介します。
4-1.経費精算の件数が少ない
無料版の経費精算システムでは、使用できる機能に制限がある場合があります。とはいえ、無料版でも必要最低限の機能は揃っており、日々の精算件数が多くない場合は費用対効果を考えると有料システムは割に合わない企業もあるでしょう。
毎月削減できる時間と人件費を計算して、どちらか選ぶことをおすすめします。
4-2.基本機能だけで十分
無料の経費精算システムに備わっている機能で十分だと感じている場合も、わざわざ有料版を契約する必要はないでしょう。ただし、使ってみたら「この機能もあると嬉しい」「こんなこともできると思ってたのに…」と機能不足を感じることもあるかもしれません。定期的に利用状況や効率化の成果について見直す機会を設けると良いでしょう。
4-3.とりあえず試してみたい
「そもそも、経費精算システムで何ができるのかを知りたい」という場合は、無料の経費精算システムを導入したり、有料版システムのトライアルをおこなうのが良いでしょう。実際に触ってみることで、必要な機能や運用方法がより具体的になります。複数社使い比べてみることで、自社にあったシステムはどれかが見えてきます。
5.無料の経費精算システムを選ぶ4つのポイントとは
無料の経費精算システムを選ぶときは、さまざまなポイントをチェックする必要があります。具体的なポイントを解説します。
5-1.利用できる機能
無料プランや無料トライアルがあるシステムの場合、利用可能な機能が制限されている可能性があります。無料でどの機能を利用できるのか把握しましょう。特に試してみたい機能がある場合は、無料で利用できるのか確認する必要があります。
5-2.無料の期間
無料で利用できる期間は、選ぶシステムによって異なります。永久に無料で利用できる場合もあれば、トライアル期間として１ヶ月程度が設定されている場合もあります。無料の期間については問いあわせが必要なシステムもあるため、必ず確認しましょう。
5-3.アプリ版の有無
経費精算システムのアプリ版があります。アプリ版も無料で利用できるかチェックしましょう。アプリ版があれば、従業員は場所や時間を問わず経費申請や承認を行えます。アプリ版を利用する企業は年々増加しているため、ぜひ確認してください。
5-4.形態はクラウド型が主流
経理精算システムの形態は、クラウド型、パッケージ型、オンプレミス型の3パターンです。スマートフォンの普及やテレワークの浸透などを考慮すると、これから導入するならクラウド型を選ぶと特に便利です。
6.無料の経費精算システムおすすめ10選
無料で利用できる経費精算システムはたくさんあります。ここでは、無料で利用できるおすすめの経費精算システムを紹介します。
6-1.ジンジャー経費
ジンジャー経費は、経費精算の申請や処理をスムーズに進められるシステムです。バックオフィス業務に役立つシステムがシリーズ化されており、連携もできます。サポート体制が充実しているので、システムの初期設定から使い方まで相談することが可能です。
利用する機能ごとに料金が発生するため、必要な機能のみを選んで無駄なく活用できます。無料でシステムの使い勝手を試すこともできます。無料期間については問いあわせが必要です。資料は無料でダウンロードできます。
6-2.ビズトラ
ビズトラは、経費精算の申請、承認、管理の機能を備えるシステムです。すべての作業を画面上で進められます。基本的にずっと無料で利用できますが、広告バナーを非表示にしたい場合は費用がかかります。ユーザー数にも制限がないため、企業の規模が大きくなって従業員数が増えてもそのまま使い続けることが可能です。
6-3.マネーフォワード クラウド経費
マネーフォワード クラウド経費は、スマートフォンからの経費精算に対応しているシステムです。申請や承認だけでなく、会計ソフトとの連携により仕訳作業まで対応できます。従業員が30人以下であれば、30日間まで無料で利用できます。31人以上の従業員がいる場合は、無料期間について個別の相談が必要です。
6-4.経費BankⅡ
経費BankⅡは、さまざまな機能を備える経費精算システムです。自動で申請内容をチェックできるため、差し戻しによる手間を軽減できます。申請書も自社にあわせてカスタマイズが可能です。1ヶ月間の無料トライアルを利用できます。導入後も初期費用は無料となっており、基本プランの料金は3,300円（税込）です。
6-5.ジョブカン経費精算
ジョブカン経費精算は、経費精算の申請や承認に加え、仕訳や振込のデータを自動で作成する機能を備えるシステムです。スムーズに経費精算の手続きを進められるだけでなく、経理の担当者の業務効率化にも役立ちます。ほかのサービスやシステムとも連携可能です。30日間まで無料で利用できます。その後は、ユーザー数に応じて料金がかかります。
6-6.freee経費精算
freee経費精算は、経費精算に特化したシステムです。経費精算の申請や承認に対応しており、スマートフォンからでも利用できます。特に、freee会計を利用していれば、スムーズにfreee経費精算を利用可能できます。その場合、経費精算の申請や承認だけでなく、会計や振込も一元管理が可能です。freee経費精算 は30日間まで無料で利用できます。
6-7.Staple
Stapleは、グッドデザイン賞の受賞歴もある経費精算システムです。領収書やレシートを撮影すれば、自動的にデータ化して経費精算のために活用できます。そのため、リアルタイムでの経費精算が可能です。従業員用のクレジットカードも発行できます。30日間まで無料で利用可能です。
6-8.rakumoケイヒ
rakumoケイヒは、Google Workspaceに経費精算の機能を追加するためのシステムです。同社のほかのシステムと連携させれば、さらに幅広い機能を活用できます。交通費の自動計算も可能です。無料で30日間までトライアルできます。オンラインデモにより操作しやすさの確認も可能です。
6-9.J’s NAVI NEO
J’s NAVI NEOは、経費精算の基本的な機能を備えているシステムです。電子帳簿保存法に対応しているだけでなく、領収書や請求書のデータにタイムスタンプを付与する機能もついています。無料トライアルの期間は30日間となっています。導入時のサポートも充実しているため、初めてでもスムーズに導入を進められるでしょう。
6-10.eKeihi
eKeihiは、さまざまな会計システムと連携できる経費精算システムです。自動的にデータを入力したり、仕訳を行ったりできます。スマートフォンにも対応しています。複数の申請をまとめて扱えるため、経費精算を頻繁に行っている企業でも便利です。eKeihiは1ヶ月間まで無料で試せます。
7.まとめ
経費精算システムのなかには、無料で利用できるものも多いです。ただし、利用できる期間や機能が限られている場合もあります。利用する際には期間や機能を確認したうえでツールを選定してみてください。
とお悩みの経理担当者様向け
近年では数多くの経費精算システムが登場し、システムを使用することで業務を効率化することができることは理解できる反面、結局どのシステムを使用すれば「自社にとって最も良い課題解決となるのか」が見えずらくなってきています。
システムの導入と一言でいっても、数多くのシステムを様々な選定基準で比較しなければなりません。
経費精算システムを調べている中で、
「そもそもどうやって比較すればいいんだろう・・・？」
「数多くの選定基準をどうやって選定に活用すればいいの・・・？」
「自分だけで調べるのが不安で誰かにシステム導入について聞きたい」
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是非、ご覧ください。
